Ведение учета при помощи
компьютерных программ
ВОПРОС: Если бухгалтерский учет ведется при помощи компьютерной программы, нужно ли дополнительно заполнять вручную:
- кассовую книгу,
- Книгу учета продаж и Книгу учета приобретений,
- журнал регистрации доверенностей?
ОТВЕТ: Ответ зависит от того, какие требования предусмотрены законодательством для ведения каждого из указанных документов. Поэтому рассмотрим их в отдельности.
Кассовая книга
Порядок ведения кассовой книги регламентируется Положением № 72, в котором предусмотрена возможность ее ведения в электронном виде, но при соблюдении нижеприведенных условий (п. 4.4).
- Если обеспечено надлежащее хранение кассовых документов (как надлежит хранить эти документы - указано в п. 3.12).
- Если программное обеспечение, при помощи которого ведется кассовая книга, позволяет получить визуальное отражение на экране и распечатку документов "Вкладной лист кассовой книги" и "Отчет кассира", форма и содержание которых воспроизводят форму и содержание кассовой книги на бумажном носителе, утвержденной приказом Минстата.
- Если записи в кассовой книге делаются путем ввода необходимой информации из первичных кассовых документов и производятся до начала следующего рабочего дня (т. е. с остатками на конец предыдущего дня), а также содержат все реквизиты, предусмотренные формой кассовой книги.
- Если страницы кассовой книги нумеруются автоматически в порядке возрастания с начала года.
- Если при распечатывании "Вкладного листа кассовой книги" в конце месяца автоматически распечатывается общее количество листов кассовой книги за этот месяц, а в случае распечатки в конце года - их общее количество за год.
- Если после распечатки "Вкладного листа кассовой книги" и "Отчета кассира" кассир соблюдает установленный порядок, то есть проверяет правильность составления этих документов, подписывает их и передает "Отчет кассира" вместе с приходными и расходными кассовыми документами в бухгалтерию под расписку во "Вкладном листе кассовой книги".
- Если распечатанные "Вкладные листы кассовой книги" в течение года хранятся кассиром отдельно за каждый месяц. По окончании календарного года (или при необходимости) такие документы формируются в подшивку в хронологическом порядке. При этом общее количество листов за год удостоверяется подписями руководителя и главного бухгалтера предприятия, а подшивки собираются в книгу, которая скрепляется печатью предприятия.
- Если по окончании календарного года кассовая книга на электронных носителях передается для хранения в течение 36 месяцев в архив предприятия.
Вывод: если все эти условия вами выполняются, вы можете обойтись только электронной версией кассовой книги.
Книги учета приобретения и
продажи товаров (работ, услуг)
Правила ведения указанных книг установлены Порядком № 165/1 (п. 5) и Порядком № 165/2 (п. 5), в соответствии с которыми в случае ведения учета приобретения (продажи) товаров (работ, услуг) при помощи компьютера:
- ежедневный учет операций составляется в форме электронного журнала и по той же форме, как и книги учета приобретения (продажи), распечатывается, пронумеровывается и подписывается ответственным за ведение указанных книг лицом,
- данные ежедневного учета операций заносятся в книги учета приобретения (продажи) одной строкой общим итогом за день.
Вывод: указанные книги можно вести в электронном виде, но при этом итоговые суммы по операциям за день (они видны в распечатке электронного журнала) ежедневно вручную должны заноситься в книги учета приобретений (продаж), которые зарегистрированы в органах налоговой службы.
