Относительно доверенности
В хозяйственной деятельности предприятий отпуск сырья, материалов, топлива, запчастей, товаров, основных средств и других товарно-материальных ценностей (далее - ТМЦ) осуществляется по доверенности получателей. Это предусмотрено п. 2 Инструкции о порядке регистрации выданных, возвращенных и использованных доверенностей на получение ценностей, утвержденной приказом Минфина от 16.05.96г. № 99 (далее - Инструкция).
Правда, возможны случаи, когда отгрузка ТМЦ осуществляется и без доверенности предприятия-покупателя (об этом будет сказано ниже).
Сама доверенность в письме Минфина от 31.10.2000 г. № 053-29151 трактуется как первичный документ, фиксирующий решение уполномоченного лица (руководителя) об уполномочивании конкретного лица на получение для предприятия “перечня и количества” ТМЦ, без которого не могут быть составлены другие первичные документы - накладная-требование, ТТН и т. п.
Кому выдается доверенность
В соответствии с п. 4 Инструкции доверенность на получение ТМЦ выдается только лицам, работающим на данном предприятии. Выдача доверенности неработнику предприятия допускается лишь в том случае, если предприятие, на котором работает данное лицо, выдало ему доверенность на получение тех же ценностей и в том же количестве с данного предприятия.
Срок действия доверенности
Срок действия доверенности зависит от условий получения и вывоза соответствующих ТМЦ: до 10 дней - в общем порядке и на календарный месяц - если доверенность выдается на получение ТМЦ, которые доставляются путем централизованно-кольцевых перевозок или расчеты за которые осуществляются в порядке плановых платежей.
Что такое централизованно-
кольцевые перевозки
Понятие централизованно-кольцевых перевозок Минфин разъяснял в своих письмах от 04.04.2001г. № 053-2948 и от 05.03.2002г. № 053-2930. Это - систематический завоз ТМЦ по согласованным на определенный период параметрам (количество, ассортимент, время и т. п.) по адресу одного или более заказчиков (юридических лиц или их отделений, участков, филиалов).
Порядок выписки доверенности
на получение ТМЦ
Согласно п. 6 Инструкции при выписке доверенности перечень ТМЦ, которые следует получить по ней, приводится с обязательным указанием наименования и количества ТМЦ для получения независимо от того, имеются такие сведения в документах на отпуск или нет.
О том, что именно эти реквизиты являются обязательными при выписке доверенности, сообщается и в письме Минфина от 30.07.2003г. № 04220-93.
Запрещается отпускать ТМЦ, в частности, в случаях представления доверенности, содержащей исправления и помарки, не подтвержденные подписями тех же лиц, которые подписали саму доверенность; отсутствия у доверенного лица указанного в доверенности паспорта или другого документа, удостоверяющего его личность; истечения срока действия доверенности.
Когда возможна отгрузка
ТМЦ без доверенности
Перечень случаев, когда отгрузка ТМЦ может осуществляться без доверенности от предприятия-покупателя, мы приводили ранее. Это возможно, если имеет место, например, централизованно-кольцевая перевозка и если получатель ТМЦ за подписью руководителя и главного бухгалтера предприятия уведомил поставщика об образце печати (штампа), которой материально ответственное лицо будет заверять свою подпись о получении ТМЦ на сопроводительных документах (накладной, акте и т. п.).
Не нужна доверенность и продавцу, нанимающему перевозчика. В этом случае согласно п. 2.5 Типового договора о перевозке грузов автомобильным транспортом в местном и международном сообщении основанием для получения груза перевозчиком является оформленный в надлежащем порядке путевой лист.
А вот нужно ли требовать предъявления доверенности при отпуске ТМЦ за наличные средства? К сожалению, Инструкция ответа на этот вопрос не дает.
Минфин в письме от 31.10.2000г. №053-29151 косвенно подтвердил, что отпуск ТМЦ при наличной форме расчетов не предполагает выдачи доверенности. Об этом свидетельствует абзац пятый письма, согласно которому частные предприниматели должны получать доверенность от представителя юрлица только при отпуске ТМЦ по безналичному расчету, бартеру или бесплатно. Такая же норма содержится и в письме Минфина от 06.11.2000г. № 053-4154.
