Командировочные и подотчетные средства:
налогообложение в 2004 году
ВОПРОС: Какие в наступившем году появились новые нюансы в налогообложении при выдаче денежных средств на командировку и под отчет?
ОТВЕТ: До 2004 года проблема удержания и перечисления налогов с физических лиц полностью возлагалась на предприятия, которые рассчитывали совокупный налогооблагаемый доход, обеспечивали применение всевозможных льгот по налогу, производили пересчет налога по основному месту работы. С 2004 года многим гражданам придется осваивать специальность бухгалтера, так как без этих навыков вряд ли кто-либо сможет в полной мере воспользоваться предоставленными льготами и получить их в налоговых органах.
На страницах нашего издания мы знакомили читателей с нюансами Закона № 889, но он содержит столько нового и непривычного в налогообложении доходов физических лиц, что писать о нем мы будем ещё долго. Нет сомнений, что в Закон № 889 будут вноситься изменения и дополнения, потому что в новых законах, как всегда, многие нормы и положения не урегулированы, и следовательно, находить их и мучиться с ними предстоит, прежде всего, нам с вами.
Вступление в силу Закона № 889 практически сразу же показало, что законодателями предусмотрено правильно, что - ошибочно. Всем нужно быть готовыми к тому, что ошибки и неувязки будут выявляться и исправляться “по ходу действия”.
Уже сегодня ясно, что очень коварную норму законодатели заложили в пп.4.2.15, касающуюся командировочных расходов. С 01.01.2004 г. в состав общего налогооблагаемого дохода будет включаться сумма излишне израсходованных средств, полученных налогоплательщиком на командировку или под отчет и не возвращенных в установленные законодательством сроки. Сумма, на которую будет увеличиваться налогооблагаемый доход, рассчитывается в соответствии с п.9.10 Закона № 889.
У нас и сегодня всё непросто с наличным обращением, в том числе и с порядком выдачи и погашения авансов, выданных под отчет работникам на командировки, но с нового года ситуация усугубится для физических лиц ещё и угрозой налогообложения несвоевременно возвращенных подотчетных сумм. Так что новая “головная боль” бухгалтерам по командировкам и подотчетным суммам в 2004 году обеспечена.
Как можно требовать от бухгалтеров четкого исполнения норм Закона № 889, если, к примеру, п.9.10 никак не назовешь ясным и понятным? И как же бухгалтеру объяснять командированному работнику, что “лишний” налог, с него взыскали верно? Мало было разбирательств с налоговыми органами, так теперь ещё и со своими работниками придется судиться.
Что же непонятного в п.9.10? А то, что Закон № 889 не определяет такое понятие, как “излишне израсходованные средства”. Вот и удерживай с этого непонятного налог, да к тому же не за счет предприятия, а за счет физического лица. Возможно, для законодателей и ГНАУ этот термин так же привычен, как для нас, к примеру, НДС, и потому они не удосужились объяснить его налогоплательщикам?
А налоговые агенты и налогоплательщики теперь ломают голову над тем, что же законодатель мог подразумевать под выражением “излишне израсходованные суммы”. Если исходить из непосредственного содержания термина, то это понятие можно понимать как угодно. Это может быть и остаток аванса, который работник не израсходовал, но возвратить в установленный срок не смог, так как истратил его на личные нужды. Этот термин можно применить и в ситуации, когда работнику выдан аванс для покупки какого-то товара по определенной цене, а он приобрел его за сумму, превышающую выданный аванс и т. д. По командировкам таких ограничений может быть много, так как законодательство разрешает руководителю предприятия ограничивать некоторые виды командировочных расходов (вид и класс транспорта, сумму телефонных переговоров, класс гостиницы и т. д.). И как же это лишнее следует определять учетным работникам?
Излишне израсходованными суммами можно также посчитать суммы, израсходованные сверх предельных размеров, утвержденных нормативными документами.
Излишний расход - это расход чего-нибудь сверх меры или злоупотребление своим положением по использованию денежных средств предприятия. Но как бухгалтер должен применить этот термин к подотчетным суммам, пока остается загадкой.
ГНАУ утвердила форму Отчета об использовании средств, выданных на командировки или под отчет, а также Порядок № 440, но, к сожалению, и в Порядке мы не найдем ответа на этот вопрос. В то же время, п.6 Приказа обязывает государственные налоговые администрации контролировать правильность налогообложения излишне израсходованных сумм, полученных плательщиком налога на командировки или под отчет и не возвращенных в установленные сроки.
Рассмотрим более подробно, что нового будет в 2004 году с суммами, выданными на командировки и под отчет на хознужды.
Прежде всего бухгалтерам необходимо уяснить, требования каких нормативных актов следует соблюдать при выдаче средств на командировки.
Это изложено ГНАУ в п.1 Порядка № 440:
“Порядок предоставления средств на командировку регулируется подпунктом 5.4.8 пункта 5.4 статьи 5 Закона Украины “О налогообложении прибыли предприятий”, Постановлением Кабинета Министров Украины от 23 апреля 1999 года № 663 “О нормах возмещения командировочных расходов в пределах Украины и за границу” (с изменениями и дополнениями), приказом Министерства финансов Украины от 13 марта 1998 года № 59 “Об утверждении Инструкции о служебных командировках в пределах Украины и за границу”, зарегистрированным в Министерстве юстиции Украины 31 марта 1998 года № 218/2658 (с изменениями и дополнениями)”.
