Порядок уничтожения финансовых и бухгалтерских документов,
по которым истек срок хранения
Сроки хранения первичных документов, учетных регистров, бухгалтерских отчетов и балансов, налоговой отчетности и другой документации на предприятии определяются согласно Перечню типовых документов, которые создаются в деятельности органов государственной власти и местного самоуправления, других учреждений, организаций и предприятий, с указанием сроков хранения документов, утвержденному приказом Главного архивного управления при Кабинете Министров Украины от 20.07.98 г. N 41 (далее Перечень).
Для большинства видов бухгалтерской документации срок хранения определен в три года при условии завершения проверок государственными налоговыми органами.
Однако при определении сроков хранения каждого конкретного вида документации необходимо руководствоваться Перечнем. Кроме того, следует обратить внимание на примечания, приведенные в Перечне, которые комментируют и уточняют сроки хранения документов. Например, примечание "На государственное хранение не поступают. Хранятся в организациях уточняет место хранения, то есть указывает, что документы в архив не сдаются, а хранятся в организациях. Примечания "После окончания срока действия договора", "После утверждения", "После замены на новые" и тому подобные указывают, что исчисление срока хранения таких документов осуществляется с отмеченного момента.
Для некоторых документов (например, личные карточки рабочих и служащих) срок хранения установлен с учетом возраста лица, на которое эти документы были заведены. В Перечне этот срок хранения установлен в 75 лет - "В". Следовательно, длительность хранения дела после ее окончания делопроизводством должна равняться разнице 75 лет - "В", где "В" - возраст лица на момент завершения дела.
Отметка "Пока не пройдет необходимость" означает, что документация имеет длительное практическое значение. Срок ее хранения определяется самими организациями.
Напоминаем, чти исчисление сроков хранения документов осуществляется с 1 января года, следующего за годом завершения их делопроизводством. Например, исчисление срока хранения дел, завершенных делопроизводством в 2002 году, начинается с 1 января 2003 года.
Сроки хранения документов, определенные в Перечне, являются минимальными, их нельзя сокращать. Увеличение в организациях сроков хранения документов, предусмотренных Перечнем, допускается в случаях, если эта необходимость вызвана специфическими особенностями работы конкретной организации.
По срокам хранения документы разделяются на:
- документы постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, которые подлежат передаче в государственные архивы;
- документы временного (менее 10 лет) хранения, которые должны храниться на предприятиях и, таким образом, не подлежат передаче в государственные архивы.
Как уже отмечалось, документы временного (до 10 лет включительно) хранения не подлежат передаче в ведомственный архив. Они хранятся в централизованной службе делопроизводства или в структурных подразделениях и после окончания срока хранения, если практическая необходимость в них отпала, подлежат уничтожению в установленном порядке.
Уничтожение документов временного хранения осуществляется по актам, которые должны быть согласованы с экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) соответствующего архивного учреждения.
Акт о выделении документов к уничтожению имеет следующий вид:
| Утверждаю Директор ООО "X" _________________ "__" ______ 2003 г. г. Днепропетровск |
ООО "X" |
о выделении документов, подлежащих уничтожению
На основании Перечня типовых документов, которые создаются в деятельности органов государственной власти и местного самоуправления, других учреждений, организаций и предприятий, утвержденного приказом Главного архивного управления при КМУ от 20.07.98 г. N 41, отобраны подлежащие уничтожению документы ООО "X" как таковые, которые не имеют научно-исторической ценности и утратили практическое значение.
+--------------------------------------------------------------------------+
¦N ¦Заглавие дела или ¦Дата дела ¦ Индекс ¦Количест¦Сроки ¦Примечание ¦
¦п/¦групповое ¦или ¦ дела по ¦ во дел ¦храйения ¦ ¦
¦п ¦заглавие дел ¦предельные ¦номенклат¦ ¦и номер ¦ ¦
¦ ¦ ¦даты дел ¦ уре или ¦ ¦статей ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ номер ¦ ¦по ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ дела по ¦ ¦перечню ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ описи ¦ ¦ ¦ ¦
+--+------------------+-----------+---------+--------+---------+-----------¦
¦1 ¦2 ¦3 ¦ 4 ¦ 5 ¦6 ¦ 7 ¦
+--+------------------+-----------+---------+--------+---------+-----------¦
¦1 ¦Акт списания ¦199_-200_гг¦ ¦ 3 ¦Зг./ст. ¦ ¦
¦ ¦товарно ¦. ¦ ¦ ¦315 ¦ ¦
¦ ¦-материальных ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ценностей ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+--+------------------+-----------+---------+--------+---------+-----------¦
¦2 ¦Договора по ¦199_-200_гг¦ ¦ 5 ¦3 г./ст. ¦ ¦
¦ ¦финансово-хозяйств¦. ¦ ¦ ¦345 ¦ ¦
¦ ¦енной деятельности¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+--+------------------+-----------+---------+--------+---------+-----------¦
¦3 ¦Доверенности на ¦199_-200_гг¦ ¦ 5 ¦Зг./ст. ¦ ¦
¦ ¦получение ¦. ¦ ¦ ¦319 ¦ ¦
¦ ¦денежных средств ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦и ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦товарно-материальн¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ых ценностей ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+--+------------------+-----------+---------+--------+---------+-----------¦
¦4 ¦Главная книга ¦199_ - ¦ ¦5 . ¦3 г./ст. ¦ ¦
¦ ¦ ¦200_ гг. ¦ ¦ ¦321 ¦ ¦
+--+------------------+-----------+---------+--------+---------+-----------¦
¦5 ¦Кассовая книга ¦199_-200_гг¦ ¦ 5 ¦3 Г./СТ. ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦322 ¦ ¦
+--------------------------------------------------------------------------+
Всего 23 (двадцать три) дела за 199_ - 200_ гг.
