Используем автомобиль физлица на предприятии:
офрмление, налогообложение и учет
Вступление
На предприятиях, где для производственных целей "привлекают" автомобили физических лиц, обычно последним выплачивают либо арендную плату, либо компенсацию.
Начнем с аренды. Арендные отношения подпадают под определение имущественного найма и регулируются статьями 256-276 главы 25 ПО. При аренде автомобиля происходит вот что: Арендодатель передает арендатору собственный автомобиль во временное пользование. На автомобиле в производственных целях может ездить не только арендодатель (если он является работником),но и любой другой работник предприятия. Арендодатель не может брать автомобиль для личныхнужд без соответствующего разрешения арендатора.
Выплата же компенсации за износ имущества работников (кроме инструментов) в рамках трудовых отношений в принципе невозможна. Такое утверждение базируется на том, что в статье 125 КЗоТа предусмотрено: "работники, использующие свои инструменты для нужд предприятия, учреждения, организации, имеют право на получение компенсации за их износ (амортизацию)". Как видим, речь идет только о компенсации за использование работником собственных инструментов на рабочем месте для производственных целей. То есть о компенсации за износ автомобиля в рамках трудовых отношений речи быть не может.
Более того, возможны различные ситуации, когда может пострадать гражданин, выполняющий перевозки на собственном авто для предприятия. Например, дорожно-транспортное происшествие. В связи с этим возникает вопрос: кто будет отвечать за такую аварию, если установят вину физлица, это лицо или предприятие?
Выход из сложившейся ситуации найти можно. С гражданином (в том числе и частным предпринимателем), кроме договора аренды, можно заключить договор подряда, согласно которому такой гражданин будет выполнять определенные работы (например, возить бухгалтера в банк, налоговую инспекцию, развозить по магазинам товары и т.п.). Но тогда такому физлицу, вероятно, необходимо будет получить лицензию на перевозки (п.33 ч.1 ст.9 Закона о лицензировании), если подобные перевозки подпадают под лицензирование. А оформить ее (лицензию) ох как нелегко! Поэтому единственным источником света в конце туннеля нам видится заключение договора аренды.
Зная все это, перейдем к документальному оформлению, налогообложению и учету аренды.
Документальное оформление аренды автомобиля
Для того чтобы взять автомобиль в аренду, нужно заключить договор аренды. Составляют его обязательно в письменной форме (ст.257 ГК).
Кроме общих реквизитов, необходимых при заключении любого договора (права и обязанности, наименование и адреса договаривающихся сторон и т.п.), в договоре аренды следует: Записать сумму ежемесячной или ежеквартальной арендной платы.Причем,арендуя автомобиль у штатных работников предприятия, рекомендуем указывать именно ежемесячную сумму арендной платы. Обратите внимание:в договоре можно установить любой размер арендной платы в действующем законодательстве нет каких-либо ограничений. Описать состояние автомобиля на момент его передачи в аренду. В этом прежде всего заинтересован арендатор. Ведь если сразу осмотреть автомобиль и как полагается зафиксировать это в договоре, то потом арендатору непридется отвечать за упомянутые в договоре недостатки имущества при его возврате (ст.262 ГК). Кстати, записи осостоянии автомобиля можно сделать и в акте приемки-передачи, который оформляют, когда арендатор непосредственно получает автомобиль во временное пользование. Урегулировать вопросы ремонта (улучшений) автомобиля. Если этого не сделать, то последнее слово останется за нормами ст.ст.264-265 ГК. То есть предприятие как арендатор обязано будет производить за свой счет текущий ремонт автомобиля, а арендодатель капитальный. Улучшать состояние автомобиля арендатор может только с согласия арендодателя. При этом последний должен компенсировать стоимость такого улучшения (ст.272 ГК). Между тем для налогообложения лучше, чтобы стороны все же записали этот (или другой) порядок в договор.
4. Отразить срок действия договора аренды, который стороны установили по взаимному согласию. Иначе договор считают заключенным на неопределенный срок. А тогда любая из сторон вправе расторгнуть его, предупредив другую за три месяца (ст.259 ГК). Когда же срок договора заканчивается и стороны не возражают, такой договор считают заключенным на неопределенный срок. Правда, чтобы прекратить его действие, достаточно проинформировать другую сторону за один месяц (ст.260 ГК).
