В командировку с инвалютой: учет расходов и курсовых разниц

Покупка инвалютного аванса. Чаще всего первая хозяйственная операция по загранкомандировке - выдача аванса. Работники могут получить его наличными или на банковскую карточку. Как выдавать и учитывать карточный аванс, мы расскажем вам в последующих номерах. А о том, как отразить в учете наличный инвалютный аванс, поговорим сейчас.

Лучше всего, когда у предприятия имеется валютный счет и деньги на нем: взяли необходимую сумму и все. Предприятию только и надо подать в обслуживающий банк заявку на выдачу наличности и доверенность на получение денег на командировку в кассе своего банка. В заявке обязательно записывают:

- номер и дату приказа (распоряжения) по предприятию;

- фамилии, имена, отчества лиц, выезжающих за рубеж;

- продолжительность командировки;

- состав расходов.

По этим документам банк выдаст каждому командированному надлежащую сумму валюты и справку по форме 01с. Последняя нужна для декларирования вывоза инвалюты в сумме свыше 3 тыс. долл. США (или эквивалентной ей суммы по курсу НБУ на дату пересечения таможенной территории Украины). Если же наличность не превышает названной суммы, ее декларируют устно. Отметим: командированным физлицам всего позволено вывозить за рубеж инвалюту в сумме, не превышающей 10 тыс. долл. США, или ее эквивалент (п. 2.1 Инструкции о перемещении валюты).

Ну а если предприятие впервые налаживает заморские контакты и валютного счета у него до сих пор не было, то интервалюту придется купить. Разумеется, перечень документов и действий предприятия возрастет. Помимо уже указанных документов, в банк вначале подают заявку на покупку валюты и перечисляют требуемую сумму. В нее входит стоимость валюты, комиссия банка, пенсионный сбор*.

Рассмотрим на примерах бухгалтерский и налоговый учет покупки и выдачи валюты на командировку.

Покупка валюты и выдача аванса
наличными из кассы предприятия

Пример 1.

Предприятие "Люка" 20.10.04 г. подало в обслуживающий банк заявку на покупку $ 3500 по коммерческому курсу 5,4 грн./долл. Комиссионное вознаграждение банку - 371,50 грн., пенсионный сбор - 283,50 грн. Всего банку перечислили 19700 грн. На следующий же день валюта поступила на текущий валютный счет

предприятия, а затем - в кассу и была выдана командированным работникам. Курс НБУ на дату зачисления валюты на счет - 5,3066 грн./долл. Остаток денег, перечисленных банку на приобретение валюты, возвращен на текущий счет. Порядок отражения операций в учете изложен в таблице 1.

Таблица 1

Инвалютные расходы и курсовые разницы. Кроме хорошего настроения, новых впечатлений и милых сердцу подарков, из загранкомандировки работники привезут с собой пару пакетов документов для любимой бухгалтерии: первый должен подтверждать связь командировки с хозяйственной деятельностью предприятия, второй - факт оплаты расходов. Эти документы поступят в бухгалтерию предприятия вместе с утвержденным авансовым отчетом. После начинается учет.

Бухгалтерский учет весьма прост. В нем два главных вопроса: первый - куда отнести понесенные расходы, второй - как отразить расчеты в иностранной валюте и курсовую разницу по ним.

Командировочные расходы попадут из кредита расчетного субсчета 372 "Расчеты с подотчетными лицами" в дебет одного из затратных счетов. Выбор кода такого счета зависит от цели расходов. Так, расходам, связанным с организацией производства и управлением цехами, участками, бригадами и другими структурными подразделениями, место в дебете счета 91 "Общепроизводственные расходы"; с управлением предприятием и обслуживанием производства - в дебете счета 92 "Административные расходы"; со сбытом продукции - в дебете счета 93 "Расходы на сбыт"; с исследованиями и разработками - в дебете счета 94 "Прочие расходы операционной деятельности".

Бухгалтерские расходы увеличивают по утвержденному авансовому отчету в фактической их сумме. И даже если по колдоговору или распоряжению руководителя предприятия величина суточных на загранкомандировку установлена в размере, который превышает сумму 280 грн., то в расходы периода их включают полностью без ограничений.

Расходы на загранкомандировку в иностранной валюте в бухгалтерском учете отражают по курсу НБУ на дату выдачи аванса. А если командированный на конец отчетного периода еще не вернулся и на нем висит авансовая задолженность, то курсовых разниц по ней не будет. Ведь активы предприятия в виде выданного работникам аванса в иностранной валюте носят немонетарный характер. А их, как известно, не пересчитывают (см. п. п. 6,7 П(С)БУ 21). Аналогично складывается учет и когда:

- начало и завершение командировки происходят в одном отчетном периоде;

- сумма выданного аванса полностью покрыла расходы.

