Кража матценностей:
учет в бюджетных учреждениях

Кража. Даже воспоминания о ней у некоторых из нас вызывают отрицательные эмоции. Да, от этого никто не застрахован. Достаточно грустные истории могут произойти не только с каким-либо физическим лицом, ной в бюджетных организациях. И тогда у наших читателей возникают вопросы, на которых мы хотели бы остановиться сегодня.

Сначала разберем ситуацию, возникшую у одного из наших читателей:

Для нужд учреждения, финансируемого из местного бюджета, ежемесячно покупают проездные билеты на троллейбус стоимостью 40 грн., оприходуют в кассу (Дт 301 Кт 675) и выдают под отчет материально ответственным лицам по номерам и сериям (Дт 362 Кт 301). Проездной билет был украден.

Как нам установить материальную ответственность?

В результате кражи, естественно, учреждению нанесен ущерб. Это факт. Однако, чтобы выяснить материальную ответственность кого-либо за нанесенный ущерб, необходимы следующие условия:

- ущерб носит прямой действительный характер;

- он должен быть следствием наказуемых противоправных действий или бездеятельности работника (ст. 130 Кодекса законов о труде Украины, утвержденного Законом от 10.12.71 г. № 322-VII, далее - КЗоТ).

Данное правило распространяется на каждого работника, а не только на материально ответственных лиц.

Впрочем, в описанной ситуации несколько иные условия - произошла кража. А это уже совершение уголовного преступления - сфера уголовного законодательства, а не КЗоТа. Поэтому следует обратиться в правозащитные органы. Их обязанность - установить виновное лицо, чтобы возместить ущерб.

Одновременно, как того требует п. 1.9 Инструкции по инвентаризации основных средств, нематериальных активов, товарно-материальных ценностей, денежных средств и документов, расчетов и других статей баланса, утвержденной приказом Главного управления Госказначейства Украины от 30.10.98 г. № 90 (далее - Инструкция), непременно проводят инвентаризацию в день установления факта кражи. Документально"оформленный результат инвентаризации (инвентаризационная опись, протокол заседания инвентаризационной комиссии с указанием мер, необходимых для недопущения фактов потерь в дальнейшем) является свидетельством недостачи, к которой привело хищение имущества. Такие документы вместе с заявлением передают в следственные органы. А в самом учреждении они служат основанием для снятия с балансового учета отсутствующих материальных ценностей путем уменьшения финансирования и отражения их за балансом (счет 05 "Гарантии и обеспечения"). Учитывая абз. "а" п. 15.4 Инструкции, недостачи материальных ценностей на сумму до 75 необлагаемых минимумов доходов граждан списывают по разрешению руководителя учреждения согласно его приказу.

Вот такой общий порядок, но могут быть разные ситуации, которые мы сейчас и рассмотрим.

Первая. У работника "N"( не материально ответственного лица) украден проездной билет при выполнении служебного задания. По факту кражи подано заявление в милицию.

Материально ответственное лицо на следующий день сдало в бухгалтерию маршрутный лист (в котором есть подпись работника "N" о получении билета), отчетов использовании подотчетных средств, справку из милиции о факте кражи, объяснительную записку о невозможности возврата проездного билета. Бухгалтерия удержала с материально ответственного лица 80 грн.

Правомерно ли это?

Нет, 80 грн. с материально ответственного лица взыскали безосновательно, поскольку ни оно, ни работник не совершили прямых виновных действий.

Вторая. Аналогичная, но о краже проездного билета не сообщили в органы внутренних дел. Бухгалтерия удержала с работника 80 грн.

Законно ли она поступила?

Здесь отсутствие проездного билета, пожалуй, расценили как потерю по халатности. При этом, как сказано в п. 1 ст. 133 КЗоТа, рабочие и служащие несут ограниченную материальную ответственность.

Тогда процедура будет иной. По факту недостачи руководитель организации издает приказ о покрытии нанесенного работником ущерба. На это отводится две недели со дня выявления такого ущерба. Работника ознакомляют с приказом и через семь дней взыскивают назначенную к возмещению сумму.

Размер возмещения рассчитывают, руководствуясь Порядком определения размера убытков от хищения, недостачи, уничтожения (порчи) материальных ценностей, утвержденным постановлением КМУ от 22.01.96 г. № 116 (далее - Порядок) (обращаем внимание - упомянутый Порядок используют и составляя гражданский иск при уголовном производстве). Возмещение включает в себя стоимость нанесенного ущерба и сумму штрафа.

