Командировки за границу: правовые вопросы,
налогообложение, бухгалтерский учет

ВОПРОС: Сейчас много вопросов возникает в связи с направлением в зарубежные командировки сотрудников на длительный срок. Разъясните, пожалуйста, как следует оформить направление сотрудника в командировку, как выплачивать ему командировочные, каким образом вести налоговый и бухгалтерский учет по этим выплатам?

ОТВЕТ: В Украине никого не удивишь зарубежными поездками, в том числе и в самые отдаленные или экзотические страны. Посещение зарубежных стран, с различными целями стало нормой жизни многих наших граждан.

Физические лица, как правило, едут в туристические поездки, а также по приглашению родственников или друзей в гости. Работники предприятий обычно отправляются за границу в командировки.

Монополия на внешнеэкономическую деятельность ушла в небытие вместе с распадом СССР, и теперь любой субъект предпринимательской деятельности вправе сотрудничать с предприятиями ближнего и дальнего зарубежья, естественно, в пределах действующего законодательства. Безусловно, такое сотрудничество не всегда может проходить в рамках телефонных, почтовых или факсовых сообщений. В большинстве случаев не обойтись без личных контактов с зарубежными партнерами, если предприятие занимается импортом или экспортом товаров (работ, услуг) или намерено осуществлять ВЭД в будущем.

Загранкомандировки - дорогое удовольствие для любого предприятия, поэтому относиться к их оформлению следует с особой тщательностью, так как они непременно станут предметом исследований налоговых органов у обычных предприятий или контрольно-ревизионных управлений (КРУ) у бюджетных учреждений.

Валовые расходы - это термин, который интересует в первую очередь обычных плательщиков налога на прибыль, а также предприятия, работающие на упрощенной системе налогообложения по ставке 6% и включающие в налоговый кредит (НК) НДС по авансовому отчету командированного за границу работника по приобретенным в Украине билетам или другим услугам, связанным с загранкомандировкой.

Однако не только сумма авансового отчета будет интересовать проверяющих, но и порядок его выдачи, который претерпел ряд существенных изменений.

Не будет преувеличением сказать, что командировки работников, и особенно их авансовые отчеты, для работников бухгалтерий всегда были и будут постоянной “головной болью”. Это, прежде всего, беспокойство за своевременную сдачу авансовых отчетов, а также возврат в кассу неиспользованных сумм в установленные сроки.

Даже командировки работников в пределах Украины влекут за собой немало всяческих споров и неурядиц с представлением отчетов и первичных документов. А что же тогда говорить о командировках за границу, где неизбежно возникнут еще и расчеты с валютой и т.п.!

Можно сказать с уверенностью, что бухгалтеры не очень благосклонно относятся к сотрудникам, желающим уехать в загранкомандировку, но виноваты в этом не бухгалтеры, а наше законодательство, которое уж слишком зарегламентировало это мероприятие для всех предприятий.

Итак, обо всем по порядку.

Оформление распорядительных
документов на командировку за границу

Направление работника предприятия в командировку за границу необходимо оформлять приказом или распоряжением, где нужно указать пункт назначения, название предприятия или фирмы, куда командирован работник, срок и цель командировки.

Надлежащим образом оформленный приказ (распоряжение) на командировку работника за границу - это документ, который может защитить предприятие в будущем от контролирующих органов. Поясним, что имеется в виду.

Предприятие может оформить приказ формально, то есть просто констатировать факт отправки сотрудника в некую страну для решения каких-то вопросов в срок с такого-то числа по такое-то число…

Безусловно, никакой пользы такой документ в будущем предприятию не принесет, потому что, как правило, со временем забудутся некоторые детали и специфика командировки, возможно, сменятся сотрудники и очень сложно будет в случае проверок восстановить все нюансы.

Чтобы этого не произошло, мы рекомендовали бы оформлять распорядительный документ, который содержал бы следующую информацию:

- Ф.И.О., должность командируемого сотрудника;

- страна и фирма, куда командируется работник;

- цель командировки;

- приглашение принимающей стороны;

- срок командировки;

- смета расходов на командировку;

- ограничения по некоторым видам командировочных расходов;

- задание по командировке;

- срок выдачи аванса и вид валюты.

