Весенние метаморфозы: 8др превращается в 1ДФ
(Форма № 1ДФ - заполняем вместе)

Закончился первый квартал, и вместе с мартом мы попрощались с Ведомостью о начисленных и выплаченных физическим лицам суммах доходов и суммах удержанных с них налогов - формой № 8ДР. Ей на смену пришел Налоговый расчет сумм дохода, начисленного (уплаченного) в пользу налогоплательщиков и сумм удержанного с них налога, который не уступает предшественнице в звучности сокращения - 1ДФ. Так мы и будем называть его далее. Сегодняшний наш рассказ будет долгим, ведь с новой отчетностью обычно появляются вопросы по ее заполнению. Но уверены, что вместе мы справимся с любыми нововведениями. Итак, вперед!

Кто должен подавать 1ДФ

Делать это в сроки, установленные законом для налогового квартала, обязаны только лица, которые, в соответствии с Законом о доходах, имеют статус налоговых агентов (пп."б" п. 19.2 Закона о доходах). В пункте 2 Порядка заполнения ф. № 1ДФ также речь идет о предоставлении расчета именно налоговым агентом.

Поэтому вернемся к п. 1.15 Закона о доходах и внимательно перечитаем определения. "Налоговый агент - юридическое лицо (его филиал, отделение, другое обособленное подразделение) или физическое лицо или нерезидент либо его представительство, которые независимо от их организационно-правового статуса и способа обложения другими налогами обязаны начислять, удерживать и уплачивать этот налог в бюджет от имени и за счет налогоплательщика, вести налоговый учет и подавать налоговую отчетность налоговым органам в соответствии с законом, а также нести ответственность за нарушение норм настоящего Закона. Налоговым агентом, в частности, является физическое лицо - субъект предпринимательской деятельности, которое использует наемный труд других физических лиц, относительно выплаты заработной платы (других выплат и вознаграждений) таким другим физическим лицам.

Как видим, самый главный признак налогового агента - это обязанность удерживать с дохода физлица налог с доходов. То есть если та или иная выплата не подлежит налогообложению согласно Закону о доходах, для нее не существует налогового агента, ведь налог не удерживают. Вывод: те выплаты физлицам, с которых налог с доходов не удерживали, попасть в 1 ДФ не должны. Но не будем торопиться и вернемся к этому вопросу немного позднее.

А сейчас обратите внимание на две интересные нормы из подпунктов 2.2 и 3.2 Порядка заполнения ф. № 1ДФ. Они описывают ситуации, когда налоговый агент в течение квартала не выплачивает доходов или выплачивает их не всем налогоплательщикам, которым они начислены. Что же здесь примечательного? Дело вот в чем. Подпункт 2.2 предлагает в таком случае налоговый расчет не подавать или подавать по тем налогоплательщикам, "которым начислены (выплачены) доходы". А пп.3.2 конкретизирует еще больше: "В случае начисления дохода его отражение в графе. За является обязательным независимо оттого, выплачены такие доходы или нет". В то же время уже упомянутый пп."б" пп.19.2 Закона о доходах сообщает: "В случае, если указанное лицо в течение отчетного квартала не выплачивает таких доходов или выплачивает доходы не всем налогоплательщикам, указанная отчетность не подается или подается относительно налогоплательщиков, которые фактически получил и такие доходы". Следовательно, по нормам Закона расчет в ситуации, когда нет выплаты дохода, можно не подавать.

На наш взгляд, норма Закона не совсем корректна, ведь что же это за налоговый расчет такой: сегодня подаем, завтра - нет. Конечно, мы советуем поступать так, как определено в Порядке заполнения ф. № 1 ДФ, и подавать расчет, когда в отчетном квартале:

1) доходы начислены и выплачены;

2) доходы начислены, но не выплачены;

3) доходы не начислялись, но выплачены за предыдущий период.

Уверены, многих интересует ситуация, когда на предприятии нет работников (в т.ч. ни директора, ни бухгалтера). Нужно ли учредителю подавать 1 ДФ? Поскольку в данном случае нет ни начисления, ни выплаты дохода, считаем, что подавать 1 ДФ не нужно. Правда, это не касается тех случаев, когда учредитель в отчетном периоде начислял или выплачивал физлицам доходы от имени предприятия.