По мнению начальника Управления методологии бухгалтерского учета Минфина Украины В. Пархоменко, отпуск ТМЦ за наличные через РРО не требует представления доверенности получателем этих ценностей. В. Пархоменко считает, что “данные фискального чека дают возможность идентифицировать дату, наименование, количество и стоимость покупки для составления подотчетным лицом авансового отчета об использовании наличности, которая была получена данным лицом (или будет выдаваться после проверки и утверждения авансового отчета), на основании которого в бухгалтерском учете будут осуществляться записи о приобретенных товарно-материальных ценностях”.
Тем самым перечень случаев, когда получение ТМЦ возможно без предъявления доверенности, дополнился еще одним пунктом - отпуск ТМЦ за наличный расчет. Справедливости ради следует отметить, что не все специалисты с этим выводом согласны.
Кроме того, некоторые руководящие работники юрлица-покупателя (например, председатель правления АО, генеральный директор ООО) согласно ст. 48 и 62 Закона “О хозяйственных обществах” вправе осуществлять действия от его имени без доверенности. То есть они теоретически могут получать ТМЦ без нее; более того - полномочия действовать без доверенности в данном случае следует понимать шире (так, например, эти руководители имеют право заключать договоры от имени покупателя и т. п.).
О применении доверенности при
оформлении отдельных видов операций
1. Доверенность и железная дорога
Выдача доверенности при отгрузке продавцом товаров, перевозимых по железной дороге, имеет ряд особенностей. По мнению бухгалтера-эксперта фирмы “Баланс-Клуб” Л. Плешенковой, в таком случае ) покупатель должен выдать доверенность багажному отделению железной дороги (п. 6 раздела 4 Правил перевозки грузов). Продавец же (грузоотправитель) в соответствии с Правилами оформления перевозочных документов получает от железнодорожников квитанцию о принятии груза к перевозке. Эта квитанция и будет для продавца “заменителем” доверенности покупателя.
2. Доверенность и ремонт оборудования
Иногда при возврате отремонтированного оборудования заказчику ремонтное предприятие требует от него доверенность.
Специалисты считают, что данное требование правомерно: в таком случае доверенность заказчика подтверждает возврат ему оборудования и снятие с забалансового учета. Несмотря на то, что ремонтируемое оборудование принадлежит заказчику, целесообразно ориентироваться на применение стандартной доверенности на получение ТМЦ.
3. Доверенность и передача ТМЦ
на ответственное хранение
В письме Минфина от 30.07.2003г. № 04220-92 сообщается, что отпуск ценностей, в том числе на ответственное хранение, и возвратной тары осуществляется по доверенности получателей.
Аналогичный подход, на наш взгляд, должен применяться и при передаче от заказчика переработчику давальческого сырья. На практике исполнители иногда отказываются выдавать доверенность. Свой отказ они мотивируют тем, что согласно п. 2 Инструкции ТМЦ “отпускаются покупателям или передаются бесплатно только по доверенности получателей”. А поскольку, дескать, исполнитель не является покупателем сырья и не получает его бесплатно, то доверенность заказчику не должна им выдаваться.
4. Доверенность и векселя (акции)
О необходимости оформления доверенности при передаче векселей писалось ранее. Неоднократно нами приводились и образцы документов на прием-передачу векселей.
В письме Минфина от 26.02.2001 г. № 061-307/13-207 также говорится, что передача векселей индоссантом физлицу, которому предприятием-получателем доверено получить векселя, осуществляется по доверенности, оформленной индоссатом.
Доверенность необходима и при передаче акций. Об этом сообщается в письме Минфина от 28.04.2001 г. № 061-303/11-2263.
Доверенность и ГКЧП
Использованию гражданами как частными предпринимателями (далее - ГКЧП) доверенностей посвящено вышеупомянутое письмо Минфина от 31.10.2000 г. № 053-29151. Данная проблема подробно рассматривалась также.
Прежде всего Минфин отмечает, что отпуск ценностей ГКЧП, лично получающему их на предприятиях, может осуществляться без доверенности. При этом ГКЧП обязан предъявить паспорт и свидетельство о госрегистрации, данные из которых должны быть указаны в документах на отпуск ТМЦ (накладных, ТТН и т. п.)
