Командировки за границу
В Украине никого не удивишь зарубежными посадками, в том числе и в самые отдаленные или экзотические страны. Посещение зарубежных стран с различными целями стало нормой жизни многих наших граждан...
Физические лица, как правило, едут в туристические поездки, а также по приглашению родственников или друзей в гости. Работники предприятий обычно отправляются за границу в командировки.
Монополия на внешнеэкономическую деятельность ушла в небытие вместе с распадом СССР, и теперь любой субъект предпринимательской деятельности вправе сотрудничать с предприятиями ближнего и дальнего зарубежья, естественно, в пределах действующего законодательства. Безусловно, такое сотрудничество не всегда может проходить в рамках телефонных, почтовых или факсовых сообщений. В большинстве случаев не обойтись без личных контактов с зарубежными партнерами, если предприятие занимается импортом или экспортом товаров (работ, услуг) или намерено осуществлять внешнезкономическую деятельность в будущем.
Загранкомандировки - это дорогое удовольствие для любого предприятия, поэтому относиться к их оформлению следует с особой тщательностью, так как они непременно станут предметом исследований налоговых органов у обычных предприятий или контрольно-ревизионных управлений (КРУ) у бюджетних учреждений.
Валовые расходы (ВР) - это термин, который интересует в первую очередь обычных плательщиков налога на прибыль, а также предприятия, работающие на упрощенной системе налогообложения по ставке 6% и включающие в налоговый кредит НДС по авансовому отчету командированного за границу работника по приобретенным в Украине билетам или другим услугам, связанным с загранкомандировкой.
Однако не только сумма авансового отчета будет интересовать проверяющих, но и порядок его выдачи, который претерпел в 2003 г. ряд существенных изменений.
Не будет преувеличением сказать что командировки работников, и особенно их авансовые отчеты, для работников бухгалтерий всегда были и будут постоянной "головной болью". Это, прежде всего, беспокойство за своевременную сдачу авансовых отчетов, а также возврат в кассу неиспользованных сумм в установленные сроки. Особенно актуальной эта тема станет после введения в действие с 01.01.2004 Закона о налоге с доходов физлиц, когда несвоевременный возврат неиспользованных подотчетных сумм будет облягаться налогом с доходов физических лиц.
Даже командировки работников в пределах Украины влекут за собой немало всяческих споров и неурядиц с представлением отчетов и первичных документов. А что же тогда говорить о командировках за границу, где неизбежно возникнут еще и расчеты с валютой и т.п.!
Можно сказать с уверенностью, что бухгалтеры не очень благосклонно относятся к сотрудникам, желающим уехать в загранкомандировку, но виноваты в этом не бухгалтеры, а наше законодательство, которое уж слишком зарегламентировало это мероприятие для всех предприятий.
Итак, обо всем по порядку.
Оформление
распорядительных документов
на командировку за границу
Направление работника предприятия в командировку за границу необходимо оформлять приказом или распоряжением, где нужно указать пункт назначения, название предприятия или фирмы, куда командирован работник, срок и цель командировки.
Надлежащим образом оформленный приказ (распоряжение) на командировку работника за границу - это документ, который может защитить предприятие в будущем от контролирующих органов. Поясним, что имеется в виду.
Предприятие может оформить приказ формально, то есть просто констатировать факт отправки сотрудника в некую страну для решения таких-то вопросов в срок с такого-то числа по такое-то число...
Безусловно, никакой пользы такой документ в будущем предприятию не принесет, потому что, как правило, со временем забудутся некоторые детали и специфика командировки, возможно, поменяются сотрудники и очень сложно будет в случае проверок восстановить все нюансы.
Чтобы этого не произошло, мы рекомендовали бы оформлять распорядительный документ, который содержал бы следующую информацию:
- Ф.И.О., должность командируемого сотрудника;
- страну и фирму, куда командируется работник;
- цель командировки;
- приглашение принимающей стороны;
- срок командировки;
- смету расходов на командировку;
- ограничения по некоторым видам командировочных расходов;
- задание по командировке;
- срок выдачи аванса и в какой валюте.
Командированному работнику необходмо также виписать удостоверение о командировке по форме, утвержденной приказом ГНАУ от 28.07.1997 N 260.
Основанием для выдачи удостоверения о командировке работника является приказ (распоряжение) о направлении сотрудника в командировку.
Удостоверение о командировке работника должно быть оформлено надлежащим образом как с лицевой, так и с обратной стороны. Отметки в удостоверении о командировке обязательно должны быть заверены подписью и печатью предприятия.
Работнику, командированному за границу, выдается задание, в котром определяются цель поездки, условия пребывания за границей, смета расходов, копия приглашения с переводом, если работник уезжает по приглашению. Задание на командировку утверждается руководителем предприятия или его заместителем.
Срок командировки
Срок командировки работнику определяет руководитель предприятия, но этот срок не должен превышать 60 календарних дней (п.1.1 разд.II Инструкции N 59).
