Отправляем сотрудника в командировку:
оформление документов

Чтобы преуспеть в бизнесе, нужно, как говорят, крутиться - учиться, общаться, ездить... Вот и приходится отправляться в командировки по стране, а также далеко за ее пределы. Перед командированным ставят всевозможные задачи: заключить сделку, посетить семинар, конференцию, сопроводить груз, поучаствовать в выставке, предоставить консультационные, аудиторские услуги и многие-многие другие. При этом, учитывая разноплановость хозяйственных связей, далеко не каждая поездка может считаться командировкой. В данной консультации мы поможем вам разобраться, что такое командировка, поговорим о подготовке к ней, оформим вместе с вами все необходимые для этого документы, напомним о многих важных нюансах. Единственное, сразу условимся, что мы не будем касаться командировок служащих и работников бюджетной сферы - этому мы посвятили отдельную статью на стр. 26 текущего номера. Итак, в путь!

Знакомьтесь: командировка

Когда мы говорим "командировка" или "служебная командировка", обычно подразумеваем поездку за пределы места постоянной работы для выполнения какого-либо поручения руководителя предприятия. Однако чтобы наиболее полно охарактеризовать это понятие, к сказанному добавим следующее:

1) ехать должен человек, состоящий в трудовых отношениях с предприятием (Закон о прибыли также разрешает отправлять в командировку членов руководящих органов предприятия);

2) ехать надо в другой населенный пункт;

3) срок поездки по Украине не может превышать 30-ти дней, а за рубеж - 60-ти.

Для наглядности приведем в таблице примеры некоторых поездок, которые нельзя отнести к командировкам.

Таблица

Обсудим детальнее последний случай. Последствия непризнания поездки командировкой могут быть далеко идущими: вплоть до того, что все расходы по ней нельзя будет отнести к валовым, а сумму, возмещенную работнику, придется обложить налогом с доходов. Но это тема отдельной консультации, и мы ее поднимем в последующих номерах нашей газеты. Ну а пока советуем придерживаться предписанных Инструкцией о командировках временных ограничений.

Между тем существуют некоторые исключения, при которых срок командировки может варьироваться. Вот они.

1. Срок командировки работников, которые направляются для выполнения в Украине монтажных, наладочных, ремонтных и строительных работ, не должен превышать периода строительства объектов.

2. Срок командировки работников, которые направляются за рубеж по внешнеэкономическим договорам (контрактам) для осуществления монтажных, наладочных, ремонтных, проектных, проектно-поисковых, строительных, строительно-монтажных и пусконаладочных работ, шефмонтажа и авторского надзора во время строительства, не должен превышать одного года.

Дополнительные гарантии Кабмин предоставил в своем постановлении № 695 работникам, которые едут повышать квалификацию, на подготовку или переподготовку, обучаться другим профессиям с отрывом от производства. В результате независимо от срока поездки предприятия обязаны по основному месту работы (!) возмещать таким работникам расходы на проезд, проживание, а также выплачивать суточные за дни пребывания в дороге и за первый месяц обучения.

Документальное оформление командировки

Несмотря на кажущуюся простоту, отправление работника в командировку - довольно хлопотное дело. Для командировок в пределах нашей страны необходимо:

1) оформить приказ руководителя предприятия;

2) оформить командировочное удостоверение и сделать в нем отметку о дате выезда;

3) сделать запись в Журнале регистрации командировочных удостоверений;

4) ознакомить работника с составом расходов на командировку, проинструктировать о требованиях нормативных документов относительно отчета за использование аванса на командировку;

5) обеспечить работника авансом.

При загранкомандировках аванс выдают в валюте принимающей страны или в любой другой свободно конвертируемой валюте. Кроме того, обязательно составляют смету расходов, оформляют все необходимые документы на въезд в страну (загранпаспорт, виза).

Ниже мы более детально рассмотрим все этапы документального оформления командировок. Хотим только подчеркнуть, что к этой работе нужно подходить с особым настроением, поскольку от качества ее выполнения зависит налоговый учет командировочных расходов.

Оформите приказ

Приказ - это основополагающий документ для отправления работника в командировку. Без него, как мы уже выяснили, поездка не будет считаться командировкой. Напомним, что по п. 1.1 ч. (Инструкции о командировках в нем отражают:

- пункт назначения;

- название предприятия, куда отправляются сотрудники;

- срок командировки;

- ее цель.

