Расчеты отпускных на конкретных примерах

Право на отдых гражданам Украины, иностранным гражданам и лицам без гражданства, работающим в Украине, гарантировано Конституцией Украины, КЗоТ Украины и Законом об отпусках*. Основное условие для получения отпуска работником является наличие трудовых отношений, подтвержденных надлежащим образом оформленным трудовым договором между работником и работодателем. Такое право возникает у работника со дня официального оформления трудовых отношений. Однако не каждая работа дает право на оплачиваемый отпуск, это касается только работников по месту основной работы и по совместительству. Выполнение работ по гражданско-правовым договорам не дает права на отпуск, поскольку действие таких договоров регулируется Гражданским кодексом (ГК) Украины, а не КзоТ Украины.

Начисление заработной платы за время отпуска производится согласно Порядку № 100**, которым установлено, что начисление средней заработной платы для оплаты ежегодного, дополнительного отпуска работникам, имеющим детей, а также для выплаты компенсации за неиспользованный отпуск производится исходя из выплат за последние 12 календарных месяцев работы, предшествующих месяцу предоставления отпуска или выплаты компенсации.

Работнику, проработавшему на предприятии менее года, средняя зарплата рассчитывается исходя из выплат за фактический период работы, то есть с первого числа месяца после оформления на работу до первого числа месяца, в котором предоставляется отпуск или выплачивается компенсация за неиспользованный отпуск.

В соответствии с п.3 разд. III Порядка № 100 в расчет средней зарплаты включаются следующие выплаты:

- основная заработная плата;

- доплаты и надбавки за сверхурочную работу, работу в ночное время, за совмещение профессий и должностей, за расширение зон обслуживания или исполнение повышенных объемов работ, за высокие достижения в труде, выполнение дополнительных объемов работ, исполнение обязанностей временно отсутствующих сотрудников, за руководство бригадой и т.п.;

- производственные премии и премии за экономию топлива, электроэнергии, тепла;

- вознаграждения по итогам работы за год и за выслугу лет;

- выплаты за время, в течение которого сохранялся средний заработок (за время предыдущего ежегодного отпуска, выполнения государственных и общественных поручений, служебных командировок и т.п.);

- пособие по временной нетрудоспособности.

В соответствии с п.4 разд.III Порядка № 100 при расчете средней заработной платы для расчета отпускных не учитываются:

- выплаты за выполнение поручений одноразового характера, которые не входят в обязанности работника;

- одноразовые выплаты (компенсация за неиспользованный отпуск, материальная помощь, выходное пособие и т.п.);

- выплаты на командировки или переводы в другую местность (в т.ч. надбавки, выплачиваемые вместо суточных);

- премии за открытия, рационализаторские предложения, за содействие внедрению новой техники и технологий, ввод в действие производственных мощностей и строительных объектов;

- денежные и вещевые вознаграждения за призовые места в соревнованиях, смотрах, конкурсах;

- пенсии, государственная помощь, социальные выплаты;

- литературный гонорар штатным сотрудникам газет и журналов, который уплачивается по авторскому договору;

- стоимость бесплатно выданной спецодежды и других средств индивидуальной защиты и лечебно-профилактического питания;

- дотации на обеды, проезд, стоимость оплаченных предприятием путевок в санатории и дома отдыха;

- выплаты к юбилейным датам и т.п.;

- стоимость бесплатно предоставленных коммунальных услуг, жилья, топлива;

- заработная плата на работе по совместительству (за исключением выплат работникам, которым предусмотрено по законодательству включение ее в средний заработок);

- суммы возмещения ущерба в случае повреждения здоровья;

- доходы (дивиденды, проценты), начисленные по акциям трудового коллектива;

- компенсация сотрудникам потери части заработной платы в связи с нарушением сроков ее выплаты.

При предоставлении ежегодных и дополнительных отпусков начисление выплат за время отпуска производится путем деления суммарного заработка за 12 календарных месяцев или за фактически отработанный период меньшей продолжительности на количество календарных дней за этот период (за исключением праздничных и нерабочих дней). Полученный результат умножается на количество календарных дней отпуска (п.7 разд.IV Порядка № 100).

Минимальное количество дней отпуска за полный отработанный год не может быть менее 24 календарных дней согласно ст.6 КЗоТ Украины.

Пример 1. Расчет ежегодного тарифного отпуска.

Исходные данные.

Работнику предоставляется ежегодный отпуск продолжительностью 24 календарных дня (к.д.) с 05 июля 2004 года.

Общий заработок за последние 12 мес. составляет 3886 грн., из них основная заработная плата - 3250 грн., отпускные за 2003 год - 250 грн., премия к юбилейной дате - 200 грн., оплата листов временной нетрудоспособности - 186 грн.

Количество праздничных и нерабочих дней в 2003 году - 10 к. д., в 2004 - 10 к. д.

Количество дней в году - 366 к. д.

Количество дней, используемых при расчете среднедневного заработка:

366 - 10 = 356 к. д.

Среднедневной заработок: (3886 - 200): 356 = 10,35 грн.

Сумма отпускных: 10,35 х 24 = 248,40 грн.

Таблица 1

Расчет выплаты отпускных

Год
 
Месяц
 
Сумма, грн.
 
Средняя зарплата
 
Сумма, грн.
 
