Подотчетную задолженность удержали с заработной платы:
будет ли штраф
ВОПРОС: Наш работник получил под отчет средства для приобретения товаров, отчитался об использовании их части. Остаток суммы по его заявлению и с разрешения директора удержат с зарплаты за текущий месяц. Избежим ли мы в таком случае начисления штрафа в 15% от не возвращенной наличностью суммы?
ОТВЕТ: Штраф в размере 15% суммы чрезмерно израсходованных средств работнику придется уплатить, если между приобретением товаров и начислением зарплаты (с удержанием подотчетных сумм) пройдет больше, чем три банковских дня.
Упомянутая санкция ожидает физлицо, которое "возвращает сумму чрезмерно израсходованных средств позднее предельного срока... но не позднее отчетного месяца, на который приходится последний день такого предельного срока" (пп. 9.10.3 Закона о доходах). Напомним, что для Вашей ситуации предельный срок установлен в пп. 9.10.2 Закона о доходах: это конецтретьего банковского дня, следующего за днем, в котором физлицо завершило выполнение гражданско-правового действия по поручению предприятия*.
Как Вы заметили, в Законе есть требование - возвращать средства. Означает ли сказанное, что форма расчетов должна быть исключительно денежной (через кассу или на текущий счет предприятия)? Считаем, нег. Ведь погасить задолженность можно и другими способами, в том числе зачислением взаимных обязательств. Главное - сделать это до предельного срока.
Понятно, что даты приобретения работником товаров для предприятия и удержания из зарплаты невозвращенных подотчетных средств могут быть разными. И, как мы уже говорили, когда расхождение более трех банковских дней, штрафа не избежать. Конечно, если на помощь работнику не придет предприятие, выплатив в течение разрешенных трех дней аванс, который работник сразу же после выдачи на руки внесет в кассу. Но в таком случае нужно помнить, что бюджет должен получить платежи (налог с доходов, социальные взносы, которые начисляют на зарплату). А тем, кто не будет осуществлять наличных оборотов, - о том, что зачисление задолженности приравнивается к выплате заработка и также требует перечисление:
- пенсионных взносов - в день зачисления;
- налога с доходов, взносов на страхование на случай безработицы, на страхование от нетрудоспособности и от несчастных случаев - не позднее следующего дня.
Конечно, выдача заработка -не единственный выход. Здесь можно вспомнить о всех задолженностях предприятия перед работником или обеспечить его наличностью, предположим, предоставив ссуду, которую он обязан будет погасить в будущем.
В заключение приведем несколько примеров, чтобы Вы окончательно разобрались, когда необходимо начислять 15%-ный штраф с работника, а когда нет.
Пример 1.21 июня работнику выдали из кассы 400 грн. на канцтовары. В тот же день он закупил их на сумму 250 грн., о чем 22 июня составил авансовый отчет. Тогда же работник написал заявление на имя директора, в котором попросил вычесть невозвращенную сумму (150 грн.) из заработной платы. 23 июня руководитель предприятия утвердил авансовый отчет работника и подписал его заявление. 30 июня, начисляя работнику зарплату, удержали невозвращенные средства.
В описанном примере с заработка работника дополнительно следует удержать и штраф в размере 15% вовремя не возвращенной работником суммы - 22,50 грн. (150 грн. х 15% = 22,50 грн.). Ведь получается, что задолженность работника погашена позднее предельного срока возвращения таких средств. Плюс к этому, предприятию угрожает штраф - 25% выданных под отчет сумм (150 грн. х 25% = 37,50 грн.) - за превышение установленных сроков использования выданной под отчет наличности (ст. 1 Указа о регулировании оборота наличности).
Как видите, хорошего мало. Чтобы улучшить ситуацию, советуем Вам поступить так: 22 июня заключить между предприятием и работником договор ссуды (по нему работник будет обязан возвратить средства из зарплаты), полученные по нему деньги работник пусть внесет в кассу как долг по подотчетным суммам. Благодаря этому Вы избежите обеих санкций.
Пример 2. 29 июня работник получил под отчет 400 грн. для приобретения канцтоваров. В тот ж день он закупил их на сумму 250 грн., составил авансовый отчет и написал заявление директору, в котором просил вычесть из зарплаты невозвращенную подотчетную сумму - 150 грн. 30 июня авансовый отчет утвердили, руководитель подписал заявление и передал на исполнение в бухгалтерию, где при начислении заработка удержали невозвращенные подотчетные средства.
В данном случае штрафа не будет, поскольку подотчетная задолженность погашена к предельному периоду.
---------------------------
* Одновременно Положение о ведении кассовых операций требует выдавать средства под отчет для производственных (хозяйственных) нужд на другие сроки (п. 2.15) не больше чем на:
10 рабочих дней - на закупку сельскохозяйственной продукции, продуктов ее переработки и заготовку вторсырья, кроме металлолома;
2 рабочих дня - на остальные производственные (хозяйственные) нужды.
И за несоблюдение указанных терминов предприятие может понести наказание согласно Указу о регулировании оборота наличности.
Список использованых нормативно-правовых актов:
1. Закон о доходах - Закон Украины "О налоге с доходов физических лиц" от 22.05.03 г. № 889-IV.
2. Положение о ведении кассовых операций - Положение о ведении кассовых операций в национальной валюте в Украине, утвержденное постановлением Правления Национального банка Украины от 19.02.01 г. № 72.
3. Указ о регулировании оборота наличности - Указ Президента Украины "О применении штрафных санкций за нарушение норм по регулированию оборота наличности" в редакции от 11.05.99 г. № 491/99.
“Все о бухгалтерском учете”, № 74 (985), 12 августа 2004 г.