Документальное оформление передачи
ГСМ на хранение на АЗС
ВОПРОС: Наше предприятие приобретает у поставщика бензин цистернами для собственных нужд и хранит его на АЗС другого предприятия (хранителя) на основании соответствующего договора. Возврат бензина происходит путем заправки автомобилей, принадлежащих нашему предприятию. В конце каждого месяца АЗС выставляет нам счет за услуги хранения нефтепродукта.
Как правильно оформить эти операции документально?
ОТВЕТ: Рассмотрим операции в том порядке, в котором они совершаются.
Сделка оформляется договором хранения в соответствии с положениями гл. 66 ГК. По этому договору АЗС выступает в роли хранителя, как вы правильно указали, а ваше предприятие - в роли поклажедателя.
Бензин передается на хранение на основании:
- доверенности хранителя на получение бензина от поклажедателя (п. 2 Инструкции № 99);
- акта приема-передачи. Обратите внимание: хотя в ТТН ваш поставщик указывает количество бензина в единицах массы - в тоннах или килограммах, но в акте приема-передачи количество нефтепродукта вам следует указать в единицах объема - литрах, поскольку при отпуске бензина на АЗС его количество измеряется в литрах;
- кроме того, если ваш бензин сливается в резервуар, в котором находится (будет находиться) другой бензин, вы обязаны передать хранителю документы, удостоверяющие надлежащее качество бензина, переданного на хранение (копию сертификата соответствия, а если нефтепродукт иностранного производства - свидетельство о признании иностранного сертификата в государственной системе сертификации или копию этого свидетельства). Это требование вытекает из п. 27 Правил № 1442 и п. 39 Порядка № 108.
Заправка автомобилей (то есть возврат бензина, переданного на хранение) может производиться:
- по ведомости одноразового отпуска бензина типовой формы № 24-нп (см. приложение № 24 к Инструкции № 81),
- по талонам на отпуск бензина.
Ведомость с предварительно поставленным штампом и указанным номером договора хранения выдается поклажедателем своему водителю в двух экземплярах.
Во время отпуска бензина оба экземпляра ведомости заполняются оператором АЗС хранителя (с указанием госномера автомобиля, Ф.И.О. водителя и оператора, наименования, марки и количества бензина и др.) и подписываются оператором и водителем. Один экземпляр остается на АЗС, а другой передается водителю. В путевом листе водителя делается отметка о количестве отпущенного бензина, подтвержденная штампом и подписью оператора АЗС.
Нельзя не сказать о том, что на местах форму такой ведомости несколько видоизменяют, а именно вводят дополнительные строки и графы, чтобы использовать как ведомость многоразового отпуска бензина (как правило, в течение месяца).
Талоны. Отметим, что законодательством не предусмотрены ни форма таких талонов, ни порядок их применения. На практике талоны изготавливают самостоятельно (с помощью компьютерной техники). Как правило, на лицевой стороне талона указывается наименование, марка и количество бензина, а на обратной ставится печать предприятия (поклажедателя), дата выдачи талона (рекомендуем указать и номер договора хранения). Образец изготовленного поклажедателем талона (с надписью "Образец") передается хранителю.
После заправки автомобиля талон погашается и остается у оператора АЗС. По соглашению сторон в путевом листе водителя делается такая же отметка, как и при заправке по ведомости.
Расчеты между сторонами договора происходят ежемесячно и по окончании срока хранения на основании:
- акта выполненных услуг по хранению, который составляется хранителем и подписывается обеими сторонами договора;
- счета на оплату услуг хранения за соответствующий период, который выписывает хранитель.
