ДЕРЖАВНА ПОДАТКОВА АДМІНІСТРАЦІЯ УКРАЇНИ
ЛИСТ
03.06.2004 N 10013/7/25-0017
Про застосування Методичних рекомендацій
про порядок подання та розгляду скарг
(заяв) платників податків органами
державної податкової служби
(Витяг)
<...>
II. Подання та реєстрація скарг (заяв) платників податків
1. Подання платниками податків або їх представниками скарг (заяв) на податкові повідомлення-рішення або на інші рішення органів державної "податкової служби здійснюється у порядку, передбаченому статтею 5 Закону України "Про порядок погашення зобов'язань платників податків перед бюджетами та державними цільовими фондами" ( 2181-14 ) та пунктами 4 і 5 Положення про порядок подання та розгляду скарг платників податків органами державної податкової служби .
Подання скарг (заяв) на постанови по справах про адміністративні правопорушення здійснюється у порядку, передбаченому статтею 288 Кодексу України про адміністративні правопорушення ( 80732-10 ) та пунктом 13 Положення про порядок подання та розгляду скарг платників податків органами державної податкової служби .
Порядок подання та розгляду усних та письмових звернень громадян здійснюється згідно з Положенням про порядок розгляду звернень громадян в органах державної податкової служби України (затверджено наказом ДПА України від 27 лютого 2004 року N 112 і зареєстровано в Міністерстві юстиції України 25 березня 2004 року за N 366/8965).
2. Реєстрація скарги (заяви) платника податків здійснюється працівником діловодної служби органу державної податкової служби в день подання (надходження) скарги (заяви) до органу державної податкової служби.
Відмова в прийнятті скарги (заяви) платника податків забороняється.
Працівникам структурних підрозділів органу державної податкової служби забороняється приймати скарги (заяви) від посадових осіб платників податків або їх представників, громадян.
3. Працівник діловодної служби органу державної податкової служби при надходженні скарги (заяви) поштою з повідомленням про вручення або під час подання скарги (заяви) безпосередньо до діловодної служби посадовою особою платника податків чи представником платника податків, громадянином зобов'язаний:
1) перевірити правильність адреси доставленої кореспонденції, цілісність конверта (пакета) і у разі необхідності (у випадку подання скарги (заяви) безпосередньо до діловодної служби посадовою особою платника податків чи представником платника податків, громадянином) вчинити на другому примірнику скарги (заяви) підпис про її одержання, зазначивши своє прізвище і дату одержання скарги (заяви) та реєстраційний номер вхідної кореспонденції;
2) розкрити конверт (пакет) і перевірити наявність у ньому скарги (заяви) та відповідність адресантів, зазначених на конверті (пакеті), адресантам, які зазначені у скарзі (заяві);
3) вчинити відмітку про надходження (реєстрацію) скарги (заяви);
4) перевірити наявність і повноту зазначених у скарзі (заяві) додатків, відповідність їх назви, дати і номера та кількості аркушів.
4. Якщо під час виконання дій, зазначених у пункті 3 розділу II цих Методичних рекомендацій , виявлено відсутність документа чи додатків до нього або їх пошкодження, невідповідність номера на конверті номеру документа, складається акт у двох примірниках, один з яких надсилається відправнику, а другий залишається у діловодній службі. На оригіналі документа робляться відповідні записи. Про пошкодження конверта (пакета) робиться відмітка у поштовому реєстрі та на конверті (пакеті). Такі ж дії здійснює працівник діловодної служби також за таких обставин при безпосередньому прийнятті скарги (заяви) від посадової особи або представника платника податків, громадянина.
Конверти зберігаються і додаються до документів.
5. Неправильно оформлена (непідписана) або надіслана не за адресою скарга (заява) повертається відправнику або пересилається за належністю, про що повідомляється автору звернення.
Скарга (заява), що надійшла до органу державної податкової служби, підлягає обов'язковому попередньому розгляду. Попередній розгляд скарги (заяви) здійснюється керівником діловодної служби або іншою уповноваженою на це особою відповідно до розподілу обов'язків між працівниками. Попередній розгляд скарги (заяви) повинен здійснюватись у день їх одержання.
