Служебные командировки

Служебной командировкой считается поездка работника по распоряжению руководителя предприятия, объединения, учреждения, организации (далее - предприятие) на определенный срок в другой населенный пункт для выполнения служебного поручения вне места его постоянной работы.

Нет, наверное, ни одного предприятия, которое рано или поздно не направляет своего работника в служебные командировки. Это могут быть командировки в соседний город, район, область или другое государство. Вопросам, связанным с командировками как на территории Украины, так и за ее пределами, и посвящена данная публикация. Прежде чем мы перейдем к рассмотрению вопросов, связанных с командировками, сразу оговоримся, что в данной консультации не будут рассматриваться командировки государственных служащих и работников предприятий, которые полностью или частично содержатся (финансируются) за счет бюджетных средств.

Оформление командировки

Направление работника предприятия в командировку осуществляется руководителем этого предприятия или его заместителем и оформляется приказом (распоряжением) с указанием:

- пункта назначения;

- названия предприятия, на которое командируется работник;

- срока и цели командировки.

В случае направления работника в командировку за границу приказ (распоряжение) руководителя оформляется после утверждения:

- задания, в котором определяются цель командировки, срок, условия пребывания за границей (в случае поездки по приглашению прилагается его копия с переводом);

- сметы расходов по командировке.

На основании приказа работнику, который направляется в командировку, выписывается командировочное удостоверение, форма которого утверждена Приказом № 260. Выписанное командировочное удостоверение с обязательным указанием в нем инициалов командируемого работника, пункта назначения, срока и цели командировки регистрируется в специальном журнале, форма которого приводится в приложении 1 к Инструкции № 59. После регистрации в командировочном удостоверении проставляются отметки о дате выбытия с места постоянной работы, которые заверяются печатью.

Определение сроков командировки

Срок командировки определяется руководителем, но не может превышать:

- в пределах Украины 30 календарных дней. Срок командировки работников, которые направляются для выполнения в пределах Украины монтажных, наладочных, ремонтных и строительных работ, не должен превышать периода строительства объектов:

- заграницу - 60 календарных дней. Обращаем ваше внимание, что предельный срок командировки работников, которые направляются за границу по внешнеэкономическому договору (контракту) для осуществления монтажных, наладочных, ремонтных, проектных, проектно-изыскательских, строительных, строительно-монтажных и пусконаладочных работ, шефмонтажа и авторского надзора во время строительства, увеличен с 08.06.2004 г. с 60 дней до одного года.

Остановимся более подробно на ситуации, когда цель командировки за границу не связана с монтажными, строительными и аналогичными работами и по условиям контракта превышает 60 дней. Поскольку описанная ситуация встречается не так редко, Минфин неоднократно высказывал свое мнение по данному поводу, в частности в Письмах № 31-06230-12-21/1960 от 10.02.2004 г. и № 31-06230-13-16/7777 от 22.12.2003 г. Суть мнения Минфина относительно возможности увеличения заграничной командировки на срок более 60 дней сводится к следующему.

1. Согласно требованиям Постановления № 663 срок заграничной командировки (кроме выполнения монтажных, строительных и прочих работ) не может превышать 60 календарных дней.

2. Согласно разъяснениям Минтруда и социальной политики выполнение работ за границей свыше 60 календарных дней считается работой за границей.

3. При направлении работников на работу за границу на срок более 60 календарных дней следует руководствоваться нормативно-правовые актами, которые не ограничивают срок пребывания за границей работников украинских предприятий и не требуют проводить замену персонала каждые 60 календарных дней, а именно:

- Правилами об условиях труда советских работников за границей, утвержденными Постановлением Госкомтруда СССР от 25.12.74 г. № 365;

- Постановлением Госкомтруда СССР от 08.06.90 г. № 225 "Об усовершенствовании организации и оплаты труда советских специалистов, отправленных за границу по линии экономического и технического сотрудничества";

(Приведенные нормативные акты являются действующими согласно Постановлению Верховной Рады Украины от 12.09.91 г. № 1545-XII "О порядке временного действия на территории Украины отдельных актов законодательства СССР".)

- Постановлением Минтруда Украины "Об оплате труда в карбованцах работников, откомандированных за границу по линии экономического и технического сотрудничества" от 22.03.93 г. № 16 с изменениями, внесенными Приказом Минтруда от 16.01.96 г. № 4.

Кроме того, еще одним вопросом, заслуживающим внимания, является вопрос, как быть в случае, когда по уважительным причинам, работник вынужден задержаться в командировке?