2004
 
Январь 29 дней
 
325,00
 
За месяц
 
-
 
2004
 
Февраль 29 дней
 
325,00
 
За день
 
10,35
 
2004
 
Март 30 дней
 
325,00
 
За час
 
-
 
2004
 
Апрель 29 дней
 
325,00
 
Оплата проводится:
С 05.07.2004 по 28.07.2004


 
-


 
2004
 
Май 27 дней
 
325,00
 
2004
 
Июнь 29 дней
 
325,00
 
Основного отпуска:
 
-
 
2003
 
Июль 3 1 день
 
250,00
 
за июль 24 дня
 
248,40
 
2003
 
Август 30 дней
 
325,00
 

 

 
2003
 
Сентябрь 30 дней
 
325,00
 
Дополнительного отпуска:
 
-
 
2003
 
Октябрь 31 день
 
325,00
 
-
 
-
 
2003
 
Ноябрь 30 дней
 
325,00
 
Всего
 
248,40
 
2003
 
Декабрь 3 1 день
 
186,00
 
-
 
-
 

 
Итого за 12 месяцев - 356 дней
 
3686,00
 
-
 
-
 

Работа в условиях неполного рабочего времени не влечет за собой каких-либо ограничений трудовых прав работников (ст. 56 КзоТ Украины). Таким работникам ежегодный основной отпуск также предоставляется на общих основаниях продолжительностью не менее 24 к. д.

Пример 2. Расчет очередного отпуска работнице, если в течение рабочего периода она работала в режиме неполного рабочего дня.

Исходные данные.

В расчетном периоде при пятидневной рабочей неделе сотрудница работала в следующем режиме:

с 1 июля по 31 декабря 2003 года - полный рабочий день (8 часов);

с 1 января по 30 июня 2004 года - по 4 часа в день.

Отпуск оформляется с 5 июля 2004 года на 24к.д.

Количество календарных дней в расчетном периоде - 366.

Количество праздничных и нерабочих дней - 10 к.д.

Суммарный заработок за расчетный период - 4728 грн.

Количество календарных дней в году, используемых для расчета: 366 - 10 = 356 к.д.

Среднедневной заработок: 4728: 356 = 13,28 грн.

Отпускные: 13,28 х 24 = 318,72 грн.

Таблица 2

Расчет выплаты отпускных

Год
 
Месяц
 
Сумма, грн.
 
Средняя зарплата
 
Сумма, грн.
 
2004
 
Январь 29 дней
 
260,00
 
За месяц
 
-
 
2004
 
Февраль 29 дней
 
260,00
 
За день
 
13,28
 
2004
 
Март 30 дней
 
260,00
 
За час
 
-
 
2004
 
Апрель 29 дней
 
260,00
 
Оплата проводится: С 05.07.2004 по 28.07.2004

 
-

 
2004
 
Май 27 дней
 
260,00
 
2004
 
Июнь 29 дней
 
260,00
 
Основного отпуска:
 
-
 
2003
 
Июль 31 день
 
518,00
 
За июль 24 дня
 
318,72
 
2003
 
Август 30 дней
 
530,00
 

 

 
2003
 
Сентябрь 30 дней
 
530,00
 
Дополнительного отпуска:
 
-
 
2003
 
Октябрь 31 день
 
530,00
 
-
 
-
 
2003
 
Ноябрь 30 дней
 
530,00
 
Всего
 
318,72
 
2003
 
Декабрь 3 1 день
 
530,00
 
-
 
-
 

 
Итого за 12 месяцев - 356 дней
 
4728,00
 
-
 
-
 

В условиях, когда работник работал неполную рабочую неделю, расчет отпускных сумм производится по другим правилам. Период, на протяжении которого работник не работал согласно действующему законодательству или по другой уважительной причине и за ним не сохранялся заработок или сохранялся частично, исключается из расчетного периода (п.2 разд. II Порядка № 100).

Указанное правило применяется к расчету как основных, так и дополнительных отпусков.

Пример 3. Расчет дополнительного отпуска женщине, воспитывающей троих детей в возрасте до 15 лет.

Исходные данные.

В расчетном периоде с июня 2003 года по май 2004 года при 5-дневной рабочей неделе сотрудница работала в следующем режиме:

с 1 июля по 31 декабря 2003 года - 3 дня в неделю:

с 1 января по 15 февраля 2004 года находилась в отпуске без сохранения зарплаты по согласию администрации;

с 16 февраля по 31 мая 2004 года - полный рабочий день.

Отпуск оформляется на 7 к. д. с 7 июня 2004 года.

Согласно ст. 19 Закона об отпусках женщинам, воспитывающим двоих и более детей в возрасте до 15 лет, предоставляется дополнительный отпуск продолжительностью 7 к.д.

В соответствии с нижеприведенными данными суммарный заработок составил 2460 грн.

Количество дней в году - 366 к.д.

Количество праздничных и нерабочих дней в расчетном периоде - 10 к. д.

Количество рабочих дней, в течение которых сотрудница не работала, находясь на сокращенном режиме работы - 56 к.д. (по 2 дня в неделю с 1 июля по 31 декабря 2003 года).

Количество календарных дней, в течение которых сотрудница находилась в отпуске без сохранения зарплаты - 44 к.д. (с 1 января по 15 февраля 2004 года)

Количество дней, учитываемых при расчете отпускных: 366 - 10 - 56 - 44 = 256 к.д.

