Выдача аванса на командировку:
делаем все правильно
Обязательно ли выдавать аванс на командировку
Да, обязательно. И хотя из ст. 121 КЗоТа это прямо не следует, утвердительный ответ на этот вопрос мы находим в Инструкции о командировках: предприятие, которое отправляет работника в командировку, обязано обеспечить его денежными средствами (авансом) в размерах, установленных нормативно-правовыми актами о служебных командировках.
Пункт 1.10 раздела I Инструкции о командировках более детально говорит об этом: командированному работнику перед отъездом в командировку выдается денежный аванс в пределах суммы, определенной на оплату проезда, наем жилого помещения и суточные.
Эта норма дает ответ еще на один вопрос: на какие расходы выдавать аванс? Очевидно, что работника, командированного в предел ах Украины, необходимо обеспечить средствами на:
- проезд;
- проживание;
- питание.
Если же вы отправляете работника в командировку за рубеж, то, кроме этих расходов, аванс можно выдать на оплату телефонных разговоров, а также на оформление заграничных паспортов, разрешений на въезд (виз), на комиссионные (в случае обмена валюты), обязательное страхование, другие расходы, связанные с правилами въезда и пребывания в месте командировки, включая какие-либо сборы и налоги, которые подлежат уплате в связи с осуществлением таких расходов. Это следует из п.1.2 и п.1.4 раздела II Инструкции о командировках.
Сколько же давать на проживание и проезд? - спросите вы. Ведь какую сумму работник израсходует на гостиницу, нельзя знать заранее. Законодательно же установлен только размер суточных (см. постановление № 663). Значит, предприятие вправе самостоятельно определить размер аванса. Единственное, что надо соблюдать при этом, - нормы суточных, а расходы на проезд и проживание полностью зависят от щедрости руководителя предприятия. Помните, что какую бы сумму вы не выдали работнику, он в любом случае должен отчитаться о том, как ею распорядился, предоставив соответствующие подтверждающие документы, ато, что потратить не успел, - вернуть в кассу предприятия.
В какой срок надо выдать аванс
Четких сроков выдачи аванса законодатель не установил. Просто указал: его надо выдать перед командировкой, а вот за сколько дней до командировки - не известно. Поэтому главное в данном вопросе - обеспечить работника средствами на время командировки. Если командированный отбывает вечером (например вечерним поездом), то не будет нарушением выдать ему аванс в день отъезда. Но лучше, конечно же, делать это заблаговременно (например, чтобы работник смог предварительно купить билеты), но не ранее оформления приказа о командировке. Такую же позицию высказал Нацбанквсвоем письме от 03.08.04 г № 11 -113/2603-7748.
Что будет за невыдачу аванса
Невыдача аванса на командировку является нарушением законодательства о труде. Статья 41 КоАП устанавливает за него ответственность в виде штрафа в размере от 255 до 850 грн. Поскольку ответственность административная, то за невыдачу аванса на командировку накажут должностных лиц предприятия (директора и главного бухгалтера).
Можно ли зачислить аванс на банковскую платежную карточку
Да, безусловно. Положение о ВПК предусматривает так называемые "корпоративные карточки" - платежные карточки, эмитированные на имя предприятия, которыми вправе распоряжаться его сотрудники. В пункте 4.8 этого Положения говорится, что держатель корпоративной карточки с ее помощью на территории Украины может:
- получать наличные гривни для совершения расчетов, связанных с производственными (хозяйственными) потребностями, в том числе для оплаты командировочных расходов в пределах Украины;
- осуществлять безналичные расчеты в валюте Украины, связанные с уставной и хозяйственной деятельностью, расходами представительского характера, а также командировочными расходами в пределах Украины.
При этом деньги будут считаться выданными под отчет в момент их списания с картсчета.
Таким образом, предприятие может оформить в своем банке корпоративную платежную карточку и выдавать ее тем из своих сотрудников, которых направляют в командировку. Это избавит бухгалтера от груза кассовых операций, связанных с командировкой. Все, что ему нужно, - подать платежку в банк, чтобы тот перечислил сумму аванса с текущего счета предприятия на картсчет.
Кроме того, аванс на командировку можно перечислить на зарплатную карточку (разумеется, если на вашем предприятии реализован "зарплатный" проект с каким-либо из банков - эмитентов платежных карточек) или на личную БПК командированного. В таком случае выданными под отчет будут считаться деньги, зачисленные на карточку работника. Не забудьте в платежке четко указать, что деньги выданы как аванс на командировку.
