Архиважные сотрудники должны
присутствовать при уничтожении
перехранившихся бухдокументов
ВОПРОС: Обязательно ли к уничтожению бухгалтерских документов предприятия с истекшим роком хранения привлекать сотрудников госархива?
ОТВЕТ: О процедурах уничтожения “состарившихся” документов мы достаточно подробно писали ранее.
Вопрос о том, обязательно ли участие в этих мероприятиях госархивистов, по-прежнему остается актуальным.
Если обратиться к нормативной платформе - Закону “О Национальном архивном фонде и архивных учреждениях” - можно заметить, что привлечение представителей госархива необходимо только для внесения документов в Национальный архивный фонд. Об этом говорится в ст. 6 упомянутого Закона:
“Внесение документов в Национальный архивный фонд или изъятие документов из него осуществляется на основании экспертизы их ценности комиссией из специалистов архивного дела и делопроизводства, представителей научной и творческой общественности, других специалистов”.
Отметим также, что в этой же статье говорится следующее:
“Экспертиза ценности документов проводится по инициативе их собственника или государственного архивного учреждения с согласия собственника”.
Выходит, что если собственник документации окажется в данном вопросе безынициативным, а госархивучреждение самостоятельно инициировать экспертизу так и не сподобится, то без госархивистов можно обойтись.
Однако на уровне подзаконных нормативов ситуация выглядит несколько иначе. Пунктом 3.1 Перечня типовых документов, утвержденного приказом Главного архивного управления при Кабинете Министров Украины от 20 июля 1998 года № 41, установлено:
“В соответствии с Законом Украины “О Национальном архивном фонде и архивных учреждениях” и Порядком создания и деятельности экспертных комиссий по определению ценности документов, утвержденным Постановлением Кабинета Министров Украины от 16 ноября 2002 года № 1739, организации создают ЭК для проведения предварительной экспертизы ценности документов и представления ее результатов на рассмотрение ЭПК соответствующих государственных архивных учреждений, государственных научных учреждений, музеев и библиотек.
В своей деятельности ЭК руководствуются Конституцией и законами Украины, актами Президента Украины, Кабинета Министров Украины, другими нормативными актами, приказами Госкомархива.
В состав ЭК, утверждаемый руководителем организации, включаются руководители службы делопроизводства и архивного подразделения, опытные работники других структурных подразделений, а также специалисты соответствующего государственного архивного учреждения, архивного отдела городского совета. Председателем ЭК назначается, как правило, заместитель руководителя организации, а секретарем - руководитель ее архивного подразделения”.
Итак, здесь речь идет о некоей предварительной экспертизе. Очевидно, таковой и является экспертиза, упомянутая в ст. 6 Закона. И, как видим, требование о включении в состав экспертной комиссии госархивистов выглядит достаточно безапелляционно.
В п. 2 Порядка создания и деятельности экспертных комиссий по определению ценности документов акценты смещены еще сильнее: здесь собственнику документов милостиво позволено участвовать в работе комиссии:
“Экспертиза ценности документов проводится экспертными и экспертно-проверочными комиссиями при участии собственника документов или его законных представителей”.
В общем, уже и не понять, кто кого должен приглашать к участию в ЭК.
В письме Государственного комитета архивов от 12.01.2001г. № 05-26 также вполне однозначно утверждается, что
“согласование актов о выделении документов к уничтожению с ЭПК госархивов производится во всех случаях”.
Подытоживая сказанное, можно с сожалением констатировать, что подзаконные нормативы гораздо жестче трактуют поднятую в вопросе проблему.
В общем, привлечение госархивистов к процессу уничтожения “состарившихся” документов весьма и весьма желательно.
Напоследок же отметим, что нарушение порядка уничтожения документов тянет и на административную (см. ст. 92 КоАП), и на уголовную (см. ст. 357 УК) ответственность (согласно письму Госкомархива от 11.03.2002 г. N 01-197).
“Бухгалтер”, N 46, декабрь (II), 2004г.
Подписной индекс 74201