Необходимо также выписать командированному работнику удостоверение о командировке по форме, утвержденной приказом ГНАУ от 28.07.1997 №260.

Основанием для выдачи удостоверения о командировке работника является приказ (распоряжение) о направлении сотрудника в командировку.

Удостоверение о командировке работника должно быть оформлено надлежащим образом как с лицевой, так и с обратной стороны. Отметки в удостоверении о командировке обязательно должны быть заверены подписью должностного лица и печатью предприятия.

Работнику, командированному за границу, выдается задание, в котором определяются цель поездки, условия пребывания за границей, смета расходов, копия приглашения с переводом, если работник уезжает по приглашению. Задание на командировку утверждается руководителем предприятия или его заместителем.

Срок командировки

Срок командировки работнику определяет руководитель предприятия, но этот срок не должен превышать 60 календарных дней (п. 1.1 разд.II Инструкции № 59).

Фактическое время пребывания в командировке за рубежом определяется:

- при командировках в страны, с которыми установлен полный пограничный контроль, - по отметкам контрольно-пропускных пунктов пограничных войск Украины в заграничном паспорте или документе, его заменяющем;

- при командировках в страны, с которыми не установлен или упрощен пограничный контроль, - по отметкам командируемой стороны и принимающей стороны в удостоверении о командировке.

При отсутствии отметок в загранпаспорте или удостоверении о командировке суточные расходы командируемому работнику не возмещаются.

Выезд в командировку за рубеж и возвращение в Украину в один и тот же день считаются одним днем командировки.

По разрешению руководителя предприятия срок командировки может быть продлен вследствие вынужденной задержки, связанной с отсутствием транспортных билетов, отмены авиарейсов, ремонта транспортных средств, болезни или других причин, не зависящих от работника. При этом общий срок командировки по общему правилу не может быть более 60 календарных дней.

Решение о продлении срока командировки руководитель принимает после прибытия командированного работника к месту постоянной работы на основании докладной записки работника и подтверждающих документов и оформляет свое решение приказом (распоряжением).

Порядок выдачи аванса

Предприятие при направлении сотрудника в командировку за рубеж должно обеспечить его средствами в национальной валюте страны, в которую командируется работник, или в свободно конвертируемой валюте в виде аванса на текущие расходы в размерах, обусловленных реальными потребностями в стране пребывания.

У бухгалтеров непременно возникнет вопрос: а с какого счета в банке предприятию можно получить инвалюту?

Иностранная валюта для выдачи аванса командированному работнику должна быть получена в учреждении банка с собственного валютного счета или счетов, которые открываются по каждой валюте отдельно. Право на получение наличной инвалюты для командировок (оплата суточных, расходов по найму жилого помещения, транспортных и других услуг) с текущего валютного счета предусмотрено Правилами №119*.

Если предприятие не имеет текущего валютного счета, то в соответствии с Инструкцией о порядке открытия и использования счетов в национальной и иностранной валюте, утвержденной постановлением Правления НБУ от 18.12.1998 г. № 527 (с изменениями и дополнениями), предприятию нужно открыть такой текущий валютный счет. Он может использоваться предприятием для расчетов по текущим валютным операциям, определенным действующим законодательством, в том числе и по расходам, связанным с командировками.

На сегодняшний день большинство предприятий совершенно не заинтересовано в приобретении валюты, так как эта процедура сопряжена с немалой бумажной волокитой, однако п.1.2 разд.II Инструкции № 59 обязывает предприятия обеспечивать работников, направляемых в командировку, средствами в национальной валюте страны, куда командируется работник.

Кроме того, суточные выплачивают работникам, направляемым в командировку за границу, в сумме, которая в эквиваленте по официальному курсу гривни к иностранным валютам

не превышает предельных норм суточных расходов (280 грн.).

Сложность с соблюдением данной нормы состоит в том, что установленный НБУ курс по некоторым видам валют может быть нестабильным, что усложнит оформление в банке документов на покупку валюты.