В соответствии с п. 1.10 разд. 2 Инструкции № 59 с разрешения руководителя вынужденная задержка в командировке (в случае заболевания, отсутствия транспортных билетов, отмены авиарейсов, ремонта транспортного средства или по другим причинам, не зависящим от работника) может приниматься во внимание, но только при наличии подтверждающих документов в оригинале. При этом общий срок такой командировки не может превышать 60 календарных дней. Решение о продлении срока командировки руководитель принимает по прибытии откомандированного работника к месту постоянной работы на основании его докладной записки. Решение руководителя оформляется соответствующим приказом (распоряжением). За время задержки в командировке без уважительных причин работнику не выплачивается заработная плата, не возмещаются командировочные расходы.

Также следует помнить, что для определения срока командировки согласно Инструкции № 59 днем выбытия в командировку считается день отправления транспортного средства с места постоянной работы откомандированного работника, а днем прибытия из командировки - день прибытия транспортного средства. При отправлении транспортного средства до 24.00 включительно днем выбытия в командировку считаются текущие сутки, а с 00.00 и позднее - следующие сутки. Если станция, пристань, аэропорт расположены за пределами населенного пункта, где работает работник, в срок командировки засчитывается время, необходимое для проезда к станции, пристани, аэропорту. Аналогично определяется день прибытия откомандированного работника к месту постоянной работы.

Необходимо помнить, что в соответствии с п. 1.3 Инструкции № 59 в случае командировок по Украине фактическое время пребывания в командировке определяется по отметкам в удостоверении о дате выбытия с места постоянной работы и дате прибытия к месту постоянной работы. Если работник отправлен в различные населенные пункты, то отметки о дне прибытия и дне выбытия проставляются принимающей стороной в каждом пункте.

Обращаем ваше внимание, что нормативной документацией не рассматривается ситуация, когда принимающей стороной является физическое лицо - субъект предпринимательской деятельности, у которого отсутствует печать. На взгляд автора, в таких случаях, проставляя отметки в командировочном удостоверении, целесообразно указать номер Свидетельства о государственной регистрации физического лица, а также идентификационный номер. Тем не менее, Минфин в своем Письме от 15.04.2004 г. № 31-03170-07-29/6353 разъясняет, что при направлении работников в служебные командировки субъекты предпринимательской деятельности должны соблюдать нормы действующего законодательства по вопросам служебных командировок и, в частности, Инструкции № 59; оформление командировочного удостоверения, в т. ч. и частными предпринимателями, должно осуществляться с соблюдением норм Инструкции № 59, т. е. отметки в командировочном удостоверении о прибытии и выбытии работника должны заверяться подписью и печатью.

В случав командировок за границу в соответствии с пп. 1.5 п. 1 разд. 2 Инструкции № 59 фактическое время пребывания в командировке определяется:

а) в случае командировки в страны, с которыми установлен полный пограничный контроль, - по отметкам контрольно-пропускных пунктов Пограничных войск Украины в заграничном паспорте или документе, который его заменяет.

Например, работник предприятия вылетел в командировку в Рим 22.06.2004 и вернулся в Украину 29.06.04, о чем свидетельствуют отметки в загранпаспорте о дате пересечения границы. В таком случае время командировки за границу составляет 8 дней (включая день отлета и день прилета). Обращаем ваше внимание, что время проезда по территории Украины к постоянному месту работы включается в общий срок командировки, но учитывается как командировка по территории Украины;

б) в случае командировки в страны, с которыми не установлен или упрощен пограничный контроль, - по отметкам отправляющей стороны и принимающей стороны в удостоверении о командировке.

При этом в случае отсутствия указанных отметок суточные расходы откомандированному работнику не возмещаются. Т. е. работник, откомандированный за границу, по возвращении обязан предоставить в бухгалтерию не только командировочное удостоверение, а также и ксерокопию загранпаспорта (заверенную отделом кадров предприятия) с отметками о пересечении границы.

Выдача аванса на командировки

В соответствии с п. 4 Постановления № 663 и Инструкцией № 59 предприятия, направляющие работников в командировку в пределах Украины и за границу, обязаны обеспечить их денежными средствами в виде аванса на текущие расходы, в пределах суммы, определенной на оплату проезда, наем жилого помещения и суточные, в размерах согласно установленным нормам.

Аванс может выдаваться наличными денежными средствами или перечисляться в безналичной форме на соответствующий счет для использования с применением платежных карточек.