И еще один вопрос относительно предоставления расчета: подавать ли 1ДФ частному предпринимателю, у которого нет наемных работников?

Нет, не нужно. А все потому, что упомянутый налоговый расчет должны составлять только те физические лица, которые являются налоговыми агентами и обязаны начислять, удерживать и уплачивать налог с доходов от имени и за счет налогоплательщика (п.1.2 Порядка заполнения ф. № 1ДФ). А частный предприниматель без наемных лиц сам для себя налоговым агентом не считается. Понятно, если он выплачивает доходы посторонним физическим лицам - не работникам, нужно отразить эти выплаты в расчете 1ДФ.

Подавать ли две порции 1ДФ,
если на предприятии работает более 1000 лиц

Действительно, работодателям, штатная численность работников которых более 1000 лиц, пп.5.1 Порядка заполнения ф. № 1ДФ разрешает подавать налоговый расчет несколькими порциями. Обратите внимание: каждая порция "представляет собой отдельный налоговый расчет". Но срок подачи последней порции не должен превышать установленного срока подачи расчета. Вместе с тем, поскольку предоставление нескольких порций - возможность, а не обязанность, мы советуем отчитаться одной порцией. Тем более что в графу 1 "№ п/п" можно вписать пятизначное число (а это 99999 строк!).

На кого подают 1ДФ

Вспомните, ранее в ведомость 8ДР попадали данные о всех физических лицах, которые состояли с предприятиями (физлицами - СПД): в трудовых отношениях (независимо от того, получали граждане доход в отчетном периоде или нет); в гражданско-правовых отношениях или получали от них выплаты в отчетном периоде.

В 1ДФ следует заносить всех лиц, которым в отчетном квартале налоговый агент, подающий расчет, начислил (выплатил) доходы.

Когда подавать 1ДФ

Делают это отдельно за каждый квартал (налоговый период) в течение 40 календарных дней, следующих за последним календарным днем отчетного квартала. При этом если такой 40-й день выходной или праздничный, то последним днем для отчета считается ближайший следующий операционный (банковский) день.

Учитывая это, последними днями, в которые можно подать расчет за соответствующие кварталы 2004 года, будут:

- за I квартал - 11 мая 2004 года;

- за II квартал - 9 августа 2004 года;

- за III квартал - 9 ноября 2004 года;

- за IV квартал - 9 февраля 2005 года.

Заметьте: отдельный налоговый расчет за календарный год, как и ранее, подавать не нужно.

Куда подавать 1ДФ

В обычной ситуации расчет подают в орган ГНАУ по местонахождению налогового агента - юридического лица или его обособленных подразделений или по месту жительства физического лица - налогового агента (пп.2.3 Порядка заполнения ф. № 1 ДФ).

Но жизненные нюансы требуют отдельного подхода. Например, как быть бухгалтерам предприятий, имеющих обособленные подразделения с другим местонахождением, нежели головное предприятие? В какую ГНИ предоставлять расчет? Вопросы возникают, потому что налог за работников таких подразделений Закон о доходах требует перечислять в бюджет той территориальной общины, где находится структурное подразделение.

Здесь нам на помощь приходит пп.5.3 Порядка заполнения ф. № 1ДФ. В нем говорится, что в подобной ситуации возможны два варианта:

- если филиал или другое обособленное подразделение юридического лица имеет отдельные (не такие, как у головного предприятия) идентификационный код по ЕГРПОУ и местонахождение, то налоговый расчет на работников филиала нужно подавать в орган государственной налоговой службы, где находится филиал (подразделение);

- когда же у филиала (другого обособленного подразделения) собственного кода по ЕГРПОУ нет, налоговый расчет за него в виде отдельной порции подает головное предприятие в орган ГНИ по своему местонахождению.