Согласно пп.5.4.8 Закона о налогообложении прибыли к расходам двойного назначения относятся расходы на командировки физических лиц, находящихся в трудовых отношениях с налогоплательщиком или являющихся членами руководящих органов плательщика налога, в пределах фактических расходов командированного лица на проезд (включая провоз багажа) как к месту командировки, так и обратно, а также по месту командировки, стоимости проживания в гостиницах (мотелях), а также включенных в такие счета расходов на питание или бытовые услуги (стирка, чистка, ремонт одежды, обуви или белья), наем других жилых помещений, телефонных счетов, оформление заграничных паспортов, разрешений на въезд (виз), обязательного страхования, расходов на устный и письменный переводы, других документально оформленных расходов, связанных с правилами въезда и пребывания в месте командировки, включая любые сборы и налоги, подлежащие уплате в связи с осуществлением таких расходов.
Указанные расходы могут быть включены в состав валовых расходов (ВР) плательщика налога только при наличии подтверждающих документов, удостоверяющих эти расходы: транспортных билетов или транспортных счетов (багажных квитанций), счетов гостиниц (мотелей) либо лиц, предоставляющих услуги по размещению физического лица, страховых полисов и т. п. Не включаются в состав расходов плательщика налога наличные, потраченные на цел и, определенные пп.5.3.1и 5.4.4 Закона о налогообложении прибыли, а также на цели, не связанные с возмещением личных расходов физического лица, находящегося в командировке.
Не разрешается относить к составу расходов на питание стоимость алкогольных напитков и табачных изделий, суммы “чаевых” (за исключением случаев, когда суммы таких “чаевых” включаются в счет согласно законам страны пребывания), а также платы за зрелищные мероприятия.
Дополнительно к расходам, определенным абзацем первым того же подпункта, относятся не подтвержденные документально расходы на питание и финансирование других собственных нужд физического лица (суточных расходов), понесенных в связи с его командировкой, в границах предельных норм, устанавливаемых КМУ на каждый полный день командировки, включая день отъезда и приезда.
Указанные предельные нормы устанавливаются в гривнях:
- в единой сумме для командировок за границу, независимо от страны командировки и статуса населенных пунктов;
- в единой сумме для командировок в пределах Украины, независимо от статуса населенных пунктов.
Любые расходы на командировку могут быть включены в состав ВР плательщика налога при наличии документов, подтверждающих связь такой командировки с хозяйственной деятельностью такого плательщика налога: приглашений принимающей стороны, деятельность которой совпадает с деятельностью плательщика налога; заключенного договора (контракта); других документов, устанавливающих или удостоверяющих желание установить гражданско-правовые отношения; документов, удостоверяющих участие лица, которое командировано стороной, в переговорах, конференциях или симпозиумах, проводимых по тематике, совпадающей с хозяйственной деятельностью плательщика налога.
Суммы и состав расходов на командировки государственных служащих, а также других лиц, направляемых в командировку предприятиями, учреждениями и организациями, которые полностью или частично содержатся (финансируются) за счет бюджетных средств, определяются КМУ. Сумма суточных для таких категорий физических лиц не может превышать сумму, установленную абзацем вторым пп.5.4.8 Закона о налогообложении прибыли для других командированных лиц. Собственник или уполномоченное им лицо может устанавливать дополнительные ограничения относительно сумм и целей использования денежных средств, предоставленных на командировки. |
В настоящее время у нас много субъектов предпринимательской деятельности, не являющихся плательщиками налога на прибыль. И как же они должны соблюдать пп.5.4.8 Закона о налогообложении прибыли? ГНАУ об этом в своем Порядке № 440 не упоминает.
Постановление № 663 устанавливает для работников предприятия предельные нормы суточных, нормы возмещения командировочных для бюджетных учреждений или организаций, которые частично содержатся за счет средств бюджетов. Этим же Постановлением определяется предельный срок командировок.
Инструкция № 59 определяет: порядок командировок в пределах Украины и за границу; дополнительные ограничения для государственных служащих и других лиц, направленных в командировку предприятиями, которые полностью или частично содержатся (финансируются) за счет бюджетных средств.
Следовательно, командированному работнику во избежание штрафных санкций и дополнительного налогообложения подотчетных сумм необходимо:
1. Представить отчет об использованных средствах, выданных на командировку, в течение 3 банковских дней, следующих за днем окончания командировки;
2. Неизрасходованный в командировке аванс возвратить в течение 3 банковских дней, следующих заднем окончания командировки;
3. Излишне использованные суммы возвратить в кассу или перечислить на банковский счет предприятия до или во время представления отчета. (Знать бы ещё, о чем идет речь... Обратим внимание на то, что эти суммы возвращаются до или во время представления отчета - это означает, что отчет не принимается до тех пор, пока эта сумма не будет внесена в кассу или перечислена на банковский счет предприятия);
4. К отчету об использовании средств, полученных на командировку, приложить документы в оригинале, подтверждающие все расходы, кроме суточных: транспортные билеты, багажные квитанции, счета гостиниц, страховые полисы, счета за бытовые услуги, за пользование телевизором, кондиционером, за телефонные переговоры, квитанции за пользование постельными принадлежностями в поездах и т. д.;
5. Получить корешок расписки, который свидетельствует о приеме ответственным работником предприятия к проверке авансового отчета, где указываются дата принятия отчета и количество документов, приложенных к отчету. Этот корешок является своеобразным “хитом” Приказа № 440.
К оформлению этого документа работникам предприятия следует относиться очень ответственно, потому что командированные работники не всегда будут согласны с предъявленными им претензиями и тем более с взысканием штрафов или налогов. При разрешении споров в суде этот корешок будет иметь немалую юридическую силу.
Изложенное выше означает, что работник, выполнивший все эти требования, может быть спокоен за свой доход, так как к нему не будут применены никакие санкции или “сверхлимитные” удержания.
Не исключено, что в случае несоблюдения хотя бы одного из перечисленных требований работнику грозят меры материального воздействия.
“Экспресс анализ законодательных и нормативных актов”, №7(425), 16 февраля 2004г.
Подписной индекс 40783