Может ли бюджетное учреждение заплатить наличными
ВОПРОС: Бюджетная организация пользуется услугами ксерокопирования, которые оплачивает наличными и безналично. В связи с этим возникают вопросы:
1. Нужно ли заключать договор на безналичные или наличные расчеты, если сумма услуги достаточно мала (от 25 коп. до 5 грн.) ?
2. Следует ли оформлять акты выполненных работ?
3. По какому КЭКР отражают расходы на изготовление ксерокопий документов?
ОТВЕТ: Прежде всего отметим, что любая бюджетная организация должна исполнять государственный (местный) бюджет по расходам только на основании утвержденной сметы доходов и расходов и при наличии обязательств, взятых на учет в органе Госказначейства. Этого требует Порядок кассового выполнения государственного бюджета по расходам (приказ Госказначейства Украины от 22.01.01 г. № 3, далее - Порядок № 3).
Согласно Порядку учета обязательств распорядителей средств бюджета в органах Государственного казначейства, утвержденному приказом Госказначейства Украины от 19.10.2000 г. № 103, обязательства - это ответственность распорядителя средств бюджета как потребителя товаров, работ, услуг, возникающая из договоров (соглашений, заказов), в соответствии с которыми он должен уплатить надлежащую сумму исполнителю после осуществления условий этих договоров.
Упомянутый порядок не ограничивает стоимости предоставленных услуг. Таким образом, бюджетная организация на общих основаниях может заключить договор с лицом, предоставляющим копировально-множительные услуги без установления конкретной суммы. В реестре обязательств, который подают в орган казначейства, сумму такого договора распорядитель средств бюджета проставляет расчетно. Но не помешает в договоре привести расценки на услуги, например, односторонняя печать - 15 коп., двухсторонняя - 25 коп. за 1 лист.
Для выполнения договора заказчик на каждый тираж предоставляет заказ, где определяет количество экземпляров, одно- или двухстороннюю печать, формат и прочие необходимые требования. Потом исполнитель оформляет акт выполненных работ, который и будет основанием для платежа в безналичной форме.
Относительно оплаты копировально-множительных услуг наличными средствами можно действовать по принципу "что не запрещено, то разрешено". То есть прямого запрета на такие операции мы не найдем. А что же тогда? Пункт 15.3 Порядка № 3 позволяет расходовать наличные на приобретение продуктов питания, хозяйственных товаров и медикаментов. Так вот более широкое понимание и практическое использование "хозяйственных товаров" предусматривает и "хозяйственные расходы", которыми могут выступать копировально-множительные, почтовые и другие услуги.
Стоимость услуг не ограничена, но помните условие, заложенное в п. 6.3 Порядка казначейского обслуживания местных бюджетов, утвержденного приказом Госказначейства Украины от 04.11.02 г. № 205. Работники казначейства не будут против оплаты услуг наличными, если вместе с подтверждающими документами Вы предоставите разрешение главного распорядителя бюджетных средств.
Теперь выясним, по какому КЭКР необходимо отражать расходы на изготовление ксерокопий. Письмо Госказначейства Украины "Относительно бюджетной классификации" от 18.01.02 г. № 07-07/92-353 не дает четкого ответа. Вроде бы по содержанию такие услуги можно отнести к КЭКР 1131. Но, на наш взгляд, он предназначен скорее всего для расходов на приобретение материалов и инвентаря, которые нужно учитывать, то есть имеющих материальную форму.
Мы предлагаем задействовать код 1139, включающий любые услуги сторонних организаций.
“Все о бухгалтерском учете”, № 60 (971), 24 июня 2004 г.