Помимо этого, в нем указывают фамилии и должности командируемых сотрудников. Кстати, Общие положения Инструкции о командировках дают руководителю предприятия право в рамках норм по своему усмотрению ограничивать суммы и цели использования средств, выданных на командировку. Допустим, можно предусмотреть, что проезд на железнодорожном транспорте возмещается только в пределах стоимости места в купе, проживание- в пределах стоимости одноместного номера в гостиницах по категории не выше четырех звезд. В тоже время руководитель может принять решение о возмещении расходов, которые, согласно нормативным документам, возмещать не обязательно, или увеличить размер суточных. Все это отражают в приказе.

Составьте смету командировочных расходов

В общих положениях Инструкции о командировках сказано, что предприятие обязано обеспечить командированного авансом в размерах, установленных нормативно-правовыми актами. Его сумму определяют по смете расходов.

Выделяют пять категорий командировочных расходов:

1) суточные (расходы на питание и личные нужды сотрудника);

2) на проезд к месту, обратно и по месту командировки;

3) на проживание с учетом предоставляемых в гостинице бытовых услуг;

4) на оплату телефонных счетов;

5) на оформление загранпаспортов, виз, обязательное страхование, переводы, уплату налогов и сборов и других затрат, связанных с правилами въезда и пребывания в месте командировки.

Скрупулезности требует расчет суточных, размер которых зависит не только от страны пребывания и длительности командировки, но и еще от многих факторов: количества раз питания, если таковое включено в счет за проживание в гостинице, наличия транзитных остановок в дороге, особенностей пограничного контроля. Суточные возмещают по отметкам в командировочном удостоверении о прибытии и выбытии работника. Их размер по Украине составляет 18грн., а для командировок за рубеж не может быть меньше суммы, предусмотренной в приложении к постановлению № 663, и больше 280 грн. (разумеется, если питание не входит в счет на проживание в гостинице). Суточные, превышающие, соответственно, 18 и 280 грн. выплачивают по разрешению руководителя предприятия, но при этом сумма превышения облагается налогом с доходов физлиц по ставке 13%.

Добавим, что руководитель, как человек, контролирующий расходование средств на предприятии, наверняка изъявит желание ознакомиться со сметой, поэтому ее, как правило, прилагают к приказу.

А теперь пример составления приказа и сметы. Предположим, что в командировку едет начальник производственного отдела для ознакомления с характеристиками нового оборудования и заключения договора о его поставке в Украину. Планируется, что в оба конца он будет добираться на самолете, пробудет в Германии 5 дней, жить будет в гостинице.

ООО "Фриз"

Приказ № 20/к
о командировке

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Отправить в командировку начальника производственного отдела Никифорова Н. В. в г. Штутгарт, Германи для посещения выставки и приобретения холодильного оборудования марки Bitzer на заводе "Schick emzet". Срок командировки - 5 дней, с 8 по 12 ноября 2004 года.

2. Выдать аванс согласно смете (см. приложение к настоящему приказу).

Приложение
к приказу от 02.11.04 г № 20/к

Смета командировочных расходов
начальника производственного отдела Никифорова Н. В.

Выпишите командировочное удостоверение

Именно оно дает основание предприятию выплачивать суточные.

С целью определения срока командировки по Украине на обратной стороне удостоверения ставят даты выезда и возвращения работника на место постоянной работы, прибытия и выбытия из всех населенных пунктов, куда родное предприятие его командировало. Каждую из этих дат заверяют подписью должностного лица, на которое приказом руководителя возложена такая функция, а также удостоверяют печатью, предназначенной для удостоверения подписи такого лица. Подробнее читайте на стр. 8 текущего номера. Без названных пометок в удостоверении суточных не выплачивают.

В тоже время при поездках за рубеж принимающее предприятие не всегда делает отметки в командировочном удостоверении. В таком случае суточные выплачивают на основании отметок родного предприятия в удостоверении, а также ксерокопии страниц загранпаспорта с фамилией командированного работника, отметками пограничников и визой, заверенные отделом кадров и главным бухгалтером (п. 1.15 раздела II Инструкции о командировках).

Лиц, отправляющихся в командировку, регистрируют в специальном журнале, форма которого приведена в приложении к Инструкции о командировках. Ниже предлагаем вам пример его заполнения.

Журнал регистрации командировочных удостоверений

ООО "Фриз"

Скажите работнику, уезжающему в командировку,
напутственное слово

Каждый бухгалтер понимает, что отправляя человека в командировку, чаще всего недостаточно просто пожелать ему счастливого пути. Как минимум, его следует ознакомить со сметой расходов, а также напомнить, что для отчета по возвращении ему дано три банковских дня (пп. 9.10.2 Закона о доходах). Если в командировке необходимо было закупить какие-либо товары, то отчитаться надо уже на следующий рабочий день после возвращения (п. 2.15 Положения о кассовых операциях)***. Командированные за рубеж должны знать, что покупать какие-либо товарно-материальные ценности у нерезидентов за наличные нельзя - запрещает ст. 7 Декрета о валютном регулировании.

