Как оформить командировку в филиал
ВОПРОС: Мы часто отправляем своих работников в командировки в филиалы, расположенные в других населенных пунктах. Наши филиалы не являются отдельными юридическими лицами и не имеют собственной печати. Как быть с отметками в командировочном удостоверении? Можно ли выплачивать командированным работникам суточные без них?
ОТВЕТ: Мы считаем, что выплата суточных в вашем случае возможна, если правильно оформить такую поездку. Давайте разберемся по порядку.
Прежде всего вспомним, что такое командировка. Ответ дает Инструкция о командировках. Итак, это поездка работника по распоряжению руководителя предприятия на оговоренный срок в другой населенный пункт для выполнения служебного поручения вне места его постоянной работы.
Естественно, в такой поездке работнику придется тратить деньги (например, чтобы оплатить проезд или проживание в гостинице). Дабы вы смогли компенсировать ему эти расходы, а затем включить в валовые, их необходимо документально подтвердить (пп. 5.4.8 Закона о прибыли). Для этого необходимы: приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку (с указанием пункта назначения, срока и цели поездки), командировочное удостоверение (зарегистрированное в журнале и проштампованное отправляющей и принимающей сторонами), а также документы, свидетельствующие о понесенных расходах (билеты, счета, квитанции). Если при командировке в филиал с документами на проезд и проживание разобраться проще простого, то относительно оплаты суточных иногда возникают сомнения. Объясним почему.
Непременное условие, чтобы признать командировочные расходы, - оформленное надлежащим образом командировочное удостоверение. Именно по нему определяют фактическое время пребывания работника в командировке и размер суточных. Пункт 1.3 раздела I Инструкции о командировках предусматривает, что фактическое время пребывания работника в командировке определяют по отметкам в командировочном удостоверении, заверенным той печатью, которую предприятие применяет в своей хозяйственной деятельности, заверяя такие документы. Стало быть, если ваш филиал - не отдельное юридическое лицо и у него нет печати, то это вовсе не препятствует оформить работникам командировки. Ведь исходя из Инструкции о командировках, филиал вправе поставить на командировочном удостоверении ту печать, которой пользуется для удостоверения подписи должностного лица, ответственного за регистрацию командированных. А такой печатью может быть не только гербовая, но и любая другая, например с оттиском "Філія" или "Для відряджень" - все зависит от организации внутреннего делопроизводства. Итак, вы можете заказать для такого подразделения необходимую печать. Тем более что данное право вам предоставлено Инструкцией № 17. В ее пп. 3.2.7 говорится: филиалам разрешено изготавливать каучуковые и металлические печати. И возможность их применения должна быть зафиксирована в уставе, положении или приказе о филиал ах. Не забывайте также, что реквизиты на печати обязательно следует писать на украинском языке (пп. 3.3.4 Инструкции № 17).
Подводя итог, отметим: суточные расходы по командировке в филиалы необходимо подтверждать документально. При этом единственное веское слово скажет командировочное удостоверение, заверенное печатями принимающей и отправляющей сторон.
Список использованных нормативно-правовых актов:
1. Закон о прибыли - Закон Украины "О налогообложении прибыли предприятий" в редакции от 22.05.97 г. № 283/97-ВР.
2. Инструкция о командировках - Инструкция о служебных командировках в пределах Украины и за рубеж, утвержденная приказом Министерства финансов Украины от 13.03.98 г. № 59.
3. Инструкция № 17 - Инструкция о порядке выдачи министерствам и другим центральным органам исполнительной власти, предприятиям, учреждениям, организациям, хозяйственным объединениям и гражданам разрешений на право открытия и функционирования штемпельно-граверных мастерских, изготовления печатей и штампов, а также порядке выдачи разрешений на оформление заказов на изготовление печатей и штампов, и утверждения Условий и правил осуществления деятельности по открытию и функционированию штемпельно-граверных мастерских, изготовлению печатей и штампов, утвержденная приказом Министерства внутренних дел Украины от 11.01.99 г. № 17.
“Все о бухгалтерском учете”, № 105 (1016), 9 ноября 2004 г.