Штурмовать далеко море посылает нас страна...
...(или предприятие) и дает командировочные.
(Продолжение. Начало - см. в Консультации N 15'2003)
3. Расходы на проживание
Расходы на проживание командированного работника включаются в состав валовых затрат при соответствующем их документальном подтверждении. Подтверждающими документами согласно абзацу пятому раздела "Общие положения" Инструкции о служебных командировках в пределах Украины и за границу, утвержденной приказом Минфина от 13.03.98 г. N 59 (с изменениями) (далее Инструкция N 59) являются расчетные документы в соответствии с Законом "О применении регистраторов расчетных операций в сфере торговли, общественного питания и услуг" (далее - Закон об РРО) и Законом О Прибыли. Причем в п/п. 5.4.8 Закона О Прибыли (см. "Бухгалтер" N 4'2003, с. 19г-20т) предусмотрен достаточно развернутый перечень таких расходов. Это оплата стоимости приживания "в гостиницах (мотелях), а также включенных в такие счета расходов на питание или бытовые услуги (стирка, чистка, ремонт и глаженье одежды, обуви или белья), наем других жилых помещений".
Помимо платы за наем жилого помещения командированным работникам компенсируются расходы на бронирование мест в гостиницах в размере 50% стоимости места за одни сутки только в случае командирования в пределах Украины (см. п. 1.6 разд. 1 Инструкции N 59 в "Бухгалтере" N 14*2003 на с. 26). П унктом 1.6 раздела I Инструкции N 59 предусмотрено и возмещение расходов на пользование холодильником, телевизором, а при командировках заграницудополнительно и кондиционером (см. п/п. "б" п. 1.4 разд. II там же на с. 28). Между прочим, отнесение в состав валовых затрат указанных расходов Законом О Прибыли не предусмотрено. Однако практика свидетельствует, что налоговики не возражают против включения в валовые затраты стоимости бронирования и прочих излишеств (в составе расходов на проживание).
Согласно требованиям п/п. 5.4.8 Закона О Прибыли документами, подтверждающими расходы на проживание, могут быть счета из гостиниц (мотелей) или от других лиц, предоставивших услуги по проживанию. По поводу того, каким в настоящее время должен быть документ, подтверждающий расходы на наем жилого помещения, Минфин высказался в письме от 28.02.2002г. N 041-407-133/12-1943. По мнению этого Министерства, таковым является расчетный документ (напечатанный регистратором расчетных операций или заполненный от руки), в котором указаны фамилия командированного работника, срок проживания и стоимость основных и дополнительных услуг, полученных в гостинице (мотеле) или от Других лиц, предоставляющих услуги по размещению и проживанию физического лица.
Некоторые специалисты считают, что для уверенного отнесения расходов на проживание в состав валовых затрат предприятия работник должен представить два документа: гостиничный счет (как того требует Закон О Прибыли) и сам расчетный документ - чек или квитанцию (как того требует Закон об РРО)." Что касается гостиничного счета, то гостиницам можно пользоваться формой N 4-Г, только уже не как бланком строгой отчетности "), а как обычным первичным документом. Кстати, выдавать гражданам, втом числе находящимся в командировке, можно и счет по форме N 4-г. Такая рекомендация содержится в Инструкции о порядке ведения документооборота при предоставлении гостиничных услуг в ГП "Укркоммунобслуживание" (гостиничный комплекс "Предслава").
Обращаем внимание на то, что п. 1.6, 1.8 и 1.11 разд.1, п. 1.4, 1.10 и 1.15 разд. II Инструкции N 59 разрешают возмещать расходы на командировку только при наличии оригиналов документов. В связи с этим иногда возникает вопрос: как при направлении работника в командировку, который, имея основную работу, работает еще и по совместительству, распределить его командировочные расходы согласно п. 1.4 разд. I Инструкции N 59? Как мы знаем, количество оригиналов подтверждающих документов носит ограниченный характер. Рассматривая эту проблему в "Бухгалтерской газете" N 37-38'2002 на с. 5, мы предлагали закрепить в соглашении, что одно предприятие возмещает, например, расходы на проживание, а другое - на проезд.
В таком случае работник представит каждому предприятию авансовый отчет, в котором укажет расходы, которые будет возмещать конкретное предприятие в соответствии с соглашением, и приложит к нему подтверждающие документы в оригинале. Такой вариант будет более предпочтительным, чем закрепление в соглашении нормы о разделении командировочных расходов между договаривающимися предприятиями в какой-то пропорции. Ведь в противном случае окажется, что на одном из этих предприятий оригиналы документов будут отсутствовать.
