Как подтверждать наличные расходы
ВОПРОС: Наше предприятие при самостоятельной проверке авансовых отчетов за 2003 год обнаружило, что в некоторых случаях исчезла информация с фискальных кассовых чеков, по которым производился наличный расчет за приобретенные товары.
Мы знаем, что в соответствии с п/п. 5.3.9 Закона “О налогообложении прибыли предприятий” расходы, не подтвержденные соответствующими документами, обязательность ведения и хранения которых предусмотрена правилами ведения налогового учета, в состав валовых затрат не относятся.
В то же время для сохранения валовых затрат данный подпункт разрешает плательщику налога в случае утери, уничтожения или порчи указанных документов принять меры, необходимые для восстановления таких документов.
Какие действия нам нужно предпринять для подтверждения произведенных расходов при наличных расчетах?
ОТВЕТ: Обращаем внимание на то, что отсутствие в рассматриваемой ситуации “правильных” кассовых чеков не только не позволяет предприятию оставить в валовых затратах расходы на приобретение ТМЦ, но и грозит штрафными санкциями за проведение наличных расчетов без представления получателем средств платежного документа. При проверках это наверняка заметят, ведь в соответствии с п/п. 5.8.4 Положения о ведении кассовых операций в национальной валюте в Украине:
“При проверке авансовых отчетов об использовании полученной под отчет наличности для решения хозяйственных вопросов особое внимание уделяется <...> наличию оригиналов подтверждающих документов”.
Соответствующая штрафная санкция установлена ст. 1 Указа Президента Украины от 12.06.95г. № 436/ 95 “О применении штрафных санкций за нарушение норм по регулированию обращения наличности”.
Напомним, что размер финансовой санкции за данное нарушение равняется размеру уплаченных денежных средств. Такая санкция согласно разъяснениям ГНАУ применяется к плательщику наличных средств в случае неполучения им от продавца подтверждающего документа. Потому вполне можно ожидать от налоговиков заявления о том, что, дескать, кассовые чеки, с которых исчезла информация, подтверждающими документами не являются.
Конечно, следует отвечать, что подтверждающий документ был получен, однако впоследствии утратил свои подтверждающие свойства. Можно, кстати, составить соответствующий акт, в котором описать обстоятельства исчезновения информации и подтвердить тот факт, что при представлении авансового отчета чек был полноценным. Такой документ повышает шансы отбиться от “наличного” штрафа, однако определенная опасность все-таки существует.
Теперь вернемся к проблеме налога на прибыль. Сперва определимся, о каких документах идет речь в п/п. 5.3.9 Закона О Прибыли. Приведем абз. 4 этого подпункта:
“Не относятся в состав валовых затрат какие-либо расходы, не подтвержденные соответствующими расчетными, платежными и другими документами, обязательность ведения и хранения которых предусмотрена правилами ведения налогового учета”.
А что такое “налоговый учет”?
Ранее было приведено мнение замминистра финансов В. Регурецкого, который считает, что как такового налогового учета не существует. Также обращалось внимание на то, что ст. 11 Закона О Прибыли, которая называется “Правила ведения налогового учета”, полностью проигнорировала интересующий нас вопрос, не определив ни перечень соответствующих документов, ни порядок их ведения и хранения.
Поэтому на практике таковыми априори стали считаться бухгалтерские документы. Под “другими документами”, упомянутыми в п/п. 5.3.9, могут иметься в виду, например, командировочные удостоверения, билеты (командировочные расходы регулирует п/п. 5.4.8); журналы учета гарантийного ремонта (обслуживания) (п/п. 5.4.3); коллективный договор, в котором оговорено наличие пунктов медицинского осмотра работников (п/п. 5.4.10); документы, подтверждающие, что основной деятельностью плательщика является предоставление платных услуг по транспортному обслуживанию (включению в валовые затраты расходов на приобретение бензина для легковых автомобилей в полном объеме посвящен абз. 4 п/п. 5.4.10); сведения о приросте (убыли) балансовой стоимости запасов (п. 5.9); уведомление об увеличении валовых затрат или валового дохода (п/п. 12.1.4).
Как видим, правила налогового учета четких требований к налоговым документам не устанавливают, в связи с чем последние могут быть весьма и весьма разнообразными.
Теперь посмотрим, что представляет собой фискальный кассовый чек. В соответствии с п. 3.1 Положения о форме и содержании расчетных документов:
“Фискальный кассовый чек на товары (услуги) (далее - кассовый чек) - это расчетный документ, напечатанный регистратором расчетных операций при проведении расчетов за проданные товары (предоставленные услуги)”.
При этом кассовый чек должен содержать обязательные реквизиты, определенные в п. 3.2 данного Положения.
Таким образом, кассовый чек можно рассматривать как расчетный документ, обязательность наличия которого установлена правилами налогового учета. Следовательно, он может подтверждать расходы, понесенные предприятием при оплате приобретенных товаров (работ, услуг), и давать основания для отнесения их в состав валовых затрат. Ну а кассовый чек с исчезнувшей информацией можно считать испорченным расчетным документом.