Кроме сказанного рекомендуем указать в договоре, что арендатор обязан удерживать и уплачивать с суммы арендной платы налоги и сборы (какие именно, читайте ниже). Это нужно, чтобы правильно определить сумму, которую в соответствии с договором арендодатель будет получать на руки.
Свои особенности имеет заключение договора аренды между директором предприятия (частным лицом) и этим предприятием. Подробно о них мы рассказывали в газете "Все о бухгалтерском учете" N 86 за 2002 год.
Вы наверняка уяснили, что, помимо договора аренды, понадобится также составить акт приемки-передачи автомобиля (составляют его по форме N 03-1). Но и это еще не все.
Как вы знаете, автомобиль подлежит государственной регистрации в органах Госавтоинспекции МВД Украины. Поэтому при осуществлении арендных операций стороны должны учитывать п. 15 Правил регистрации автомобилей. Так,подписав договор (или с момента, который будет указан вдоговоре), арендодатель вместе с автомобилем долженпередать арендатору свидетельство о регистрации (технический паспорт). В свою очередь, арендатор подает ворганы ГАИ копию договора аренды и получает у них временный регистрационный талон. В нем в графе "Особые отметки" записывают:"Действителен до (дата) при наличии свидетельства о регистрации транспортного средства (технического паспорта) серия N". Тогда любой имеющий водительские права работник, вооружившись таким талоном и свидетельством о регистрации автомобиля (техническим паспортом), сможет легко выполнять поручения руководства предприятия, передвигаясь на арендованном автомобиле. При этом дата действия временного талона соответствует сроку действия договора аренды. Это еще раз подтверждает то, что такой срок в договоре аренды указать нужно. Иначе сотрудники ГАИ могут отказать в выдаче временного талона, а без него далеко не уедешь.
Многие интересуются, нужно ли составлять акт, подтверждающий арендные операции? С одной стороны, договаривающиеся стороны никто не заставляет регулярно подписывать какую-либо бумагу о том, что арендатор действительно пользуется объектом аренды, ведь законодательство Украины этого не требует. Подтверждать будет, собственно, сам договор аренды и акт приемки-передачи имущества. К тому же, арендодатель не сможет ездить без свидетельства о регистрации (а оно находится у арендатора). Плюс ко всему у предприятия уж точно накопится масса документов, подтверждающих использование автомобиля в производственных целях (маршрутные листы, квитанции на бензин и др.). В то же время налоговый инспектор наверняка потребует, чтобы такой акт был составлен, указывая на то, что он необходим для подтверждения валовозатратности фактически оказанных арендных услуг. Учитывая это, рекомендуем не полениться и составить такой документ в произвольной форме.
Какова природа арендной платы
Скажем сразу: арендная плата не входит в фонд оплаты труда, так как ее выплата не связана с выполнением работ физическим лицом. Косвенно это подтверждает и Инструкция по статистике заработной платы, где в целях составления статотчетности представлен исчерпывающий перечень расходов, относящихся к основной и дополнительной заработной плате, другим поощрительным и компенсационным выплатам. Среди них вы не найдете арендной платы.
Кроме того, арендная плата-это не плата за выполнение работ (услуг) по договорам граждаско-правового характера.
Так что же представляет собой арендная плата? Согласно ГК по договору имущественного найма (аренды) наимодатель обязан предоставить нанимателю имущество во временное пользование за плату, а наниматель обязан платить за пользование. Итак, арендная плата-это плата за пользование имуществом.
Запомните эти утверждения. Они понадобятся нам при рассмотрении вопросов налогообложения арендной платы.
Налогообложение
На порядок налогообложения доходов, получаемых физлицами от предприятия в качестве арендной платы, влияет то, кем выступает получатель. А именно: является ли гражданин-арендодатель субъектом предпринимательской деятельности, состоите предприятием в трудовых отношениях или нет. В зависимости от этого мы и будем описывать особенности налогообложения платы за пользование автомобилем.
Подоходный налог
Выплачивая работнику арендную плату, работодатель включает ее сумму в состав полученного за месяц совокупного налогооблагаемого дохода такого физического лица и удерживает подоходный налог (абз.15 пп.8.2 п.8 Инструкции о подоходном налоге).
