Осуществляя хоздеятельность,
используй доверенность

В хозяйственной практике давно и широко используется такой документ, как доверенность. Тем не менее нередки ситуации, когда из-за нарушения порядка оформления и выдачи этого документа страдают интересы предприятия. Например, из-за отсутствия соответствующих полномочий не был заключен договор, не был получен товар и т. д.

Общие требования

Термины и законодательная база

Доверенность - это письменный документ, одно из оснований для представительства (ч. 3 ст. 244 ГК).

Представительство - это правоотношения, при которых одна сторона (представитель) обязана или имеет право совершать сделки от имени другой стороны (доверителя), которую она представляет перед третьими лицами (ч. 1 ст. 237 ГК).

Требования, установленные ГК, распространяются на все виды доверенностей. Порядок выдачи и применения доверенности на получение товарно-материальных ценностей (ТМЦ) регулируется также Инструкцией № 99.

Доверенность составляется в произвольной форме (за исключением доверенности на получение ТМЦ).

Основанием для представительства по доверенности может быть как договор, так и акт юридического лица (ч. 2 ст. 244 ГК), например приказ или распоряжение директора предприятия.

Образцы составления доверенностей приведены в приложении к этой консультации.

Виды доверенностей
(по содержанию и объему полномочий представителя)

Срок действия доверенности

Доверенность действует в течение срока, который указан доверителем (ч. 1 ст. 247 ГК).

Если срок действия не указан, доверенность остается в силе:

- до истечения срока действия договора, на основании которого выдана доверенность. Например, если договор поручения заключен на срок до 01.11.04 г., го выданная на его основании доверенность без указания срока будет действительна также до 01.11.04 г.,

- до расторжения договора, на основании которого была выдана доверенность,

- до момента совершения юридических действий, которые указаны в содержании доверенности. Например, до получения заработной платы по разовой доверенности.

Действие доверенности прекращается досрочно в случаях, предусмотренных пп. 2 - 7 ч. 1 ст. 248 ГК. Приведем пример. Коммерческому директору ООО "Весна" была выдана разовая доверенность на подписание договора с ЧП "Радуга" (на поставку товара). Однако вскоре коммерческий директор был уволен, а договор остался неподписанным. В такой ситуации ООО "Весна" может на основании п. 2 ч. 1 ст. 248 отменить доверенность, обязательно уведомив об этом бывшего коммерческого директора и ЧП "Радуга" - третье лицо, для представительства перед которым была выдана доверенность (ч. 2 ст. 249). В свою очередь, бывший коммерческий директор обязан немедленно возвратить доверенность на предприятие ООО "Весна", как это предусмотрено ч. 3 ст. 248.

Форма доверенности

Форма доверенности на совершение сделки (простая или нотариальная) должна соответствовать форме, установленной для заключения этой сделки (ст. 245 ГК). Например, договор аренды транспортного средства между физическим лицом и предприятием подлежит нотариальному удостоверению (ч. 2 ст. 799 ГК). Следовательно, и доверенность, выданная на заключение этого договора представителю предприятия, должна быть нотариально удостоверена.

Обязательному нотариальному удостоверению подлежат доверенности, выданные в порядке передоверия, то есть передачи доверителем своих полномочий полностью или частично другому лицу в случае, если это:

- установлено договором между доверителем и представителем или предусмотрено законом,

- сделано в целях охраны интересов доверителя, когда существует такая необходимость (ч. 1 ст. 240 ГК, ч. 2 ст. 245 ГК).

Доверенность на получение заработной платы может быть удостоверена должностным лицом по месту работы доверителя (ч. 4 ст. 245 ГК). При этом полномочия на удостоверение доверенности должны быть закреплены за этим должностным лицом в документах предприятия (уставе, приказе и т. д.).

Реквизиты доверенности

1. Дата выдачи. Доверенность без даты составления считается недействительной (ч. 3 ст. 247 ГК).

2. Данные доверителя. Если доверенность выдается от имени предприятия, то помимо сведений о предприятии следует указать лицо или орган, которые уполномочены выдавать доверенности от имени предприятия (ст. 246 ГК). Такие полномочия закрепляются в учредительных документах. Например, доверенность может выдаваться генеральным директором, дирекцией, исполнительным директором, действующими на основании устава.