В каком виде подавать 1ДФ

Подробный ответ дает пп.2.3 Порядка заполнения ф. № 1 ДФ. Расчет подают на неповрежденном бумажном носителе формата А4 (количество листов не ограничено). Заполнять его нужно машинописным текстом или печатными буквами без замазок, зачеркиваний, исправлений и уточнений, указывая порядковые номера страниц. Не разрешается подавать ксерокопию расчета.

При наличии компьютерной техники налоговые агенты формируют и подают информацию о доходах и удержанных с них налогах в виде файла данных (можно на дискете) и его распечатанной копии (по форме расчета), заверенной в соответствующем порядке. Кстати, программное обеспечение для составления 1 ДФ вы можете найти на сайте ГНАУ по адресу: http:www.sta.gov.ua/documents/setup1df.ехе (далее - Программа).

Расчет следует подготовить в двух экземплярах. Один из них подают в орган ГНИ. Второй - с подписью лица, ответственного за прием расчета, штампом и проставленным номером порции, полученным при обязательной регистрации расчета в органе ГНИ, возвращают налоговому агенту.

Какие сведения нужно заносить
в каждое из полей 1ДФ

Для удобства приведем эту информацию в таблице 1. Но прежде чем перейти к ней, обратите внимание на пп.2.3.1 Порядка заполнения ф. № 1ДФ. Здесь сказано: если в информационной строке есть незаполненные поля, их нужно заполнить прочерками. Правда, эту норму не спешат выполнять разработчики Программы. Во всех полях строк, где нет информации, в Программе вы прочерк не поставите. Почему так произошло и как к этому отнесутся налоговики, пока сказать сложно. Вместе с тем остается еще и бумажный вариант расчета и бухгалтеру нужно быть готовым соблюдать применительно к нему все требования Порядка заполнения ф. № 1ДФ. То есть добавлять необходимые прочерки.

Таблица 1

И еще несколько слов об обязательных реквизитах. Расчет или печатную копию данных файла на последнем листе заверяют подписями руководитель и главный бухгалтер юридического лица и удостоверяют печатью. Если расчет подает налоговый агент - физлицо, то он ставит свою подпись, а оттиск печати - только при ее наличии. Также необходимо указать служебные телефоны руководителя и главного бухгалтера юридического лица или физического лица - налогового агента.

Как правильно определить код признака дохода

Заполняя 1ДФ, очень важно без ошибок установить код дохода в графе 5. Все возможные варианты приведены в Справочнике признаков доходов. К аналогичному перечню мы обращались, составляя ведомость по форме 8ДР. Но тогда бухгалтеры хорошо знали, что обязаны отразить все без исключения выплаченные и начисленные доходы. А что же сегодня? Неизвестно почему разработчики 1ДФ выделили отдельные коды только для налогооблагаемых доходов. О тех, которые по различным причинам освобождаются от налогообложения, нет ни слова. А любая неопределенность всегда ведет к предположениям. Поэтому и не удивительно - в последнее время налоговики на местах высказываются за то, чтобы показывать абсолютно все (в т.ч. и необлагаемые налогами) выплаты. Кстати, данную позицию подтверждает, например, налоговое разъяснение о налогообложении доходов от закупки сельхозпродукции (приказ ГНАУ от 29.01.04 г. № 53).

К сожалению, какого-либо специального пояснения по этому поводу специалисты ГНАУ не давали. Поэтому непонятно, как такие требования реализовывать. Но давайте еще раз тщательно перечитаем Порядок заполнения ф. № 1 ДФ. Выше мы уже писали, что в графе За фиксируют (за отчетный квартал) доход, "который начислен физическому лицу, в соответствии с признаком дохода согласно Справочнику признаков доходов, приведенному в приложении к настоящему Порядку". Иными словами, налоговых агентов заставляют руководствоваться Справочником. А каждый перечисленный в нем код дохода содержит ссылку на соответствующие подпункты пункта 4.2 статьи 4 и статьи 9 Закона о доходах. И среди упомянутых - только посвященные конкретным налогооблагаемым доходам. Конечно, есть универсальный код - под номером 14. Действительно, он предусмотрен для "других доходов". Почему бы не показать под ним выплаты, освобожденные от налогообложения? Мы бы охотно с этим согласились, если бы не ссылка на пп.4.2.12 Закона о доходах. Внимательно читаем эту норму. Речь идет о включении в месячный налогооблагаемый доход "дохода в виде процентов (дисконтных доходов), дивидендов и роялти, выигрышей, призов; прочие доходы, кроме указанных в пункте 4.3 этой статьи". Значит, необлагаемые доходы (именно о них идет речь в упомянутом п.4.3 Закона о доходах) вообще выпадают из формы 1 ДФ.