В соответствии с п. 2.15 Положения о ведении кассовых операций в национальной валюте в Украине, утвержденного Постановлением Правления НБУ от 19.02.2001 г. № 72, с изменениями и дополнениями (далее - Положение № 72), выдача аванса на командировку наличными денежными средствами может осуществляться как за счет денежных средств, которые находятся на счете предприятия, так и за счет его наличной выручки. Выдача наличных денежных средств из кассы предприятия под отчет может быть осуществлена только при условии полного отчета подотчетного лица за ранее выданные ему суммы.

В отношении выдачи аванса на командировку путем перечисления безналичных денежных средств для использования с применением платежных карточек необходимо отметить следующее. Использование платежных карточек, которых на территории Украины применяются несколько разновидностей, для обеспечения работника денежными средствами на командировку является не совсем традиционным способом. В связи с этим Минфин в своем Письме № 31-06230-3-25/5124 от 10.11.2003 г. отметил, что вопросы относительно применения платежных карточек, в т. ч. и при направлении работников в командировку за границу, принадлежат к компетенции НБУ. В свою очередь НБУ в своем Письме № 25-110/268-1602 от 24.02.2004 г., руководствуясь Положением о порядке эмиссии платежных карточек и осуществления операций с их применением, утвержденным Постановлением Правления НБУ от 27.08.2001 г. № 367 (далее - Положение № 367) обращает внимание, что:

1) клиенты (в данном случае предприятия) и их доверенные лица (работники) применяют платежные карточки согласно условиям договора как средство для безналичной оплаты за товары (услуги), а также как средство для получения наличных денежных средств в кассах банков, финансовых учреждений, пунктах обмена иностранной валюты уполномоченных банков и через банкоматы.

2) доверенному лицу клиента (работнику предприятия), определенному в договоре, которому клиент доверил выполнение операций с использованием платежной карточки за счет части или всех средств, учитываемых на карточном счете, предоставляется отдельная платежная карточка, эмитированная на его имя;

3) доверенное лицо может использовать корпоративную платежную карточку за пределами Украины в случае получения наличных в иностранной валюте для оплаты расходов на командировку и осуществления расчетов в безналичной форме в иностранной валюте, связанных с командировочными расходами.

Еще одним не урегулированным вопросом является вопрос сроков выдачи аванса на командировки. А именно, за сколько дней до начала командировки предприятие вправе выдать работнику денежный аванс?

Действующим законодательством не установлено, за сколько дней до начала командировки предприятие выдает денежный аванс. По мнению Минфина Украины, изложенному в Письме № 31-03173-07-29/3846 от 16.10.2003 г., указанный вопрос решается в каждом конкретном случае после издания приказа (распоряжения) о командировке и с учетом возможности осуществления работником расходов, связанных с направлением в командировку (например, приобретение проездных билетов).

В соответствии с п. 4 Постановления № 663 в случае командировки за границу - денежные средства выдаются в национальной валюте страны, куда направляется работник, или в свободно конвертируемой валюте.

Для получения денежных средств в иностранной валюте в учреждение банка предприятию согласно Правилам № 119 необходимо подать заявку юридического лица, содержащую расчет командировочных расходов. В соответствии с п. "б" пп. 1.1.1 Правил № 119 наличная валюта выдается банком:

- для оплаты суточных и расходов за наем жилого помещения за границей - в сумме, которая не превышает на одного работника 300 $ в сутки или в эквиваленте этой суммы в другой иностранной валюте по официальному курсу на день выдачи средств;

- для обеспечения транспортных расходов работника за границей во время командировки в сумме до 1000 $ на одного работника или в эквиваленте этой суммы в другой иностранной валюте по официальному курсу.

Также необходимо отметить, что в соответствии с пп. 1.1.3 Правил № 119 общая сумма наличной иностранной валюты не может превышать суммы, установленной Инструкцией о перемещении валюты Украины, иностранной валюты, банковских металлов, платежных документов, других банковских документов и платежных карточек через таможенную границу Украины, утвержденной Постановлением Правления НБУ от 12.07.2000 № 283. В настоящий момент разрешается вывоз за пределы Украины при условии устного декларирования таможенному органу иностранной валюты наличными и/или дорожными чеками для физических лиц - резидентов на сумму до 3000 долларов США или эквивалент этой суммы в другой иностранной валюте по официальному курсу гривни к иностранным валютам, установленному НБУ на день пересечения таможенной границы; с обязательным указанием в таможенной декларации физическими лицами - средств общей суммой до 10000 долларов США или эквивалент этой суммы в другой иностранной валюте по официальному курсу гривни к иностранным валютам, установленному НБУ на день оформления таможенной декларации, наличными и/или дорожными чеками по справке уполномоченного банка на вывоз иностранной валюты и чеков.

Необходимо обратить внимание, на ответственность, предусмотренную действующим законодательством за невыдачу аванса на командировку.

