Увага! Картковий проект,
або видача заробітної плати через
платіжні системи (пластикові картки),
і не тільки
Застосування пластикових карток зумовлене виконанням норм Указу Президента України "Про основні заходи детінізації грошового обігу", який передбачає впровадження безготівкових форм розрахунків юридичних і фізичних осіб шляхом розвитку системи платіжних і кредитних карток.
Зрозуміло, що саме працівники бюджетних установ (організацій) насамперед кинулися виконувати цей Указ з метою виявити свої зарплатні доходи.
Сьогодні вже нікого не здивуєш пластиковими картками, "електронними" грошима, якими можна розрахуватися в магазині, за послуги Інтернету, телефонні розмови, транспортні поїздки. Тепер можливість отримати заробітну плату за безготівковим розрахунком (на пластикову картку) стала абсолютно звичною.
Отже, як відомо, гроші можуть існувати в готівковій формі (у формі грошових знаків) або в безготівковій формі (у формі записів на рахунках у банках).
В Україні застосовуються пластикові картки як внутрішніх, так і міжнародних систем.
Звернемося до деяких загальних термінів.
Розрізняють внутрішньодержавні та міжнародні платіжні системи.
Сфера діяльності внутрішньодержаяної платіжної системи обмежена територією України, платіжною організацією такої системи може бути виключно резидент України.
Міжнародна платіжна система являє собою платіжну систему, сфера діяльності якої здійснюється на території двох і більше країн. Платіжною організацією в такій системі може бути як резидент, так і нерезидент.
Платіжна система - платіжна організація, члени платіжної системи, учасники платіжної системи і відносини, що виникають між ними при здійсненні розрахунків за операції, які виконуються із застосуванням платіжних карток цієї системи.
Емісія спеціальних платіжних засобів - проведення операцій з випуску спеціальних платіжних засобів певної платіжної системи.
Емітент спеціальних платіжних засобів - юридична особа, яка є членом платіжної системи та здійснює емісію спеціальних платіжних засобів.
Банкомат (банківський автомат самообслуговування) - програмно-технічний комплекс, який надає можливість утримувачеві спеціального платіжного засобу здійснювати самообслуговування за операціями отримання грошей у готівковій формі, внесення їх для зарахування на відповідні рахунки, отримання інформації щодо стану рахунків, а також з метою виконання інших операцій згідно з функціональними можливостями цього комплексу.
PIN (персональний ідентифікаційний номер) - це код, який відомий тільки утримувачеві платіжної картки і необхідний для його ідентифікації при проведенні операцій з використанням платіжної картки.
Види існуючих банківських карток
Платіжна картка - це спеціальний платіжний пристрій у вигляді емітованої в установленому законодавством порядку пластикової або іншого виду картки, яка використовується для ініціалізації переказу грошей з рахунка платника або з відповідного рахунка банку з метою оплати вартості товарів, послуг, переказу грошей, отримання грошей у готівковій формі в касах банків і пунктах обміну валюти уповноважених банків та через банківські автомати, а також здійснення інших операцій, передбачених відповідним договором.
Для наочності зобразимо банківські платіжні картки у вигляді схеми.(зі схемою ви можете ознайомитись у розділі “Довідники” підроділі “Додатки до документів” папка “Консультації”).
Типи банківських карток
Типи банківських карток розрізняються не тільки зовнішнім виглядом і логотипом, але й своїм використанням.
Кожний тип картки позначений відповідним логотипом.
Переваги зарплатного проекту,
а також дещо
про корпоративні картки
Розглянемо переваги, які отримає установа (організація) від переходу на карткову систему.
Заробітна плата виплачується безготівковим розрахунком за допомогою одного платіжного доручення.
Скорочуються витрати установи (організації) на інкасацію готівки, а саме:
- на отримання, перевезення та зберігання готівки;
- безпеку й охорону грошових коштів;
- утримання касирів і субкасирів,
а також
- не здійснюється огціата банку за видачу готівкових коштів у розмірі 0,5 %.
