Представительские расходы
Приемами и презентациями нынче не удивишь никого. Это известное средство привлечения потенциальных партнеров с целью, например, проведения переговоров для установления с ними договорных отношений, непосредственного ознакомления с продукцией предприятия, технологией производства, О расходах на проведение приемов и презентаций упоминается в п/п. 5.4.4 Закона О Прибыл и, регулирующем расходы на проведение рекламной деятельности предприятия. На практике их часто называют представительскими.
Состав представительских расходов и их
документальное подтверждение
К сожалению, ни Закон О Прибыли, ни П(С)БУ не определяют, какие расходы предприятия включаются в состав представительских.
Единственным документом, содержащим определение представительских расходов, является приказ Минфина и Минэкономики от 12.11.93г. N 88 "Об утверждении Норм средств на представительские цели, рекламу и выплату компенсации за использование личных легковых автомобилей для служебных поездок и порядка их расходования" (далее - приказ N 88). Следует отметить, что в 1995 году упомянутые нормы утратили силу в части, регулирующей расходы хозрасчетных предприятий и организаций. Однако большинство специалистов считают, что, поскольку приказ N 88 официально не отменен, предприятие должно пользоваться его отдельными положениями, в частности составом представительских расходов, а также требованиями к их документальному оформлению.
Мы не столь категоричны и утверждаем, что предприятию целесообразно пользоваться данным приказом. Ведь на практике сложилась устойчивая традиция отождествлять п/п. 5.4.4 Закона О Прибыли с представительскими расходами, которые регламентируются приказом N 88.
Если же нормы этого приказа вам не по душе, можете ссылаться на то, что в п/п. 5.4.4 Закона О Прибыли прямо о представительских расходах ничего не говорится - Закон использует термин "расходы на организацию приемов, презентаций и праздников". Так что формально приказ N 88 на такие расходы не распространяется.
В соответствии с п. 1 Норм, утвержденных приказом N 88, представительские расходы - "это расходы министерств, ведомств, предприятий, учреждений на прием и обслуживание иностранных представителей и делегаций и представителей других предприятий, прибывших по приглашениям для проведения переговоров в целях осуществления международных связей, установления и поддержания взаимовыгодного сотрудничества и решения вопросов, связанных с коммерческой деятельностью".
К ним, например, могут быть отнесены расходы на: проведение официального приема представителей (завтрака, обеда, ужина); транспортное обслуживание; проведение мероприятий культурной программы; буфетное обслуживание во время переговоров; оплату услуг переводчика, которого нет в штате предприятия; оплату номеров в гостиницах.
Для отнесения расходов к представительским необходимо подтверждение их первичными документами, в которых указываются: дата, место и программа проведения деловой встречи (приема), презентации; приглашаемые лица; представители предприятия, принимающие делегацию (организующие презентацию); размер ожидаемых расходов.
Кроме того, распорядительными документами предприятия определяется круг лиц, имеющих отношение к приему представителей других предприятий и к организации презентации.
Однако благоразумнее в это ограничение вписаться.
В соответствии с приказом N 88 количество участников принимающей стороны не должно превышать количества участников приглашенной стороны. По нашему мнению, на сегодняшний день это требование не является актуальным, поскольку оно касается в основном организаций, содержащихся за счет бюджетных средств.
Таким образом, для оформления представительских расходов предприятию желательно иметь следующие документы:
приказ (распоряжение) руководителя предприятия о проведении официального приема или презентации;
приглашения для участников мероприятия;
программу проведения приема или презентации;
смету расходов;
отчет о фактических расходах. Все расходы на проведение представительского мероприятия, в свою очередь, должны быть подтверждены первичными документами (счетами гостиниц, ресторанов, билетами, путевыми листами автомобиля, чеками, актами о выполнении работ (предоставлении услуг), актами на списание ТМЦ и т. п.).
Налоговый учет
Представительские расходы относятся к составу расходов двойного назначения. Это означает, что они могут включаться в состав валовых затрат при соблюдении определенных условий.