Так, в соответствии со ст. 121 КЗоТ "Гарантии и компенсации при служебных командировках" работникам, которые направляются в командировку, выплачиваются: суточные за время пребывания в командировке, стоимость проезда к месту назначения и обратно и расходы по найму жилого помещения в порядке и размерах, устанавливаемых законодательством. Таким образом, обеспечение работников средствами на командировку отнесено к гарантированным трудовым правам. Т. о., законодательство устанавливает обязанность в необходимом объеме обеспечивать работников денежными средствами, которые необходимы ему для выполнения задания в командировке. В случае нарушения требований трудового законодательства ст. 41 КАП предусмотрена ответственность в виде наложения штрафа от 15-ти до 50-ти необлагаемых минимумов доходов граждан. Заметим, что в соответствии со ст. 221, 255 КАП дела о таких административных правонарушениях, рассматривают судьи районных (городских) судов, а протоколы об этих правонарушениях имеют право составлять органы Министерства труда и социальной политики Украины.

Суточные расходы

Суточные расходы, включающие расходы на питание и финансирование других личных потребностей физического лица, являются видом расходов, которые не нуждаются в специальном документальном подтверждении.

В пределах командировки по Украине в соответствии с п. 1.5 Инструкции № 59 суточные выплачиваются за каждый день (включая день отъезда и приезда, учитываемых как 2 дня) пребывания работника в командировке, учитывая выходные, праздничные и нерабочие дни и время пребывания в дороге (вместе с вынужденными остановками). Напомним, что фактическое время пребывания в командировке определяется по отметкам в удостоверении о командировке. При командировке работника сроком на один день или в такую местность, откуда работник имеет возможность ежедневно возвращаться к месту постоянного проживания, суточные возмещаются как за полные сутки. Если отсутствуют отметки в удостоверении о командировке, то суточные не выплачиваются. В случае командировки за границу суточные выплачивают в иностранной валюте в сумме, эквивалентной по официальному курсу гривни к иностранным валютам, установленному НБУ на день выдачи денежных средств из кассы уполномоченного банка.

Суточные расходы за время пребывания в командировке за границей возмещаются в границах предельных норм за каждый день командировки, включая день выбытия и прибытия. В случае выезда за границу и возвращения в один день суточные по командировке за границу рассчитываются за один день. Суточные расходы за время проезда территорией Украины (кроме дней пересечения границы) возмещаются как для командировок в пределах Украины. Постановлением № 663 установлены следующие предельные нормы суточных расходов:

В случае если работники, отправленные за границу, или на территории Украины по условиям приглашения обеспечиваются принимающей стороной бесплатным питанием, суточные расходы возмещаются в процентах норм суточных расходов, в частности:

- при одноразовом питании - 80%;

- при двухразовом питании - 55%;

- при трехразовом питании- 35%.

В случае если принимающая сторона обеспечивает откомандированного работника дополнительными валютными средствами в виде компенсации текущих расходов (кроме расходов на проезд в страну назначения и обратно и на наем жилого помещения) или суточных расходов, предприятие уменьшает суточные расходы на сумму дополнительно предоставленных средств.

Необходимо отметить, что некоторые предприятия по приказу собственников (руководителей) выплачивают суточные в размерах меньше установленных Постановлением № 663. Поскольку Постановление № 663 устанавливает предельные нормы суточных расходов, возникает вопрос: правомерны ли начисление и выплата суточных в случае командировки как в пределах Украины, так и за границу в размерах меньше, чем установлены Постановлением № 663?

Министерство финансов считает (Письмо № 31-03173-07-29/3846 от 16.10.2003 г.), что в соответствии со ст. 12 Закона Украины "Об оплате труда" гарантии и компенсации работникам в случае служебных командировок, установленные КЗоТ и другими актами законодательства, являются минимальными государственными гарантиями. Согласно ст. 121 КЗоТ работники имеют право на возмещение расходов и получение других компенсаций в связи со служебными командировками в порядке и размерах, устанавливаемых законодательством. В свою очередь, в соответствии с п. 11 Постановления № 663 размер суточных расходов, которые выплачиваются работникам, направленным в командировку предприятиями всех форм собственности, не может быть ниже, чем нормы суточных расходов, установленные КМУ для государственных служащих и работников предприятий, которые полностью или частично финансируются за счет бюджетных средств (приложение к Постановлению № 663).

Т. о., руководствуясь мнением Минфина и приведенными нормами законодательных актов, можно сделать вывод, что предприятие действительно может установить размер суточных расходов ниже 280 грн., но только в сумме, которая не может быть ниже такого же размера суточных расходов для государственных служащих, приведенного в приложении к Постановлению № 663.