У цьому випадку значної економиться робочий час, який затрачується персоналом на отримання зарплати, не виникає проблем щодо касової дисципліни та дотримання ліміту каси, виключаються помилки і можливі зловживання.
У рамках зарплатного проекту за умови обслуговування від 2 000 клієнтів і при досить високому обігу грошових коштів можлива установка бан-комата на території установи (організації) за рахунок коштів банку або в лізинг зі щомісячною орендною платою. У цьому випадку виникнуть витрати на прокладення й утримання телекомунікаційних каналів від банкомата до процесингового вузла банку.
Таким чином, установа (організація) отримує істотні переваги, однак і в працівників з'являться свої переваги.
Головне достоїнство пластикових карток полягає в тому, що власник картки має можливість абсолютно безпечно і комфортно носити її із собою в гаманці та використовувати за власним бажанням практично будь-яку кількість грошових коштів у безготівковій формі.
Крім зарплатних карток існують ще й корпоративні платіжні картки.
Корпоративні картки можна використовувати при направленні, наприклад, свого співробітника у відрядження в межах України та за кордон. Можна видати йому аванс, перерахувавши його в безготівковій формі на відповідний рахунок з подальшим зняттям його з корпоративної картки в будь-якому місті.
Корпоративні пластикові картки дають можливість обслуговувати ряд поточних господарських витрат установи (організації).
З'являється можливість у співробітників (за зарплатними та корпоративними картками) отримувати готівкові грошові кошти в будь-якій філії банку, незалежно від того, у якій філії була відкрита банківська картка. У випадку якщо готівка отримується в банку-емітенті, комісійні зі своі'х клієнтів цей банк не знімає. В інших банках отримання готівки супроводжується зняттям комісійних від 1 до 2 %.
До того ж пластикова картка забезпечує цілодобовий доступ до коштів на рахунку, оскільки банкомати працюють 24 години на добу.
Захист зарплатних і корпоративних
пластикових карток
Усі банківські платіжні картки є власністю емітента і видаються клієнтам на підставі умов договору на обмежений термін - один або два роки з моменту отримання. Платіжні картки з простроченим терміном дії не приймаються до оплати. Для того щоб уникнути подібної проблеми (картка прострочена), треба її вчасно здати й отримати на заміну нову на наступний період.
Банківські картки захищаються від несанкціонованого доступу до рахунка власника за допомогою PIN-коду. З його допомогою власник картки отримує доступ до свого рахунка для зняття готівки через банкомат. Можливість підбору PIN-коду в разі незаконного оволодіння карткою обмежена, оскільки звичайно після трьох невдалих спроб введення PIN-коду картка автоматично вилучається банкоматом, про що повідомляється банк і власник рахунка.
Разом з отриманням пластикової картки в запечатаному конверті видається PIN-код, який повинен зберігатися в таємниці його власником. У разі якщо власник забуває свій РІМ-код, він може звернутися до банку і запитати повторну видачу конверта з кодом.
У разі втрати картки банк блокує рахунок. Після подання заяви банк випускає нову картку.
Організаційні заходи, пов'язані
з отриманням зарплатних карток
Якщо установа (організація) прийняла рішення застосовувати в своїй діяльності видачу заробітної плати працівникам з використанням платіжних карток, передусім слід укласти договір з банком про розрахунково-касове обслуговування для використання таких пластикових карток. У договорі передбачаються права, обов'язки та відповідальність сторін, а також порядок видачі грошових коштів з використанням пластикових карток. Для отримання пластикових карток установі (організації) необхідно подати до банку заявку на випуск пластикових карток із зазначенням у них прізвищ, імен, по батькові, табельних номерів працівників і вибраних ними видів пластикових карток. Із цією метою повинні бути відкриті карткові рахунки і для цього знадобляться такі документи:
- заява (заява-анкета);
- документ, який засвідчує особу (паспорт або інший документ, що замінює його);
- договір про відкриття й обслуговування карткового рахунка між установою банку та працівником;
- картка зі зразками підписів;
- фотографія (за необхідності).
Процедура отримання
зарплати за картками
Механізм отримання заробітної плати з використанням пластикових карток полягає в такому.