Если же у работника осталась некоторая сумма аванса, курсовые разницы нужно рассчитать, ведь немонетарный актив - дебиторская задолженность по субсчету 372 превращается в монетарный. Когда валюта не возвращена сразу с авансовым отчетом, может возникать курсовая разница по монетарной статье. Ее определяют как разность между курсом валюты на дату предоставления отчета и на дату выдачи денег. Остаток задолженности до погашения будут учитывать по валютному курсу НБУ на дату отчета. Напомним, что согласно п. 1.15 Инструкции о командировках "остаток средств свыше суммы, использованной согласно авансовому отчету, подлежит возврату работником в кассу предприятия в денежных единицах, в которых был выдан аванс, но не позднее трех рабочих дней после возвращения из командировки". Если же работник вернул деньги спустя несколько дней после сдачи отчета и курс валюты стал иным, то также появятся курсовые разницы.

Далее опишем ситуацию, когда работник потратил валюты больше, чем ему выдано, или же по каким-то уважительным причинам он не получал аванса и пустил в расход личные сбережения. Безусловно, предприятие возместит ему причитающееся. При этом сумму инвалютных расходов пересчитают по курсу НБУ, действующему на дату утверждения авансового отчета.

Сумму возмещения работнику выдадут только в гривнях. Ее рассчитывают по официальному обменному курсу валюты, установленному НБУ на дату погашения задолженности (п. 1.17 раздела 11 Инструкции о служебных командировках). И тогда бухгалтер также начислит курсовые разницы.

Учет всех этих ситуаций мы покажем на условных примерах чуть позже. А пока перейдем от бухгалтерского учета к налоговому.

В нем, как и в бухгалтерском, без документов, как без воздуха - никак. В валовые расходы командировочные включат только тогда, когда есть документы, доказывающие их связь с хозяйственной деятельностью предприятия и фактическую сумму расходов. Первые перечислены в пп. 5.4.8 Закона о прибыли:

- приглашения принимающей стороны, деятельность которой совпадает с деятельностью предприятия;

- заключенный договор (контракт);

- другие документы, которые устанавливают или удостоверяют желание установить гражданско-правовые отношения;

- документы, которые подтверждают участие в переговорах, конференциях или симпозиумах, что проводятся по тематике, совпадающей с хозяйственной деятельностью предприятия.

А фактическую сумму расходов командированного работника подтверждают: транспортные билеты или транспортные счета (багажные квитанции), счета гостиниц (мотелей) или от других лиц, которые предоставили услуги по проживанию, страховые полисы и др.

Все эти расходы относят к валовым в сумме, утвержденной по отчету (за исключением стоимости алкогольных напитков, табачных изделий, чаевых, а также суммы платы за зрелищные мероприятия).

Для подтверждения суточных расходов понадобятся:

- командировочное удостоверение - при командировках в страны, с которыми установлен упрощенный пограничный контроль (например, Россия, Молдова);

- командировочное удостоверение и копии загранпаспорта с отметками о пересечении границы - при командировках в страны, с которыми действует полный пограничный контроль (например, Польша, Германия, Япония и др.).

Повторяем: все перечисленные расходы попадут в валовые только в периоде утверждения авансового отчета.

Суточные окажутся в валовых расходах лишь в пределах норм, предусмотренных постановлением № 663 (пп. 5.4.8 Закона о прибыли). Сверхлимитные суммы останутся за бортом, а также попадут в поле деятельности налога с доходов физлиц.

Бесспорно, в декларации по налогу на прибыль предприятия командировочные расходы зафиксируют в гривнях. Как их рассчитать? По нормам п. 7.3 Закона о прибыли сумму расходов в валюте умножают на балансовую стоимость единицы соответствующей валюты. С 1 июля текущего года Закон о прибыли дал предприятиям право определять последний показатель одним из методов учета балансовой стоимости валюты:

- средневзвешенной стоимости;

- идентифицированной стоимости.

Однако в жизни возможность выбора у плательщиков налога на прибыль появится 1 января 2005 года, поскольку в пп. 7.3.6 оговорено, что "изменение метода оценки балансовой стоимости иностранной валюты в течение налогового года для целей налогового учета не разрешается".

Поэтому в текущем году валовые расходы нужно рассчитывать по средневзвешенному курсу иностранной валюты. Как применить оба метода к расходам на загранкомандировки, рассмотрим на следующих примерах. В них мы покажем также учет расчетов с командированными в зависимости от наличия долга предприятия перед работником и наоборот. Во всех примерах мы исходим из того, что:

1) в командировку направлены работники админаппарата;

2) командировка связана с хозяйственной деятельностью предприятия;

3) по возвращении на Родину работники отчитались полностью и в срок;

4) все необходимые документы приложены;

5) средневзвешенный курс доллара в отчетном периоде составил 5,3148 грн./долл.

Аванс на командировку израсходован полностью

Пример 2.

Иванченко П. П. выдали аванс на командировку в сумме $1400. Курс доллара на дату выдачи аванса - 5,4 грн./долл. Фактическая сумма расходов по авансовому отчету - $ 1400.

Курс доллара на дату утверждения отчета - 5,3 грн./долл.

Бухгалтерский и налоговый учет перечисленных операций показан в таблице 2.