Как быть? Просто выполнять требования Порядка заполнения ф. № 1ДФ и любые налогооблагаемые доходы, для которых нет отдельного кода в Справочнике, показывать с кодом 14 (кстати, таких найдется не очень много), а необлагаемых не отражать.

Разумеется, может случиться так, что часть дохода окажется налогооблагаемой, а часть - нет (возьмем хотя бы материальную помощь). В результате информация о части выплаты не попадет в расчет. Конечно, работники налоговой могут с этим не согласиться. Тогда единственный вариант - воспользоваться кодом 14 как универсальным вопреки всем его недостаткам, и все необлагаемые доходы показывать под ним. Надеемся, налоговики все-таки внесут ясность в этот вопрос (желательно изменив Порядок заполнения ф. № 1ДФ).

Если проанализировать перечень предложенных в Справочнике кодов, становится ясно, что чаще всего бухгалтеры будут встречаться с кодами 01 "Доходы в виде заработной платы, другие выплаты и вознаграждения, начисленные (выплаченные) налогоплательщику (пп.4.2.1 п.4.2 ст.4 Закона)" и 09 "Доход, полученный налогоплательщиком от его работодателя (налогового агента) как дополнительное благо (пп.4.2.9 п.4.2 ст.4 Закона)". Обратите внимание, что больше не имеет значения, по какому месту происходит выплата, главное - что именно выплачивают (см. таблицу 2).

Таблица 2

-----------------------------------------------

* В приведенной таблице напротив необлагаемых доходов мы поставили прочерк "-", но те, кто решит записать все без исключения, могут показывать необлагаемые выплаты под кодом 14 (в отдельной строке для каждого получателя выплаты).

** Если придерживаться точки зрения налоговиков и считать, что данную выплату облагают налогом с доходов.

*** Напомним: согласно п. 12.2 Закона о доходах при продаже объекта движимого имущества в виде легкового автомобиля, мотоцикла, мотороллера или моторной (парусной) лодки продавец освобождается от уплаты этого налога, если уплатит (перечислит) сумму государственной пошлины в бюджет до (или во время) такой продажи. То есть при регистрации договоров купли-продажи указанного движимого имущества у государственных нотариусов налоговый агент с дохода, выплаченного собственнику имущества, не удерживает налога.

-------------------------------

**** Сумму штрафа, начисленного на основании пп.9.10.3 Закона о доходах, проставлять в 1ДФ не нужно. Объяснение простое: несмотря на то, что штраф взыскивается по процедуре удержания налога с доходов, он таковым не является. А следовательно, отчитываться о нем при помощи расчета нет оснований.

Обратите внимание, на каждое физическое лицо следует заполнять столько строк, сколько признаков доходов у него есть. Если физлицо имело несколько налогооблагаемых доходов и все они подходят под один код - их записывают вместе в одной строке.

Отдельно скажем об отражении "переходных" отпускных, то есть суммы оплаты за период отпуска, который начинается водном квартале, а заканчивается в следующем. По мнению редакции, налог с таких выплат нужно исчислять отдельно для каждого месяца, на которые приходятся отпускные. При этом уплатить начисленную сумму придется в том месяце, в котором отпускные выплачивают, а в следующем месяце - откорректировать налог с учетом уже уплаченных сумм. Как это повлияет на заполнение 1ДФ? Элементарно: в месяце начисления отпускных фиксируют всю начисленную сумму, независимо от того, на какой период она приходится. То же самое - с исчисленным налогом, несмотря на то, как рассчитали его сумму. Этот подход будет сохраняться и относительно выплаченных отпускных и сумм налога, перечисленного в следующем месяце (достаточно учесть их фактический размер поданным бухучета).