<...>
7. Реєстрація скарги (заяви) здійснюється централізовано діловодною службою органу державної податкової служби лише один раз - у день надходження скарги (заяви).
Скарга (заява) після її реєстрації передається на розгляд керівництву органу державної податкової служби.
8. Розгляд скарг (заяв) здійснюється керівництвом органу державної податкової служби невідкладно, і наслідки розгляду фіксуються в резолюціях. Після розгляду керівництвом органу державної податкової служби скарга (заява) повертається до діловодної служби.
Діловодна служба заносить до відповідних граф журналу реєстрації вхідної кореспонденції зміст доручень з розгляду скарги (заяви). За необхідності працівник діловодної служби робить ксерокопії скарги (заяви) і оформляє два примірники контрольних карток.
Скарга (заява) з одним примірником контрольної картки передається у структурні підрозділи органу державної податкової служби на виконання, а другий примірник контрольної картки направляється до контрольної служби.
Якщо у резолюції керівника органу державної податкової служби визначено виконавцями з розгляду скарги (заяви) два або більше структурних підрозділи, то оригінал скарги (заяви) разом з додатками до неї і контрольною карткою направляється до структурного підрозділу, який значиться у резолюції першим. Решті структурних підрозділів направляється копія скарги (заяви) та доданих до неї додатків, і на копії скарги (заяви) вчиняється контрольний строк виконання.
9. Скарга (заява), направлена за резолюцією керівника органу державної податкової служби на розгляд структурним підрозділам, передається працівником діловодної служби безпосередню керівнику або діловоду структурного підрозділу під розпис у журналі реєстрації вхідної кореспонденції. Одержана структурним підрозділом для розгляду скарга (заява) в обов'язковому порядку обліковується в журналі обліку вхідної кореспонденції.
Керівник структурного підрозділу при розгляді скарги (заяви) визначає безпосереднього виконавця документа та в необхідних випадках деталізує порядок його виконання.
Скарга (заява) повинна бути розглянута керівником структурного підрозділу і доведена до безпосередніх виконавців під розпис у журналі обліку вхідної кореспонденції у день її надходження. Скарга (заява), що надійшла після 17-ї години, може бути розглянута наступного робочого дня.
10. Після прийняття рішення за розглядом скарги (заяви) виконавець зобов'язаний зробити на нижньому полі першого аркуша скарги (заяви) запис про наслідки розгляду, зазначити номер і дату рішення, вказати номер справи за номенклатурою, де будуть зберігатись матеріали з розгляду скарги (заяви), та поставити свій підпис і дату.
Наслідки розгляду скарги (заяви) переносяться до журналу обліку вхідної кореспонденції і контрольної картки, яка після підписання керівником структурного підрозділу передається до контрольної служби у день виконання документа.
11. Виконавець здійснює оформлення рішення за розглядом скарги (заяви): проставляє індекс справи за номенклатурою і зазначає на конверті повну назву платника податків, прізвище та ініціали громадянина, поштову адресу (поштовий індекс, назву населеного пункту, області та вулиці, номер будинку і квартири). Оформлене таким чином рішення за розглядом скарги (заяви) виконавець передає у незаконвертованому вигляді до діловодної служби на реєстрацію, обробку і відправлення.
На примірнику рішення, що надсилається платнику податків за розглядом скарги (заяви), прізвище і номер службового телефону працівника органу державної податкової служби, яким розглядалася скарга (заява), не зазначаються. Вказані реквізити зазначаються на ксерокопіях рішення, які надсилаються органам державної податкової служби, та примірнику і ксерокопії рішення, які залишаються у справі з розгляду скарги (заяви).
12. Виконавець зобов'язаний після реєстрації рішення за розглядом скарги (заяви) на примірнику та ксерокопії рішення, що направляється на зберігання до справи за номенклатурою, зазначити індекс та дату його реєстрації.
