Сколько валюты на
загранкомандировку дает банк
ВОПРОС: Наш работник вернулся из зарубежной командировки. В командировке он потратил собственные деньги, и мы с ним еще не рассчитались. Мы решили включить в валовые затраты сумму израсходованной им на командировочные нужды (проживание, проезд) валюты по курсу НБУ на дату представления авансового отчета. Правильно ли это?
ОТВЕТ: Вначале обратимся к нормам Инструкции о служебных командировках в пределах Украины и за границу, утвержденной приказом Минфина от 13.03.98г. № 59 (далее – Инструкция). Абзац 1 п. 1.17 раздела II данной Инструкции гласит:
“Если для окончательного расчета за командировку необходимо выплатить дополнительные средства, то выплата осуществляется в национальной валюте Украины по официальному обменному курсу гривни к иностранным валютам, установленному Национальным банком Украины надень погашения задолженности, но не позднее срока, определенного в пункте 1.15 настоящей Инструкции”.
А согласно п. 1. 15 раздела II Инструкции:
“Остаток средств сверх суммы, использованной согласно авансовому отчету, подлежит возврату работником в кассу предприятия в денежных единицах, в которых был выдан аванс, но не позднее трех рабочих дней после возвращения из командировки; в случае применения корпоративных пластиковых карточек международных платежных систем - не позднее 10, а с разрешения руководителя (при наличии уважительных причин) - 20 рабочих дней.
В пределах этих сроков руководитель предприятия (в случае отсутствия - его заместитель) обязан принять решение относительно утверждения авансового отчета”.
Мы уже отмечали тот факт, что не совсем понятно, какой курс НБУ следует применять в том случае, если выплата осуществляется позднее 3 (10, 20) дней: то ли на дату фактического погашения задолженности, то ли на 3-й (10-й, 20-й) день, если задолженность будет погашена позднее этого срока, поскольку неясно, относятся слова “но не позднее срока, определенного в пункте 1.15 настоящей Инструкции” к осуществлению выплаты или к курсу НБУ. К сожалению, на сегодняшний день официального ответа на этот вопрос так и не появилось.
Так или иначе, надо разобраться с тем, в какой сумме можно отразить командировочные в валовых затратах и по какой дате.
В отношении суммы сразу отметим следующее.
Если вы придерживаетесь первого подхода (то есть берете курс НБУ на дату выплаты) и погашаете задолженность в гривнях по курсу НБУ на дату ее погашения, то до момента погашения задолженности вы не сможете четко определить сумму выплаты, которая будет вами произведена. Кстати, в пользу первого подхода свидетельствует и п/п. 1.1.5 Правил использования наличной иностранной валюты на территории Украины, утвержденных постановлением Правления НБУ от 26.03.98г. № 119, с изменениями:
“Возмещение работнику-резиденту, находившемуся в командировке за границей, расходов собственных денежных средств в иностранной валюте осуществляется в соответствии с законодательством Украины в денежной единице Украины по официальному курсу гривни к иностранным валютам, установленному Национальным банком Украины на день выплаты указанных денежных средств”.
Также в пользу первого подхода высказалась и ГНАУ - в письме от 06.02.2002 г. № 773/6/23-5215.
Если вы придерживаетесь второго подхода (то есть берете курс НБУ на 3-й (10-й, 20-й) день), то вы тоже не сможете до наступления 3-го (10-го, 20-го) дня четко определить сумму выплаты, которая будет вами произведена. Кстати, похоже, что в пользу второго подхода высказался Минфин (см. его письмо от 15.10.2003г. №31-03173-07-29/3801.
В отношении даты увеличения валовых затрат по командировочным расходам мы снова попадаем в некоторый вакуум.
Общая дата увеличения валовых затрат, установленная п/п. 11.2.1 Закона О Прибыли (дата наступления первого события), если подходить буквально, для командировочных не годится в силу того, что в п/п. 11.2.1 говорится о приобретении товаров (работ, услуг). А у нас имеет место просто компенсация расходов, понесенных работником в командировке (ст. 121 КЗоТ). То есть предприятие в гражданско-правовые отношения с гостиницами и транспортными организациями по поводу приобретения их услуг (если только оно не оплачивает их услуги по безналичному расчету) не вступает.
Правда, это, конечно, вопрос спорный, и есть мнение, что и в таких случаях командировочный вступает в правоотношения от имени предприятия
и таким образом предприятие все-таки вступает в правоотношения с гостиницами и транспортными организациями.
В общем, ситуация весьма неясная, а потому приятной ее не назовешь.
На практике решили ориентироваться на дату утверждения авансового отчета: именно по этой дате возникают валовые затраты по “внутри украинским” командировкам. Пока что никаких вопросов в этой связи у контролирующих органов не возникало.
Поэтому и для загранкомандировок можно было бы тоже ориентироваться на эту дату.
Но тут, как уже было сказано выше, возникает проблема с неопределенной суммой (этой проблемы не будет только при втором подходе, причем если утверждение авансового отчета происходит именно на 3-й (10-й, 20-й) день).
Решить данную проблему можно было бы без отсрочки даты возникновения валовых затрат с помощью:
либо начисления в налоговом учете, так же как в бухгалтерском, по этой задолженности курсовых разниц (но это однозначно невозможно, поскольку в п/п. 7.3.3 Закона О Прибыли содержится исчерпывающий перечень задолженностей, по которым происходит начисление курсовых разниц, и нашей задолженности в нем нет);
либо последующей корректировки валовых затрат (когда станет точно известна сумма возмещения) со ссылкой на изменившиеся обстоятельства.
В принципе, второе решение проблемы возможно, но надо отдавать себе отчет в том, что оно построено на двух допущениях, не оговоренных Законом О Прибыли:
1) в качестве даты возникновения валовых затрат берется дата утверждения авансового отчета;
2) валовые затраты вначале возникают по курсу НБУ на дату утверждения авансового отчета (непонятно с какой радости), а потом их сумма корректируется (что тоже нигде не прописано).
К счастью, этот вопрос не обошла своим вниманием ГНАУ. В уже упоминавшемся письму от 06.02.2002г. № 773/6/23-5215 она предписала относить на валовые затраты сумму гривень, выплаченных работнику. Правда, в письме прямо не говорится, в какой момент относить эту сумму на валовые затраты, но поскольку до момента выплаты, как уже отмечалось выше, определить размер этой суммы просто невозможно, то, пожалуй, правильным будет вывод о том, что ГНАУ считает возможным отнесение данной суммы на валовые затраты только в момент погашения задолженности перед работником. Таким образом, если вы не хотите воевать с налоговиками в суде, основываясь на “песочных” аргументах, лучше воспользоваться приведенной позицией ГНАУ. Тем более что проблема с валовыми затратами тут возникает только в том случае, если отчет был утвержден в одном квартале, а выплата производится в другом.
“Бухгалтер”, N 40, октябрь (IV), 2004г.
Подписной индекс 74201