У дні видачі заробітної плати установа (організація) перераховує банку грошові кошти в сумі заробітної плати, призначеної до виплати. При цьому в погоджені з банком терміни установа (організація) передає банку відомості про розподіл заробітної плати (із зазначенням табельних номерів, прізвищ, імен, по батькові працівників і сум до видачі) і розпорядження про зарахування сум, призначених до виплати, і кошти перераховуються на індивідуальні карткові рахунки працівників. На підставі відомостей і розпорядження грошові кошти, перераховані установою (організацією) на рахунок, зараховуються на індивідуальні карткові рахунки.
Установа (організація) повинна інформувати працівників про зарахування коштів на їх карткові рахунки. Видача заробітної плати здійснюється в пунктах видачі готівкових відділень (філій) банку, банкоматах.
У нижченаведеній таблиці подамо бухгалтерський облік розрахунків з виплати заробітної плати з використанням пластикових карток
| № п/ п |
Зміст операції |
Бухгалтерський облік | |
| Дт |
Кт | ||
| 1 |
2 |
3 |
4 |
| 1. |
Сплачено банку за виготовлення картки |
801, 802, 811, 813, |
321, 323, 326 |
| 2. |
Нарахована заробітна плата |
801, 802, 811, 813 |
661 |
| 3. |
Здійснене нарахування на заробітну плату: - збору до Пенсійного фонду (32 %) |
801, 802, 811, 813 |
651 |
| - страхового внеску до Фонду соціального страхування від нещасних випадків на виробництві та професійних захворювань України |
801, 802, 811, 813 |
654 | |
| - страхового внеску до Фонду соціального страхування з тимчасової непрацездатності (2,9 %) |
801, 802, 811, 813 |
652 | |
| - страхового внеску до Фонду загальнообов'язкового державного соціального ' страхування на випадок безробіття (1,9 %) |
801, 802, 811, 813 |
653 | |
| 4. |
Здійснене утримання із заробітної плати: - податку з доходів фізичних осіб (13 %) |
661 |
641 |
| - збору до Пенсійного фонду (1 або 2 %) |
661 |
651 | |
| - страхового внеску до Фонду соціального страхування з тимчасової (0,5 % або 1 %) |
661 |
652 | |
| - страхового внеску до Фонду загальнообов'язкового державного соціального страхування на випадок безробіття (0,5 %) |
661 |
653 | |
| 5. |
Перерахована заробітна плата, призначена до виплати, на поточні карткові рахунки працівників |
661 |
321, 323, 326 |
| 6. |
Перерахована сума внесків зі страхування і Пенсійному фонду |
651, 656, 653, 652 |
321, 323, 326 |
| 7. |
Перераховані податок з доходів фізичних осіб і страхові внески до соціальних фондів |
641 |
321, 323, 326 |
Звертаємо вашу увагу на те, що послуги банку за зарплатними картками бюджетними установами та організаціями не оплачуються.
Застосування корпоративної картки
в бюджетній установі (організації)
Як ми вже говорили, усі карткові рахунки відкриваються на умовах договору. У договорі, крім умов відкриття й обслуговування карткових рахунків, указуються довірені особи (їх прізвища, імена, по батькові, посади) установи (організації), а також перелічуються операції, які можуть здійснювати такі довірені особи. Цей перелік додається до заяви про відкриття карткових рахунків.
Крім вищезгаданих документів необхідні ще й такі документи:
1) положення про установу (копія, завірена нотаріально);
2) довідка про внесення до Єдиного державного реєстру підприємств та організацій України (копія, завірена нотаріально);
3) копія документа про реєстрацію в органах Пенсійного фонду;
4) свідоцтво про реєстрацію у Фонді соціального страхування від нещасних випадків (копія);
5) довідка про взяття установи на податковий облік - форма № 4-ОПП (копія);
6) картка зі зразками підписів і відбитком печатки (завірена нотаріально);
7) накази про призначення осіб, які мають право підпису (копія);
8) копії паспорта і довідки про присвоєння ІПН особам, які мають право підпису в картках зразків підписів.