3. Данные представителя (фамилия, имя, отчество, паспортные данные и место жительства физического лица; наименование и местонахождение юридического лица).

4. Полномочия представителя. Представитель не может выйти за рамки полномочий, установленных доверенностью. Сделка, совершенная представителем с превышением полномочий, будет считаться недействительной (не повлечет за собой правовых последствий для доверителя), если только доверитель не выразит своего одобрения по поводу заключения этой сделки (ч. 1 ст. 241 ГК).

5. Подпись лица, выдавшего доверенность.

6. Печать - если доверенность выдается от имени предприятия (ст. 246 ГК).

7. Дополнительно в доверенности может быть указан ее номер, серия, срок действия и идентификационный код предприятия - доверителя или представителя.

Доверенность на получение ТМЦ

Со склада предприятия-поставщика или транспортной организации материальные или нематериальные активы отпускаются (либо передаются бесплатно) покупателю только по доверенности получателя (п. 2 Инструкции № 99).

Срок действия и правила оформления

Доверенность на получение ТМЦ выдается на срок не более чем 10 дней (п. 8 Инструкции № 99). Допускается выдача доверенности сроком на 1 календарный месяц для получения ценностей, расчеты за которые осуществляются в порядке плановых платежей или доставка которых производится централизованно-кольцевыми перевозками.

Этот вид доверенности оформляется на специальном бланке, который является документом строгой отчетности (типовые формы № М-2, М-26, содержащиеся в приложениях № 1 и № 4 к Инструкции № 99).

Правила использования
(п. 3 Инструкции № 99)

1. Обязательная регистрация

Руководитель предприятия назначает работника, который занимается выпиской и регистрацией выданных, возвращенных и использованных доверенностей на получение ТМЦ (регистратор доверенностей). В обязанности этого работника также входит:

- получение бланков доверенностей и журнала регистрации доверенностей на предприятии по расходной накладной;

- инструктаж лица, которое получает доверенность (о порядке и сроках ее использования);

- постоянный контроль за своевременным представлением либо документов, свидетельствующих об использовании доверенностей, либо неиспользованных доверенностей (при их возврате).

Журнал, который ведется регистратором доверенностей по форме № М-3, предусмотренной Приказом № 193, должен быть постранично пронумерован, прошнурован, скреплен печатью и подписями руководителя и главного бухгалтера.

После регистрации доверенность выдается представителю под роспись в журнале. В журнале на момент регистрации указывается: номер и серия доверенности; дата выдачи и истечения срока ее действия; лицо, ответственное за получение ценностей; наименование поставщика, документ, являющийся основанием для выдачи доверенности (счет, наряд, договор). После использования доверенности в журнал записывают номер и дату документа, подтверждающего использование доверенности (накладная). Возвращенная неиспользованная доверенность отмечается в журнале надписью "не использована" (п. 10 Инструкции № 99).

2. Учет бланков строгой отчетности

Подписывают доверенность руководитель предприятия и главный бухгалтер. Право подписи имеют также заместители вышеназванных должностных лиц или работники, занимающие должности, которые дают им такое право. Перечень этих должностей утверждает руководитель предприятия.

В принципе доверенность выдается только работникам предприятия. Но с разрешения руководителя предприятия доверенность может быть выдана и другому лицу - при условии, что предприятие, где это лицо работает, выдало ему доверенность на получение тех же самых ценностей и такого же количества с этого предприятия. Например, покупатель ООО "Мечта" не может получить ценности у поставщика ЧП "Свет" и поручает это сделать транспортно-экспедиционной организации. С разрешения руководителя ООО "Мечта" доверенность на получение ценностей у ЧП "Свет" выдается работнику транспортно-экспедиционной организации. Последняя также выдает своему работнику доверенность на получение ценностей у ЧП "Свет" с указанием в ней аналогичных наименований и количества ценностей.

Доверенность не выдается лицам, которые не отчитались об использовании доверенности (не представили в бухгалтерию соответствующий документ) или не возвратили регистратору неиспользованную доверенность.

Документ о получении ценностей и сдаче их на склад или материально ответственному лицу (приходный ордер ф. № М-4, акт о приеме оборудования ф. № М-15 и другие документы, предусмотренные Приказом № 193) необходимо представить в бухгалтерию (регистратору) не позднее следующего дня после доставки на предприятие ценностей, полученных по доверенности.