К примеру, с 1 по 11 сентября 2003 г. курс евро имел тенденцию к ежедневному изменению:

Как здесь не вспомнить старую норму в п. 1.2 разд.II Инструкции № 59 о перерасчете предельных норм суточных расходов, установленных в гривнях,в доллары США по прогнозному официальному курсу обмена, который был неизменным практически в течение календарного года.

Несложно представить, с какими проблемами столкнется предприятие при оформлении документов на получение наличной валюты, и закономерно, что бухгалтеры задаются вопросом: а что будет, если аванс выдавать не в инвалюте, а в гривнях и пусть работник сам обменивает их на нужную ему валюту?

К счастью, ни Инструкция № 59, ни другие нормативные документы, регламентирующие выдачу аванса в инвалюте, не содержат норм, предусматривающих ответственность за несоблюдение данного правила.

Минфин Украины в письме от 10.06.2003 №03173-407-242/12-9558 констатирует, что не выдача аванса командированному работнику будет квалифицироваться как нарушение трудового законодательства в соответствии со ст.265 КЗоТ Украины.

За нарушение трудового законодательства предусмотрено два вида ответственности - уголовная и административная. В то же время следует отметить, что административные штрафы могут быть применены к должностным лицам только в случае обращения в суд работника или составления протокола об административном правонарушении должностным лицом Госнадзортруда.

Полезно знать, что административное взыскание, в соответствии со ст.38 КУоАП, может быть применено к должностным лицам не позднее чем через 2 мес. с той даты, когда аванс выдали в гривнях вместо инвалюты. Что же касается уголовной ответственности, то она вряд ли возможна, если с работником расчеты по командировке произведены своевременно. Поэтому для желающих рисковать есть шанс избежать валютных операций, к тому же можно попросить работника написать собственноручно заявление с просьбой о выдаче ему аванса в гривнях.

А для скрупулезно соблюдающих нормативные документы напомним, что для получения наличной инвалюты на командировку за границу необходимо подать заявку в уполномоченный банк. Заявка на получение из кассы банка инвалюты должна содержать следующие данные:

- номер и дата приказа (распоряжения) о направлении работника в командировку;

- фамилия, имя, отчество лица, выезжающего за границу;

- срок пребывания за границей;

- расчет расходов.

Вместе с расчетом в банк представляется также доверенность на получение средств на командировку в кассе уполномоченного банка. Из кассы банка на одного работника можно получить не более $300 в сутки - для оплаты суточных и расходов по найму жилого помещения за рубежом и до $1000 - для транспортных расходов (или эквивалента этих сумм в другой инвалюте по официальному обменному курсу, установленному НБУ на день выдачи средств из кассы уполномоченного банка).

Как правило, предприятию необходимо будет еще и купить инвалюту, для чего оно должно представить в банк платежное поручение с указанием суммы средств, подлежащих перечислению со счета предприятия на указанные цели (на основании рассчитанного ранее размера аванса, подлежащего выдаче работнику, и данных о курсах инвалют, сложившихся на торгах УМВБ в предыдущий день). Эта же сумма должна соответствовать представленной заявке.

В уполномоченном банке предприятию должны выдать инвалюту и справку по форме 01с/ Form Ols (приложение 4 к Инструкции о перемещении валюты Украины, иностранной валюты, банковских металлов, платежных документов, других банковских документов и платежных карточек через таможенную границу Украины, утвержденной постановлением Правления НБУ от 12.07.2000 г. № 283) на каждого командированного работника.

Справка нужна для вывоза за границу до $10 000 (или эквивалента этой суммы в другой инвалюте) наличностью с обязательным указанием суммы в таможенной декларации. Если командированный работник вывозит не более $3000 (или эквивалент этой суммы в другой инвалюте), то без справки можно обойтись и на таможне достаточно устно задекларировать эту сумму.

Если сумма расходов на командировку превышает установленные нормы вывоза инвалюты, то для расчетов за границей используется корпоративная пластиковая карточка из международных платежных систем.

Руководителю предприятия предоставлено право устанавливать ограничения на командировочные расходы (пп. 5.4.8 Закона о налогообложении прибыли).

Размер суточных должен возмещаться командированному работнику в размерах, которые не ниже норм суточных, определенных приложением к Постановлению КМУ от 11.07.2002 г. № 977. В данном приложении размер суточных дифференцирован по странам и определен в долларах США.