Рішення за розглядом скарги (заяви) надсилається платнику податків поштою з повідомленням про вручення або безпосередньо вручається посадовій особі (керівнику чи головному бухгалтеру) платника податків, а у відповідних випадках - громадянину.
III. Розгляд скарг (заяв) платників податків
Розгляд скарг (заяв) платників податків здійснюється у порядку та строки, визначені статтею 5 Закону України "Про порядок погашення зобов'язань платників податків перед бюджетами та державними цільовими фондами" ( 2181-14 ) та Положенням про порядок подання та розгляду скарг платників податків органами державної податкової служби .
Безпосередній виконавець - посадова особа підрозділу апеляцій або іншого структурного підрозділу, уповноважена керівником органу державної податкової служби (або його заступником) розглядати скаргу (заяву) після її отримання, зобов'язаний:
1) перевірити дотримання платником податків (представником платника податків), громадянином передбачених законом граничних строків оскарження рішень і постанов та наявність заяви про продовження у випадках, передбачених законодавством, граничних строків для подання скарг (заяв) про перегляд рішень органів державної податкової служби;
2) перевірити, чи входять до компетенції органу державної податкової служби вирішення питань, викладених у скарзі (заяві);
3) перевірити наявність та з'ясувати достатність доданих до скарги (заяви) документів, необхідних для її розгляду по суті, та за необхідності витребувати від органу державної податкової служби, рішення якої оскаржується, документи, зазначені у підпункті 5.2 пункту 5 Положення про порядок подання та розгляду скарг платників податків органами державної податкової служби ;
4) вирішити питання щодо доцільності витребування висновків від структурних (галузевих) підрозділів органу державної податкової служби для розгляду скарги (заяви) по суті;
5) повідомити особу, яка подала скаргу (заяву), про час та місце розгляду скарги (заяви) за наявності прохання особи брати участь під час розгляду скарги (заяви);
6) перевірити відповідність вимогам законодавства рішення, яке оскаржується платником податків, чи постанови, яка оскаржується посадовою особою платника податків або громадянином;
7) підготувати проект рішення про продовження строку розгляду скарги (заяви), після прийняття якого передати рішення до діловодної служби для вручення або надсилання рішення особі, яка подала скаргу (заяву);
8) підготувати в установленому законодавством порядку (за наявності підстав) пропозиції платнику податків щодо податкового компромісу і скласти письмове обгрунтування доцільності податкового компромісу та надати його у порядку, визначеному законодавством, для погодження;
9) підготувати проект рішення за розглядом скарги (заяви) платника податків або посадової особи платника податків чи громадянина, завізувати проект рішення і надати його безпосередньому начальнику.
У разі коли норма закону або іншого нормативно-правового акта, виданого на підставі закону, або коли норми різних законів чи різних нормативно-правових актів припускають неоднозначне (множинне) трактування прав та обов'язків платників податку або органів державної податкової служби, внаслідок чого є можливим прийняти рішення як на користь платника податків, так і на користь органу державної податкової служби, рішення приймається на користь платника податків.
При розгляді скарг (заяв) платників податків на рішення органів державної податкової служби за наявності порушених кримінальних справ необхідно також враховувати вимоги Листа ДПА України від 27 жовтня 2003 року N 16767/7/25-0017 "Щодо розгляду скарг (заяв) платників податків на рішення органів державної податкової служби за наявності порушених кримінальних справ".
При обгрунтуванні рішень під час проведення апеляційних процедур органи державної податкової служби використовують також податкові роз'яснення. Податкове роз'яснення є оприлюдненням офіційного розуміння окремих положень податкового законодавства уповноваженими на це органами державної податкової служби. Податкове роз'яснення не має сили нормативно-правового акта.
Проект рішення за розглядом скарги (заяви) платника податків оформляється відповідно до вимог пунктів 9, 10 і 14 Положення про порядок подання та розгляду скарг платників податків органами державної податкової служби .