Как отражать регулярную
(нерегулярную) выплату дохода

Покажем это на примерах.

Пример 1

За отчетный квартал начислено 1700 грн. заработной платы, в т.ч. 500 грн. - за январь, 600 грн. - за февраль и столько же за март. Налоговую льготу предоставили только в январе. Всего исчислен налог за три месяца - 206,38 грн. Предположим, зарплату выплачивают регулярно. То есть доход за январь выплачен в феврале, за февраль - в марте, а за март - в апреле в установленные для выплаты сроки. Отражают это так, как показано в таблице 3.

Таблица 3

Фрагмент формы № 1ДФ за I квартал 2004 года

продолжение таблицы

Пример 2

Воспользуемся условиями примера 1, но в ситуации, когда зарплату выплачивают нерегулярно. Пусть также за I квартал 2004 года начислено всего 1700 грн. заработной платы (500 грн. - за январь, 600 грн. - за февраль, 600 грн. - за март). Налоговую льготу предоставил и только в январе. Всего удержан налог затри месяца - 206,38 грн. (55,06 грн. - за январь, 75,66 грн. - за февраль, 75,66 грн. - за март). Наряду с этим:

- в январе выплатили заработок за ноябрь в сумме 300 грн., из которых удержано 45,55 грн. подоходного налога;

-февральскую зарплату (600 грн.) работник получит только в мае при том, что налог с нее (75,66 грн.) уплатят в марте (в течение 30 дней, следующих за последним днем месяца, в котором начислили доход);

- мартовскую зарплату (600 грн.) выплатят в июне, а налог (75,66 грн.) перечислят в апреле.

Добавим сюда информацию о доходах II квартала.

За апрель начислили 550 грн. заработной платы (69,36 грн. налога), за май - 570 грн. (71,88 грн. налога), за июнь - 610 грн. (76,92 грн. налога) соответственно. Ни в одном из месяцев II квартала работник не пользовался льготой, поскольку доход в виде заработной платы превышал 510 грн. Доход за апрель и май выплатили полностью во II квартале, а за июнь - в августе.

В результате этого в I квартале 2004 года работник получил всего 300 + 500 = 800 грн. заработной платы при начисленной 500 + 600 + 600 = 1700 грн. Налога уплатили 45,55 + + 55,06 + 75,66 = 176,27 грн., а начислили - 206,38грн.

Во II квартале выплатили 600 + 600+550+570=2320 грн., начислили 550 + 570 + 610 = 1730 грн. Начисленный налог равен -69,36+71,88+76,92 = 218,16 грн. перечислили - 75,66 + 69,36 + 71,88 = 216,90 грн.

В форме 1 ДФ за I и II кварталы описанная ситуация будет иметь следующий вид (см. таблицы 4 и 5).

Таблица 4

Фрагмент формы № 1 ДФ за I квартал 2004 года

Таблица 5

Фрагмент формы № 1ДФ за II квартал 2004 года

Как отражать в 1ДФ предоставление
налоговых социальных льгот

О том, кто и как пользуется налоговыми льготами, мы рассказывали в статьях, напечатанных в №№ 5 и 10 газеты "Все о бухгалтерском учете" за 2004 год. Там мы выяснили, что налоговая социальная льгота может составлять 100%, 150% или 200% от минимальной зарплаты (для 2004 года - от ее 30%-ного размера), то есть 61,5 грн., 92,25 грн. или 123 грн. соответственно. Но самое важное - применяют льготу к доходу в виде заработной платы, если он не превышает разрешенного предела (в 2004 году - 510 грн.).