А теперь подумаем, может ли бухгалтер воспользоваться возможностью, предоставленной абз. 5 п/п. 5.3.9 Закона О Прибыли:
“В случае утери, уничтожения или порчи указанных документов плательщик налога имеет право письменно заявить об этом налоговому органу и принять меры, необходимые для восстановления таких документов. Письменное заявление должно быть направлено до/или вместе с представлением расчета налоговых обязательств отчетного периода. Если плательщик налога не подаст в такой срок письменное заявление и не восстановит указанные документы до окончания налогового периода, следующего за отчетным, не подтвержденные соответствующими документами расходы не признаются валовыми затратами и на сумму недоплаченного налога начисляется пеня в размере учетной ставки Национального банка Украины, увеличенной в 1,2 раза”.
По нашему мнению, в рассматриваемой ситуации восстановить кассовые чеки в буквальном смысле нельзя, поскольку технической возможности распечатать кассовый чек вторично или выдать его дубликат, понятно, не существует (такая операция в РРО просто не предусмотрена). Получается, что кассовые чеки в некотором роде уникальны: их, в отличие от многих других документов, восстановить невозможно.
Следовательно, при формальном подходе расходы предприятия на приобретение товаров в валовые затраты включаться не могут, так как в абз. 5 п/п. 5.3.9 речь идет о восстановлении именно тех документов, которые в свое время подтверждали валовые затраты (в нашем случае - кассовых чеков). Поэтому уповать на указанную Законом О Прибыли возможность в данном случае не стоит.
Что же делать? Какие действия необходимо предпринять смелому бухгалтеру, чтобы каким-то образом (хотя бы косвенно) подтвердить понесенные расходы?
Как известно, предприятие, применяющее регистратор расчетных операций (далее - РРО) в обязательном порядке печатает контрольную ленту. Закон “О применении регистраторов расчетных операций в сфере торговли, общественного питания и услуг” (далее - Закон об РРО) определяет контрольную ленту как
“документ, напечатанный регистратором расчетных операций, содержащий копии напечатанных данным регистратором расчетных операций документов”.
Пунктом 4.3 Порядка регистрации, опломбирования и применения регистраторов расчетных операций за товары (услуги) установлено, что контрольная лента должна печататься в одном рабочем цикле с кассовыми чеками или подкладными документами без повторного ее использования. Печатать контрольную ленту перед печатанием фискального отчетного чека разрешается только при применении портативных РРО, если это предусмотрено техническими возможностями РРО.
Таким образом, контрольная лента фактически является копией кассовых чеков. Исходя из этого, на наш взгляд, целесообразно сделать запрос предприятию-продавцу с просьбой предоставить контрольные ленты за интересующий предприятие период - и сделать необходимые копии.
Следует отметить, что в Законе О Прибыли статус кассового чека в качестве единственно возможного налогового документа при использовании РРО не закреплен, поэтому вместо него в нестандартной ситуации, по нашему мнению, может быть использована контрольная лента. Ведь в принципе она является документом, который может подтвердить произведенные расчеты, тем более что условия использования кассового чека налоговым законодательством не регулируются. И если вместо одного документа при форс-мажоре используется другой, последний не утрачивает статус документа, который может подтвердить (хотя бы косвенно) произведенные расчеты.
Правда, при этом следует учитывать, во-первых, что контрольная лента не является документом, который хранится у предприятия-покупателя (а подтверждать валовые затраты надо именно своими документами), во-вторых же, что предприятие-продавец вовсе не обязано ее предоставлять. То есть предоставление контрольной ленты - это жест доброй воли.
Кроме того, нельзя забывать, что документами, подтверждающими валовые затраты, плательщик налога должен располагать в течение всего отчетного периода, а не только во время проверки. Поэтому заимствование контрольной ленты только на время проверки концепции Закона О Прибыли не соответствует, из-за чего ожидать положительного исхода такой проверки - достаточно наивно.
В принципе, предприятие может провести экспертизу кассовых чеков. Как правило, эксперты в состоянии прочесть исчезнувшую информацию, используя современные методы исследования документов. Однако, во-первых, услуги экспертов недешевы, а во-вторых, заключение эксперта не является документом, подтверждающим валовые затраты плательщика налога.
В завершение отметим, что, к сожалению, рассматриваемая ситуация далеко не единичная.
Кстати, налоговики, которые с пониманием относятся к этому необычному вопросу, рекомендуют пострадавшим предприятиям составить акты сверки расчетов с предприятиями-продавцами и там удостоверить тот факт, что расчеты действительно производились с выдачей кассовых чеков. Какой-никакой, а все же документ. Остается пожелать, чтобы всех вас проверяли столь чуткие люди.
“Бухгалтер”, N 46, декабрь (II), 2004г.
Подписной индекс 74201