Начальник відділу (управління) або уповноважений розглядати скаргу (заяву) працівник, після розгляду і візування проекту рішення передає його керівнику органу державної податкової служби (або його заступнику) і після підписання рішення працівник, який розглядав скаргу (заяву), тиражує необхідну кількість примірників рішення та передає їх діловодній службі для вручення або надсилання рішення особі, яка подала скаргу (заяву), і ксерокопії рішення для надсилання органу (органам) державної податкової служби, рішення якого було оскаржено.
Рішення вважається надісланим (врученим) юридичній особі - платнику податків, якщо його вручено керівнику або уповноваженій особі такої юридичної особи - платника податків під розписку або надіслано поштою з повідомленням про вручення за адресою, зазначеною юридичною особою - платником податків безпосередньо у скарзі (заяві) як адреса, на яку необхідно надіслати рішення (відповідь) на скаргу (заяву).
Рішення вважається надісланим (врученим) фізичній особі - платнику податків, якщо його вручено особисто такій фізичній особі або уповноваженій нею особі чи надіслано поштою з повідомленням про вручення за адресою, зазначеною фізичною особою - платником податків у скарзі (заяві) як адреса, на яку необхідно надіслати рішення (відповідь) на скаргу (заяву).
Ксерокопія рішення, прийнятого за розглядом первинної скарги платника податків, за резолюцією керівника органу державної податкової служби (або його заступника) передається структурному підрозділу, до функції якого входить підготовка податкових повідомлень-рішень, для вчинення установлених законодавством дій і долучається разом з матеріалами розгляду скарги до справи платника податків з оподаткування.
Ксерокопія рішення, прийнятого органом державної податкової служби вищого рівня за розглядом повторної скарги (заяви) платника податків, надсилається для виконання до органу державної податкової служби (рішення якого було оскаржено) за місцем взяття на облік платника податків і зберігається у справі з матеріалами розгляду скарги (заяви), які долучаються до справи платника податків з оподаткування.
Крім того, ксерокопія рішення, прийнятого органом державної податкової служби вищого рівня за розглядом повторної скарги платника податків, зберігається також безпосередньо у справі з матеріалами розгляду скарги;
10) у разі скасування за розглядом скарги (заяви) рішення або постанови, які оскаржувалися, не пізніше наступного робочого дня після реєстрації рішення начальник відділу апеляцій або структурного підрозділу, працівник якого розглядав скаргу (заяву), надає супровідним листом таке рішення підрозділу кадрів, організаційно-розпорядчому підрозділу та підрозділу, спеціалісти якого здійснювали перевірку, для вирішення в установленому законодавством порядку питання про притягнення до відповідальності працівників, винних у неякісному проведенні перевірки та прийнятті неправомірного рішення. Ксерокопії наказів, виданих за скасованими рішеннями, надаються підрозділами кадрів до підрозділу апеляцій для складання реєстру скасованих рішень і постанов з зазначенням про вжиті заходи до працівників за скасованими рішеннями і постановами;
11) скласти звіт про результати розглянутих скарг платників податків (посадових осіб платників податків), громадян;
12) передати начальнику відділу апеляцій реєстр скасованих рішень (постанов) та відомості про притягнення до відповідальності працівників;
13) за матеріалами перевірок яких прийняті рішення скасовано, і керівників, які прийняли неправомірні рішення, та працівників, які неякісно розглянули скаргу для складання зведеного звіту і реєстру;
аналізувати та узагальнювати причини, які були підставою для надходження обгрунтованих скарг платників податків на рішення органів державної податкової служби, прийняті за розглядом первинних скарг;
14) надати начальнику відділу конкретні приклади за скасованими рішеннями і постановами для узагальнення і підготовки пояснювальної записки до звіту та оглядових листів.
Функцію забезпечення захисту прав і законних інтересів платників податків при оскарженні ними рішень органів державної податкової служби в адміністративному порядку та процедури, що містить зазначена функція, затверджено Наказом Державної податкової адміністрації України від 13 грудня 2004 року № 271 "Про організаційну структуру органів державної податкової служби".