З довіреною особою установи (організації) укладається договір на повну матеріальну відповідальність. В умовах договору передбачається відповідальність довірених осіб на випадок утрати такої пластикової картки. Між банком і довіреною особою установи (організації) укладається договір, у якому регулюються взаємовідносини при використанні банківської пластикової картки і проведених операціях.
Для проведення таких операцій на картковий рахунок платіжним дорученням зараховуються кошти шляхом їх переказу з відповідного рахунка бюджетної установи (організації). У разі казначейського обслуговування сума, указана в платіжному дорученні, та її переказ оформляється на підставі заявки розпорядника коштів і за формою, визначеною в додатку № 29 до Порядку № 140.
Довірена особа може використовувати банківську картку для отримання готівкових коштів, здійснення безготівкових розрахунків, пов'язаних зі здійсненням господарської діяльності установи (організації), включаючи представницькі або відрядні витрати.
Нагадаємо, кошти, що перераховуються на картковий рахунок, є підзвітними коштами довіреної особи бюджетної установи (організації). Оприбуткування отриманих коштів і включення їх до авансового звіту про їх використання здійснюється довіреною особою на підставі виписки з карткового рахунка або при отриманні готівки в банкоматі - чека банкомата.
Довірена особа бюджетної установи (організації) зобов'язана подати до бухгалтерії установи авансовий звіт про використання коштів з банківської платіжної картки разом з підтвердними документами і залишком невикористаної готівки (витрати на відрядження: квитки, готельні рахунки тощо).
У звітності, що подається органу Державного казначейства, кошти, списані з реєстраційних, спеціальних реєстраційних рахунків і перераховані на картковий рахунок, є касовими витратами бюджетної установи (організації).
Нижче в таблиці наведено порядок відображення в бухгалтерському обліку операцій, пов'язаних з видачею корпоративної картки співробітнику.
| № п/ п |
Зміст операціїї |
Бухгалтерський облік |
Сума, грн. | |
| Дт |
Кт | |||
| 1. |
Перераховані грошові кошти на корпоративну картку, на витрати на відрядження |
362 |
321, 323, 326 |
500 |
| Одночасно здійснюється другий запис |
08 |
- |
500 | |
| 2. |
Прийнятий авансовий звіт, підписаний керівником, з доданням усіх документів, що підтверджують отримання готівки (дорожні рахунки, оплата за проживання тощо): - згідно з квитанціями електронних терміналів і банкоматів; - згідно з проїзними квитками та іншими документами, що підтверджують витрати, плюс добові |
801, 802, 811, 813 |
362 |
400 |
| Одночасно здійснюється другий запис |
- |
08 |
400 | |
| 3. |
Здана в касу невикористана готівка (підтвердним документом є відбиток банкомата про те, що на картці нуль) |
301 |
362 |
100 |
| Одночасно здійснюється другий запас |
- |
08 |
100 | |
| 4 |
Здані грошові кошти на реєстраційний рахунок |
321, 323, 326 |
301 |
100 |
| 5. |
Перераховані комісійні за отримання готівки (2 % від отриманої суми готівки) |
801, 802, 811, 813 |
321, 323, 326 |
10 |
Перелік документів
1. Закон № 2346 - Закон України від 05.04.01 р. № 2346-III "Про платіжні системи і переказ грошей в Україні", зі змінами.
2. Указ № 123 - Указ Президента України від 20.03.01 р. № 183/2001 "Про основні заходи детінізації грошового обігу", зі змінами.
3. Положение № 367 - Положення про порядок емісії платіжних карток і здійснення операцій з їх застосуванням, затверджене постановою Правління НБУ від 27.08.01 р. № 367, зі змінами і доповненнями.
4. Лист № 07-06 - лист Державного казначейства України від 16.07.04 р. № 07-06/1398-5955.
Лист № 07-04 - лист Державного казначейства України від 10.01.04 р. № 07-04/12-107.
Юлія Литовченко,
бухгалтер-експерт фірми "Баланс-Клуб"