В соответствии с п/п. 5.4.4 Закона О Прибыли к представительским относятся расходы плательщика налога
"на организацию приемов, презентаций и праздников, приобретение и распространение подарков, включая бесплатную раздачу образцов товаров или бесплатное предоставление услуг (выполнение работ) в рекламных целях, но не более двух процентов от обложенной налогом прибыли плательщика налога за предыдущий отчетный (налоговый) год".
В связи с этим очень важно, во-первых, правильно оформить первичные документы, в которых следует обязательно указать рекламный характер проводимых мероприятий. То есть в приказе необходимо четко сформулировать цель приема (презентации), например подписание договора о продаже товаров, ознакомление с новым видом продукции, методами работы и т. п.
В противном случае предприятие может утратить право на увеличение валовых затрат, так как расходы на нерекламные приемы-презентации согласно п/п. 5.3.1 Закона О Прибыли (см. "Бухгалтер" N 4'2003, с. 16т) расцениваются как расходы, не связанные с хозяйственной деятельностью. На это ГНАУ обращает внимание в письме от 07.03.2000г. N 1159/6/15-1116.
Во-вторых, стоимость рекламной "тусовки" может быть включена в валовые затраты только теми предприятиями, которые имели прибыль за предыдущий отчетный год.
Подпунктом 5.4.4 Закона О Прибыли установлено ограничение для представительских расходов: 2% от обложенной налогом прибыли за предыдущий отчетный год.
Данное ограничение следует учитывать и при отражении налогового кредита по НДС. Согласно п/п. 7.4.1 Закона об НДС предприятие может включить в состав налогового кредита ту часть суммы НДС, которая приходится на сумму представительских расходов, относящуюся на валовые затраты. Кстати, существует еще одно ограничение для включения представительских расходов в валовые затраты. В письме ГНАУ от 07.10.99 г. N 5654/6/15-0216 говорится, что представительские расходы, осуществленные за наличный расчет, не включаются в состав валовых затрат предприятия. При этом ГНАУ ссылается на п/п. 5.4.8 Закона О Прибыли, в котором определяется налогообложение расходов на командировки. Однако некоторые специалисты считают, что применять это ограничение во всех случаях осуществления расходов на организацию приемов, презентаций и праздников неправомерно. Такое ограничение, по их мнению, касается только расходов работника в командировке.
Поддерживая в целом этот подход, мы, тем не менее, рекомендуем расходовать на представительские нужды именно безналичные средства: ведь сложно предугадать, чей подход окажется ближе суду.
Существует также мнение, что представительские расходы должны осуществляться только по местонахождению предприятия, поскольку определение представительских расходов, приведенное в приказе N 88, предусматривает прием представителей предприятий, прибывших по приглашениям.
На наш взгляд, такой подход сужает возможности предприятия, поскольку предприятие, проводящее прием (презентацию), может организовать его (ее) практически в любом месте, например на выставке в другом городе и даже за границей. Именно туда и можно пригласить представителей другого предприятия.
В пользу этого свидетельствует п/п. 1.1.2 Правил использования наличной иностранной валюты на территории Украины, утвержденных постановлением Правления НБУ от 26.03.98г. N 119, в соответствии с которым
"выплата средств на представительские расходы (организацию приемов и других официальных мероприятий за границей) юридическим лицам - резидентам и постоянным представительствам юридических лиц - нерезидентов для работников, отъезжающих за границу, осуществляется уполномоченным банком в соответствии с действующим законодательством Украины по поданной заявке".
Кроме того, п/п. 5.4.4 Закона О Прибыли вообще не содержит указания на место проведения приемов (презентаций).
В заключение приведем условные и весьма упрощенные примеры заполнения документов, которые желательно иметь для проведения приема (презентации).
