Особенности командировок в 2004 году
ВОПРОС: Расскажите, пожалуйста, какие особенности, связанные с командировками, выдачей денег на командировки под отчет, составлением отчетов, возвратом неизрасходованных сумм, существуют в 2004 году?
ОТВЕТ: Бухгалтерам необходимо прежде всего уяснить, требования каких нормативных актов следует соблюдать при выдаче средств на командировки.
Это изложено ГНАУ в п.1 Порядка № 440: “Порядок предоставления средств на командировку регулируется подпунктом 5.4.8 пункта 5.4 статьи 5 Закона Украины “О налогообложении прибыли предприятий”, Постановлением Кабинета Министров Украины от 23 апреля 1999 года № 663 “О нормах возмещения командировочных расходов в пределах Украины и за границу” (с изменениями и дополнениями), приказом Министерства финансов Украины от 13 марта 1998 года № 59 “Об утверждении Инструкции о служебных командировках в пределах Украины и за границу”, зарегистрированным в Министерстве юстиции Украины 31 марта 1998 года № 218/2658 (с изменениями и дополнениями)”.
Согласно пп.5.4.8 Закона о налогообложении прибыли к расходам двойного назначения относятся расходы на командировки физических лиц, находящихся в трудовых отношениях с налогоплательщиком или являющихся членами руководящих органов плательщика налога, в пределах фактических расходов командированного лица на проезд (включая провоз багажа) как к месту командировки, так и обратно, а также по месту командировки, стоимости проживания в гостиницах (мотелях), а также включенных в такие счета расходов на питание или бытовые услуги (стирка, чистка, ремонт и утюжка одежды, обуви или белья), наем других жилых помещений, телефонных счетов, оформление заграничных паспортов, разрешений на въезд (виз), обязательного страхования, расходов на устный и письменный переводы, других документально оформленных расходов, связанных с правилами въезда и пребывания в месте командировки, включая любые сборы и налоги, подлежащие уплате в связи с осуществлением таких расходов.
Указанные расходы могут быть включены в состав валовых расходов (ВР) плательщика налога только при наличии подтверждающих документов, удостоверяющих эти расходы: транспортных билетов или транспортных счетов (багажных квитанций), счетов гостиниц (мотелей) либо других лиц, предоставляющих услуги по размещению физического лица, страховых полисов и т. п. Не включаются в состав расходов плательщика налога наличные, потраченные на цели, определенные пп.5.3.1 и 5.4.4 Закона о налогообложении прибыли, а также на цели, не связанные с возмещением личных расходов физического лица, находящегося в командировке.
Не разрешается относить к составу расходов на питание стоимость алкогольных напитков и табачных изделий, суммы “чаевых” (за исключением случаев, когда суммы таких “чаевых” включаются в счет согласно законам страны пребывания), а также плату за зрелищные мероприятия.
Дополнительно к расходам, определенным абзацем первым того же подпункта, относятся не подтвержденные документально расходы на питание и финансирование других собственных нужд физического лица (суточных расходов), понесенных в связи с его командировкой, в границах предельных норм, устанавливаемых КМУ на каждый полный день командировки, включая день отъезда и приезда.
Указанные предельные нормы устанавливаются в гривнях:
- в единой сумме для командировок за границу, независимо от страны командировки и статуса населенных пунктов;
- в единой сумме для командировок в пределах Украины, независимо от статуса населенных пунктов.
Любые расходы на командировку могут быть включены в состав ВР плательщика налога при наличии документов, подтверждающих связь такой командировки с хозяйственной деятельностью такого плательщика налога - приглашений принимающей стороны, деятельность которой совпадает с деятельностью плательщика налога; заключенного договора (контракта); других документов, устанавливающих или удостоверяющих желание установить гражданско-правовые отношения; документов, удостоверяющих участие лица, которое командировано стороной, в переговорах, конференциях или симпозиумах, проводимых по тематике, совпадающей с хозяйственной деятельностью плательщика налога.
Суммы и состав расходов на командировки государственных служащих, а также других лиц, направляемых в командировку предприятиями, учреждениями и организациями, которые полностью или частично содержатся (финансируются) за счет бюджетных средств, определяются КМУ. Сумма суточных для таких категорий физических лиц не может превышать суммы, установленной абзацем вторым пп.5.4.8 Закона о налогообложении прибыли для других командированных лиц. Собственник или уполномоченное им лицо может устанавливать дополнительные ограничения относительно сумм и целей использования денежных средств, предоставленных на командировки.