Пример 1. Менеджера Степанова И.Д. командируют в Россию на 4 дня с 16 по 19 сентября 2003 г. Официальный курс гривни 15.09.2003г. составлял 533,15грн./$100 и 1,739 грн./10 RR. У руководителя предприятия есть право определить размер суточных за 1 день командировки в следующих пределах: максимальный размер $52,51 (280 : 5,3315) и минимальный - $37 (197,27 грн.). В российских рублях максимум составит 1609,87 руб. (52,51 х 5,3315:0,1739), а минимум - 1134,36 руб. (37 х 5,3315 : 0,1739).

И еще один немаловажный вопрос для бухгалтерий: когда работнику выдавать аванс?

При командировках по Украине данная проблема если и возникает, то она не столь существенна, как при командировках за границу. Ведь подготовительный период для поездки за границу в большинстве случаев требует не только времени, но и финансовых затрат, связанных с оформлением документов и др.

Инструкция № 59 содержит норму, согласно которой предприятие обязано выдать работнику аванс, но в какой срок это необходимо сделать, ни Инструкция, ни Постановление № 663, ни Положение о ведении кассовых операций в национальной валюте в Украине, утвержденное Постановлением Правления НБУ от 19.02.2001 г. № 72 (с изменениями и дополнениями), не говорят. Возможно, это сделано сознательно, чтобы предприятие имело право самостоятельно определить срок выдачи аванса. На наш взгляд, данный факт лучше всего конкретизировать в приказе (распоряжении) о командировке. Такая же точка зрения высказана и в письме НБУ от 20.06.2002 г. №11-113/1099.

Возмещение расходов на загранкомандировку

После возвращения из командировки работник обязан в течение 3 рабочих дней представить авансовый отчет об израсходованных в командировке средствах. Все расходы, кроме суточных, внесенные в авансовый отчет, должны быть подтверждены документально. Желательно перевести все Документы с иностранного языка заблаговременно во избежание неприятных неожиданностей в процессе проверок.

Минфин Украины приказом от 11.02.2003 г. № 118 дополнил разд.II Инструкции № 59 пунктом 1.21, который позволяет предприятиям использовать оригиналы документов для возврата из стран Европейского союза НДС, уплаченного командированным работником за услуги. На время их отсутствия к авансовому отчету должны быть приложены нотариально заверенные копии этих документов.

К отчету также прилагается ксерокопия отметок в загранпаспорте, заверенная отделом кадров или главным бухгалтером (п.1.15 разд.II Инструкции № 59).

За время пребывания работника в командировке ему помимо суточных возмещаются следующие виды расходов:

- стоимость проезда к месту командировки и обратно;

- стоимость проживания в гостиницах или найма других жилых помещений, а также включенные в счета расходы на питание или бытовые услуги, пользование телевизором, кондиционером;

- стоимость телефонных переговоров;

- расходы по оформлению загранпаспорта, разрешений на выезд (виз), обязательное страхование и другие документально оформленные расходы.

Остановимся более детально на каждом виде расходов.

Возмещение суточных

Суточные расходы (расходы на питание и финансирование других личных потребностей) возмещаются работнику, согласно п. 1.7 разд.II Инструкции № 59, за каждый день нахождения в командировке за границей, включая день отъезда и день приезда, в размерах, определенных руководителем предприятия в приказе (распоряжении). Максимальная величина для выплаты суточных по командировкам за границу составляет 280 грн., если в счета за проживание в гостиницах не включены расходы на питание.

Следует обратить внимание на то, что за время транзитного нахождения в пути на территории Украины суточные должны возмещаться в размере 18 грн., то есть так же, как и при командировках по Украине.

Пример 2. Работник командирован в Берлин (Германия). Самолет улетает из Киева, к примеру, 17.09.2003 г. в 14 часов. Из Донецка работнику нужно выехать поездом 16.09.2003 г., чтобы успеть к вылету самолета, о чем свидетельствует дата на железнодорожных билетах. Таким же образом он возвращается в Донецк: прилетает в Киев 19.09.2003 г., а затем поездом возвращается в Донецк 20.09.2003 г. Следовательно, в данной ситуации работник будет находиться в командировке 5 суток, из которых (по отметкам в загранпаспорте и билетам) - 3 дня в Германии и 2 дня в Украине.