"Бухгалтер" N 22(214), 18 июня 2003 г
Подписной индекс 74201
+----------------------------------------------------------------------------+
¦ ¦
¦ Приглашение ¦
¦ ¦
¦ 09.06.2003 г. г. Харьков¦
¦ ¦
¦ Уважаемый Николай Янович! ¦
¦ ¦
¦ Руководство ООО "Долой убытки!" имеет честь пригласить Вас и двух¦
¦представителей вашего предприятия для участия в переговорах с целью¦
¦заключения договора о поставках нашей продукции. ¦
¦ Презентация продукции в рекламных целях и переговоры состоятся¦
¦24.06.2003 г. и 25.06.2003г. в г. Харькове. ¦
¦ ¦
¦ Генеральный директор 000 "Долой убытки!"¦
¦ П. П. Наличный¦
+----------------------------------------------------------------------------+
+----------------------------------------------------------------------------+
¦ ООО "Долой убытки!" ¦
¦ ¦
¦ Приказ N __________ ¦
¦ ¦
¦ 09.06.2003 г. г. Харьков¦
¦ ¦
¦ О проведении официального приема представителей ЧП ¦
¦ "Вице-премьер-министр" в целях рекламы собственной продукции и проведения ¦
¦ переговоров о ее поставках в 2003-2004 годах ¦
¦ ¦
¦ 1. Пригласить делегацию ЧП "Вице-премьер-министр" в составе 3-х человек¦
¦в г. Харьков для проведения переговоров 24.06.2003г. и 25.06.2003г. ¦
¦ 2. Установить, что со стороны ООО "Долой убытки!" в переговорах¦
¦принимают участие следующиелица: ¦
¦ ¦
¦ генеральный директор - П. П. Наличкин; ¦
¦ коммерческий директор - С. С. Вексель; ¦
¦ начальник отдела сбыта - К. К. Аккредитив. ¦
¦ 3. Назначить ответственным за проведение переговоров коммерческого¦
¦директора С. С. Векселя.С. С. Векселю до 16.06.2003г. представить на¦
¦утверждение генеральному директору программу мероприятий. Главному¦
¦бухгалтеру В. Д. Наличкиной-Черной на основании утвержденной программы¦
¦составитьсмету расходов. Контроль за исполнением настоящего приказа оставляю¦
¦за собой. ¦
¦ ¦
¦ Генеральный директор П. П. Наличкин¦
+----------------------------------------------------------------------------+
Утверждаю: генеральный директор
ООО "Долой убытки!"
П. П. Наличкин
Программа
проведения приема делегации ЧП "Вице-премьер-министр"
+---------------------------------------------------------------------------+
¦N¦Мероприятие ¦ Дата ¦ Время ¦
¦п¦ ¦ ¦ ¦
¦/¦ ¦ ¦ ¦
¦п¦ ¦ ¦ ¦
+-+------------------------------------------------------+---------+--------¦
¦1¦Встреча делегации и размещение в гостинице ¦24.06.200¦9.00- 11¦
¦ ¦ ¦ 3г. ¦.00 ¦
+-+------------------------------------------------------+---------+--------¦
¦2¦Рекламная презентация продукции предприятия ООО ¦24.06.200¦11.00- ¦
¦ ¦"Долой убытки!" ¦ 3 г. ¦13.00 ¦
¦ ¦для представителей делегации ¦ ¦ ¦
+-+------------------------------------------------------+---------+--------¦
¦3¦Обед в ресторане ¦24.06.200¦13.00-15¦
¦ ¦ ¦ 3 г. ¦.00 ¦
+-+------------------------------------------------------+---------+--------¦
¦4¦Переговоры в офисе ООО "Долой убытки!", подписание ¦24.06.200¦15.00 - ¦
¦ ¦договора и т. п. ¦ 3г. ¦19.00 ¦
+-+------------------------------------------------------+---------+--------¦
¦5¦Ужин в ресторане ¦24.06.200¦ с 19.00¦
¦ ¦ ¦ 3г. ¦ ¦
+-+------------------------------------------------------+---------+--------¦
¦6¦Завтрак в ресторане гостиницы ¦25.06.200¦10.00- ¦
¦ ¦ ¦ 3г. ¦11.00 ¦
+-+------------------------------------------------------+---------+--------¦
¦7¦Экскурсия по городу ¦25.06.200¦11.00-_ ¦
¦ ¦ ¦ 3 г. ¦14.00 ¦
+-+------------------------------------------------------+---------+--------¦
