Приобретение товаров (услуг)
за средства работников предприятия
Очень часто на практике в результате сложившихся обстоятельств сотрудникам предприятия (в большинстве случаев директору, бухгалтеру) приходится приобретать товарно-материальные ценности за свои собственные средства с дальнейшей компенсацией предприятием понесенных ими расходов. Ситуация кажется самая обычная, требующая от бухгалтера совсем немного: проверить наличие документов, которые выдаются покупателю товаров (работ, услуг), правильность их оформления и зафиксировать в бухгалтерских регистрах задолженность предприятия перед работником.
Тем не менее, в ходе аудиторских проверок нам приходится сталкиваться с ошибками по данной операции.
Особое внимание при этом следует уделять правильности составления первичных документов на товары (работы, услуги) приобретаемые работниками для нужд предприятия. Все первичные документы на закупку товаров должны составляться с указанием сведений о предприятии-покупателе, а не о работнике, который приобретает этот товар для предприятия. Если в документах указаны сведения о работнике предприятия, то предприятие не имеет права приходовать такой товар как собственный и включать его в состав валовых расходов.
Согласно статье 391 Гражданского кодекса Украины работник предприятия, приобретающий для предприятия и от имени предприятия товары (услуги, работы), действует по поручению данного предприятия. На предприятие возлагаются обязанности обеспечения работника средствами, необходимыми для исполнения поручения, и возмещения поверенному фактических расходов, которые были необходимы для исполнения поручения. Также гражданский кодекс Украины не обязует заключать договор поручения только в письменной форме, поэтому он может быть заключен и в устной форме.
Контролирующие органы при проведении проверок данному вопросу уделяют огромное внимание, так как для проверки соблюдения требований ведения кассовых операций в национальной валюте много времени и умений не требуется.
Для правильного отражения указанных операций в налоговом учете, бухгалтеру необходимо знать нормы следующих документов:
- Положения о ведении кассовых операций в национальной валюте в Украине, утвержденное постановление Правления НБУ от 19.02.01 г. N 72 (далее Положение N 72);
- Указа Президента Украины от 12.06.95 г. N 436/95 "О применении штрафных санкций за нарушение норм по регулированию обращения наличности" (далее - Указ N 436).
Согласно п.2.15 Положения N 72, выдача наличности под отчет производится из касс предприятий при условии полного отчета конкретного подочетного лица по ранее выданным под отчет суммам, то есть в случае представления в бухгалтерию авансового отчета об израсходованных (частично израсходованных) средствах и одновременного возврата в кассу предприятия остатка наличности, выданной под отчет.
Подочетные лица обязаны представить в бухгалтерию предприятия вместе с иеиспользованным остатком наличности авансовый отчет о расходовании полученных в кассе сумм в следующие сроки: по командировкам - в течение трех рабочих дней после возвращения из командировки; на закупку сельскохозяйственной продукции, продуктов ее переработки и заготовку вторичного сырья (кроме металлолома), - в течение десяти рабочих дней со дня выдачи наличности под отчет; на все прочие производственные (хозяйственные ) расходы - на следующий рабочий день после выдачи наличности под отчет.
В случае приобретения работником предприятия за собственные наличные средства товаров (продукции, услуг) или использования этих средств в командировке для нужд предприятия он отчитывается за израсходованные средства в вышеуказанном порядке с предъявлением при этом соответствующих документов (товарных и кассовых чеков, ТТН, счетов фактур и т.п.), подтверждающих осуществленные расходы.
Таким образом, работник купивший за собственные средства товары (услуги) для нужд предприятия должен предоставить авансовый отчет в сроки такие же как если бы он брал деньги под отчет в кассе предприятия.
На практике очень часто встречается ситуация, когда директор предприятия за свои средства для нужд предприятия приобретает товары (услуги) при этом авансовый отчет оформляет один раз в месяц (иногда встречается один раз в квартал, чтобы были основания увеличить валовые расходы и НДС соответствующего периода). Аргументируя такой порядок отчета тем, что денег с кассы он не брал, поэтому и установленные сроки на него не распространяются. Однако такой подход ошибочен и противоречит требованиям Положения N 72.
Теперь рассмотрим какая ответственность грозит предприятию за несоблюдение требований п.2.15 Положения.
В соответствии с п. 2.17 Положения N 72 за превышение установленных сроков использования выданной под отчет наличности, а также за выдачу наличных средств под отчет без полного отчета относительно ранее выданных средств к предприятию (предпринимателю) применяются штрафные санкции согласно действующего законодательства.
А действующим документом по применению штрафных санкций за нарушение норм регулирования наличности является Указ N 436.
Пунктом 1 Указа N 436 предусмотрено, что в случае нарушения юридическими лицами всех форм собственности, физическими лицами - гражданами Украины, являющимися субъектами предпринимательской деятельности норм по регулированию обращения наличности в национальной валюте, устанавливаемых НБУ, к ним применяются финансовые санкции в виде штрафа за превышение установленных сроков использования выданной под отчет наличности, а также за выдачу наличных средств под отчет без полного отчета по ранее выданным средствам - в размере 25 процентов выданных под отчет сумм.
Как видим из этой нормы вытекает, что штраф в размере 25 процентов могут применять только за нарушение сроков использования наличности выданной под отчет. То есть, нет факта выдачи денег под отчет - нет штрафных санкций.
Все было бы хорошо если бы НБУ не установила одинаковые сроки отчетности по сумма полученным под отчет и по суммам, компенсированным предприятием подочетному лицу после приобретения товаров (услуг).
Более того, департамент налично-денежного обращения НБУ в своем письме от 27.02.02 г. N 11-113/396 "О покупке товаров за счет средств подочетного лица" разъясняет, что "указанные ограничения, а также санкции за их нарушение распространяются и на случаи, когда для предприятия работником приобретаются товары (работы, услуги) с использованием собственных наличных средств'9. Как показывает практика, несмотря на то, что это всего лишь письмо, контролирующие органы указанным письмом руководствуются при проверке данного вопроса
Поэтому, чтобы избежать всяких неприятных нюансов при спорах с контролирующими органами все таки рекомендуем придерживаться установленных п.2.15 Положения N 72 сроков предоставления авансовых отчетов за израсходованные наличные средства как выданные под отчет, так и собственные. Следует заметить, что в этой ситуации проверяющие аргументируют свою точку зрения тем, что если есть нарушение п.2.15 Положения N 72, то должны быть применены штрафные санкции. А так как суммы этих штрафов незначительные, то и обращаться в суд предприятию не выгодно (это может обойтись предприятию гораздо дороже). Поэтому в большинстве случаев ничего не остается как уплатить указанные штрафные санкции.
"Адвокат Бухгалтера" N 10(40) 2003, 26 мая 2003 г
Подписной индекс 23311