Согласно п. 7 Порядка размер убытков от хищения, недостачи, уничтожения (порчи) бланков ценных бумаг и документов строгого учета исчисляют с применением коэффициента 5 к номинальной стоимости, указанной на бланках ценных бумаг и документов строгого учета.

Подтверждает то, что проездные билеты - документы строгого учета приложение к постановлению КМУ "Номенклатура бланков ценных бумаг и документов строгого учета, которые изготавливаются по лицензии Минфина" от 19.04.93 г. № 283. Исходя из его раздела II, к бланкам документов строгого учета относятся проездные документы (билеты на проезд в железнодорожном, морском, речном и воздушном транспорте; документы на перевозку грузов; воинские проездные документы и пр.).

Давайте используем формулу, чтобы определить сумму возмещения (п. 2 Порядка):

Ру = ((Бс - А) х Іинф. + НДС + Асб) х 5,

где: Ру - размер убытков;

Бс - балансовая стоимость на момент установления факта хищения, недостачи, уничтожения (порчи) материальных ценностей;

А - амортизационные отчисления;

Іинф - общий индекс инфляции, который рассчитывают ч,на основании ежемесячно определяемых Минстатом (ныне - Госкомстат) индексов инфляции;

НДС - размер налога на добавленную стоимость;

Асб - размер акцизного сбора.

Но в приведенную формулу следует внести коррективы. Из нее мы предлагаем исключить такие показатели, как А (амортизация), НДС (пп. 5.1.13 Закона Украины "О налоге на добавленную стоимость" от 03.04.97 г. № 168/97-ВР) и Асб (акциз), поскольку их не применяют к проездным билетам.

Теперь формула будет иметь следующий вид:

Ру = Бс х I инф. х 5.

Скажем несколько слов о показателе Іинф. Предположим, кража произошла в январе текущего года и билет был приобретен тогда же. Необходимо взять I инф. за этот месяц. Но ведь на момент составления месячной финансовой отчетности данный показатель еще не опубликован. Так что не будет ошибкой воспользоваться коэффициентом за предыдущий месяц (101,5) с последующим перерасчетом.

Подставив известные нам показатели, получим стоимость возмещения ущерба:

40 грн. х 101,5 х 5 = 203 грн.

Определенную сумму нужно взыскать с работника. Но помните о таком ограничении: рабочие и служащие несут материальную ответственность в размере нанесенного ущерба, но не больше их среднего месячного заработка.

Как учитывать и списывать проездной билет вследствие кражи?

В бухгалтерском учете для проездных билетов предназначен субсчет 331 "Денежные документы в национальной валюте", на котором учитывают информацию о наличии и движении денежных документов, находящихся в кассе предприятия (в т. ч. оплаченных проездных документов). Аналитический учет ведут по каждому бланку и местам их хранения.

Именно здесь следует сделать ударение: проездные билеты находятся в кассе, но их не оприходуют по кассе и не записывают в кассовую книгу. Постановлением Правления Нацбанка Украины "Об утверждении Положения о ведении кассовых операций в национальной валюте в Украине" от 19.02.01 г. № 72 предусмотрено, что в кассовой книге ведут учет денежных средств только в виде наличности.

Добавим - кассовые и фактические расходы на оплату проездных билетов отражают по КЭКР 1140 "Расходы на командировки".

Операции движения проездных билетов показывают на субсчетах следующим образом (см. таблицу).

Таблица

К тому же заметим: начиная с отчета за I квартал текущего года, в соответствии с п. 19 Инструкции о порядке составления квартальной финансовой отчетности в 2004 году учреждениями и организациями, получающими средства государственного или местных бюджетов, утвержденной приказом Государственного казначейства Украины от 26.03.04 г. № 55, в формы № 7кд и № 7км не включают задолженность по суммам недостач и краж денежных средств и материальных ценностей, убытков за порчу материальных ценностей, отнесенных на счет виновных лиц. Задолженность по недостачам и кражам денежных средств и материальных ценностей показывают по строке 080 приложения 21 "Справка о суммах дебиторской и кредиторской задолженности учреждения по операциям, которые не отражают в формах № 7кд, № 7км "Отчет о задолженности бюджетных учреждений".

“Все о бухгалтерском учете”, № 74 (985), 12 августа 2004 г.

Документи що посилаються на цей