Среднедневной заработок: 2460 : 256 = 9,61 грн.

Отпускные суммы составят: 9,61 х 7 = 67,27 грн.

Таблица 3

Расчет выплаты отпускных

Год
 
Месяц
 
Сумма, грн.
 
Средняя зарплата
 
Сумма, грн.
 
2004
 
Январь 0 дней
 
0
 
За месяц
 
-
 
2004
 
Февраль 14 дней
 
145,00
 
За день
 
9,61
 
2004
 
Март 30 дней
 
290,00
 
За час
 
-
 
2004
 
Апрель 29 дней
 
290,00
 
Оплата проводится: С 07.06.2004 по 13.06.2004

 
-
 
2004
 
Май 27 дней
 
290,00
 
2003
 
Июнь 28 дней
 
290,00
 
Основного отпуска:
 
-
 
2003
 
Июль 22 дня
 
195,00
 

 

 
2003
 
Август 19 дней
 
180,00
 

 

 
2003
 
Сентябрь 22 дня
 
195,00
 
Дополнительного отпуска:
 
-
 
2003
 
Октябрь 22 дня
 
195,00
 
за июнь 7 дней
 
67,27
 
2003
 
Ноябрь 2 1 день
 
195,00
 
Всего
 
67,27
 
2003
 
Декабрь 22 дня
 
195,00
 
-
 
-
 

 
Итого за 1 2 месяцев - 256 дней
 
2460,00
 
-
 
-
 

Согласно п. 10 Порядка № 100 в случаях повышения тарифных ставок и должностных окладов на предприятии, в учреждении, организации в соответствии с актами законодательства, а также по решениям, предусмотренным в коллективных договорах (соглашениях), как в расчетном периоде, так и в периоде, на протяжении которого за работником сохраняется средний заработок, заработная плата, включая премии и другие выплаты, учитываемые при исчислении средней заработной платы, корректируются на коэффициент их повышения.

Исходя из откорректированной таким образом заработной платы в расчетном периоде, по правилам, установленным Порядком № 100, определяют среднедневной (часовой) заработок, который далее и учитывают в расчете отпускных сумм.

В случаях если повышение тарифных ставок и окладов состоялось в периоде, в течение которого за работником сохранялся средний заработок, по этому заработку осуществляются перерасчеты только для тех дней сохранения средней заработной платы, которые соответствуют моменту повышения тарифных ставок (окладов).

При этом следует обратить внимание на то, что если повышение тарифной ставки (должностного оклада) работнику произошло в связи с присвоением ему более высокого разряда, переводом на другую вышеоплачиваемую работу (должность) и т.п., то корректировка средней заработной платы на коэффициент повышения не осуществляется.

Кроме того, Порядок № 100 разрешает хозрасчетным предприятиям и организациям осуществлять корректировку заработной платы и других выплат с учетом их финансовых возможностей.

Пример 4. Расчет ежегодного отпуска за период, в течение которого произошло повышение должностных окладов.

Исходные данные.

Специалисту с 1 декабря 2003 года повышен размер должностного оклада, согласно условиям коллективного договора, с 400 грн. до 520 грн.

Коэффициент повышения - 1,3.

Очередной тарифный отпуск оформляется на 14 к.д. со 2 августа 2004 года.

Количество календарных дней в расчетном периоде - 366.

Количество праздничных и нерабочих дней - 10к.д.

В расчет среднего заработка включается зарплата с августа 2003 года по июль 2004 года включительно.

Для расчета ежегодного отпуска за период, в течение которого произошло повышение должностных окладов, зарплата, предшествовавшая повышению окладов, подлежит корректировке на коэффициент повышения окладов.

Таким образом, зарплата за август-ноябрь 2003 года подлежит корректировке, т.е. умножается на коэффициент - 1,3:

400 х 4 х 1,3 = 2080 грн.

Зарплата за декабрь 2003 года - июль 2004 года не корректируется:

520 х 8 = 4160 грн.

Общий заработок, используемый при расчете отпускных:

2080 + 4160 = 6240 грн.

Среднедневной заработок: 6240 : (366 - 10) = 17,53 грн.

Отпускные суммы: 17,53 х 14 = 245,42 грн.

Таблица 4

Расчет выплаты отпускных

Год
 
Месяц
 
Сумма, грн.
 
Средняя зарплата
 
Сумма, грн.
 
2004
 
Январь 29 дней
 
520,00
 
За месяц
 
-
 
2004
 
Февраль 29 дней
 
520,00
 
За день
 
17,53
 
2004
 
Март 30 дней
 
520,00.
 
За час
 
-
 
2004
 
Апрель 29 дней
 
520,00
 
Оплата проводится:
С 02.08.2004 по 15.08.2004

 
-
 
2004
 
Май 27 дней
 
520,00
 
2004
 
Июнь 29 дней
 
520,00
 
Основного отпуска:
 
-
 
2004
 
Июль 31 день
 
520,00
 
за август 14 дней
 
245,42
 
2003
 
Август 30 дней
 
400,00*
 

 

 
2003
 
Сентябрь 30 дней
 
400,00*
 
Дополнительного отпуска:
 
-
 
2003
 
Октябрь 31 день
 
400,00*
 
-
 
-
 
2003
 
Ноябрь 30 дней
 
400,00*
 
Всего
 
245,42
 
2003
 
Декабрь 31 день
 
520,00
 
-
 
-
 

 
Итого за 12 месяцев - 356 дней
 
6240,00**
 
-
 
-
 
Примечания. * Зарплата за август - ноябрь 2003 года подлежит корректировке на коэффициент повышения окладов - 1,3.
** Общий заработок, используемый для расчета отпускных, исчислен с учетом коэффициента 1,3.
 