Пример 1

Исходные данные:

1. Предприятие направляет работника в командировку в Казахстан сроком на 7 дней.

2. Суточные за 7 дней составляют 1960 грн.

3. Директором предприятия был издан приказ об уменьшении суммы суточных расходов до нормы, предусмотренной для государственных служащих (приложение к Постановлению № 663) при командировке в Казахстан - 25 $/сутки.

4. Курс НБУ на дату получения средств в банке составляет 5,34 грн./1 $;

Сумма суточных - 935 грн. (5,34 х 25 х 7 = 934,5)

Обращаем ваше внимание, что в данном случае, поскольку при выдаче аванса общая сумма в иностранной валюте имела дробную часть, то в соответствии с п. 4 Постановления № 663 возможно применение арифметического правила округления до полной единицы.

Поскольку в ситуации с меньшими суточными все ясно, возникает следующий вопрос: возможно пи начисление суточных в сумме, превышающей установленный Постановлением № 663 предельный размер?

Обращаем ваше внимание, что, как справедливо отметил Минфин, установленные Постановлением № 663 предельные суточные - это лишь минимальная гарантия с точки зрения трудового законодательства. Безусловно, для целей налогового учета будет применяться лишь установленный законодательством предельный размер суточных. На взгляд автора, предприятие имеет право устанавливать и больший размер суточных расходов, обосновав такое увеличение документально, поскольку хозяйственная деятельность и имущество предприятия является исключительно компетенцией самого предприятия. Тем не менее, налоговое законодательство состоит не только из Закона о прибыли предприятий, а кроме того и включает в себя и Закон о налоге с доходов. Поскольку установленные предельные нормы суточных являются максимальными для целей налогового права, суммы, превышающие предельный размер, будут включаться в совокупный налогооблагаемый доход работника и облагаться по ставке 13%. Напомним, что в соответствии с пп. 4.3.2 п. 4.3 ст. 4 и пп. 9.10.1 п. 9.10 ст. 9 Закона о налоге с доходов из налогооблагаемого дохода исключаются лишь суммы командировочных, рассчитанные по установленным Законом о прибыли правилам.

Учитывая вышеизложенное, приходим к выводу: в случае выдачи предприятием суточных в сумме большей, чем предусмотрено Постановлением № 663, сумма превышения не включается в валовые расходы и облагается налогом на доходы по ставке 13%.

Расходы на проезд

Расходы на проезд возмещаются лишь при наличии подтверждающих документов.

В случае командировки в пределах Украины расходы на проезд возмещаются в размере стоимости проезда воздушным, железнодорожным, водным и автомобильным транспортом общего пользования (кроме такси) с учетом всех расходов, связанных с приобретением проездных билетов и пользованием постельными принадлежностями в поездах, и страховых платежей на транспорте. Откомандированному работнику возмещаются также расходы на проезд городским транспортом общего пользования (кроме такси) по месту командировки (согласно подтверждающим документам) в соответствии с маршрутом, согласованным руководителем.

В случае командировки за границу расходы на проезд возмещаются аналогично командировке по Украине, при условии, что работнику не предоставлялись бесплатно средства передвижения. Расходы за пользование такси или аренду автотранспорта могут быть возмещены лишь с разрешения руководителя предприятия.

В случае командировки за границу на служебном автомобиле, затраты на горюче-смазочные материалы в соответствии с п. 1.13 разд. 2 Инструкции № 59 возмещаются в соответствии с действующими нормами за километр пробега и утвержденным маршрутом. Возмещаются также другие расходы, связанные с техническим обслуживанием, стоянкой и парковкой служебного автомобиля. Возмещаются сборы за проезд грунтовыми, шоссейными дорогами и водными переправами.

Расходы на проживание

В случае командировки по Украине предприятие при наличии подтверждающих документов (в оригинале) возмещает расходы откомандированным работникам на наем жилого помещения в размере фактических расходов с учетом бытовых услуг, которые предоставляются в гостиницах (стирка, чистка, починка и утюжка одежды), за пользование холодильником, телевизором. Также работнику возмещается плата за бронирование места в гостиницах в размере не более 50% его стоимости за одни сутки, согласно поданным подтверждающим документам в оригинале. Также работнику возмещаются расходы на наем жилого помещения за время вынужденной остановки в дороге (при наличии подтверждающих документов).