В случае включения в счета по найму жилого помещения расходов на питание суточные возмещаются командированному работнику в суммах, не превышающих следующие размеры:

- при одноразовом питании - 224 грн. (80% предельной суммы);

- при двухразовом питании - 154 грн. (55% предельной суммы);

- при трехразовом питании - 98 грн. (35% предельной суммы);

В случае если командированные работники по условиям приглашения обеспечиваются принимающей стороной бесплатным питанием в стране пребывания, суточные возмещаются также с учетом предельных норм и количества раз питания в сутки.

Стоимость проезда

Работнику за время пребывания в командировке возмещаются как расходы за проезд к месту командировки и обратно, так и по месту командировки.

Расходы на проезд включают в себя следующие затраты:

- стоимость проезда, включая предварительный заказ билетов;

- стоимость пользования постельными принадлежностями в поездах;

- расходы на перевозку багажа;

- стоимость проезда по месту командировки городским транспортом - рейсовыми автобусами, метро, троллейбусами, трамваями и т.д.

Руководитель предприятия вправе определить вид транспорта, которым может пользоваться работник. Если же таких ограничений от руководителя предприятия не поступит, то работник вправе самостоятельно решать вопрос о виде транспорта.

Все расходы на проезд возмещаются работнику только при наличии документов, подтверждающих эти расходы.

Поездка в командировку за границу может быть осуществлена работником и на служебном автомобиле. В этом случае расходы на горючесмазочные материалы при наличии подтверждающих документов возмещаются работнику в соответствии с действующими нормами за километр пробега и утвержденным марщрутом.

Кроме расходов на горюче-смазочные материалы, возмещаются также расходы, связанные с техническим обслуживанием, стоянкой и парковкой автомобиля, а также сборы за проезд по грунтовым, шоссейным дорогам и водным переправам (п. 1.13 разд.II Инструкции № 59).

Проживание

К расходам на найм жилого помещения относятся затраты, связанные с оплатой счетов гостиниц (мотелей) или других жилых помещений, а также включенные в такие счета расходы на питание или бытовые услуги (стирка, чистка, ремонт обуви и утюжка одежды, белья), за пользование холодильником, телевизором (кроме каналов, за которые установлена отдельная плата), кондиционером.

Работнику не возмещаются расходы на алкогольные напитки, табачные изделия, зрелищные мероприятия, а также суммы “чаевых”, за исключением случаев, когда они включаются в счет согласно законам страны пребывания.

Расходы по найму жилого помещения возмещаются только при наличии подтверждающих документов (в оригинале) в виде счетов гостиниц (мотелей) или счетов, выданных другими субъектами, которые предоставляют услуги по размещению и проживанию командированного работника.

Стоимость телефонных переговоров

Для обоснования связи телефонных переговоров с хозяйственной деятельностью командированному работнику необходимо составить отчет, в котором указать, кому и по каким вопросам производились телефонные звонки. Для более детальной расшифровки можно отметить даты, номера телефонов и фамилии собеседников, а также перечень решаемых вопросов.

Представление отчета об израсходованных
подотчетных суммах

После возвращения из командировки работник обязан в течение 3 рабочих дней представить авансовый отчет об израсходованных в командировке средствах. Остаток неиспользованных подотчетных сумм, выданных командированному работнику, подлежит возврату в кассу предприятия теми денежными единицами, которыми был выдан аванс, и не позднее 3 рабочих дней после возвращения из командировки.

Согласно п.4.2 Правил № 119, неиспользованный остаток наличной иностранной валюты, полученной юридическим лицом для оплаты расходов на командировку за границу или на эксплуатационные расходы за границей, подлежит зачислению на распределительный счет в иностранной валюте в уполномоченном банке Украины в течение 5 банковских дней с момента оприходования в кассе.

Если работник получил аванс на командировку за рубеж и не выехал, то он должен также в течение 3 рабочих дней со дня принятия решения об отмене поездки возвратить в кассу предприятия указанные средства в тех денежных единицах, в которых был выдан аванс.