В настоящее время у нас много субъектов предпринимательской деятельности, не являющихся плательщиками налога на прибыль. И как же они должны соблюдать пп.5.4.8 Закона о налогообложении прибыли? ГНАУ об этом в своем Порядке № 440 не упоминает.
Постановление № 663 устанавливает для работников предприятия предельные нормы суточных, нормы возмещения командировочных для бюджетных учреждений или организаций, которые частично содержатся за счет средств бюджетов. Этим же Постановлением определяется предельный срок командировок.
Инструкция № 59 определяет порядок командировок в пределах Украины и за границу, дополнительные ограничения для государственных служащих и других лиц, направленных в командировку предприятиями, которые полностью или частично содержатся (финансируются) за счет бюджетных средств.
Следовательно, командированному работнику во избежание штрафных санкций и дополнительного налогообложения подотчетных сумм необходимо соблюдать следующие требования.
Представить отчет об использованных средствах, выданных на командировку, в течение 3 банковских дней, следующих за днем окончания командировки.
Не израсходованный в командировке аванс должен быть возвращен в течение 3 банковских дней, следующих за днем окончания командировки.
При наличии излишне использованных сумм возвратить их в кассу или перечислить на банковский счет предприятия до или во время представления отчета. (Знать бы ещё, о чем идет речь... Обратите также внимание на то, что эти суммы возвращаются до или во время представления отчета: это означает, что отчет не принимается до тех пор, пока эта сумма не будет внесена в кассу или перечислена на банковский счет предприятия).
К отчету об использовании средств, полученных на командировку, необходимо приложить документы в оригинале, подтверждающие все расходы, кроме суточных: транспортные билеты, багажные квитанции, счета гостиниц, страховые полисы, счета за бытовые услуги, за пользование телевизором, кондиционером, за телефонные переговоры, квитанции за пользование постельными принадлежностями в поездах и т. д.
Получить корешок расписки, который свидетельствует о приеме ответственным работником предприятия к проверке авансового отчета, где указывается дата принятия отчета и количество документов, приложенных к отчету. Этот корешок является своеобразным “хитом” Приказа № 440.
К оформлению этого документа работникам предприятия следует относиться очень ответственно, потому что командированные работники не всегда будут согласны с предъявленными им претензиями и тем более с взысканием штрафов или налогов. При разрешении споров в суде этот корешок будет иметь немалую юридическую силу.
Изложенное выше означает, что работник, выполнивший все эти требования, может быть спокоен за свой доход, так как к нему не будут применены никакие санкции или “сверхлимитные” удержания.
Не исключено, что в случае несоблюдения хотя бы одного из перечисленных требований работнику грозят меры материального воздействия.
В чем же они будут заключаться?
Штрафы за несвоевременный возврат авансов по командировкам.
Эпопея с обязательной выдачей авансов командированным работникам началась в 2002 году. Сначала этого требовали по командировкам за границу (Постановление КМУ от 11.07.2002 г. № 977), а с 11.04.2003 года это требование Инструкцией № 59 распространили и на командировки по Украине. И вот Постановлением КМУ от 05.11.2003 г. № 1732 Постановление № 663 приведено в соответствие с Инструкцией № 59.
Возможно, это одна из ловушек законодателя, к которой он готовился заранее. Поэтому и вносились изменения в нормативные акты, касающиеся обязательного обеспечения командированных работников авансами, чтобы в 2004 г. получить дополнительные доходы в бюджет от штрафов и налогов при несвоевременном возврате подотчетных сумм...
Не секрет, что к порядку расчета суммы аванса на командировку предприятия подходят формально, но в основном ограничиваются минимумом, так как выдавать заведомо меньшую сумму безопаснее как для предприятия, так и для работника.
Несвоевременное представление авансового отчета и задержка возврата неиспользованных сумм будет стоить работнику штрафа в размере 15% несвоевременно возвращенной суммы. Печально, что и после внесения этой суммы в кассу или на банковский счет предприятия штраф работнику не возмещается.
Ни в Законе № 889, ни в Порядке № 440 ничего не сказано о том, кому должен “принадлежать” этот штраф - предприятию или бюджету? Думаем, что все-таки эту сумму нужно отдавать в бюджет, так как в противном случае налоговым работникам нет смысла контролировать соблюдение этой нормы. В лучшем случае они получили бы 30% суммы этого штрафа в виде налога на прибыль. Но если учесть количество убыточных предприятий (более 40%), то вероятность слишком мала, чтобы рассчитывать на серьезный доход по этой статье. Предприятия, работающие на упрощенной системе налогообложения, и бюджетные учреждения вообще ничего с этой суммы не будут вносить в бюджет. Однако подождем официальных разъяснений по этому вопросу.