В таком же порядке возмещаются и расходы на проживание в случае командировки заграницу. Относительно документов, подтверждающих расходы на наем жилья, Минфин высказал свое мнение в Письме № 041-407-133/12-1943 от 28.02.2002 г. По мнению Минфина, документом, подтверждающим расходы на наем жилищного помещения, является расчетный документ (напечатанный РРО или заполненный вручную), в котором указана фамилия работника, срок проживания и стоимость полученных услуг, по размещению и проживанию.

Прочие расходы

Откомандированному работнику, при наличии подтверждающих документов, возмещаются также следующие расходы.

1) при командировке в пределах Украины:

- на оплату НДС за приобретенные проездные документы, пользование в поездах постельными принадлежностями и наем жилого помещения;

- в случае временной нетрудоспособности - пособие по временной нетрудоспособности, на наем жилого помещения (кроме случаев, когда откомандированный работник находится на стационарном лечении) и суточные на срок не более 2-х месяцев;

2) при командировке за границу.

- на оплату телефонных счетов;

- на оформление заграничных паспортов, разрешений на въезд (выезд), на комиссионные (в случае обмена валютных средств), обязательное страхование, другие документально оформленные расходы, связанные с правилами въезда и пребывания в месте командировки, включая любые сборы и налоги, подлежащие уплате.

Отчет по командировке

В соответствии с п. 1.15 разд. 2 Инструкции № 15 по возвращении из командировки работник предприятия обязан в течение 3-х рабочих дней подать авансовый отчет о потраченных в командировке денежных средствах с приложенными к нему оригиналами документов, подтверждающих понесенные расходы.

Остаток средств от выданной авансом суммы, подлежит возврату работником в кассу предприятия в денежных единицах, в которых был выдан аванс, не позднее:

- 3-х рабочих дней по возвращении из командировки;

- в случае применения корпоративных пластиковых карточек международных платежных систем -не позднее 10, а с разрешения руководителя (при наличии уважительных причин) - 20 рабочих дней.

В случае невозвращения работником остатка средств в определенный срок соответствующая сумма взимается с него предприятием в установленном действующим законодательством порядке.

Необходимо отметить, что в связи с вступлением в силу Закона о налоге на доходы Порядком № 440 утвержден Отчет об использовании средств, предоставленных на командировку или под отчет (далее - Отчет).

В соответствии с пп. 9.10.2 п. 9.10 ст.9 Закона о налоге на доходы Отчет предоставляется к окончанию 3-го банковского дня, следующего за днем, в котором завершается командировка.

При наличии излишних средств сумма возвращается в кассу или зачисляется на банковский счет до или во время представления указанного отчета. Если возврат суммы происходит позднее предельного срока, но не позднее отчетного месяца, на который приходится последний день такого предельного срока, то работник предприятия уплачивает штраф в размере 15% от невозвращенной суммы.

В ситуации, когда работник предприятия потратил в командировке собственные наличные средства, по мнению НБУ, изложенном в Письме "Относительно сроков отчетности за потраченные в командировке средства" от 11.05.2004 г. № 11 -113/1571 -4618 сроки представления отчета и порядок их возмещения в целом регулируются статьями 1159 и 1160 Гражданского кодекса (с учетом конкретных обстоятельств использования средств). НБУ считает, что отчет о использовании собственных денежных средств может представляться также в сроки, установленные Законом о налоге на доход для отчетности по командировкам.

Не разрешается возмещение расходов на алкогольные напитки, табачные изделия, зрелищные мероприятия, а также суммы чаевых, за исключением случаев, когда суммы таких чаевых включаются в счета в соответствии с законами страны пребывания.

Налоговый учет по налогу на прибыль

В налоговом учете по налогу на прибыль в соответствии с пп. 5.4.8 п. 5.4 ст. 5 Закона о прибыли командировочные расходы лиц, состоящих в трудовых отношениях с плательщиком налога на прибыль или являющихся членами его руководящих органов, включаются в состав валовых расходов в пределах фактических расходов на:

- проезд (включая перевозку багажа) как к месту командировки и обратно, так и по месту командировки;

- оплату стоимости проживания в гостиницах (мотелях), а также включенных в такие счета расходов на питание или бытовые услуги (стирка, чистка, починка и утюжка одежды, обуви или белья);

- наем других жилых помещений;

- оплату телефонных счетов, оформление заграничных паспортов, разрешений на въезд (выезд), обязательное страхование,

- на устный и письменный переводы, другие документально оформленные расходы, связанные с правилами въезда и пребывания в месте командировки, включая любые сборы и налоги, подлежащие уплате в связи с осуществлением таких расходов;

- суточные расходы в размере предельных норм, установленных Постановлением № 663.