В случае не возврата работником остатка инвалютных денежных средств в определенный срок соответствующая сумма взыскивается с него предприятием согласно ст.2 Закона Украины от 06.06.1998 г. № 217/95-ВР “Об определении размера убытков, причиненных предприятию, учреждению, организации разворовыванием, уничтожением (порчей), нехваткой или потерей драгоценных металлов, драгоценных камней и валютных ценностей” (с изменениями и дополнениями) в трехкратном размере от невнесенных инвалютных средств, пересчитанных в национальную валюту по официальному обменному курсу НБУ. Часть суммы, взысканной с работника, направляется на возмещение убытков предприятия (практически 1/3), а остальная часть (2/3) подлежит перечислению в госбюджет. Очень коварная норма, на нее в первую очередь следует обратить внимание работников бухгалтерий, так как налоговики непременно будут контролировать ее соблюдение с особой тщательностью.

Возмещение ущерба в размере, не превышающем среднемесячную заработную плату командированного работника, удерживается из его заработной платы на основании приказа (распоряжения) собственника или вышестоящей организации в порядке подчиненности. Приказ (распоряжение) должен быть издан не позднее 2 недель со дня выявления нанесенного ущерба и обращен к исполнению не ранее 7 дней со дня сообщения об этом работнику. Размер удержаний из заработной платы не может превышать 20% (это ограничение предусмотрено ст. 128 КЗоТ Украины).

В остальных случаях возмещение ущерба производится путем предъявления собственником иска в районный (городской) суд. Но для того чтобы с чистой совестью пользоваться этой нормой, предприятию необходимо в обязательном порядке ознакомить командируемого работника с порядком использования и возврата инвалюты, полученной под отчет на командировку, для чего в приказе (распоряжении) на командировку следует предусмотреть такую запись: “С порядком выдачи и использования валюты ознакомлен. Об ответственности за несвоевременный возврат валютных ценностей предупрежден. Число и подпись”.

При превышении расходов по авансовому отчету над полученной суммой аванса командированному работнику выплачивается сумма перерасхода, но уже в национальной валюте Украины по официальному обменному курсу на день погашения задолженности, но не позднее 3 рабочих дней после возвращения из командировки.

При отсутствии подтверждающих документов об обмене валюты, в которой выдан аванс, перерасчет расходов, осуществленных в командировке, производится исходя из кросс-курса, рассчитанного по официальному обменному валютному курсу, установленному НБУ на день утверждения авансового отчета.

Особенности возмещения командировочных
расходов государственным служащим

Нормы суточных расходов и предельных сумм возмещения затрат на наем жилых помещений для государственных служащих и работников предприятий, учреждений и организаций, которые полностью или частично содержатся (финансируются) за счет средств бюджетов, по командировкам за границу четко определены Постановлением № 663.

Приложения по предельным суммам расходов периодически пересматриваются КМУ.

Расходы на проезд государственных служащих, а также других лиц, направляемых в командировки предприятиями, учреждениями и организациями, которые полностью или частично содержатся (финансируются) за. счет бюджетных средств, возмещаются по тарифу 2-го класса воздушного, железнодорожного, водного и автомобильного транспорта общего пользования (на самолетах - экономического, на судах - 2-го или туристического класса).

Расходы на проезд в мягком вагоне, в каютах, оплачиваемых по 1-4-й группам тарифных ставок, на судах морского флота, в каютах 1-й и 2-й категории на судах речного флота, воздушным транспортом по билетам 1-го и бизнес-класса, фактические расходы, превышающие предельные нормы возмещения расходов на наем жилого помещения и на перевозку до 30 кг багажа сверх количества багажа, стоимость перевозки которого входит в стоимость билета того вида транспорта, которым пользуется работник, возмещается в каждом случае с разрешения руководства согласно подтверждающим документам.

Возмещаются расходы на бытовые услуги, стоимость которых включена в счета на наем жилья (стирка, чистка, ремонт и утюжка одежды, белья, обуви), но не более 10% норм суточных за все дни проживания.

Расходы на служебные телефонные переговоры возмещаются в размерах, согласованных с руководителем.