Налог с доходов физических лиц по командировкам
Излишне израсходованные и не возвращенные в установленные сроки'средства3 будут увеличивать месячный налогооблагаемый доход работника в соответствии с п.3.4 Закона № 889.
Это означает, что объект налогообложения по излишне израсходованным и не возвращенным вовремя средствам рассчитывается по следующей схеме:
Он = Сн х К : 100;
К = 100 : (100 - Сп),
где Он - объект налогообложения;
Сн - несвоевременно возвращенная сумма излишне израсходованных средств;
К - коэффициент пересчета;
Сп - ставка налога, установленная для этого дохода на момент начисления.
Пример. Работник возвратил позже установленного срока 50 грн., полученные на командировку и излишне израсходованные.
В этом случае с работника удерживается штраф в размере 15%, то есть 7,50 грн.
Если работник возвратил излишне использованные средства в следующем месяце, а не в месяце возвращения из командировки, то помимо штрафа, ему придется заплатить ещё и налог с доходов физических лиц в следующем размере:
50 грн. х 1,1494 х 13% = 7,47 грн.,
где 1,1494 - коэффициент, который рассчитан таким образом: 100 : (100 - 13%);
13% - ставка налога на доходы физических лиц, действующая в 2004 году.
Штрафы и налогообложение излишне израсходованных
и несвоевременно возвращенных средств, выданных на хознужды
Порядок выдачи средств под отчет регулируется Постановлением № 72. На сегодняшний день в Постановлении № 72 и Порядке № 440 имеются существенные расхождения, касающиеся сроков представления авансовых отчетов о расходах на хознужды. Они обязательно должны быть урегулированы до 01.01.2004 года, иначе это вызовет массу конфликтов между работниками, предприятием и налоговыми органами.
О чем идет речь?
Согласно Постановлению № 72 авансовый отчет представляется в течение 3 рабочих дней по командировкам, 10 - по закупке и заготовке сельхозпродуктов, на следующий день - по хознуждам. А согласно Порядку № 440, на все - 3 дня.
За превышение сроков использования выданной под отчет наличности, а также за выдачу денежных средств под отчет без полного отчета по ранее выданным средствам, к предприятию применяются финансовые санкции в виде штрафов в размере 25% выданных под отчет сумм (абзац 5 п.1 Указа №436).
Порядок взыскания штрафов и налогов с граждан при несвоевременном возврате подотчетных сумм.
Сначала рассчитывается сумма заработной платы, производятся удержания, а затем из этой суммы взыскиваются штраф и налог. При недостаточности получившейся “к выдаче” суммы такой зарплаты - за счет налогооблагаемых доходов последующих отчетных месяцев до полного погашения начисленной суммы.
Если плательщик налога прекращает трудовые или гражданско-правовые отношения с лицом, выдавшим эти средства, то начисленные суммы удерживаются за счет последней выплаты налогооблагаемого дохода во время проведения окончательного расчета, а при недостаточности сумм такого дохода непогашенная часть налога включается в состав налогового обязательства плательщика налога по результатам отчетного налогового года.
Если полное удержание такой суммы налога невозможно из-за смерти плательщика налога или признания его по решению суда безвестно отсутствующим или умершим, то такая сумма удерживается при начислении дохода за последний для такого плательщика налога налоговый период, а в непогашенной части признается безнадежной.
При прочтении данной нормы Закона № 889 невольно вспоминается трагический случай - авиакатастрофа самолета АН-140 в Иране 23.12.2002 г. и гибель 44 работников Харьковского авиационного завода. К сожалению, что делать в случае трагедий, подобных этой, Закон № 889 не оговаривает. Видимо, для таких случаев, которых не избежать в реальной жизни, нужно предусмотреть особый порядок документального оформления и налогообложения сумм, полученных под отчет.
Уважительных причин, по которым работник не сможет своевременно отчитаться или вернуть неиспользованные суммы предприятию, может быть несколько, и их также нужно было бы предусмотреть в Законе № 889. Надеемся, что это и будет сделано в недалеком будущем.
Нюансы возврата инвалютных средств при загранкомандировках.