IV. Прикінцеві положення
Матеріали з розгляду скарг (заяв) платників податків формуються у справи. Формування справ здійснюється відповідно до вимог Типової інструкції і діловодства в органах державної податкової служби України. Формувати справу необхідно тільки з оригіналів (у разі їх відсутності ксерокопії) правильно оформлених і виконаних документів. Не допускати включення до справ чорнових і особистих документів, дублікатів документів та документів, що підлягають поверненню. Групувати у справи документи одного діловодного року.
До документів, які обов'язково повинна містити справа за розглядом скарги (заяви) платника податків, належать оригінали або у відповідних випадках ксерокопії:
1) скарги (заяви) та висновків;
2) примірник акта перевірки, рішення про застосування штрафних (фінансових) санкцій та інші документи (розрахунки), на підставі яких визначено податкове зобов'язання; податкове повідомлення - рішення про суми податкового зобов'язання або інше рішення органу державної податкової служби, що оскаржувалося;
3) первинна скарга платника податків та прийняте за її розглядом рішення.
У разі оскарження інших рішень або податкових вимог органів державної податкової служби разом із первинною скаргою платника податків у справі повинні бути рішення або податкові вимоги, що оскаржуються платником податків. Зокрема, рішення про: узгодження операцій із заставленими активами платника податків; розподіл суми податкових зобов'язань або податкового боргу між платниками податків, що виникають унаслідок реорганізації; погашення податкових зобов'язань, забезпечених податковою заставою, до проведення реорганізації; установлення солідарної відповідальності за сплату податкових зобов'язань платника податку, що реорганізується; поширення права податкової застави на всі активи платника податків, який створюється шляхом об'єднання інших платників податків; продаж активів, що перебувають у податковій заставі; арешт активів; дострокове розірвання договорів про розстрочення, відстрочення податкових зобов'язань за ініціативою органу державної податкової служби; про подання платником податків нової податкової декларації з виправленими показниками.
У разі оскарження постанови по справі про адміністративне правопорушення в справі повинні бути примірник акта перевірки, протоколу про адміністративне правопорушення та постанови по справі про адміністративне правопорушення.
Крім того, до справи долучаються зауваження та пояснення, якщо вони були подані особою під час перевірки і розгляду матеріалів перевірки та прийняття рішення чи винесення постанови, висновки органу державної податкової служби щодо поданих зауважень, примірник рішення (ксерокопія рішення), прийнятого за розглядом первинної скарги (заяви), письмове обгрунтування доцільності податкового компромісу та матеріали його узгодження з посадовою особою органу державної податкової служби, яка нарахувала оскаржуване податкове зобов'язання, а також посадовою особою, якій безпосередньо підпорядковується працівник, який розглядав скаргу (заяву), пропозиції, надіслані платнику податків, щодо податкового компромісу та лист платника про згоду (незгоду) на запропонований компроміс, письмова згода (незгода) керівника органу державної податкової служби вищого рівня на укладення податкового компромісу.
У справах з розгляду повторної скарги (заяви) платника податків можуть бути ксерокопії із оригіналів документів з розгляду первинної скарги (заяви), а у відповідних випадках - ксерокопії із документів з розгляду повторної скарги.
Справи з рішеннями за розглядом скарг (заяв) за минулий рік залишаються в структурному підрозділі органу державної податкової служби для поточної роботи.
Справи з рішеннями за розглядом скарг (заяв) повинні зберігатися в робочій кімнаті або в спеціально відведеному для цього приміщенні, розмішуватись у шафах. Керівники структурних підрозділів і діловоди забезпечують збереження документів і справ.
Закінчені діловодством справи з рішеннями за розглядом скарг (заяв) постійного і тривалого (понад 10 років) строків зберігання разом з реєстраційними журналами передаються до архіву органу державної податкової служби через два роки після завершення їх у діловодстві для наступного зберігання та використання.
Справи з рішеннями за розглядом скарг (заяв) постійного і тривалого термінів зберігання передаються до архіву за описами. При цьому на всіх примірниках описів напроти кожної справи робиться помітка про її наявність. Один примірник опису повертається структурному підрозділу, всі інші залишаються в архіві органу державної податкової служби.
Директор Департаменту апеляцій ДПА України I.Лонюк