Конечно, не секрет, что по пп."г" п.1 ст.5 Декрета о подоходном налоге в совокупный налогооблагаемый доход граждан не входят компенсационные выплаты в денежной и натуральной форме в пределах норм, установленных законодательством. А пп.5.4.1 п.5.4 ст.5 Инструкции о подоходном налоге указывает, что компенсация за износ автомобиля как раз и будет одной из таких выплат. Для наглядности процитируем часть упомянутого подпункта: "К компенсационным выплатам, которые не включаются в пределах установленных законодательством норм в месячный совокупный налогооблагаемый доход, в частности, относятся:... выплаты в пределах амортизации за износ инструмента, оборудования, транспортных средств и прочего имущества, принадлежащего работнику, которое используется для нужд предприятия, учреждения, организации или физического лица - субъекта предпринимательской деятельности, по месту работы".
Вернемся немного назад-в ст. 125 КЗоТа значится только компенсация за износ инструментов.
Именно поэтому в последнее время все чаще приходится слышать о том, что приведенная норма Инструкции о подоходном налоге не подходит при использовании работником в производственных целях автомобиля (равно как и другого имущества, кроме инструмента).
Специалисты ГНА Украины сегодня также указывают на это. Так, в письме от 31.03.03 г. N 3240/6/17-0516 в журнале "Вестник налоговой службы" N 18 за 2003 год было отмечено, что компенсацию могут выплатить только при использовании работником в производственных целях инструмента. Кстати, до недавнего многие специалисты налогового ведомства придерживались иного мнения, а именно: что часть арендной платы или же сумму компенсации в размере износа этого автомобиля (расчитанного по налоговому методу) можно не включать в совокупный налогооблагаемый доход (см., например, газету "Урядовий кур'ер" N 213 за 13.11.99 г, газету "Праця і заробітна плата" N 24 за 2002 год).
В контексте всего этого сумму арендной платы нужно облагать подоходным налогом. При этом помните: у штатных работников налог удерживают по шкале, а у совместителей - по ставке 20%.
Остается надеяться, что при проверке предыдущих периодов налоговые инспектора с пониманием отнесутся к тому, что подоходный налог не был удержан с арендной платы в размере компенсации.
Однако отстоять свою точку зрения можно. Читаем пп.4.4.1 п.4.4 ст.4 Закона о погашении обязательств: "в случае, если норма закона либо другого нормативно-правового акта, изданного на основании закона, или если нормы разных законов либо разных нормативно-правовых актов допускают неоднозначное (множественное) трактование прав и обязанностей налогоплательщиков или контролирующих органов, в результате чего есть возможность принять решение в пользу как налогоплательщика, так и контролирующего органа, решение принимается в пользу налогоплательщика (выделено автором. -В. С.)". Думаем, это тот самый случай. И если проверяющий будет начислять штрафы из-за того, что сумму компенсации вы не облагали подоходным налогом, то его действия можно обжаловать в административном или судебном порядке.
Пенсионный сбор
Начисляют и удерживают пенсионный сбор на основании Закона о пенсионном сборе.
Сбор в размере 32% от объекта обложения начисляют юридические (в т.ч. филиалы без статуса юридического лица) и физические лица, использующие труд наемных работников.
Пункт 1 статьи 2 Закона о пенсионном сборе называет объектом обложения "фактические расходы на оплату труда работников, включающие расходы на выплату основной и дополнительной заработной платы и других поощрительных и компенсационных выплат, втом числе в натуральной форме, которые определяются согласно нормативно-правовым актам, принятым в соответствии с Законом Украины "Об оплате труда" (кроме сумм выплат, которые не учитываются при определении базы начисления страховых взносов в соответствии с пунктом 2 статьи 5 Декрета Кабинета Министров Украины "О подоходном налоге с граждан"), а также вознаграждения, выплачиваемые гражданам за выполнение работ (услуг) по соглашениям гражданско-правового характера"
Мы с вами уже разобрались в начале консультации, что по договору аренды не выплачивают заработной платы, не оплачивают работы, услуги по гражданско-правовому договору. Поэтому начислять пенсионный сбор (32%) на арендную плату не нужно. Того же мнения придерживаются и специалисты Пенсионного фонда (письма от 29.09.2000 г. N 04/5221 и от 23.04.02 г. № 06/2180).