Когда же ГКЧП поручает получить ТМЦ наемному работнику, он может выдать доверенность, воспользовавшись правилами, установленными Гражданским кодексом, или же правилами, установленными Инструкцией.
Ответственность за нарушение Инструкции
Как уже отмечалось, согласно Инструкции доверенность на получение ТМЦ выдается только работникам предприятия. Поэтому, выдавая доверенность неработнику предприятия (например, поверенному по договору поручения), доверитель, конечно, нарушает нормы Инструкции.
В данном случае (как и во всех остальных случаях нарушения требований Инструкции) доверителя подстерегает опасность, о которой предупреждал Минфин в письме от 31.10.2000г. № 053-29151: неисполнение требований Инструкции является нарушением установленного в Украине порядка ведения бухгалтерского учета и отчетности, за которое установлена ответственность статьей 164 КоАП. Примерно такой же позиции придерживается и КРУ (см. его письмо от 06.11.2002г. № 13-14/1-710). Обратите внимание: органами КРУ штрафные санкции будут налагаться на того, кто отпускает ТМЦ без доверенности, то есть на их поставщика.
Мы отмечали, что админштраф по ст. 164 КоАП налагается лишь органами КРУ, что снижает вероятность его применения.
Относительно штрафования ГКЧП по ст. 164 КоАП мы считаем, что поскольку ГКЧП не ведет бухгалтерского учета (на него не распространяется действие Закона “О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине”), наказать его за нарушение бухгалтерских правил попросту невозможно.
Следует отметить, что некоторые специалисты усматривают большую угрозу в связи с нарушениями требований Инструкции, чем применение админштрафа. По их мнению, при таком нарушении между продавцом и покупателем возникают правоотношения, подпадающие под действие ст. 1212 ГК. В соответствии с ч. 1 ст. 1212 ГК лицо, приобретшее имущество за счет другого лица без достаточных оснований, установленных законом или договором, обязано вернуть безосновательно приобретенное имущество этому лицу. Следовательно, покупатель должен вернуть приобретенный им товар или возместить его стоимость, а также все доходы, которые он получил или мог получить с момента, когда он узнал о безосновательности получения товаров.
На наш взгляд, ст. 1212 ГК в данном случае применяться не должна, поскольку она регулирует так называемые внедоговорные обязательства, в то время как отношения покупателя и продавца являются договорными и передача имущества полностью вписывается в рамки таких договорных отношений. Говорить о безосновательном приобретении имущества, разумеется, неправильно, ведь оно приобретено вполне основательно - согласно надлежащим образом заключенному договору купли-продажи.
Доверенность и валовые затраты
Ранее рассматривался случай, когда налоговики не согласились с включением в валовые затраты стоимости товара, приобретенного без доверенности.
Анализируя п/п. 5.3.9 Закона О Прибыли, запрещающий включать в состав валовых затрат расходы, не подтвержденные соответствующими расчетными, платежными и другими документами, обязательность ведения и хранения которых предусмотрена правилами ведения налогового учета, автор материала пришел к выводу, что о доверенностях в этом подпункте нет ни слова.
Доверенности не подтверждают расходы или доходы, их назначение - подтвердить поставщику полномочия физического лица на получение ТМЦ от имени предприятия-покупателя. Так что на ВЗ они влиять не должны.
Впрочем, хотя налогового учета доверенности и не касаются, дешевле обойдется все же их выписывать.
О бухгалтерском и налоговом
учете доверенностей
Удивительно, но Инструкция и при действии нового бухучета оперирует старыми счетами, то есть Минфин по-прежнему рекомендует бланки доверенностей отражать по дебету счета 05/3 “Прочие материалы” и одновременно зачислять стоимость указанных бланков на забалансовый счет 004 “Бланки строгой отчетности”.
Мы советовали продолжать отражать доверенности в составе материалов (на субсчете 209 “Прочие материалы”), несмотря на то что в тексте П(С)БУ 9 “Запасы” никаких упоминаний о бланках нет. Забалансовая схема учета бланков (изменен лишь номер счета - теперь 08) продолжает применяться с прежними условными ценами (1 грн. 50 коп. за один бланк). В аналитическом учете приводятся данные о месте хранения, нумерации, количестве и стоимости таких бланков.