Бывает, что работник едет в командировку с платежной карточкой, тогда срок оформления отчета такой же, как и при выдаче аванса наличными - 3 банковских дня (пп. 9.10.2 и 9.10.4 Закона о доходах). Мы неспроста затронули эту тему: несмотря на вступление в силу 1 января 2004 г. Закона о доходах, в п. 1.15ч. II Инструкции о командировках все еще сохранилась старая норма, согласно которой работник в подобной ситуации мог отчитаться в течение 10-ти (с разрешения руководителя предприятия - 20-ти) рабочих дней. Ныне эта норма устарела и пользоваться ею не следует.

К срокам отчета нужно относиться особенно щепетильно, потому что в случае их нарушения от штрафов может пострадать и само предприятие, и его должностные лица, и сам нерадивый работник. К тому же в конце месяца с суммы несвоевременно возвращенного аванса предприятие обязано удержать с подотчетного лица налог с доходов, а если аванс выдавали в валюте, то оно должно взыскать такую сумму с работника-нарушителя в тройном размере (ст. 2 Закона № 217).

Что еще посоветовать работнику, отправляющемуся в командировку? Не лишним будет напомнить ему отметить командировочное удостоверение, где нужно, требовать и сохранять все расчетные документы (какие именно - читайте дальше в спецвыпуске). Если вы сделали все вышеперечисленное, выдавайте аванс (банковскую платежную карточку), смело жмите ему руку и желайте успехов.

Выдайте работнику аванс на командировку

Как бы ни росла популярность платежных карточек, предприятия в основном предпочитают выдавать аванс наличными. Как вы уже знаете, предприятие обязано обеспечить отъезжающего авансом. Если говорить о командировках по Украине, то выдача аванса, как правило, не вызывает у бухгалтера особых сложностей. А вот с авансом на загранкомандировку сложнее: его выдают в валюте страны командировки или в любой другой свободно конвертируемой валюте (Общие положения и п. 1.2 ч. II Инструкции о командировках). Такое условие может существенно добавить хлопот бухгалтеру, ведь в банке не всегда можно купить наличную валюту, а открывать валютный счет, чтобы купить ее на межбанковском рынке, в некоторых случаях не с руки (например, если поездка разовая или срочная). В общем, придется поднапрячься, и дабы не заработать админштрафа****, лучше следовать установленным правилам.

Итак, предположим, что валютный счет у вас уже открыт. Для приобретения валюты вам необходимо подать заявку и поручение на получение средств на командировку. В заявке приводят расчет расходов. Не забудьте: суточные расходы, вт. ч. на проживание, в расчете на одного человека не могут превышать 300 долл. США в сутки (по курсу НБУ надень выдачи средств), а транспортные - 1000 долл. США (пп. 1.1.1 Правил использования наличной инвалюты).

Настала пора заглянуть в главу 2 раздела III Инструкции о перемещении валюты, которая содержит ограничения по сумме инвалюты, которую могут вывезти за рубеж командированные физлица. Если в целом сумма командировочных одного человека составит не более 3000 долл. США (по курсу НБУ на день пересечения границы), то при пересечении госграницы ее достаточно устно задекларировать, если от 3 тыс. до 10 тыс. долл. США - придется предоставить справку по форме 01 с и указать сумму в таможенной декларации. Вывозить без специальной лицензии НБУ наличность на сумму свыше 10 тыс. долл. США (в расчете на одного человека) запрещено. Справку по форме 01с должен предоставить банк на основании поданной вами заявки на покупку валюты. Срок действия справки составляет один месяц.

Обычно процедура покупки валюты на межбанковском валютном рынке с момента подачи заявки и до получения занимает от одного до трех дней (в зависимости от суммы).

Если вам нужны валовые расходы, позаботьтесь о них заранее

Подпункт 5.4.8 Закона о прибыли разрешает относить командировочные расходы прямиком к валовым, но при этом выдвигает к ним свои требования. Среди таковых выделим два основополагающих:

1) командировка должна быть связана с основной деятельностью предприятия;

2) все расходы должны быть подтверждены документально.