Пример 5. Перерасчет суммы отпускных в случае повышения должностного оклада во время отпуска.

Исходные данные.

Сотрудник находился в ежегодном основном отпуске с 15 марта по 7 апреля 2004 года.

Среднедневной заработок, исходя из которого были начислены отпускные, - 16,40 грн.

С 1 апреля 2004 года должностные оклады были повышены в 1,2 раза.

Оклад данного сотрудника был повышен с 485 грн. до 580 грн.

Зарплата во время отпуска за период с 1 по 7 апреля подлежит перерасчету в соответствии с п. 10 разд. IV Порядка № 100.

При уходе в отпуск за этот период работнику было выплачено:

16,40 х 7 = 114,80грн.

Откорректированная сумма отпускных:

16,40 х 1,2 х 7 = 137,76 грн.

Отсюда следует, что работнику положено доплатить:

137,76 - 114,80 = 22,96 грн.

Таблица 5

Расчет выплаты отпускных

Год
 
Месяц
 
Сумма, грн.
 
Средняя зарплата
 
Сумма, грн.
 
2004
 
Январь 29 дней
 
485,00
 
За месяц
 
-
 
2004
 
Февраль 29 дней
 
485,00
 
За день
 
16,40
 
2003
 
Март 30 дней
 
485,00
 
За час
 
-
 
2003
 
Апрель 30 дней
 
485,00
 
Оплата проводится:
С 15.03.2004 по 07.04.2004

 
-


 
2003
 
Май 27 дней
 
485,00
 
2003
 
Июнь 28 дней
 
485,00
 
Основного отпуска:
 
-
 
2003
 
Июль 31 день
 
485,00
 
за март 17 дней
 
278,80
 
2003
 
Август 30 дней
 
485,00
 
за апрель 7 дней
 
114,80
 
2003
 
Сентябрь 30 дней
 
485,00
 
Дополнительного отпуска:
 
-
 
2003
 
Октябрь 31 день
 
485,00
 
-
 
-
 
2003
 
Ноябрь 30 дней
 
485,00
 
Всего
 
393,60
 
2003
 
Декабрь 31 день
 
505,00
 
-
 
-
 

 
Итого за 12 месяцев - 356 дней
 
5840,00
 
-
 
-
 

Таким образом, если приказ о повышении должностного оклада был издан, когда сотрудник находился в отпуске, то выплаты за этот период подлежат перерасчету исходя из среднедневного заработка, умноженного на коэффициент повышения оклада.

Если работник отработал на предприятии менее 12 календарных месяцев, то исчисление средней зарплаты для начисления отпускных будет производиться путем деления суммарного заработка за фактически отработанный период, то есть с 1 числа месяца после оформления на работу до 1 числа месяца, в котором предоставляется отпуск, на соответствующее количество календарных дней отработанного периода, за исключением праздничных и нерабочих дней, установленных законодательством.

В соответствии с п. 3 Порядка № 100 одноразовое вознаграждение по итогам работы за год включается в среднюю заработную плату путем прибавления к заработку 1/12 части вознаграждения, начисленного в текущем году за предыдущий календарный год, за каждый полностью отработанный месяц расчетного периода.

Пример 6 . Расчет очередного отпуска работнику, не отработавшему полный календарный год, если в расчетном периоде было выплачено вознаграждение по итогам работы за год.

Исходные данные.

Суммарный заработок за расчетный период с октября 2003 года по июнь 2004 года у работника составил 4770 грн., кроме того, ему начислено одноразовое вознаграждение по итогам работы за год в размере 300 грн.

Отпуск оформляется с 12 июля 2004 года на 24к.д.

Количество календарных дней в расчетном периоде - 274 (с октября 2003 года по июнь 2004 года).

Количество праздничных и нерабочих дней в этом периоде - 9 к.д. (с октября 2003 года по июнь 2004 года).

Количество календарных дней, используемых для расчета за рассматриваемый период: 274 - 9 = 265 к.д.

Поскольку расчетный период, за который работнику будет исчисляться средний заработок, составляет 9 мес., то в фактический заработок, из которого будет проводиться начисление выплаты отпускных, включается 9/12 суммы одноразового вознаграждения по итогам работы за год.

Фактический заработок работника за расчетный период составит:

4770 + 300 : 12 х 9 = 4770 + 225 = 4995 грн.

Среднедневной заработок: 4995 : 265 = 18,85 грн.

Сумма отпускных: 18,85 х 24 = 452,40 грн.

Таблица 6

Расчет выплаты отпускных

Год
 
Месяц
 
Сумма, грн.
 
Средняя зарплата
 
Сумма, грн.
 