Архивист_______________________
Ф.И.О.
"__" ______ 2003г.
Документы в количестве ______________ ___________________________________________________________________________________
(прописью) _________________________________________ дел сдать на уничтожение вторичного сырья по приемо-сдаточной накладной.
_______________________________________________________________________________________________________________________
(должность, Ф.И.О и подпись работника организации, ответственного за сдачу документов).
Одобрено
Протокол заседания экспертной комиссии ООО "X"
от "__" ______ 2003 г. N ______________
Согласовано
Протокол заседания экспертно-проверочной комиссии
государственного архива Днепропетровской области
от "__" _______ 2003 г. N
Одобренные экспертной комиссией предприятия акты утверждаются руководителем организации, экспертно-проверочной комиссией соответствующего учреждения государственной архивной службы. И только после этого организация имеет право уничтожать дела, включенные в данные акты.
Дела включаются в акт о выделении их к уничтожению, если предусмотренный для них срок хранения закончился к 1 января года, в котором составлен акт. Например, дела с трехлетним сроком хранения, законченные делопроизводством в 1997 году, могут быть включены в акт, который будет составляться не ранее 1 января 2001 года, с пятилетним сроком хранения - не ранее 1 января 2003 года.
Акт о выделении к уничтожению документов составляется, как правило, на дела всей организации. Если в акте отмечены дела нескольких структурных подразделений, то название каждого структурного подразделения указывается перед группой заглавий дел этого подразделения. Заглавия однородных дел, отобранных для уничтожения, вносятся в акт под общим заглавием с указанием количества дел, отнесенных к этой группе. Сдача документов оформляется приемосдаточными накладными. К этому нужно добавить, что согласно разъяснениям, изложенным в письме отдела формирования Национального архивного фонда и делопроизводства Государственного комитета архивов Украины от 12.01.01. г. N 05-26, отнесение организаций к категории, которая занимается заготовкой вторичного сырья, подтверждается ее уставом, утвержденным и зарегистрированным в установленном порядке.
Кроме того, в указанном письме также разъясняется, что при незначительном объеме документов, выделенных к уничтожению, они могут быть сожжены, о чем в акте делается соответствующая отметка.
В заключение заметим, что уничтожение документов с нарушением установленных Перечнем сроков хранения документов является незаконным и влечет за собой ответственность согласно действующему законодательству.
Норма ответственности за преднамеренное уничтожение или повреждение документов изложена в ст. 357 Уголовного кодекса Украины, текст которой мы приводим дословно:
Статья 357. Хищение, присвоение, вымогательство документов, штампов, печатей, завладение ими путем мошенничества или злоупотребления служебным положением либо их повреждение. Хищения, присвоения, вымогательство официальных документов, штампов или печатей или завладение ими путем мошенничества или злоупотребления лица своим служебным положением, а такжеих преднамеренное уничтожение, повреждение или укрывательство, а также осуществление таких же действий относительно частных документов, которые находятся на предприятиях, в учреждениях или организациях независимо от формы собственности, совершенные из корыстных побуждений или в других личных интересах, - караются штрафом до 50 необлагаемых налогом минимумов доходов граждан или ограничением свободы сроком до трех лет. Те же действия, если они повлекли нарушение работы предприятия, учреждения или организации либо совершены относительно особо важных документов, штампов, печатей, - караются штрафом до 70 не облагаемых налогом минимумов доходов граждан или лишением свободы сроком до трех лет либо лишением свободы на тот же срок.
3. Незаконное завладение любым способом паспортом или другим важным личным документом - карается штрафом до 50 не облагаемых налогом минимумов доходов граждан либо арестом срокомдо трех месяцев, или ограничением свободы сроком до трех лет.
"Адвокат бухгалтера" N 12(42), 23 июня 2003 г
Подписной индекс 23311