¦8¦Обед в ресторане ¦25.06.200¦14.00- ¦
¦ ¦ ¦ 3 г. ¦16.00 ¦
+-+------------------------------------------------------+---------+--------¦
¦9¦Проводы делегации ¦25.06.200¦16.00-17¦
¦ ¦ ¦ 3г. ¦.00 ¦
+---------------------------------------------------------------------------+
Коммерческий директор С. С. Вексель
+---------------------------------------------------------------------------+
¦Смета представительских расходов на проведение приема делегации ЧП ¦
¦"Вице-премьер-министр" ¦
+---------------------------------------------------------------------------¦
¦N ¦Перечень расходов ¦Сумма, ¦
¦п/¦ ¦грн. ¦
¦п ¦ ¦ ¦
+--+---------------------------------------------------------------+--------¦
¦1 ¦Транспортное обслуживание ¦500 ¦
+--+---------------------------------------------------------------+--------¦
¦2 ¦Расходы на проживание в гостинице ¦1500 ¦
+--+---------------------------------------------------------------+--------¦
¦3 ¦Расходы, связанные с проведением официального приема (1 ¦13800 ¦
¦ ¦завтрак, 2 обеда и ужин) ¦ ¦
+--+---------------------------------------------------------------+--------¦
¦4 ¦Экскурсионное обслуживание ¦360 ¦
+--+---------------------------------------------------------------+--------¦
¦ ¦Всего ¦16 160 ¦
+---------------------------------------------------------------------------+
Коммерческий директор С С. Вексель
Главный бухгалтер В.Д. Наличкина-Черная
Утверждаю: генеральный директор
ООО "Долой убытки!"
П. П. Наличкин
Отчет
об исполнении сметы представительских расходов на проведение приема
делегации ЧП "Вице-премьер-министр"
+---------------------------------------------------------------------------+
¦N ¦Статья расходов ¦Факти¦ По ¦Документ ¦
¦п/¦ ¦чески¦смете,¦ ¦
¦п ¦ ¦ , ¦ грн. ¦ ¦
¦ ¦ ¦грн. ¦ ¦ ¦
+--+---------------------+-----+------+-------------------------------------¦
¦1 ¦Транспортное ¦ 450 ¦ 500 ¦Акт о предоставлении услуг, ¦
¦ ¦обслуживание ¦ ¦ ¦налоговая накладная ¦
+--+---------------------+-----+------+-------------------------------------¦
¦2 ¦Проживание ¦1500 ¦ 1500 ¦Счет гостиницы, акт о предоставлении ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦услуг, налоговая накладная ¦
+--+---------------------+-----+------+-------------------------------------¦
¦3 ¦Питание ¦13600¦13800 ¦Счета ресторанов, акты о ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦предоставлении услуг, налоговые ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦накладные ¦
+--+---------------------+-----+------+-------------------------------------¦
¦4 ¦Организация экскурсии¦ 320 ¦ 360 ¦Акт о предоставлении услуг, ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦налоговая накладная ¦
+--+---------------------+-----+------+-------------------------------------¦
¦ ¦Всего ¦15870¦16 160¦ ¦
+---------------------------------------------------------------------------+
Коммерческий директор С. С. Вексель
Главный бухгалтер В.Д. Наличкина-Черная
И не удивляйтесь по поводу 13 800: 4 еды на 3 + 3 = 6 человек это 24, если считать в человеко-едах. Стало быть, на / человеко-еду приходится всего лишь 13 800 : 24 = 575 грн., или - на наши деньги - менее ПО у. е. (в предположении, что у. е. это не условный евро, а - по старинке - линкольно). Ну много ли можно съесть и выпить на 110 у. е. ? "Понты"...
"Бухгалтер" N 22(214), 18 июня 2003 г
Подписной индекс 74201