А вот с суточными такой проблемы не будет: командировочные удостоверения выписываются на обоих предприятиях, так что дефицита оригиналов в данном случае не предвидится.
4. Другие расходы
Кроме суточных расходов и расходов на проезд и проживание Законом О Прибыли и Инструкцией N 59 предусмотрены и другие виды расходов, которые при определенных условиях включаются в состав валовых затрат и подлежат возмещению. Это, например, оплата телефонных счетов (при наличии связи с хозяйственной деятельностью).
Возмещение в фактическом размере этих расходов работнику предусмотрено только в случае командирования за границу (см. п/п. "в" п. 1.4 разд. II Инструкции N 59 в "Бухгалтере" N 14'2003 на с. 28). Кроме того, предприятие вправе отнести на валовые затраты расходы на устный или письменный перевод, возмещения которых Инструкция N 59 не предусматривает. А вот расходы на оформление заграничных паспортов, разрешений на въезд (виз), страхование, другие документально оформленные расходы, связанные с правилами въезда и пребывания в месте командировки, включая любые сборы, подлежащие уплате в связи с осуществлением таких расходов, могут не только поучаствовать в валовых затратах предприятия, но и подлежат возмещению командированным работникам.
Что касается расходов на горюче-смазочные материалы (ГСМ), стоянку, парковку служебных автомобилей, понесенных в служебной командировке, то они возмещаются (независимо от типа автомобиля) только в случае командирования за границу в соответствии с действующими нормами за километр пробега и утвержденным маршрутом (см. п. 1.13 разд. II Инструкции N 59 там же на с. 30). С учетом ограничений, установленных п/п. 5.4.10 Закона О Прибыли, с 01.01.2003 г. в состав валовых затрат могут быть отнесены 50% расходов на ГСМ для легкового командировочного автомобиля, курсирующего ewe территории Украины. Правда, в данном случае должен быть оформлен путевой лист.
При использовании в зарубежной командировке грузового транспорта указанные расходы полностью относятся на валовые затраты на основании п/п. 5.4.8 Закона О Прибыли.
Завершая рассмотрение расходов на командировку, обращаем внимание на то, что п/п. 5.4.8 Закона О Прибыли дает право собственнику или уполномоченному им лицу устанавливать дополнительные ограничения в отношении сумм и целей использования денежных средств, предоставленных на командировку. Причем согласно изменениям, внесенным в Инструкцию N 59, это касается всех видов рассмотренных выше расходов (кроме суточных), то есть транспортных расходов, расходов на наем жилого помещения, бытовых и прочих Теперь, наконец - о задании на командировку. Главный государственный налоговый инспектор Деснянской ГНИ в г. Киеве А. Киселева считает, что если работнику, командированному в другой город 9 целью, например, маркетингового исследования рынка, не удалось заключить договор, то у предприятия нет оснований для включения командировочных расходов в состав валовых затрат?
Мы разделяем мнение газеты "Дебет-Кредит", которая советует в этом случае оформить договор (протокол) о намерениях или протокол встречи. Согласно п/п. 5.4.8 Закона О Прибыли связь командировки с хозяйственной деятельностью подтверждается не только заключенным договором (контрактом), но и другими документами, устанавливающими или удостоверяющими желание установить гражданско-правовые отношения.
О желании установить гражданско-правовые отношения свидетельствуют также переписка сторон и другие акты, подтверждающие желание заключить договор.
В некоторых видах хозяйственных отношений составлению основного договора предшествуют так называемые преддоговорные соглашения, когда, например, заказчик передает подрядчику необходимую проектно-сметную документацию, а проектировщику - исходные данные для проектирования и т. п. либо заключения предварительного договора.
Регулирование договоров с момента выражения стороной воли заключить договор начинается с оферты, то есть предложения одной из сторон заключить договор. При наличии возражений по условиям договора предприятие, получившее предложение, может составить протокол разногласий, который, на наш взгляд, тоже относится к тем "другим документам", о которых говорит п/п. 5.4.8 Закона О Прибыли.
В дальнейшем мы рассмотрим нюансы, связанные с "наличными" нарушениями по командировкам.
"Бухгалтер" N 16(207), 30 апреля 2003 г.
Подписной индекс 74201