Платежная карточка решает еще одну проблему, с которой сталкиваются наши читатели: в командировку необходимо выезжать немедленно и у бухгалтера физически нет времени, чтобы получить сумму аванса в банке. Как вы понимаете, палочкой-выручалочкой в такой ситуации будет БПК. Ведь деньги на нее можно перечислить, даже если работник уже в пути на вокзал.
В какой валюте выдавать аванс
Здесь все зависит оттого, куда вы направляете работника. Если командировка в пределах Украины, то и аванс надо выдавать в национальных денежных знаках, т. е. в гривнях. А вот если дела фирмы призывают отправляться за пределы нашего государства, то аванс на командировку согласно пункту 1.2 раздела II Инструкции о командировках необходимо выдать в валюте той страны, куда вы направляете работника, или в свободно конвертируемой валюте. Выдача работнику, командированному за рубеж, аванса в гривнях будет нарушением законодательства о труде. Об ответственности за такое деяние мы писали выше.
Что делать, если аванса не хватило
Бывает, что средства, полученные как аванс, заканчиваются раньше самой командировки. Например, работник вынужден задержаться в командировке еще на несколько дней...
Естественно, работнику приходится тратить свои собственные деньги. Ничего страшного в этом нет - вернувшись из командировки, он предоставит документы, подтверждающие его расходы, и предприятие возместит ему потраченные деньги. Но как быть, если у работника нет с собой достаточной суммы? Необходимо выручать своего сотрудника. Сделать это можно несколькими способами.
Во-первых, деньги можно передать почтовым или электронным переводом (многие коммерческие банки сейчас имеют свои системы срочных денежных переводов в пределах Украины), п. 1.4 раздела I Инструкции о командировках разрешает это сделать по просьбе командированного. Но будьте внимательны: сумму перевода следует оформити как аванс по зарплате, а не как аванс на командировку. После возвращения работник получит меньше зарплаты (т. к. получил аванс), но у него будет перерасход подотчетных средств, который вы ему возместите.
Во-вторых, деньги в любой момент можно перечислить на ВПК. А как же требование пп. 2.15 Положения о кассовых операциях? - спросите вы. Отвечаем: данная норма запрещает выдавать деньги под отчет из кассы предприятия тем лицам, которые не отчитались по ранее полученным суммам. А в случае с ВПК вы не выдаете деньги из кассы предприятия. Поэтому вы можете смело перечислять ему деньги на ВПК.
В какой срок работник должен отчитаться
Здесь все как и раньше - в течение трех банковских* дней после окончания командировки. Точкой отсчета при этом будет дата возвращения работника из командировки. Например, если работник фактически вернулся из командировки 09.10.04 г. (это была суббота), а печать о прибытии в командировочном удостоверении ему поставили только в понедельник - 11.10.04, то отчитаться о командировке необходимо не позже 14.10.04 г.
В какой срок работник должен вернуть аванс,
если командировку отменили
Работник должен вернуть аванс в течение трех дней с момента отмены командировки. Это следует из пп. 1.14 раздела II Инструкции о командировках. Днем отмены командировки считают день подписания соответствующего распоряжения руководителя предприятия.
------------------
* Операционный (банковский) день - часть рабочего дня, на протяжении которого принимаются документы на перевод. Дни определяются для банков рабочими по правилам, установленным соответствующим постановлением Национального банка Украины (п. 1.19 3акона № 2181).
Список использованных нормативно-правовых актов:
1. КоАП - Кодекс об административных правонарушениях.
2. КЗоТ - Кодекс законов о труде.
3. Инструкция о командировках - Инструкция о служебных командировках в пределах Украины и за рубеж, утвержденная приказом Министерства финансов Украины от 13.03.98 г. № 59.
4. Постановление № 663 - постановление КМУ "О нормах возмещения командировочных расходов в пределах Украины и за рубеж" от 23.04.99 г. № 663.
5. Положение о БПК- Положение о порядке эмиссии платежных карточек и осуществления операций с их применением, утвержденное постановлением Правления НБУ от 27.08.01 г. № 367.
“Все о бухгалтерском учете”, № 105 (1016), 9 ноября 2004 г.