Чтобы записать в 1 ДФ, что работнику предоставлялась льгота, существует отдельная восьмая графа. В ней может стоять один из трех кодов: 01, 02 или 03 в зависимости от размера предоставленной льготы. Проставлен такой признак может быть только в той строке, где показывают доход в виде заработной платы (одновременно с кодом 01 в графе 5). И без разницы, что в графах 3 и За строки будет фигурировать не только зарплата, но и доход, который согласно Закону о доходах такой не считают. К тому же помните: в течение квартала размер льготы может колебаться (увеличиться или уменьшиться). При таких условиях в одной строке фиксируют весь доход в виде заработной платы и проставляют первый из кодов признака льготы в гр.8, а в следующих строках заполняют ” графы 1,2 и 5 расчета и указывают иной признак льготы. Продемонстрируем вышеизложенное на примере.

Пример 3

Имеем следующие сведения о доходах, начисленных в течение квартала работнику, и удержанном из них налоге.

Январь

Доход:

- заработная плата (вместе с индексацией) - 400 грн.;

- больничные - 200 грн.;

- арендная плата за автомобиль -100 грн.;

- нецелевая благотворительная помощь (не связанная с трудовыми отношениями) - 500 грн.

Льгота: общий размер (100%) - 61,50 грн. Удержан налог: 98,48 грн., в т.ч. с налогооблагаемой части благотворительной помощи (135 грн.) -17,55 грн. Выплачено на руки: 1085,53 грн.

Февраль

Доход:

- заработная плата - 400 грн.;

- премия -100 грн.;

- арендная плата за автомобиль - 100 грн. Льгота: повышенный размер (150%) - 92,25 грн. Удержан налог: 64,06 грн.

Выплачено на руки: 520,94 грн.

Март

Доход:

- заработная плата - 200 грн.;

- компенсация за отпуск - 300 грн.;

- арендная плата за автомобиль - 100 грн.

Льгота: не предоставляли, поскольку работник увольняется в марте.

Удержан налог: 76,05 грн.

Выплачено на руки: 508,95 грн.

Всего начислено дохода за отчетный квартал:

-заработной платы, больничных выплат по гражданско-правовым договорам -1900 грн.;

- налогооблагаемой благотворительной помощи - 135 грн.;

- необлагаемой благотворительной помощи - 365 грн. Весь доход выплачен в течение квартала.

Всего начислено и перечислено налога с доходов - 238,59 грн., в т.ч. с налогооблагаемой части помощи - 17,55 грн.

Далее покажем, как условия примера повлияют на заполнение формы 1 ДФ (см. таблицу 6).

Таблица 6

Фрагмент формы № 1 ДФ за I квартал 2004 года

продолжение таблицы

Как заполнить 1ДФ, если в течение
отчетного квартала выплачивалась
зарплата за 2003 год

Заметим: начисление зарплаты и подоходного налога отражали в форме № 8ДР за соответствующие кварталы 2003 года. Поэтому при выплате зарплаты за указанный (или предыдущие) период ее сумму следует показать только в графах З и 4 формы 1 ДФ за тот квартал, в котором состоялась выплата. Покажем это на примере.

Пример 4

В ноябре 2003 года работнику начислено 400 грн. зарплаты, с которой удержано 65,65 грн. подоходного налога. Выплачена она в феврале 2004 года. Тогда же уплачен налог. За январь-март работнику начислено 1500 грн. зарплаты и удержано 165,18 грн. налога с доходов (работник пользовался общей налоговой социальной льготой). Зарплату за I квартал 2004 года выплачивали своевременно. Тогда строка 1 ДФ будет иметь вид (см. таблицу 7).

Таблица 7

Фрагмент формы № 1 ДФ за I квартал 2004 года

продолжение таблицы

Обратите внимание: в графе 5 проставить 01 код признака дохода следует независимо оттого, кому выплачивали задолженную заработную плату - совместителю или основному работнику. То есть происходит сворачивание признаков доходов 01 и 02 из ведомости 8ДР в код 01 формы 1ДФ.

Как отразить в 1ДФ результаты перерасчета налога с доходов

Мы рассказывали, что при увольнении работников и изменении места применения налоговой социальной льготы работодатель проводит перерасчет налога с доходов. Отражать его результаты в 1 ДФ будем так: на сумму доудержанного (излишне удержанного) налога увеличим (уменьшим) соответствующие показатели в графах 4а и 4 .