Остаток неиспользованных подотчетных сумм, выданных командированному работнику, подлежит возврату в кассу предприятия такими же денежными единицами, которыми был выдан аванс.
Согласно п. 1.14 разд.II Инструкции № 59, если работник получил аванс на командировку за рубеж и не уехал, то он должен в течение 3 рабочих дней со дня принятия решения об отмене поездки возвратить в кассу предприятия указанные средства в таких денежных единицах, в которых был выдан аванс.
В случае невозврата работником остатка инвалютных денежных средств в определенный срок, соответствующая сумма взыскивается с него предприятием, согласно ст. 2 Закона № 217, в трехкратном размере от невнесенных инвалютных средств, пересчитанных в национальную валюту по официальному обменному курсу НБУ.
Санкции, которые могут быть применены к предприятиям и гражданам при нарушениях с подотчетными суммами.
Подведем итоги.
Согласно имеющимся на дату выхода публикации нормативным документам, в 2004 году за несвоевременный возврат в кассу или на банковский счет предприятия излишне израсходованных средств к гражданам могут быть применены следующие виды санкций:
- штраф в размере 15% излишне израсходованных средств, полученных под отчет и несвоевременно внесенных в кассу предприятия или на банковский счет предприятия (пп.9.10.3 Закона № 889);
- за несвоевременный возврат выданных средств - налог с доходов физических лиц: объект налогообложения составит несвоевременно возвращенную сумму, умноженную на коэффициент 1,1494 при ставке налога 13% (п.3.4 и п.9.10.3 Закона № 889);
- за невнесение или несвоевременное внесение выданных валютных средств - утроенная сумма невнесенных средств, пересчитанных в национальную валюту по официальному обменному курсу НБУ (ст.2 Закона № 217).
Нарушения при выдаче под отчет авансов на командировки и хознужды могут и для предприятий обойтись недешево:
- за превышение сроков использования выданной под отчет наличности, а также за выдачу денежных средств под отчет без полного отчета по ранее выданным средствам к предприятию применяются финансовые санкции в виде штрафов в размере 25% выданных под отчет сумм (абзац 5 п.1 Указа № 436);
- за невыдачу аванса командированному работнику предусмотрен админштраф от 255 до 850 грн. (ст.41 КУоАП) и от 850 до 1700 грн. (ст.41 КУоАП).
Кроме того, следует помнить о том, что суточные по командировкам за границу должны быть выплачены в сумме, которая в эквиваленте по официальному курсу гривни к иностранным валютам не превышает предельных норм суточных расходов (п. 1.2 разд.II Инструкции № 59).
Нормативная база
1. КУоАП - Кодекс Украины об административных правонарушениях.
2. Закон о налогообложении прибыли - Закон Украины “О налогообложении прибыли предприятий”.
3. Закон № 889 - Закон Украины от 22.05.2003 г. № 889-IV “О налоге с доходов физических лиц”.
4. Закон № 217 - Закон Украины от 06.06.1995 г. № 217/95-ВР “Об определении размера убытков, причиненных предприятию, учреждению, организации разворовыванием, уничтожением (порчей), нехваткой или утратой драгоценных металлов, драгоценных камней и валютных ценностей” (с изменениями и дополнениями).
5. Указ № 436 - Указ Президента Украины “О применении штрафных санкций за нарушение норм регулирования обращения наличных” в редакции от 11.05.1999 г. № 491/99 (с изменениями и дополнениями).
6. Декрет № 13-92 - Декрет КМУ от 26.12.1992 г. № 13-92 “О подоходном налоге с граждан” (с изменениями и дополнениями).
7. Постановление № 663 - Постановление КМУ от 23.04.1999 г. № 663 “О нормах возмещения затрат на командировки в пределах Украины и за границу” (с изменениями и дополнениями).
8. Положение № 72 - Положение о ведении кассовых операций в национальной валюте в Украине, утвержденное постановлением Правления НБУ от 19.02.2001 г. № 72 (с изменениями и дополнениями).
9. Инструкция № 59 - Инструкция о служебных командировках в пределах Украины и за границу, утвержденная приказом Минфина Украины от 13.03.1998 г. № 59 (с изменениями и дополнениями).
10. Порядок № 440 - Порядок составления Отчета об использовании средств, предоставленных на командировку или под отчет, утвержденный приказом ГНАУ от 19.09.2003 г. № 440.
“Экспресс анализ законодательных и нормативных актов”, №23(441), 7 июня 2004г.
Подписной индекс 40783