Таблица 2

Работник израсходовал аванс частично

Пример 3.

Петренко И. И. получил аванс на командировку в сумме $1400. Курс доллара на дату выдачи аванса - 5,4 грн./долл. Фактическая сумма расходов по авансовому отчету - $1200. Курс доллара на дату утверждения отчета - 5,3 грн./долл. В этот же день Петренко И. И. внес в кассу предприятия остаток аванса - $200. Бухгалтерский и налоговый учет см. в таблице 3.

Таблица 3

Командировочные расходы превысили сумму аванса

Пример 4.

Сергиенко Ф. Ф. получил аванс на командировку в сумме $1400. Курс доллара на дату выдачи аванса - 5,4 грн./ долл. Фактическая сумма расходов - $1600. Курс доллара на дату утверждения авансового отчета - 5,3 грн./ долл. Остаток задолженности ($200) выдали работнику на следующий день после предоставления отчета. Курс доллара на дату выдачи денег - 5,35 грн./долл. Бухгалтерский и налоговый учет см. в таблице 4.

Таблица 4

Аванс на командировку работнику не выдавали

Пример 5.

Предприятие не выдало Федоренко С. С. аванс на командировку. В командировке он потратил свои деньги. Фактическая сумма расходов - $1500. Курс доллара на дату предоставления авансового отчета - 5,3 грн./долл.

Остаток задолженности предприятия перед работником выдали на следующий день после предоставления отчета. Курс доллара на дату получения денег - 5,35 грн./долл. Бухгалтерский и налоговый учет приведен в таблице 5.

Таблица 5

Из двух последних примеров очевидно, что в ситуациях, когда работнику возвращают средства, израсходованные сверх выданного (или не выданного вовсе) аванса, валовые расходы при изменении курса валюты не корректируют. Конечно же, такой прямой нормы в Законе о прибыли нет. А наша точка зрения базируется на п. 1.17 Инструкции о командировках. В нем говорится: "Если для окончательного расчета за командировку необходимо выплатить дополнительные средства, то выплата осуществляется в национальной валюте Украины по официальному обменному курсу гривни к иностранным валютам, установленному Национальным банком Украины надень погашения задолженности, но не позднее срока, определенного в п. 1.15 настоящей Инструкции". Аналогичная норма записана и в Правилах использования наличной инвалюты. Напомним, что выплачивают средства работнику не позднее трех рабочих дней после его возвращения из командировки.

Кстати, обратите внимание на слова, выделенные в цитате. Это означает, что предприятие понесенные расходы в инвалюте по дате утверждения авансового отчета не будет пересчитывать, так как их погашение происходит не инвалютой, а гривнями. Поэтому с точки зрения Закона о прибыли нет предпосылок для пересчета валовых и доведения их значения до величины балансовой стоимости инвалюты.

К тому же командировочные расходы приравнивают к компенсации расходов, понесенных работником в командировке (ст. 121 КЗоТа), а не как приобретение товаров или услуг.

Существует и альтернативный вариант: корректировать валовые расходы по валютным командировочным расходам в соответствии с курсом валюты на дату погашения задолженности. Сторонники такого подхода основываются на своих предположениях и письме ГНАУ от 06.02.02 г. № 773/6/23-5212. В нем ГНАУ делает вывод о возможности пересчета валовых расходов на дату выплаты работнику денежных средств. Но мы не рекомендуем применять его в работе, потому что со дня его подписания прошло более двух лет, за которые Закон о прибыли претерпел два глобальных изменения. А они затронули учет валютных операций и курсовых разниц. И секреты такой игры по обновленному Закону о прибыли ГНАУ до сих пор не раскрывала.

-----------------------------------------------------

* На сегодня ставка пенсионного сбора от операций купли-продажи безналичной иностранной валюты установлена ст. 73 Закона о Госбюджете-2004 и составляет 1,5%.

Список использованных нормативно-правовых актов:

1. Закон о Госбюджете-2004 - Закон Украины "О Государственном бюджете Украины на 2004 год" от 27.11.03 г. № 1344-IV.

2. Инструкция о перемещении валюты - Инструкция о перемещении валюты Украины, иностранной валюты, банковских металлов, платежных документов, других банковских документов и платежных карточек через таможенную границу Украины, утвержденная постановлением Правления НБУ от 12.07.2000 г. № 283.

3. Закон о прибыли - Закон Украины "О налогообложении прибыли предприятий" в редакции от 22.05.97 г. № 283/97-ВР.

4. Инструкция о командировках - Инструкция о служебных командировках в пределах Украины и за рубеж, утвержденная приказом Министерства финансов Украины от 13.03.98 г. № 59.

5. П(С)БУ 21 - Положение (стандарт) бухгалтерского учета 21 "Влияние изменений валютных курсов", утвержденное приказом Минфина Украины от 10.08.2000 г. № 193.

6. КЗоТ - Кодекс законов о труде.

“Все о бухгалтерском учете”, № 105 (1016), 9 ноября 2004 г.

Документи що посилаються на цей