Фактическое время пребывания в командировке за рубежом определяется:
- при командировках в страны, с которыми установлен полный пограничный контроль, - по отметкам контрольно-пропускних пунктов пограничных войск Украини в заграничном паспорте или документе, его заменяющем;
- при командировках в страны, с которыми не установлен или упрощен пограничный контроль, - согласно отметкам командируемой стороны и принимающей сторони в удостоверении о командировке.
При отсутствии отметок в загранпаспорте или удостоверении о командировке суточные расходы командируемому работнику не возмещаются.
Выезд в командировку за рубеж и возвращение в Украину в один и тот же день считается одним днем командировки.
По разрешению руководителя предприятия срок командировки может быть продлен вследствие вынужденной задержки, связанной с отсутствием транспортных билетов, отмены авиарейсов, ремонта транспортных средств, болезни или других причин, не зависящих от работника. При этом общий срок командировки не может бить более 60 календарних дней.
Решение о продлении срока командировки руководитель принимает после прибытия командированного работника к месту постоянной работы на основании докладной записки работника и подтверждающих документов и оформляет свое решение приказом (распоряжением).
Порядок выдачи аванса
Предприятие при направлении сотрудника в командировку за рубеж должно обеспечить его средствами в национальной валюте страны, в которую командируется работник, или в свободно конвертируемой валюте в виде аванса на текущие расходы в размерах, обусловленних реальными потребностями в стране пребывания.
У бухгалтеров непременно возникнет вопрос: а с какого счета в банке можно получить инвалюту предприятию?
Иностранная валюта для выдачи аванса командированному работнику должна быть получена в учреждении банка с собственного валютного счета или счетов, которые открываются по каждой валюте отдельно. Право на получение наличной инвалюти для командировок (оплата суточных, расходов по найму жилого помещения, транспортных и других услуг) с текущего валютного счета предусмотрено правилами N 119.
Если предприятие не имеет текущего валютного счета, тогда в соответствии с Инструкцией о порядке открытия и использования счетов в национальной и иностранной валюте, утвержденной постановлением правления НБУ от 18.12.1998 N 527 (с изменениями и дополнениями), предприятию нужно открыть такой текущий валютний счет. Он может использоваться предприятием для расчетов по текущим валютным операциям, определенным действующим законодательством, в том числе и по расходам, связанным с командировками.
На сегодняшний день большинство предприятий совершенно не заинтересованы в приобретении валюты, так как эта процедура сопряжена с немалой бумажной волокитой, однако п.1.2 разд.II Инструкции N 59 обязывает предприятия обеспечивать работников, направляемых в командировку, средствами в национальной валюте страны, куда командируется работник.
Кроме того, суточные выплачивают работникам, направляемым в командировку за границу, в сумме, которая в эквиваленте по официальному курсу гривни к иностранным валютам не превишает предельных норм суточных расходов (280 гри.).
Сложность с соблюдением данной нормы состоит в том, что установленный курс НБУ по некоторым видам валют может быть нестабильным, что усложнит оформление в банке документов на покупку валюти.
К примеру с 1 по 11 сентября 2003 г. курс евро имел тенденцию к ежедневному изменению:
Дата Курс евро, грн. за 100 ед.
01 582,5730 02 584,5990 03 578,4144 04 574,8956 05 576,7617 08 582,3597 09 590,2504 10 593,6625 11 595,6352
Как здесь не вспомнить старую норму в п.1.2 разд.II Инструкции N 59 о перерасчете предельных норм суточных расходов, установленных в гривнях, в доллары США по прогнозному официальному курсу обмена, который был неизменным практически в течение календарного года.
Несложно представить, с какими проблемами столкнется предприятие при оформлении документов на получение наличной валюты, и закономерно, что бухгалтеры задаются вопросом: а что будет, если аванс выдавать не в инвалюте, а в гривнях, и пусть работник сам обменивает их на нужную ему валюту?
К счастью, ни Инструкция N 59, ни другие нормативные документи, регламентирующие выдачу аванса в инвалюте, не содержат норм, предусматривающих ответственность за несоблюдение данного правила.
Минфин Украины в письме от 10.06.2003 N 03173-407-242/12-9558 о выдаче и возврате аванса на командировкиу" констатирует, что невыдача аванса командированному работнику будет квалифицироваться как нарушение трудового законодательства в соответствии со ст.265 КЗоТ.
За нарушение трудового законодательства предусмотрено два вида ответственности - уголовная и административная. В то же время следует отметить, что административные штрафи могут быть применены к должностным лицам только в случае обращения в суд работника или составления протокола об административном правонарушении должностным лицом Госнадзортруда.
Полезно знать, что административное взыскание, в соответствии со ст.38 КУоАП, может быть применено к должностным лицам не позднее чем через 2 мес. с той даты, когда аванс выдали в гривнях вместо инвалюты. Что же касается уголовной ответственности, то она вряд ли возможна, если с работником по командировке расчеты произведены своевременно. Поэтому для желающих рисковать шанс избежать валютних операций есть, к тому же можно попросить работника написать собственноручно заявление о том, что он просит выдать ему аванс в гривнях.