Термин "основная деятельность" в Законе о прибыли приведен только в контексте неприбыльных организаций, поэтому, пользуясь п. 1.43 Закона о прибыли, за нужным определением обратимся к национальным стандартам бухгалтерского учета. Читаем п. 4 П(С)БУ 3: "Основная деятельность - операции, связанные с производством или реализацией продукции (товаров, работ, услуг), которые являются главной целью создания предприятия и обеспечивают основную часть его дохода".

Связь командировки с основной деятельностью нужно засвидетельствовать документально в виде приглашения, двухстороннего договора, преддоговорной переписки и пр. Так что приготовьте все заранее.

В документальном подтверждении нуждается не только сама поездка, но и каждая статья расходов в отдельности, кроме суточных, да и те в валовые расходы попадут лишь при наличии отметок в командировочном удостоверении. Надеемся, что в ней вы найдете ответы на интересующие вопросы и в будущем у вас не будет никаких проблем с оформлением командировок.

-----------------------

* Подобной точки зрения придерживается и Минтруда в письме от 19.09.02 г. № 18-636.

** Суточные выплачивают в валюте по официальному курсу гривни к соответствующей иностранной валюте, установленному Нацбанком надень получения средств из кассы банка.

*** Напомним, что при определении сроков отчета подотчетных лиц следует руководствоваться двумя документами: Законом о доходах и Положением о кассовых операциях, поскольку за нарушение требований каждого из них установлены отдельные штрафы.

**** Невыдача аванса или выдача не в той валюте - нарушение трудового законодательства.

Список использованных нормативно-правовых актов:

1. КоАП - Кодекс об административных правонарушениях.

2. КЗоТ - Кодекс законов о труде.

3. ХКУ - Хозяйственный кодекс Украины.

4. ГКУ - Гражданский кодекс Украины.

5. Закон о Госбюджете-2004 - Закон Украины "О Государственном бюджете Украины на 2004 год" от 27.11.03 г. № 1344-IV.

6. Закон № 217 - Закон Украины "Об определении размеров убытков, нанесенных предприятию, учреждению, организации хищением, уничтожением (порчей), недостачей или утерей драгоценных металлов, драгоценных камней и валютных ценностей" от 06.06.95 г. № 217/95-ВР.

7. Закон о РРО - Закон Украины "О применении регистраторов расчетных операций в сфере торгов-' ли, общественного питания и услуг" от 06.07.95 г. № 265/95-ВР.

8. Закон о прибыли - Закон Украины "О налогообложении прибыли предприятий" в редакции от 22.05.97 г. № 283/97-ВР.

9. Закон о доходах -Закон Украины "О налоге с доходов физических лиц" от 22.05.03 г. № 889-IV.

10. Закон № 2181 - Закон Украины "О порядке погашения обязательств налогоплательщиков перед бюджетами и государственными целевыми фондами" от 21.12.2000 г. № 2181-III.

11. Закон о собственности - Закон Украины "О собственности" от 07.02.91 г. № 697-XII.

12.Закон о НДС - Закон Украины "О налоге на добавленную стоимость" от 03.04.97 г. № 168/97-ВР.

13. Декрет о подоходном налоге - Декрет КМУ "О подоходном налоге с граждан" от 26.12.92 г. № 13-92.

14. Декрет о валютном регулировании - Декрет КМУ "О системе валютного регулирования и валютного контроля" от 19.02.93 г. № 15-93.

15. Порядок № 100 - Порядок исчисления средней заработной платы, утвержденный постановлением КМУ от 08.02.95 г. № 100.

16. Указ № 436 - Указ Президента Украины "О применении штрафных санкций за нарушение норм по регулированию обращения наличных" от 12.06.95 г. № 436/95.

17. Постановление № 698- постановление КМУ "Об усовершенствовании порядка осуществления служебных командировок за рубеж" от 11.12.92 г. № 698.

18. Постановление № 963- постановление КМУ "О некоторых мероприятиях обеспечения рационального использования государственных валютных средств" от 01.12.95 г. № 963.

19. Порядок уплаты пенсионного сбора- Порядок уплаты сбора на обязательное государственное пенсионное страхование с отдельных видов хозяйственных операций, утвержденный постановлением КМУ от 03.11.98 г. № 1740.

20. Постановление № 663 - постановление КМУ "О нормах возмещения командировочных расходов в пределах Украины и за рубеж" от 23.04.99 г. № 663.

21. Постановление № 695 - постановление КМУ "О гарантиях и компенсациях для работников, которые направляются для повышения квалификации, подготовки, переподготовки, обучения другим профессиям с отрывом от производства" от 28.06.97 г. № 695.