Командировочные расходы могут быть включены в состав валовых расходов лишь при наличии подтверждающих документов в виде транспортных билетов или транспортных счетов (багажных квитанций), счетов из гостиниц (мотелей) или от других лиц, предоставляют услуги по размещению и проживанию физического лица, страховых полисов и т. п.

Кроме того, необходимо отметить, что любые командировочные расходы могут быть включены в состав валовых расходов при наличии подтверждающих документов относительно связи такой командировки с основной деятельностью плательщика налога:

- приглашений принимающей стороны, деятельность которой совпадает с деятельностью плательщика налога;

- заключенного договора (контракта);

- других документов, которые устанавливают или подтверждают желание установить гражданско-правовые отношения;

- документов, подтверждающих участие лица, которое отправлено стороной, в переговорах, конференциях или симпозиумах, которые проводятся по тематике, совпадающей с основной деятельностью плательщика налога.

По запросу представителя налогового органа плательщик налога должен обеспечить за собственный счет перевод отчетных и подтверждающих документов, выданных на иностранном языке.

Не разрешается относить в состав валовых расходов на питание стоимость алкогольных напитков и табачных изделий, суммы чаевых, за исключением случаев, когда суммы таких чаевых включаются в счет в соответствии с законами страны пребывания, а также платы за зрелищные мероприятия.

Возмещение НДС, уплаченного откомандированным
работником за рубежом

Необходимо отметить, что, отправляя работника в командировку, например, в страны Европейского Союза, предприятия оплачивает через него расходы по услугам проживания в гостинице, транспортным услугам, оплату стоимости бензина и дизельного топлива, получения необходимых консультаций и прочее. При уплате в цене этих услуг НДС украинские предприятия имеют право на возмещение таких сумм уплаченного НДС, которым по различным причинам не пользуются. Процедура возмещения НДС, уплаченного на территории стран Европейского Союза, регулируется Тринадцатой директивой, в которой предусмотрена возможность возмещения странами - членами ЕС НДС плательщикам, незарегистрированным в странах - членах ЕС. Т. е. плательщики НДС, зарегистрированные в Украине, имеют возможность подавать в эти страны заявления на возмещение НДС, уплаченного через командированного работника за предоставленные им в этих странах услуги.

При этом, как отмечает ГНАУ в Письме от 13.06.2003 г. № 5410/6/15-2415-20, государства - члены ЕС определяют конкретные правила и сроки подачи заявлений на возврат налога, уполномочивают соответствующие органы на их получение и определяют минимальные суммы налога, в отношении возмещения которых могут подаваться такие заявления. Каждая страна - член ЕС определяет также конкретный порядок администрирования требований на возмещение и перечень лиц, которые могут подавать соответствующие заявления к возмещению или устанавливать отдельные ограничения в отношении таких вопросов. Т. о., в каждой стране, являющейся членом ЕС, порядок возмещения НДС, уплаченного иностранным плательщиком за предоставленные ему в данной стране услуги, регулируется собственными законами, нормативно-правовыми актами и административными положениями данной страны.

Тем не менее, как отмечает ГНАУ в своем Письмо ГНАУ от 29.03.2002 г. № 5358/7/16-1117, в случае обращения в налоговые органы относительно заверения документа, подтверждающего, что данное лицо зарегистрировано в данном регионе в качестве плательщика НДС для подачи документов на возмещение НДС, уплаченного в странах ЕС, указанный документ (заполненный плательщиком налога), может быть заверен налоговым органом только лицу, зарегистрированному в качестве плательщика НДС в данном налоговом органе.

Заверение документа осуществляется по желанию плательщика НДС. Для осуществления налоговым органом такой процедуры плательщик должен обратиться в государственную налоговую администрацию (инспекцию) по месту его регистрации в качестве плательщика НДС с письменным запросом произвольной формы, к которому прилагается указанный документ.

Данный документ должен содержать следующие реквизиты налогоплательщика: наименование предприятия, его организационно-правовую форму, вид деятельности, юридический адрес, телефон, факс, дату регистрации в качестве плательщика НДС, индивидуальный налоговый номер плательщика НДС, а также название страны, которая будет осуществлять возмещение ему сумм НДС, уплаченного в цене услуг.

Заверение документа (подписью руководителя и гербовой печатью данного налогового органа) осуществляется налоговым органом в течение 10 рабочих дней с момента получения запроса.

В соответствии с п. 1.21 разд. 2 Инструкции № 15 для возврата в Украину суммы НДС с полученных во время служебных командировок за границу и оплаченных работниками предприятия услуг владелец (или уполномоченное им лицо) имеет право использовать оригиналы расчетных, платежных и других документов, которые подаются вместе с авансовым отчетом. На период временного отсутствия упомянутых документов к авансовому отчету должны быть приложены их нотариально заверенные копии.