Неиспользованные доверенности должны быть возвращены регистратору не позднее следующего дня после истечения срока действия доверенности.

3. Списание и хранение доверенностей

Списание стоимости использованных бланков осуществляется не реже одного раза в квартал на основании акта, утвержденного руководителем по форме № М-2а, содержащейся в Приказе № 193.

Акт должен храниться на предприятии 3 года - при условии завершения проверки контролирующими органами (ст. 315 Перечня № 41).

Бланки заполненных, но по каким-либо причинам не использованных доверенностей также хранятся 3 года, независимо от завершения проверки контролирующими органами (ст. 319 Перечня № 41).

Работа с частными предпринимателями

Согласно п. 1 Инструкции № 99 ее действие распространяется на юридических лиц и их обособленные подразделения, но не на частных предпринимателей. Между тем отпуск и получение ценностей осуществляются и при работе с частными предпринимателями.

Разъяснения по поводу этой ситуации представил Минфин в своем Письме № 053-4154. Там сказано, что отпуск ценностей физическому лицу не требует представления доверенности в случае, если гражданин лично получает ценности от предприятия и в первичных документах, которыми предприятие оформляет отпуск ценностей (накладная-требование, товарно-транспортная накладная), указаны данные его паспорта или другого документа, удостоверяющего личность, и свидетельства о государственной регистрации субъекта предпринимательской деятельности (номер, кем и когда выданы).

Следует заметить, что согласно п. 2.4 Положения № 88, регулирующего порядок создания первичных документов, идентификационный код предприятия, номер документа, основание для осуществления операций, данные о документе, удостоверяющем личность получателя, и т. д. могут быть включены в первичные документы только в качестве дополнительных реквизитов. Поэтому требование Минфина относительно указания в первичных документах данных паспорта и свидетельства о государственной регистрации СПД носит рекомендательный характер и не является обязательным для исполнения.

Если же физическое лицо поручает получить ценности другому лицу, например работнику, который состоит с ним в трудовых отношениях, то вместе с указанными документами такое лицо должно представить:

- доверенность, оформленную в соответствии с ГК, с указанием в ней данных свидетельства о государственной регистрации СПД,

- или доверенность типовой формы № М-2 или № М-26 с подписью и печатью физического лица.

Как уже было сказано, действие Инструкции № 99 не распространяется на частных предпринимателей, однако вышеназванное письмо Минфина рекомендует им осуществлять отпуск ценностей предприятиям по безналичному расчету, бартеру или бесплатно при наличии доверенности предприятия.

Ответственность работника за порчу
или потерю доверенности

Потеряв или испортив доверенность, работник причиняет предприятию материальный ущерб. В таком случае предприятие имеет право привлечь его к материальной и дисциплинарной ответственности.

Порядок возмещения материального ущерба определен главой IX КЗоТ. При этом следует учитывать наличие умысла в действиях работника:

- если ущерб был причинен работником по неосторожности (например, случайно был разорван или потерян бланк), то он несет ограниченную материальную ответственность на основании п. 1 ст. 133 КЗоТ - в размере причиненного ущерба, но не свыше своего среднего месячного заработка;

- в случае умышленной порчи или умышленного уничтожения бланка доверенности (например, исправления даты выдачи доверенности) действует порядок возмещения, 0 предусмотренный ч. 4 ст. 135-3 КЗоТ и Порядком № 116. Размер убытков исчисляется с применением коэффициента 5 - к номинальной стоимости, указанной на бланках ценных бумаг и документов строгой отчетности, или к стоимости документов строгой отчетности, установленной законодательством (п. 7 Порядка № 116). Номинальная стоимость одного бланка доверенности - 1 грн. 50 коп. (п. 14 Инструкции № 99). Решение вопроса о привлечении работника к дисциплинарной ответственности относится к компетенции работодателя (ч. 1 ст. 147-1 КЗоТ). Напомним, что согласно ст. 147 КЗоТ применяются такие меры дисциплинарного взыскания, как выговор и увольнение.

Приложение

Образец специальной доверенности, выданной представителю предприятия на совершение любых сделок от имени и в интересах предприятия, без права передоверия.