В акте стороны, в частности, указывают:
- период, за который составлен акт,
- стоимость услуг хранения,
- данные о движении бензина, принятого на хранение, в количественно-суммарном выражении (остаток на начало периода, количество и стоимость принятого на хранение, количество и стоимость возвращенного, остаток на конец периода),
- перечень прилагаемых документов, на основании которых приведены данные о движении бензина (акт приемки-передачи на хранение, документы, подтверждающие количество возвращенного бензина поклажедателю). При этом количество возвращенного бензина в зависимости от вида используемых документов на его отпуск подтверждается:
- сводной ведомостью-расчетом, составленной бухгалтерией хранителя, - если заправка автомобилей производилась по ведомостям;
- актом на уничтожение (сжигание) талонов - если заправка производилась по талонам. Талоны уничтожаются в присутствии комиссии, в состав которой обязательно входит представитель поклажедателя.
Возможно расхождение между количеством переданного на хранение бензина и количеством возвращенного.
Не исключено, что возвращенное количество бензина может быть меньше количества, переданного на хранение. Как следует из положений ч. 2 ст. 949 ГК, такое расхождение не возмещается хранителем при условии, что:
- бензин хранился в отдельном резервуаре и количество недостающего бензина находится в пределах установленных норм естественной убыли*;
- бензин отпускался поклажедателю через отдельную топливо-раздаточную колонку (ТРК), ежедневно в установленном порядке хранителем производились измерения погрешности ТРК и при всем этом количество недостающего бензина находится в пределах допустимых норм погрешности измерения ТРК**.
Действия поклажедателя в случае выявления расхождений. В присутствии представителя хранителя вы должны провести инвентаризацию с оформлением в обычном порядке соответствующих документов (приказ, инвентаризационная опись, расчет естественной убыли и т. д.).
В свою очередь, бухгалтерия хранителя обязана передать комиссии один экземпляр накопительной ведомости по каждой смене на АЗС, в которой отражены подсчет итогов погрешности ТРК и определен результат погрешности в сальдированном виде.
Потери бензина в пределах норм естественной убыли и допустимых норм погрешности измерения ТРК списываются поклажедателем в установленном порядке, а сверхнормативные - возмещаются хранителем по цене бензина, переданного на хранение.
Для того чтобы интересы поклажедателя были защищены, необходимо прежде всего правильно составить договор. В этом вам поможет консультация "Договор хранения", опубликованная в методическом пособии "Хозяйственные договоры в свете нового законодательства", 2004, № 3.
___________
* Нормы естественной убыли нефтепродуктов на АЗС и порядок их применения утверждены Постановлением № 40.
** Допустимые нормы погрешности измерения ТРК установлены ГОСТ 9018-89 "Колонки топливораздаточные. Технические условия.".
Перечень документов
1. Постановление № 40 - постановление Госкомитета СССР по материально-техническому снабжению от 26.03. 86 г. № 40 "Об утверждении норм естественной убыли нефтепродуктов при приеме, хранении, отпуске и транспортировке".
2. Инструкция № 81 - Инструкция о порядке приема, транспортировки, хранения, отпуска и учета нефтепродуктов на предприятиях и организациях Украины, утвержденная приказом Государственного комитета нефтяной, газовой и нефтеперерабатывающей промышленности Украины, Министерства экономики Украины, Министерства транспорта Украины, Государственного комитета по стандартизации, метрологии и сертификации Украины, Государственного комитета статистики Украины от 02.04.98 г. № 81/38/101/235/122.
3. Инструкция № 99 - Инструкция о порядке регистрации выданных, возвращенных и использованных доверенностей на получение ценностей, утвержденная приказом Минфина от 16.05.96 г. № 99, с изменениями и дополнениями ("Баланс", 2002, № 18 (тетрадь 2)).
4. Порядок № 108 - Порядок занятия торговой деятельностью и правила торгового обслуживания населения, утвержденный постановлением КМУ от 08.02.95 г. №108.
5. Правила..№ 1442 - Правила розничной торговли нефтепродуктами, утвержденные постановлением КМУ от 20.12.97 г. № 1442, с изменениями и дополнениями.
Светлана Гладкая,
бухгалтер-эксперт фирмы "Баланс-Клуб"