2004
 
Январь 29 дней
 
755,00*
 
За месяц
 
-
 
2004
 
Февраль 29 дней
 
530,00
 
За день
 
18,85
 
2004
 
Март 30 дней
 
530,00
 
За час
 
-
 
2004
 
Апрель 29 дней
 
530,00
 
Оплата проводится:
С 12.07.2004 по 04.08.2004

 
-

 
2004
 
Май 27 дней
 
530,00
 
2004
 
Июнь 29 дней
 
530,00
 
Основного отпуска:
 
-
 
2003
 
Июль 0 дней
 
0
 
за июль 20 дней
 
377,00
 
2003
 
Август 0 дней
 
0
 
за август 4 дня
 
75,40
 
2003
 
Сентябрь 0 дней
 
0
 
Дополнительного отпуска:
 
-
 
2003
 
Октябрь 31 день
 
530,00
 
-
 
-
 
2003
 
Ноябрь 30 дней
 
530,00
 
Всего
 
452,40
 
2003
 
Декабрь 31 день
 
530,00
 
-
 
-
 

 
Итого за 9 месяцев - 265 дней
 
4995,00
 
-
 
-
 
Примечание. * С у четом доли вознаграждения по итогам работы за год в размере - 225,00 грн.
 

Таким образом, одноразовое вознаграждение по итогам работы за год и за выслугу лет включают в средний заработок работника путем добавления к заработку за каждый месяц расчетного периода 1/12 вознаграждения, начисленного в текущем году за предыдущий календарный год (п.3 разд. II Порядка № 100).

Согласно ст. 12 Закона об отпусках отзыв из ежегодного тарифного отпуска допускается с согласия работника только для предотвращения стихийного бедствия, производственной аварии или немедленного устранения их последствий, для предотвращения несчастных случаев, простоя, гибели или порчи имущества предприятия.

Неиспользованная часть ежегодного отпуска должна быть предоставлена работнику, как правило, до конца рабочего года, но не позднее 12 месяцев после окончания рабочего года, за который предоставляется отпуск.

В случае отзыва работника из отпуска его труд оплачивают с учетом суммы, начисленной на оплату неиспользованной части отпуска.

Пример 7. Расчет отпускных при отзыве из отпуска.

Исходные данные.

С 5 апреля 2004 года сотрудник находился в ежегодном отпуске продолжительностью 24 к.д.

Сумма начисленных отпускных за расчетный период (апрель 2003 года - март 2004 года) составляет 385 грн., кроме того, зарплата за 3 дня - 58,50 грн.

Через 20 к.д. работника отозвали из отпуска для ликвидации последствий аварии, произошедшей на производстве.

Оставшиеся 4 дня отпуска предоставлены работнику в мае.

Заработная плата, начисленная за 4 дня, отработанные после отзыва из отпуска, составляет 78,00 грн.

Сумма отпускных за недоиспользованную часть отпуска составляет: 385 : 24 х 4 = 64,16 грн.

Таким образом, отпускные апреля фактически составили:

385,00 - 64,15 = 320,84 грн.

Фактический заработок работника за апрель 2004 года составил:

320,84 + 58,20 + 78,00 = 457,34 грн.

Для неиспользованных четырех дней отпуска в мае следует заново пересчитать среднюю зарплату исходя из заработка за май 2003 года - апрель 2004 года.

Таблица 7

Расчет выплаты отпускных

Год
 
Месяц
 
Сумма, грн.
 
Средняя зарплата
 
Сумма, грн.
 
2004
 
Январь 29 дней
 
485,00
 
За месяц
 
-
 
2004
 
Февраль 29 дней
 
485,00
 
За день
 
16,32
 
2004
 
Март 30 дней
 
485,00
 
За час
 
-
 
2004
 
Апрель 29 дней
 
457,34
 
Оплата проводится:
С 17.05.2004 по 20.05.2004


 
-


 
2003
 
Май 27 дней
 
485,00
 
2003
 
Июнь 28 дней
 
485,00
 
Основного отпуска:
 
-
 
2003
 
Июль 3 1 день
 
485,00
 
за май 4 дня
 
65,28
 
2003
 
Август 30 дней
 
485,00
 

 

 
2003
 
Сентябрь 30 дней
 
485,00
 
Дополнительного отпуска:
 
-
 
2003
 
Октябрь 31 день
 
485,00
 
-
 
-
 
2003
 
Ноябрь 30 дней
 
485,00
 
Всего
 
65,28
 
2003
 
Декабрь 31 день
 
485,00
 
-
 
-
 

 
Итого за
12 месяцев - 355 дней
 
5792,34
 
-
 
-
 

Бухгалтерский учет отпускных

Согласно Инструкции № 5*** оплата ежегодных основных и дополнительных отпусков, а также денежные компенсации за неиспользованный отпуск входят в фонд дополнительной заработной платы.

Фонд дополнительной заработной платы включает также доплаты, надбавки, гарантийные и компенсационные выплаты, предусмотренные действующим законодательством, премии, связанные с выполнением производственных заданий и функций.

В соответствии со ст.21 Закона об отпусках отпускные суммы следует выплачивать не позднее, чем за три дня до начала отпуска независимо от того, каким будет период оплачиваемого отдыха.

Как расходы на оплату отпусков отражаются в бухгалтерском учете?