Предположим, по перерасчету в марте 2004 года с работника нужно доудержать 8 грн. налога. Сумма начисленного налога за январь-март 2004 года - 186,20 грн. Зарплату на предприятии выплачивают регулярно. Тогда в графы 4а и 4 записывают 194,20 грн. (186,20 грн. + 8 грн.).

Как отразить в 1ДФ результаты
перерасчета подоходного налога
за 2003 год

Ответ на этот вопрос почти такой же, как на предыдущий. Все делаем аналогично, только на сумму доудержанного (излишне уплаченного) подоходного налога увеличиваем (уменьшаем) налог с доходов. Правда, и тут своя изюминка.

Пример 5

Пусть в I квартале 2004 года работнику начислено 1500 грн. зарплаты. Из нее нужно было удержать 165,18 грн. налога с доходов (работник пользовался общей налоговой социальной льготой), но перерасчет подоходного налога за 2003 год, сделанный в январе 2004 года, выявил переплату этого налога в размере 180 грн.

По заявлению работника ему могут или сразу вернуть всю сумму излишне удержанного подоходного налога, или зачислить ее в счет будущей уплаты налога с доходов. По нашему мнению, в обоих случаях графы формы 1ДФбудутиметь следующий вид (см. таблицу 8).

Таблица 8

Фрагмент формы № 1 ДФ за I квартал 2004 года

продолжение таблицы

Как заполнить 1ДФ на физлиц,
которые не имеют идентификационного номера

Скорее всего, здесь будут действовать те же правила, что и при заполнении формы 8ДР. А именно:

- на таких лиц заполняют отдельный расчет 1 ДФ (отдельная порция);

- для идентификации в графу 2 заносят фамилию, имя, отчество, серию и номер документа, удостоверяющего личность (для совершеннолетних это паспорт, при его отсутствии-заграничный паспорт или справка, удостоверяющая личность; для несовершеннолетних - свидетельство о рождении или заграничный паспорт). Эту информацию отражают четырьмя отдельными строками;

- сведения о доходах, налоге, признаке дохода и прочие показывают в строке с фамилией. Когда на лицо нужно заполнить несколько строк с информацией о доходах, то сведения по первому из видов доходов указывают в строке с фамилией, о втором - в строке с именем и т.п.;

- подсчитывая количество строк в первой графе, учитывают только строки с информацией о доходах (пример см. в таблице 9).

Таблица 9

Фрагмент формы № 1 ДФ за I квартал 2004 года (отдельная порция)

Как исправлять ошибки в ранее поданной 1ДФ

Корректировку поданного и принятого ГНИ расчета налоговые агенты проводят на основании:

- самостоятельно выявленных ошибок;

- уведомлений об ошибках, предоставленных налоговой.

Ошибки в ранее поданных расчетах исправляют в зависимости оттого, когда они выявлены. Если в течение срока предоставления расчета, то составляют и сдают "Новый отчетный" расчет, если же срок уже истек-"Уточняющий".

Порядок заполнения названных расчетов одинаковый (отличается только заполнением клеточек "Новый отчетный" или "Уточняющий").

Чтобы составить корректирующие расчеты, вам точно понадобится информация из предыдущего поданного расчета, заверенного в налоговой.

Внимание: как и ранее, уточняют только ошибочные данные, то есть и в "Новый отчетный", и в "Уточняющий" расчеты заносят данные только из строк, где допущены ошибки. Фактически сначала следует повторить ошибочную строку, указав в графе 9 "1" (строка на изъятие), и сразу заполнить строку с правильным показателем, проставив в графе 9 "О" (строка на ввод).

Если, скажем, в 25 строке расчета за I квартал 2004 года, поданого 15 апреля, неправильно указан идентификационный номер работника, ошибку выявили 7 мая, а 11 мая подали "Новый отчетный" расчет, его фрагмент будет выглядеть так (см. таблицу 10).

Таблица 10

Фрагмент формы № 1ДФ за I квартал 2004 года

Запомните: в описанной ситуации штрафные санкции вам не грозят.