А вот удерживать пенсионный сбор в размере 1% или 2%, арендуя автомобиль у работников предприятия (будь они основными или совместителями), нужно.
Суть втом, что, помимо работодателей, пенсионный сбор платят и физлица, работающие на условиях трудового договора (контракта) либо выполняющие работы (услуги) согласно гражданско-правовым договорам. Объект обложения для таких плательщиков - совокупный налогооблагаемый доход, исчисленный в соответствии с действующим законодательством (п.З ст.2 Закона о пенсионном сборе). А это, если ориентироваться на последние веяния, затрагивающие включение всей арендной платы в совокупный налогооблагаемый доход физлица, означает, что из арендной платы следует удерживать пенсионный сбор.
Социальные взносы
Взносы в Фонд страхования на случай временной потери трудоспособности, Фонд страхования на случай безработицы и Фонд страхования от несчастных случаев начисляют на расходы по оплате труда наемных работников, подлежащие обложению подоходным налогом (п.1 и п.2 ст.1 Закона о ставках и п.З ст.47 Закона о страховании от несчастного случая).
Удерживают взносы в Фонд страхования на случай временной потери трудоспособности и Фонд страхования на случай безработицы также из заработной платы работников, которую облагают подоходным налогом.
Таким образом, ни начислять, ни удерживать социальные взносы из суммы арендной платы не нужно - она не попадает в фонд оплаты труда. Налогообложение выплат физлицу - неработнику предприятия
Подоходный налог
Как и раньше, арендуя автомобиль у таких физических лиц, следует удерживать подоходный налог по ставке 20%. До сих пор, выплачивая арендную плату физическим лицам, не состоящим в трудовых отношениях, нужно было направлять в налоговую инспекцию справку по форме N 2. С 16.06.03 г. Инструкция о подоходном налоге этого не требует. Сведения о на численных и выплаченных арендодателю доходах арендатор станет отражать в ведомости ф. N 8ДР.
В свою очередь, арендодателю по окончании года необходимо подать декларацию о полученных им в отчетном году доходах, и налоговая инспекция по его месту жительства сделает перерасчет подоходного налога.
Пенсионный сбор и социальные взносы
Не платят сбор в Пенсионный фонд и социальные взносы физические лица арендодатели, не состоящие в трудовых отношениях с арендатором. Соответственно, и сбора (взносов) из суммы арендной платы, выплачиваемой таким лицам, предприятие не удерживает. Не начисляют пенсионного сбора и социальных взносов по той же причине, что и в случае с работниками предприятия.
В то же время лица, получающие доходы по гражданско-правовым договорам, могут уплачивать социальные взносы на добровольных началах.
Налогообложение выплат физлицу -частному предпринимателю
Подоходный налог
Если предприятие или физическое лицо - субъект предпринимательской деятельности арендует автомобиль у частного предпринимателя (ЧП), то порядок налогообложения таких выплат регулируют ст.ст. 13-14 Декрета о подоходном налоге. В данной ситуации подоходного налога не удерживают по месту выплаты дохода. Правда, для этого арендодателю - ЧП нужно предъявить оригинал свидетельства о регистрации как субъекта предпринимательской деятельности и оригинал платежного уведомления (патента, свидетельства об уплате единого налога) об уплате авансовых платежей подоходного налога (фиксированного размера подоходного налога, единого налога). С перечисленных документов необходимо снять копии для подтверждения того, что неудержание подоходного налога правомерно. Между тем предприятие отразит начисление и выплату арендной платы в ведомости ф.N 8ДР (с кодом дохода 13).
Если арендодатель по каким-либо причинам не предъявит упомянутыхдокументов, арендатору следует удержать из выплачиваемой суммы 20% подоходного налога.
Пенсионный сбор и социальные взносы
Снова-таки, как и с выплатой арендной платы неработникам предприятия, при ее выплате частным предпринимателям арендодатель не начисляет и не удерживает пенсионного сбора и социальных взносов.
"Все о бухгалтерском учете" N 59(847), 24 июня 2003 г
Подписной индекс 35200