Согласно ПСБУ 26**** отпускные представляют собой текущие выплаты работникам за неотработанное время, подлежащие накоплению. Работник имеет право получить их в будущих периодах. В соответствии с п. 13 ПСБУ 11***** создание резерва отпусков является обязательным для предприятий всех форм собственности. Это дает предприятиям возможность равномерно распределять расходы на оплату отпусков в течение определенного периода, благодаря чему выплата отпускных сумм не приводит к резкому возрастанию производственной себестоимости в такие месяцы.

Ежемесячный резерв на оплату отпусков определяют как произведение фактически начисленной заработной платы работникам и отношение годовой плановой суммы на оплату отпусков к общему плановому фонду оплаты труда согласно Инструкции № 291 по применению Плана счетов бухгалтерского учета. Затем полученный результат дополнительно увеличивают на сумму, достаточную для уплаты взносов на социальные мероприятия, начисленных на сумму отпускных.

Вышеизложенное можно представить в виде формулы:

РО = ФФОТфм х (ПОО : ПФОТ) х КН,

где РО - резерв отпусков;

ФФОТфм - фактический фонд оплаты труда отчетного периода, в том числе премии, пособия по временной нетрудоспособности и все другие выплаты, учитываемые при исчислении средней заработной платы для оплаты отпусков;

ПОО - плановая годовая сумма оплаты ежегодных отпусков и отпусков работникам, имеющим детей;

ПФОТ - плановый годовой фонд оплаты труда;

КН - коэффициент начисления взносов на социальные мероприятия, рассчитанный следующим образом:

КН = (100 + К1+К2 + Кз + К4) : 100,

где К1- взносы в Пенсионный фонд (32 %, 42 % или 4 %);

К2 - взносы в Фонд по временной нетрудоспособности (2,9 %);

Кз - взносы в Фонд страхования на случай безработицы (1,9 %);

К4 - взносы в Фонд страхования от несчастного случая на производстве (согласно тарифу, установленному работодателю в зависимости от вида деятельности).

Рассмотрим ситуацию на конкретном примере.

Пример 8. На предприятии “Флорис” работают 17 сотрудников. Плановая годовая сумма заработной платы составляет 175 тыс. грн., плановая годовая сумма отпускных - 15 тыс. грн. Фактически за июль 2004 года в целом по предприятию начислено всех выплат, входящих в состав средней заработной платы, 12 тыс. грн. Коэффициент начислений взносов в социальные фонды (КН) для данного предприятия составляет: (100 + 32 + 2,9 + 1,9 +1,23): 100 = 1,3803.

Определяем размер отчислений в резерв на оплату отпусков, которые следует осуществить по окончании июля:

РО = 12000,00 х (15 000,00 : 175 000,00) х 1,3803 = 1419,74 грн.

Применение резерва отпусков имеет несколько функциональных особенностей:

- за счет суммы обеспечения можно возмещать только те расходы, для покрытия которых оно создано, то есть можно профинансировать оплату ежегодных (основных и дополнительных) отпусков и дополнительных отпусков работникам, имеющих детей, и компенсаций за неиспользованные отпуска;

- оплату за учебные и творческие отпуска за счет резерва отпусков не покрывают, а относят сразу на расходы соответствующего месяца;

- учет движения и остатков средств на оплату очередных отпусков ведут на субсчете 471 “Обеспечение выплат отпусков”. По его кредиту показывают создание обеспечения в корреспонденции со счетами 23 “Производство”, 91 “Общепроизводственные расходы”, 92 “Административные расходы”, 93 “Расходы на сбыт” в зависимости от работ, выполняемых работником. Если в оплату труда работников включаются различные доходы, то сумму создаваемого резерва распределяют между видами расходов пропорционально объему зарплаты за соответствующий период;

- начисленные отпускные суммы и компенсация за неиспользованный отпуск отражаются записью: дебет сч.471 - кредит сч.661;

- если созданного резерва отпусков в одном из месяцев оказалось недостаточно, то часть отпускных, превышающую размеры обеспечения, списывают в дебет одного из перечисленных выше расходных счетов записью: дебет счетов 23 или 91, 92, 93 - кредит сч. 661;

- если в течение года резерв исчерпан и в нем отпала необходимость, то, согласно п. 18 ПСБУ 11, обеспечение существует до тех пор, пока у работника имеются не использованные в течение отчетного года дни отдыха;

- остаток обеспечения пересматривают на каждую дату баланса и при необходимости увеличивают или уменьшают;

- величину резерва на выплату отпусков работникам показывают в стр. 400 “Обеспечения предстоящих выплат персоналу” разд. П Пассива Баланса. Кроме того, в примечаниях к Финансовой отчетности приводят следующие данные о созданном резерве:

- его остатки на начало и конец отчетного периода;

- его увеличение в течение отчетного периода вследствие создания резерва или дополнительных отчислений;

- сумму, использованную в течение отчетного периода;

- неиспользованную сумму, сторнированную в отчетном периоде.

Налогообложение отпускных сумм

Отпускные суммы являются частью расходов на оплату труда, в связи с этим их включают в:

- базу для начисления и удержания социальных взносов;

- доход в виде заработной платы, который учитывают при применении налоговой социальной льготы (НСЛ).

Однако для каждого из перечисленных случаев существуют определенные ограничения.

Так, при начислении социальных взносов учитывают максимальную величину заработной платы, с которой удерживаются и на которую начисляются взносы на социальные мероприятия, определенную Постановлением КМУ № 225******.