22. Размер надбавок - Размеры надбавок к нормам суточных расходов в иностранной валюте для отдельных категорий работников, утвержденные постановлением КМУ от 11.07.02 г. № 977.

23. Положение № 50 - Положение о Государственном департаменте надзора за соблюдением законодательства о труде, утвержденное постановлением КМУ от 18.01.03 г. № 50.

24. Классификатор инвалют - Классификатор иностранных валют, утвержденный постановлением Правления НБУ от 04.02.98 г. № 34.

25. Правила использования наличной инвалюты - Правила использования наличной иностранной валюты на территории Украины, утвержденные постановлением Правления НБУ от 26.03.98 г. № 119.

26. Инструкция о перемещении валюты - Инструкция о перемещении валюты Украины, иностранной валюты, банковских металлрв, платежных документов, других банковских документов и платежных карточек через таможенную границу Украины, утвержденная постановлением Правления НБУ от 12.07.2000 г. № 283.

27. Положение о кассовых операциях - Положение о кассовых операциях в национальной валюте в Украине, утвержденное постановлением Правления НБУ от 19.02.01 г. № 72.

28. Положение о ВПК- Положение о порядке эмиссии платежных карточек и осуществления операций с их применением, утвержденное постановлением Правления НБУ от 27.08.01 г. № 367.

29. Приказ № 440 - приказ ГНАУ "Об утверждении формы Отчета об использовании средств, предоставленных на командировку или под отчет, и Порядка составления указанного Отчета" от 19.09.03 г. № 440.

30. Инструкция о командировках - Инструкция о служебных командировках в пределах Украины и за рубеж, утвержденная приказом Министерства финансов Украины от 13.03.98 г. № 59.

31. П(С)БУ 3 - Положение (стандарт) бухгалтерского учета 3 "Отчет о финансовых результатах", утвержденное приказом Минфина Украины от 31.03.99 г. № 87.

32. П(С)БУ 16 - Положение (стандарт) бухгалтерского учета 16 "Расходы", утвержденное приказом Минфина Украины от 31.12.99 г. № 318.

33. П(С)БУ 21 - Положение (стандарт) бухгалтерского учета 21 "Влияние изменений валютных курсов", утвержденное приказом Минфина Украины от 10.08.2000 г. № 193.

34. Инструкция № 61 - Инструкция о корреспонденции субсчетов бухгалтерского учета для отражения основных хозяйственных операций бюджетных учреждений, утвержденная приказом Госказначейства Украины от 10.07.2000 г. № 61.

35. Порядок № 126 - Порядок отражения в учете операций в иностранной валюте, утвержденный приказом Госказначейства от 24.07.01 г. № 126.

36. Приказ № 49 - приказ Госказначейства Украины "О привлечении банков Украины к кассовому обслуживанию с целью оплаты наличными чеков органов государственного казначейства Украины" от 22.03.04 г. № 49.

37. Порядок № 89 - Порядок обслуживания государственного бюджета по расходам, утвержденный приказом Госказначейства от 25.05.04 г. № 89.

38. Инструкция № 17 - Инструкция о порядке выдачи министерствам и другим центральным органам исполнительной власти, предприятиям, учреждениям, организациям, хозяйственным объединениям и гражданам разрешений на право открытия и функционирования штемпельно-граверных мастерских, изготовления печатей и штампов, а также порядке выдачи разрешений на оформление заказов на изготовление печатей и штампов, и утверждения Условий и правил осуществления деятельности по открытию и функционированию штемпельно-граверных мастерских, изготовлению печатей и штампов, утвержденная приказом Министерства внутренних дел Украины от 11.01.99 г. № 17.

39. Нормы расхода топлива - Нормы расхода топлива и смазочных материалов на автомобильном транспорте, утвержденные приказом Минтранса Украины от 10.02.98 г. № 43.

40. Положение № 61 - Положение о зоне приграничного контроля, утвержденное приказом Председателя Госкомграницы - командующего Пограничными войсками от 06.02.98 г. № 61.

41. Письмо № 3928 - письмо ГНАУ "Относительно применения отдельных норм Закона Украины "О налоге с доходов физических лиц" от 21.04.04 г. № 3928/5/17-3116.

42. Письмо № 31 - письмо Минфина Украины "О порядке возмещения расходов на проживание работникам, направленным в командировку" от 15.06.04 г. № 31-17100-04-10/10424.

43. Письмо № 31-03170 - письмо Минфина Украины от 15.04.04 г. № 31-03170-07-29/6353.

“Все о бухгалтерском учете”, № 105 (1016), 9 ноября 2004 г.

Документи що посилаються на цей