Бухгалтерский учет

В бухгалтерском учете учет расчетов с подотчетными лицами ведется на субсчете 372 "Расчеты с подотчетными лицами".

Выданные под отчет суммы отражаются по дебету субсчета 372 в корреспонденции со счетами учета денежных средств.

Пример 2

Исходные данные:

1. Срок загранкомандировки работника (что также подтверждается отметками в загранпаспорте) - с 15.06.2004 г. по 18.06.2004 г.

2. Работнику выдан аванс - 900 долл. США.

3. По возвращении из командировки представлен авансовый отчет (с приложенными первичными документами), согласно которому:

- стоимость транспортных расходов -1000 долл. США;

- стоимость проживания - 200 долл. США;

- телефонные переговоры - 30 долл. США.

4. Курс НБУ на дату получения аванса - 5,34 грн. за 1 долл. США, на дату утверждения отчета - 5,34 грн. за 1 долл. США.

5. Суточные за 4 суток составляют 1120 грн./210 долл. США (1120 : 5,34);

6. Общая сумма командировочных расходов -1440 долл. США.

7. Сумма задолженности перед работником: 1440 - 900 = 540 долл. США, что соответствует 2883,6 грн.

Отражение в учете

Пример 3

Исходные данные:

1. Срок командировки работника по Украине (что также подтверждается отметками и в командировочном удостоверении) - с 15.06.2004 г. по 18.06.2004 г.

2. Работнику выдан аванс - 300 грн.

3. По возвращении из командировки представлен авансовый отчет (с приложенными первичными документами), согласно которому:

- стоимость транспортных расходов -120 грн., в т.ч. НДС - 20 грн.;

- стоимость проживания, включая одноразовое питание -108 грн., в т.ч. НДС -18 грн.

4. Суточные за 4 суток с учетом одноразового питания составляют 57,6 грн.

5. Общая сумма командировочных расходов - 285,6 грн., в т. ч. НДС - 38 грн.

6. Сумма, подлежащая возврату в кассу предприятия, -14,4 грн.

Отражение в учете

Нормативная база

1. Кодекс законов о труде Украины от 09.06.72 г. с изменениями и дополнениями (далее - КЗоТ).

2. Кодекс Украины об административных правонарушениях № 8073-X от 07.12.84 г. с изменениями и дополнениями (далее - КАП).

3. Закон Украины "О налогообложении прибыли предприятий" в редакции Закона Украины от 22.05.97 г. № 283/97-ВР с изменениями и дополнениями (далее -Закон о прибыли).

4. Закон Украины "О налоге на добавленную стоимость" от 03.04.97 г. № 168/97-ВР с изменениями и дополнениями (далее - Закон о НДС).

5. Закон Украины "О налоге с доходов физических лиц" от 22.05.2003 г. № 889-IV (далее - Закон о налоге с доходов).

6. Постановление Кабинета Министров Украины "О нормах возмещения командировочных расходов в пределах Украины и за границу" от 23.04.1999 г. № 663 с изменениями и дополнениями (далее - Постановление № 663).

7. Инструкция о служебных командировках в пределах Украины и за границу, утвержденная Приказом Министерства финансов Украины от 13.03.1998 г. № 59 (в редакции приказа Министерства финансов Украины от 10.06.1999 г. № 146) с изменениями и дополнениями (далее - Инструкция № 59).

8. Приказ ГНА Украины "Об утверждении формы Отчета об использовании средств, предоставленных на командировку или под отчет, и Порядка составления указанного Отчета" от 19.09.2003 г. № 440 (далее - Порядок № 440).

9. Приказ ГНА Украины "Об утверждении формы командировочного удостоверения" от 28.07.97 г. № 260 (далее - Приказ № 260).

10. Правила использования наличной иностранной валюты на территории Украины, утвержденные Постановлением Правления НБУ от 26.03.98 г. № 119 с изменениями и дополнениями (далее - Правила № 119).

11. Тринадцатая директива (86/560/ЕЭС) Совета Европейских Содружеств относительно гармонизации законодательства государств-членов по налогам с оборота - Правила возмещения налога на добавленную стоимость плательщикам налога, которые не имеют постоянного места осуществления предпринимательской деятельности на территории Содружества от 17.11.1986 г. (далее - Тринадцатая директива).

“Бухгалтерия, налоги, бизнес”, № 24, 18июня –24июня 2004г.
Подписной индекс 33822

Документи що посилаються на цей