В случае поездки в несколько стран в течение суток суточные за время пребывания в командировке возмещаются в размере среднего арифметического от норм, установленных для этих стран.

Пример 3. Государственный служащий Сидоров И.П. направляется в загранкомандировку на 1 день в Германию и Польшу. Предельные нормы возмещения суточных расходов, согласно приложению к Постановлению № 663, составляют:

- в Германию - $50;

- в Польшу - $38.

Следовательно, за один день пребывания в загранкомандировке Сидорову И.П. суточные должны быть возмещены в размере $44 (или эквивалента этой суммы в другой иностранной валюте, пересчитанной по кросс-курсу, рассчитанному по официальному обменному валютному курсу, установленному НБУ).

Если командированный за рубеж работник согласно условиям приглашения обеспечивается бесплатным питанием в стране командировки (в пути) или если стоимость питания включается в счета на наем жилого помещения или проездные документы без определения конкретной суммы, то суточные расходы, согласно приложению к Постановлению № 663, возмещаются в следующих размерах:

- при одноразовом питании - 80% нормы;

- при двухразовом питании - 55% нормы;

- при трехразовом питании - 35% нормы.

Расходы на питание, стоимость которого определена и включена в счета на оплату стоимости проживания в гостиницах или в проездные документы, оплачиваются командированным за счет суточных.

Если государственные служащие пребывают в командировке длительный срок и получают зарплату в иностранной валюте, то при командировке в пределах страны пребывания суточные выплачиваются в размере 80%, а при командировке на одни сутки - в размере 50% норм, определенных приложением к Постановлению № 663.

С разрешения руководителя предприятия командированному работнику могут быть возмещены фактические расходы, превышающие предельные нормы:

- на возмещение расходов на наем жилого помещения;

- на проезд;

- на служебные телефонные переговоры;

- на пользование такси;

- на аренду автотранспорта.

Эти расходы являются компенсационными выплатами, потому что они связаны с пребыванием работника в месте командировки и не включаются в совокупный налогооблагаемый доход работника.

Бухгалтерский учет расходов командировок за границу

Для учета расчетов с подотчетными лицами используется активно-пассивный субсчет 372 “Расчеты с подотчетными лицами”. Сальдо по этому субсчету может быть как дебетовым, так и кредитовым.

Аналитический учет осуществляется в разрезе физических лиц, получивших денежные средства под отчет. Дебетовое сальдо по сч.372 является немонетарной статьей согласно Положению (стандарту) бухгалтерского учета 21 “Влияние изменений валютных курсов”, утвержденному приказом Минфина Украины от 10.08.2000 г. № 193 (с изменениями и дополнениями), и эта задолженность на конец отчетного периода не пересчитывается при изменении курса НБУ. При возврате работником неизрасходованной суммы полученного аванса она пересчитывается по новому курсу, определяется курсовая разница и такая часть аванса становится монетарной.

После получения авансового отчета от работника, находившегося в загранкомандировке, бухгалтерия распределяет понесенные расходы на счета бухгалтерского учета в зависимости от цели командировки.

Расходы в иностранной валюте на загранкомандировку относятся к составу валовых расходов (ВР) по курсу НБУ на дату выдачи денежных средств. Возврат работником неизрасходованной инвалюты отражается в бухгалтерском учете по официальному курсу НБУ на день поступления денег в кассу предприятия.

Сумма перерасхода по авансовому отчету определяется в гривнях по официальному курсу НБУ на дату утверждения авансового отчета и затем корректируется на день погашения задолженности, которая должна быть осуществлена не позднее 3 рабочих дней после представления авансового отчета командированным работником.

Налоговый учет расходов командировок за границу

Порядок налогового учета расходов, связанных с командировками, регулируется пп.5.4.8 Закона о налогообложении прибыли. В состав ВР предприятия могут быть отнесены расходы на командировки физических лиц, находящихся в трудовых отношениях с налогоплательщиком или являющихся членами руководящих органов налогоплательщика, в пределах фактических расходов командированного лица на проезд (включая перевозку багажа) как до места командировки и обратно, так и по месту командировки, на оплату стоимости проживания в гостиницах (мотелях), а также включенных в такие счета расходов на питание или бытовые услуги, наем других жилых помещений, оплату телефонных счетов и др.