В налоговом учете расходы предприятия на приобретение бланков доверенностей включаются в состав валовых затрат как расходы, связанные с ведением производства по п/п. 5.2.1 Закона О Прибыли.
Ответственность за порчу бланков доверенностей
В случае установления факта недостачи или уничтожения бланков доверенностей по вине работника следует исходить из нормы п. 7 Порядка определения размера убытков от хищения, недостачи, уничтожения (порчи) материальных ценностей, утвержденного Постановлением КМУ от 22.01.96 г. № 116.
Указанным пунктом предусмотрено для определения размера убытка, подлежащего взысканию с виновного лица, применять коэффициент 5 к стоимости бланков доверенностей, установленной законодательством.
Напомним, что в соответствии с п. 14 Инструкции стоимость бланков доверенностей составляет 1 грн. 50 коп. за один бланк. Поэтому испорченная доверенность обходится в 7 грн. 50 коп., то есть в пять раз дороже, чем новая.
Доверенность, оформленная по правилам ГК
Выше мы рассмотрели вопросы, связанные с оформлением доверенности на получение ТМЦ по правилам Инструкции. Однако в отдельных случаях у предприятий возникает необходимость в оформлении доверенностей совсем иного рода - так называемых гражданских доверенностей.
В соответствии с ч. 3 ст. 244 ГК:
“Доверенностью является письменный документ, выдаваемый одним лицом другому лицу для представительства перед третьими лицами. Доверенность на совершение сделки представителем может быть предоставлена лицом, которое представляют (доверителем), непосредственно третьему лицу”.
При этом форма доверенности должна соответствовать форме, в которой согласно закону совершается сделка. То есть если сделка, на совершение которой одно лицо должно выписать доверенность другому лицу, требует нотариального удостоверения, то и доверенность следует удостоверять нотариально.
Хотим обратить ваше внимание также на то, что новый Кодекс не ограничивает срок действия доверенности. Такой вывод следует из ч. 1 ст. 247 ГК:
“Срок доверенности устанавливается в доверенности. Если срок доверенности не установлен, она сохраняет силу до прекращения ее действия”.
Ранее была проанализирована норма ч. 1 ст. 247 ГК, которую можно понимать так: доверенность, в которой не установлен срок, сохраняет свою силу, пока представитель обязан или имеет право совершать охватываемые данной доверенностью сделки от имени представляемой стороны. Как только право/обязанность совершать сделки прекратится, то утратит свою силу и доверенность.
Разумеется, все вышеизложенное не касается тех доверенностей на получение ТМЦ, которые выдаются на основании Инструкции.
Дело в том, что, строго говоря, доверенности на получение ТМЦ не вписываются в определение доверенностей, приведенное в ст. 244 ГК, поскольку уполномочивают не на совершение сделок, а на получение ценностей.
Доверенность и договор поручения
Мы рассматривали вопрос о том, нужна ли доверенность поверенному по договору поручения. При этом отмечалось, что договор поручения по своей сути является договором о представительстве одним лицом другого. Поэтому нормы, содержащиеся в главе 34 “Поручение” старого ГК, должны были применяться с учетом положений главы 4 старого ГК, посвященной представительству и доверенности.
А поскольку глава 34 старого ГК вопрос доверенности попросту обошла, мы рекомендовали на всякий случай обеспечить поверенного доверенностью на заключение договора купли-продажи.
Обращаем внимание и на то, что с 01.01.2004 г. доверенность стала обязательным элементом отношений поручения. Теперь согласно ч. 1 ст. 1007 нового ГК доверитель обязан выдать поверенному доверенность на совершение юридических действий, предусмотренных договором поручения.
Кстати, после исполнения поручения или при прекращении договора поручения до его исполнения поверенный без промедления обязан вернуть доверителю доверенность, срок действия которой не истек (п. 2 ч. 1 ст. 1006 ГК).
“Бухгалтер” N 29, август (I), 2004г.
Подписной индекс 74201