Когда могут отказать в принятии 1ДФ

Основание для этого единственное: нарушение правил заполнения, заложенных в Порядок заполнения ф.№ 1ДФ (пп.5.6). Вот обстоятельства, при которых расчет считают заполненным неправильно:

1) если в нем не указаны обязательные реквизиты;

2) если он не подписан соответствующими должностными лицами;

3) если он не скреплен печатью налогового агента (при наличии).

Уведомить налогового агента о неприятии расчета ГНИ должна письменно, предложив подать новый налоговый расчет. Налоговый агент после получения обращения может или подать уточняющий налоговый расчет (на наш взгляд, это может быть либо "Новый отчетный", либо "Уточняющий", в зависимости от срока получения обращения), или обжаловать решение налогового органа в порядке апелляционного согласования.

Как могут оштрафовать за непредоставление 1ДФ

Является ли форма 1 ДФ полноценным налоговым расчетом в понимании Закона № 2181 — это вопрос, на который нужно ответить прежде всего.

На наш взгляд — нет. Почему? Согласно п. 1.11 Закона № 2181 налоговая декларация, расчет — это "документ, который предоставляется налогоплательщиком в контролирующий орган в сроки, установленные законодательством, на основании которого осуществляется начисление и/ или уплата налога, сбора (обязательного платежа.

А теперь вспомните: налоговые агенты подают 1ДФ уже после начисления и уплаты налога с доходов, то есть на его основании налоговые агенты не осуществляют ни начисления, ни уплаты налога.

Следовательно, по сути 1 ДФ нельзя считать налоговым расчетом, хотя в его названии прямо сказано об этом.

Правда, налоговики вряд ли согласятся с этим и, возможно, будут штрафовать в соответствии с пп.17.1.1 Закона № 2181 на 170 грн. за каждое его непредоставление в установленные сроки.

А вот по поводу админштрафа поспорить не удастся. Согласно абз.4 п.11 ст.11 Закона о ГНС должностных лиц предприятий, учреждений и организаций, а также на физлиц-СПД, которые выплачивали доходы, виновных в несообщении или несвоевременном сообщении государственным налоговым инспекциям по установленной форме сведений о доходах граждан, ожидает штраф в размере З НМДГ (51 грн.), а за такие же действия повторно в течение года — 5 НМДГ (85 грн.).

Поэтому вывод один: 1ДФ нужно подавать своевременно.

Оштрафуют ли за неправильно заполненный расчет 1ДФ

Возможно, но только согласно Закону о ГНС, ведь Закон № 2181 не предусматривает финштрафа за предоставление расчета с неправильными данными.

А вот абз.4 п.11 ст.11 Закона о ГНС предусматривает ответственность за искажение данных в отчетности о доходах граждан. Должностные лица (физлица-СПД) рискуют подвергнуться админштрафу в размере 51 грн. (при повторном нарушении — 85 грн.).

Но как мы уже говорили, после исправления ошибки в расчете до окончания срока его предоставления можете быть спокойными: никакие санкции вам не угрожают.

Список использованных нормативно-правовых актов:

1. Закон о доходах — Закон Украины "О налоге с доходов физических лиц" от 22.05.03 г № 889-IV.

2. Закон № 2181 — Закон Украины "О порядке погашения обязательств налогоплательщиков перед бюджетами и государственными целевыми фондами" от 21.12.2000 г № 2181-III.

3. Закон о ГНС — Закон Украины "О государственной налоговой службе в Украине" от 04.12.90 г. № 509-XII.

4. Порядок заполнения ф. № 1 ДФ — Порядок заполнения и предоставления налоговыми агентами налогового расчета сумм дохода, начисленного (уплаченного) в пользу налогоплательщиков, и сумм удержанного с них налога, утвержденный приказом ГНАУ от 29.09.03 г № 451.

5. Инструкция по статистике численности работников—Инструкция по статистике численности работников, занятых в народном хозяйстве Украины, утвержденная приказом Минстата Украины от 07.07.95 г № 171.

“Все о бухгалтерском учете”, № 36 (947), 19 апреля 2004 г.

Документи що посилаються на цей