В 2004 году максимальная величина заработной платы, с которой удерживают и на которую начисляют социальные взносы, составляет 2660 грн. в месяц.

Для получения права на НСЛ по налогу с доходов физических лиц в течение 2004 года необходимо, чтобы месячный доход работника в виде зарплаты не превышал 510 грн.

Таким образом, размер отпускных сумм будет влиять на размер уплачиваемых из заработка социальных взносов и на то, сможет ли работник воспользоваться льготой в месяце выплаты.

Согласно мнению специалистов Пенсионного фонда, изложенной в пп.5.1.7 Инструкции о пенсионных взносах*******, начисление страховых взносов на суммы выплат, период которых более одного месяца, осуществляется отдельно за каждый месяц. Таким правилом можно воспользоваться при начислении взносов и для трех других социальных фондов.

Таким образом, социальные взносы целесообразнее начислять отдельно на каждую часть отпускных, которая приходится на соответствующий месяц, а перечисления осуществлять полностью на всю сумму в месяце выплаты отпускных.

Согласно пп. 6.5.1 Закона о налоге с доходов физлиц******** НСЛ применяют к доходу, полученному налогоплательщиком в виде заработной платы в течение отчетного налогового периода, если он не превышает определенного этим подпунктом размера*********. Однако Законом № 1958 внесены изменения в указанный пункт, согласно абзацу 3 которого с 01.01.2005 г. будет действовать следующее правило: если налогоплательщик получает доходы в виде заработной платы за время отпуска, то с целью определения предельной суммы дохода, дающей право на получение НСЛ, такие доходы или их часть относят к соответствующим налоговым периодам их начисления.

Создание резерва на оплату отпусков не участвует в определении размера валовых расходов предприятия. Согласно пп. 5.6.1 Закона о налогообложении прибыли70 валовые расходы увеличивают только при выплате начисленных отпускных.

Рассмотрим ситуацию на конкретном примере.

Пример 9. В июле работнику начислили 447 грн. заработной платы за отработанные дни, а также отпускные - 225 грн. за период с 26 июля по 9 августа 2004 года, из них 105 грн. за июль и 120 грн. за август. Выплату отпускных и заработной платы произвели 23 июля. Работник не пользуется на предприятии общей НСЛ - 61,50 грн. За отработанные с 10 по 31 августа дни начислена заработная плата в размере 435 грн. (НСЛ к зарплате августа будет применена).

Начисление и удержание социальных взносов и налога с доходов физлиц отражается в бухгалтерском и налоговом учете в следующем виде (табл.8).

Таблица 8

№ п/п


 
Содержание операции


 
Сумма, грн.


 
Корреспонденция счетов
 
Налоговый учёт
 
дебет
 
кредит
 
валовой
доход,
грн.
 
валовые расходы, грн.
 
1.
 
Создание резерва отпусков (сумма приведена условная)
 
10200,00
 
23,91, 92,93,
94
 
471
 
-
 
-
 
2.
 
Начисление зарплаты за июль
 
447,00
 
23
 
661
 
-
 
447,00
 
3.
 
Начисление отпускных за счет резерва:
в части, которая приходится на июль
в части, которая приходится на август
 


105,00

120,00
 


471

471
 


661

661
 


-

-
 


105,00

120,00
 
4.
 
Начисления на зарплату за июль:
взносы в Пенсионный фонд 32 %
взносы в Фонд по нетрудоспособности 2,9 % взносы в Фонд по безработице 1 ,9 %
взносы в Фонд по травматизму 1,23 % (условно)
 


143,04

12,96

8,49

5,50
 


23

23

23

23
 


651

652

653

656
 


-

-

-

-
 


143,04

12,96

8,49

5,50
 
5.
 
Начисления на сумму отпускных за июль 1 05,00 грн.:
взносы в Пенсионный фонд 32 % взносы в Фонд по нетрудоспособности 2,9 % взносы в Фонд по безработице 1,9%
взносы в Фонд по травматизму 1,23 % (условно)
 



33,60

3,05

2,00

1,29
 



471

471

471

471
 



651

652

653

656
 



-

-

-

-
 



33,60

3,05

2,00

1,29
 
6.
 
Удержания из зарплаты и отпускных за июль (447,00+105,00-552,00):
взносы в Пенсионный фонд 2 % взносы в Фонд по нетрудоспособности 1,0% взносы в Фонд по безработице 0,5 %
налог с доходов физлиц (552,00-11,04-5,52-2,76)х 13%
 



11,04

5,52

2,76

69,25
 



661

661

661

661
 



651

652

653

641
 



-

-

-

-
 



-

-

-

-
 
7.
 
Начисления на сумму отпускных за август (120,00 грн.):
взносы в Пенсионный фонд 32 % взносы в Фонд по нетрудоспособности 2,9 % взносы в Фонд по безработице 1,9%
взносы в Фонд по травматизму 1,23 % (условно)
 



38,40

3,48

2,28

1,48
 



471

471

471

471
 



651

652

653

656
 



-

-

-

-

 



38,40

3,48

2,28

1,48
 
8.
 