Главная книга является регистром бухгалтерского учета (п. 16 Методических рекомендаций № 356). Законом № 996 (п. 6 ст. 9) предусмотрено, что в случае составления и хранения регистров бухгалтерского учета на машинных носителях информации предприятие обязано за свой счет изготовить их копии на бумажных носителях по требованию правоохранительных органов и соответствующих органов в пределах их полномочий, оговоренных законодательством. При этом Методическими рекомендациями № 356 (п. 11, 12, 13) определены форма и содержание Главной книги, а также установлены требования к ее ведению, а именно:
- в Главной книге необходимо отражать сальдо на начало и конец текущего месяца; обороты за текущий месяц по кредиту каждого счета, которые приводятся одной суммой; обороты за текущий месяц по дебету каждого счета, которые приводятся суммой по корреспондирующим счетам из журналов;
- Главная книга ведется на протяжении календарного года;
- на каждый синтетический счет в Главной книге отведена отдельная страница;
- проверка правильности записей в Главной книге осуществляется путем подсчета суммы оборотов и сальдо по всем счетам (суммы дебетовых и кредитовых оборотов, а также сальдо по дебету и кредиту должны быть соответственно равны).
Вывод: вы имеете право вести Главную книгу в электронном виде с соблюдением вышеперечисленных условий, а распечатывать ее обязаны лишь по требованию контролирующих
органов. При этом вы можете по своему усмотрению ежемесячно (ежеквартально) распечатывать указанную книгу, а также оборотно-сальдовую ведомость по счетам и анализ каждого счета в отдельности, чтобы проверить сопоставимость данных аналитического и синтетического учета по счетам и составить финансовую отчетность.
Журнал регистрации доверенностей
Журнал введен Инструкцией № 99 для учета выданных, возвращенных и использованных доверенностей на получение ценностей. На вопрос, можно ли вести данный журнал в электронном виде, отвечаем: нет.
Поясним свой ответ.
- Во-первых, вышеуказанной Инструкцией не предусмотрено ведение данного журнала в электронном виде.
- Во-вторых, форма данного журнала подразумевает не просто внесение записей, касающихся движения доверенностей, но и содержит графу, которая является своеобразной распиской лица, получившего доверенность. В случае если данный журнал будет вестись в электронном виде, то лицу, получившему доверенность, некуда будет ставить свою роспись, удостоверяющую факт получения доверенности.
Напоминаем, что порядок ведения учета на предприятии закрепляется приказом руководителя. В приказе вам следует:
- указать, что учет хозяйственных операций предприятия (всех или каких-либо определенных) должен вестись при помощи компьютерной программы (указать наименование программы);
- назначить лицо, ответственное за правильность и своевременность занесения данных в программу;
- обязать ответственное лицо распечатывать необходимые документы (первичные, сводные, регистры, журналы и т. д.), установить периодичность такой распечатки для каждого документа (после составления, ежедневно, ежемесячно, ежеквартально и т. д), а также определить круг лиц, проверяющих правильность составления таких документов и подписывающих эти документы.
Организация бухгалтерского и налогового учета при помощи компьютерных программ позволит вам сэкономить время и трудозатраты вашего бухгалтера.
Перечень документов
1. Закон №. 996 - Закон Украины от 16.07.99 г. № 996-XIV "О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине" ("Баланс, 2003, № 1-2, с. 31).
2. Инструкция № 99 - Инструкция о порядке регистрации выданных, возвращенных и использованных доверенностей на получение ценностей, утвержденная приказом Минфина Украины от 16.05.96 г. № 99"("Баланс", 2002, № 18, бланки, с. 1).
3. Порядок № 165/1 - Порядок ведения книги учета приобретения товаров (работ, услуг), утвержденный приказом ГНАУ от 30.05.97 г. № 165 (методическое пособие, 2004, № 5, с. 78).
4. Порядок № 165/2 - Порядок ведения книги учета продажи товаров (работ, услуг), утвержденный приказом ГНАУ от 30.05.97 г. № 165 (методическое пособие, 2004, № 5, с. 81).
5. Положение № 72 - Положение о ведении кассовых операций в национальной валюте в Украине, утвержденное постановлением Правления НБУ от 19.02.01 г. № 72 ("Баланс", 2003, № 19, с. 12).
6. Методические рекомендации № 35б - Методические рекомендации по применению регистров бухгалтерского учета, утвержденные приказом Минфина Украины от 29.12.2000 г. № 356 ("Баланс", спецвыпуск, 2001, № 5, с. 2).
Неля Привалова,
бухгалтер-эксперт фирмы "Баланс-Клуб"