ДОВЕРЕННОСТЬ

Открытое акционерное общество "Магнит" (далее - Доверитель) в лице генерального директора Петрова Николая Ивановича, действующего на основании Устава, настоящим уполномочивает Токарева Александра Михайловича, проживающего в г. Днепропетровске, ул. Богдана Хмельницкого, д. 2, кв. 50, паспорт серии АК № 683457, выданный Бабушкинским РО ДГУ УМВД в Днепропетровской области 15 июля 1998 г., совершать сделки в интересах Доверителя, в том числе заключать договоры, получать и передавать документы, информацию, представлять интересы Доверителя перед любыми физическими и юридическими лицами по вопросам, связанным с исполнением этой Доверенности, и осуществлять иные юридические действия, связанные с исполнением этой Доверенности.

Полномочия по этой Доверенности не могут быть переданы другим лицам.

Доверенность выдана сроком на один год.

Образец разовой доверенности на получение заработной платы.

ДОВЕРЕННОСТЬ

Я, Иванова Наталья Викторовна, работающая секретарем в 000 "Крона", проживающая в г. Днепропетровске, просп. Пушкина, д. 37, паспорт серии АЕ № 645908, выданный Ленинским РО ДГУ УМВД в Днепропетровской области 19 августа 2000 г., уполномочиваю Иванова Владимира Алексеевича, проживающего в г. Днепропетровске, ул. Лазо, д. 37, паспорт серии АА № 620721, выданный Никопольским ГО УМВД в Днепропетровской области 20 апреля 1998 г., получить в бухгалтерии 000 "Крона" принадлежащую мне заработную плату за сентябрь 2004 года в сумме 500 (пятьсот) грн.

Настоящая доверенность мной удостоверена

Образец специальной доверенности на осуществление операций с векселями.

ДОВЕРЕННОСТЬ

Общество с ограниченной ответственностью "Лазурит" в лице генерального директора Трофимова Анатолия Сергеевича, действующего на основании Устава, доверяет Звереву Роману Петровичу, проживающему в г. Днепропетровске, ул. Кутузова, д. 47, кв. 65, паспорт серии АА № 655824, выданный Пятихатским ГО УМВД в Днепропетровской области 12 декабря 1997 г.,

совершать от имени и в интересах общества следующие действия:

- заключать договоры купли-продажи, мены векселей;

- осуществлять прием и передачу векселей;

- предъявлять векселя к погашению в срок и досрочному погашению;

- совершать передаточные надписи на векселях;

- передавать векселя для проведения экспертизы подлинности векселей;

- подписывать все необходимые документы при осуществлении всех вышеперечисленных действий, в том числе договоры, акты приема-передачи, приложения к договорам и соглашениям, заключения, запросы, заявления.

Доверенность выдана сроком на один год.

Перечень документов

1. ГК - Гражданский кодекс Украины от 16.01.03 г. № 435-IV.

2. КЗоТ - Кодекс законов о труде Украины от 10.12.71 г. № 322-VIII, с изменениями.

3. Приказ № 193 - приказ Минстата Украины от 21.06.96 г. № 193 "Об утверждении типовых форм первичных учетных документов по учету сырья и материалов".

4. Инструкция № 99 - Инструкция о порядке регистрации выданных, возвращенных и использованных доверенностей на получение ценностей, утвержденная приказом Министерства финансов Украины от 16.05.96 г. № 99, с изменениями.

5. Порядок № 116 - Порядок определения размера ущерба от хищения, недостачи, уничтожения (порчи) материальных ценностей, утвержденный постановлением Кабинета Министров Украины от 22.01.96 г. № 116, с изменениями.

6. Перечень № 41 - Перечень типовых документов, создаваемых в деятельности органов государственной власти и местного самоуправления, других учреждений, организаций и предприятий, с указанием сроков хранения документов, утвержденный приказом Главного архивного управления при Кабинете Министров Украины от 20.07.98 г. № 41, с изменениями.

7. Положение № 88 - Положение о документальном обеспечении записей в бухгалтерском учете, утвержденное приказом Министерства финансов Украины от 24.05.95 г. № 88, с изменениями.

8. Письмо № 053-4154 - письмо Министерства финансов Украины от 06.11.2000 г. № 053-4154 "О порядке отпуска ценностей по доверенности".

Евгений Геоня,
юрист фирмы "Баланс-Клуб"

Документи що посилаються на цей