Все расходы, кроме суточных, должны быть подтверждены первичными документами и связаны с хозяйственной деятельностью предприятия.

Командировочные расходы относятся к составу ВР только после утверждения авансового отчета, а не в момент выдачи командированному лицу аванса.

Не включаются в состав ВР суммы, израсходованные на проведение приемов и презентаций, развлечений и отдыха, раздачу подарков и т.д. Не требуются налоговые накладные на билеты и счета гостиниц (пп.7.2.6 Закона о НДС). Основанием для увеличения сумм налогового кредита (НК) является товарный чек или другой расчетный документ, в котором отдельной строкой выделена сумма НДС. Право на НК по таким видам расходов возникает в момент утверждения авансового отчета.

С 1 января 2003 г. курсовые разницы по дебиторской и кредиторской задолженности в налоговом учете не производятся. К составу ВР относится балансовая стоимость иностранной валюты, выданная в качестве аванса на командировку.

Отражение в бухгалтерском и налоговом учете расходов на командировку приведем в примере 4.

Пример 4. Киевское предприятие “Норд” направляет менеджера Моргун В.П. сроком на 5 дней в фирму “SNG”, находящуюся в Париже (Франция), для проведения переговоров по продлению договора на экспорт продукции и устанавливает такие ограничения по командировке:

- суточные в размере 44 евро или $50 в сутки;

- стоимость проживания не должна превышать 150 евро или $172 в сутки;

- транспортные расходы в эконом-классе на перелет самолетом.

Исходные, данные:

- условный курс доллара США на день выдачи аванса - 533,15 грн./$100;

- условный курс евро на день выдачи аванса - 611,4394 грн./100 евро.

Расчет для выдачи аванса менеджеру Моргун В.П. приведем в табл.1.

Таблица 1

Согласно расчету работнику был выдан аванс в национальной валюте и евро - 1350 грн. и 1039 евро. Средства для выдачи аванса были получены в кассу предприятия с текущего и валютного счетов.

После возвращения из командировки представлен авансовый отчет, к которому приложены следующие документы:

- два авиабилета на 1350 грн. и 225 евро;

- счет за проживание в гостинице в течение 4 суток на сумму 590 евро;

- счета на междугородние телефонные переговоры на сумму 57 евро;

- ксерокопия загранпаспорта с отметками пограничных органов, подтвердивших пребывание Моргуна В.П. во Франции в течение 5 суток.

Условный курс евро на дату утверждения авансового отчета - 612,3569 грн./100 евро.

Условный курс евро на дату выдачи перерасхода по авансовому отчету - 613,45 грн./ 100 евро.

Авансовый отчет проверен и утвержден в следующих суммах (табл.2).

Таблица 2

Отражение в бухгалтерском и налоговом учете расходов по командировке за границу представлено в табл.3.

Таблица 3

Нормативная база

1. КЗоТ Украины - Кодекс законов о труде Украины.

2.КУоАП - Кодекс Украины об административных правонарушениях.

3.Закон о налоге с доходов физлиц - Закон Украины от 22.05.2003 г. № 889-IV “О налоге с доходов физических лиц”.

4. Закон о налогообложении прибыли - Закон Украины “О налогообложении прибыли предприятий” в редакции от 22.05.1997 г. № 283/97-ВР (с изменениями и дополнениями).

5. Постановление № 663 - Постановление КМ Украины от 23.04.1999 г. № 663 “О нормах возмещения затрат на командировки в пределах Украины и за границу” (с изменениям и дополнениями).

6. Инструкция № 59 - Инструкция о служебных командировках в пределах Украины и за границу, утвержденная приказом Минфина Украины от 13.03.1998 г. № 59 (с изменениями и дополнениями).

7. Правила № 119 - Правила использования наличной иностранной валюты на территории Украины, утвержденные постановлением Правления НБУ от 26.03.1998 г. № 119 (с изменениями и дополнениями).

“Экспресс анализ законодательных и нормативных актов”, № 38 (456), 20 сентября 2004г.
Подписной индекс 40783

Документи що посилаються на цей