Удержания из отпускных сумм за август ( 120,00 грн. ):
взносы в Пенсионный фонд 2 % взносы в Фонд по нетрудоспособности 1,0% взносы в Фонд по безработице 0,5 %
налог с доходов физлиц (120,00-2,40- 1,20- 0,60)х13%
 


2,40

1,20

0,60

15,05
 


661

661

661

661
 


651

652

653

641
 


-

-

-

-
 


-

-

-

-
 
9.
 
Перечисления при получении денежных средств в банке:
налог с доходов физлиц (69,25 + 15,05)
взносы в Пенсионный фонд (143,04 + 33,60 + 11,04 + 38,40 + 2,40)
взносы в Фонд по нетрудоспособности (12,96 + 3,05 + 5,52 + 3,48 + 1,20) - взносы в Фонд по безработице (8,49 +2,00 + 2,76 + 2,28 + 0,60)
взносы в Фонд по травматизму (5,50+ 1,29+ 1,48)
 


84,30


228,48



26,21

16,13

8,27
 


641


651



652

653

656
 


311


311



311

311

311
 


-


-



-

-

-
 


-


-



-

-

-
 
10.
 
Получение средств в кассу на выплату зарплаты и отпускных
 
564,18
 
301
 
311
 
-
 
-
 
11.
 
Выплата работнику зарплаты и отпускных (447,00 + 105,00 + 120,00 - 11,04 - 5,52 - 2,76 - 69,25 - 2,40 - 1,20 - 0,60 - 15,05)
 
564,18
 
661
 
301
 





-
 

 
12.
 
Ежемесячные отчисления на создание резерва отпусков (условно)
 
1700,00
 
23,91, 92,93, 94
 
471
 
-
 
-
 
13.
 
Начисление зарплаты за август
 
435,00
 
23
 
661
 
-
 
435,00
 
14.
 
Начисления на зарплату за август:
взносы в Пенсионный фонд (435,00 х 32)
взносы в Фонд по нетрудоспособности (435,00х2,9)
взносы в Фонд по безработице (435,00х1,9)
взносы в Фонд по травматизму (435,00 х 1,23) (условно)
 



139,20


12,62

8,27

5,35
 



23


23

23

23
 



651


652

653

656
 



-


-

-

-
 



139,20


12,62

8,27

5,35
 
15.
 
Удержания из зарплаты за август:
взносы в Пенсионный фонд (435,00 х 2)
взносы в Фонд по нетрудоспособности (435,00 х 1,0)
взносы в Фонд по безработице (435,00 х 0,5)
налог с доходов физлиц [(435,00 - 8,70 - 4,35 - 2,18 - 61,50)х 13]
 



8,70


4,35

2,18

46,58
 



661


661

661

661
 



651


652

653

641
 



-


-

-

-
 



-


-

-

-
 
16.
 
Перечисления при получении денежных средств в банке:
налог с доходов физлиц взносы в Пенсионный фонд (139,20 + 8,70)
взносы в Фонд по нетрудоспособности (12,62 + 4,35)
взносы в Фонд по безработице (8,27 + 2, 18)
взносы в Фонд по травматизму
 


46,58

147,90


16,97

10,45
5,35
 


641

651


652

653
656
 


311

311


311

311
311
 


-

-


-

-
-
 


-

-


-

-
-
 
17.
 
Получение в кассу средств на выплату зарплаты за август
 
373,19
 
301
 
311
 


-
 
-
 
18.
 
Выплата работнику зарплаты за август
(435,00- 8,70-4,35 - 2,18 -46,58)
 
373,19
 
661
 
301
 
-
 
-
 
19.
 
Ежемесячное отчисление на создание резерва отпусков (условная сумма)
 
1700,00
 
23,91, 92,93, 94
 
471
 
-
 
-
 
20.
 
Сторнирование неиспользованной части резерва отпусков (условная сумма)
 
370,00
 
23,91, 92,93, 94
 
471
 
-
 
-
 

______________________

* Закон Украины от 15.11.1996г. № 504/96-ВР “Об отпусках”

** Порядок исчисления средней заработной платы, утвержденный Постановлением КМУ от 08.08.1995г. № 100

*** Инструкция по статистике заработной платы, утвержденная приказом Госкомстата Украины от 13.01.2004г. № 5

****Положение (стандарт) бухгалтерского учета 26 “Выплаты работникам”, утвержденное приказом Минфина Украины от 28.10.2003г. № 601

***** Положение (стандарт) бухгалтерского учета 11 “Обязательства”, утвержденное приказом Минфина Украины от 31.01.2000г. № 20

****** Постановление КМУ от 07.03.2001г. № 225 “О максимальной величине фактических расходов на оплату труда наемных работников, налогооблагаемого дохода (прибыли), совокупного налогооблагаемого дохода (прибыли) предельной суммы, зарплаты,с которой взимаются страховые взносы в соцыальные фонды”.

******* Инструкция “О порядке исчисления и оплаты страхователями и застрахованными лицами взносов в Пенсионный фонд Украины”, утвержденная Постановлением Пенсионного фонда Украины от 19.12.2003г. № 21-1

******** Закон Украины от 22.05.2003г. № 889-IV “О налоге с доходов физических лиц”

********* Закон Украины от 01.07.2004г. № 1958-IV “О внесении изменений в Закон Украины “О налоге с доходов физических лиц””

“Экспресс анализ законодательных и нормативных актов”, № 33 (451), 16 августа 2004г.
Подписной индекс 40783


Документи що посилаються на цей