А для тех, кто будет скрупулезно соблюдать нормативные документы, напомним, что для получения наличной инвалюты на командировку за границу необходимо подать заявку в уполномоченный банк. Заявка на получение из кассы банка инвалюты должна содержать следующие данные:
- номер и дату приказа (распоряжения) о направлении работника в командировку;
- фамилию, имя, отчество лица, выезжающего за границу;
- срок пребывания за границей;
- расчет расходов.
Вместе с расчетом в банк представляется также доверенность на получение средств на командировку в кассе уполномоченного банка. Из кассы банка на одного работника можно получить не более $300 в сутки для оплаты суточных и расходов по найму жилого помещения за рубежом и до $1000 для транспортных расходов (или эквивалента этих сумм в другой инвалюте по официальному обменному курсу, установленному НБУ на день выдачи средств из кассы уполномоченного банка).
Как правило, предприятию необходимо будет еще и купить инвалюту, для чего оно должно представить в банк платежное поручение с указанием суммы средств, подлежащих перечислению со счета предприятия на указанные цели (на основании рассчитанного ранее размера аванса, подлежащего выдаче работнику, и данных о курсах инвалют, сложившихся на торгах УМВБ в предыдущий день). Эта же сумма должна соответствовать представленной заявке.
В уполномоченном банке предприятию должны выдать инвалюту и справку по форме О1с / Form 01s (приложение 4 к Инструкции о перемещени валюты Украины, иностранной валюты, банковских металлов, платежных документов, других банковских документов и платежных карточек через таможенную границу Украины, утвержденной постановлением правления НБУ от 12.07.2000 N 283) на каждого командированного работника.
Оправка нужна для вывоза за границу до $10000 (или эквивалента этой суммы в другой инвалюте) наличностью с обязательным указанием суммы в таможенной декларации. Если командированный работник вывозит не более $3000 (или эквивалент этой суммы в другой инвалюте), то без справки можно обойтись, и на таможне достаточно устно задекларировать эту сумму.
Если сумма расходов на командировку превышает установленные нормы вывоза инвалюты, то для расчетов за границей используется корпоративная пластиковая карточка из международных платежных систем.
Руководителю предприятия предоставлено право устанавливать ограничения на командировочные расходы (пп.5.4.8 Закона о налогообложении прибыли).
Размер суточных должен возмещаться командированному работнику в размерах, которые не ниже норм суточных, определенных приложением к Постановлению КМУ от 11.07.2002 N 977/0. В данном приложении размер суточных дифференцирован по странам и определен в долларах США.
Пример 1. Менеджера Степанова И.Д. командируют в Россию на 4 дня с 16 по 19 сентября 2003 г. Официальный курс гривни 15.09.2003 составлял 533,15 грн./$100 и 1,739 грн./1О RR. У руководителя предприятия есть право определить размер суточных за 1 день командировки в следующих пределах: максимальный размер $52,51 (280 : 5,3315) и минимальный $37 (197,27 грн.). В российских рублях максимум составит 1609,87 руб. (52,51 х 5,3315 : 0,1739), а минимум 1134,36 руб. (37 х 5,3315 : 0,1739).
И еще один немаловажный вопрос для бухгалтерии: когда работнику выдавать аванс?
При командировках по Украине данная проблема если и возникает, то она не столь существенна, как при командировках за границу. Ведь подготовительный период для поездки за границу в большинстве случаев требует не только времени, но и финансовых затрат, связанных с оформлением документов и т.д.
Инструкция N 59 содержит норму, согласно которой предприятие обязано выдать работнику аванс, но в какой срок это необходимо сделать ни данная инструкция, ни Постановление N 663, ни Положение о ведении кассовых операций в национальной валюте в Украине, утвержденное постановлением правления НБУ от 19.02.2001 N 72 (с изменениями и дополнениями), не говорят. Возможно, это сделано сознательно, чтобы предприятие имело право само определить срок выдачи аванса. На наш взгляд, данный факт лучше всего конкретизировать в приказе (распоряжении) о командировке. Такая же точка зрения высказана и в письме НБУ от 20.06.2002 N 11-113/1099.
Основные нормативные акты
1. КЗоТ Украины - Кодекс Законов о труде Украины.
2. КУоАП - Кодекс Украины об административных правонарушениях.
3. Закон о налоге с доходов физлиц - Закон Украины от 22.05.2003 N889-IV "О налоге с доходов физических лиц".
4. Закон о налогообложении прибыли - Закон Украины "О налогообложении прибыли предприятий" в редакции от 22.05.1997 N283/97-ВР (с изменениями и дополнениями).
5. Постановление N 663 - Постановление КМ Украины от 23.04,1999 N 663 "О нормах возмещения затрат на командировки в пределах Украины и за границу" (с изменениям и дополнениями).
6. Инструкция N 59 - Инструкция о служебных командировках в пределах Украины и за границу, утвержденная приказом Минфина Украины от 13.03.1998 N59 (с изменениями и дополнениями).
7. Правила N 119 - Правила использования наличной иностранной валюты на территории Украины, утвержденные постановлением Правления НБУ от 26.03. 1998 N119 (с изменениями и дополнениями).
Экспресс анализ законодательных и нормативных актов,
N 41(407),и 13 октября 2003г.
Подписной индекс 40783