Относительно приобретений работниками
для нужд своей организации ТМЦ
за наличный расчет
ВОПРОС: Работник нашего предприятия, получивший под отчет денежные средства из кассы, приобрел для нужд предприятия ТМЦ. Отчитываясь за израсходованные средства, он сообщил, что купил необходимые предметы на рынке у некоего гражданина. Такое решение он принял, руководствуясь тем, что указанные ТМЦ стоили на рынке гораздо дешевле, чем в магазине.
Можем ли мы теперь внутренним актом, подписанным комиссией в составе директора, главного бухгалтера и подотчетного лица, удостоверить совершение покупки для оприходования ТМЦ и приема авансового отчета? Следовало ли удерживать подоходный налог с торговавшего на рынке гражданина? Если да, то как это мог сделать работник, получивший деньги под отчет?
ОТВЕТ: Уже не раз затрагивалась тема осуществления приобретений работниками для нужд своей организации ТМЦ за наличный расчет. И хотя указанные материалы касались преимущественно ситуаций, когда опережающим во времени было совершение покупки, а лишь затем произошло погашение задолженности предприятия перед подотчетным лицом, в них всегда обращалось внимание на тот важный факт, что работник, приобретающий для предприятия и от его имени товары, действует по поручению этого предприятия.
Уже классической в данном контексте стала ссылка на письмо НБУ от 27.02.2002г. № 11-113/396, в частности на такой его фрагмент:
“Согласно статье 391 Гражданского кодекса Украины работник предприятия, приобретающий для предприятия и or имени предприятия товары (услуги, работы), действует по поручению данного предприятия. На доверителя (предприятие) возлагаются обязанности обеспечения поверенного (работника) средствами, необходимыми для исполнения поручения (если иное не предусмотрено в договоре), и возмещения поверенному фактических расходов, которые были необходимы для исполнения поручения”.
О том, что со вступлением в силу нового ГК принципиальных изменений в данном вопросе не произошло, сообщалось ранее.
Поскольку в рассматриваемом случае имеет место выплата физическому лицу со стороны юридического лица (предприятия) посредством передачи наличных денег (фактически - на основании договора поручения) через своего сотрудника, то предприятие выступает в роли налогового агента и обязано удержать налог с дохода физического лица, совершившего продажу.
Определенная сложность заключается в том, что Новоподоходный Закон, не делая исключения для налогового агента, выплачивающего физлицу некую сумму через “подотчетника”, никаких подробностей, связанных с механизмом подобного удержания, не содержит. Определенную помощь в этом вопросе способно оказать письмо ГНАУ от 30.04.2004г. № 7941/ 7/17-3117, в котором, среди прочего, рассматривается ситуация с оплатой через подотчетное лицо услуг нотариуса. Вот что там сообщается:
“По приведенному в письме примеру работник до окончания третьего банковского дня, следующего за днем, в котором он завершает командировку, вместе с представлением отчета о командировке представляет отчет об использовании денежных средств на оплату услуг частного нотариуса, подтверждая произведенную оплату документом (справкой), выданным частным нотариусом о получении указанной суммы. При этом с учетом целевого назначения денежных средств, выдаваемых из кассы предприятия на оплату услуг частного нотариуса, они должны быть предоставлены подотчетному лицу, которое едет в командировку, с учетом суммы удержанного из них налога, перечисляемого в бюджет в порядке, определенном п/п. 8.1.4 п. 8.1 ст. 8 Закона”.
Напомним положения п/п. 8.1.4 Новоподоходного Закона:
“Если налогооблагаемый доход выплачивается в неденежной форме или наличными из кассы резидента, то налог уплачивается (перечисляется) в бюджет в течение банковского дня, следующего за днем такой выплаты”.
Тут, кстати, возникает следующий вопрос: какой день необходимо считать днем выплаты дохода из кассы? Согласно п. 2.11 недавно обновленного Положения о ведении кассовых операций в национальной валюте в Украине* в общем случае выдача наличных под отчет осуществляется “на срок не более двух рабочих дней, включая день получения наличных средств под отчет”.
Впрочем, тот же срок был установлен и в п. 2.15 предыдущего Положения. Необходимо ли в общем случае** уплатить налог с доходов физических лиц уже на следующий день после выдачи денег из кассы под отчет?
С одной стороны, выданная работнику сумма на приобретение ТМЦ (услуг) может быть потрачена при расчете не только с физлицом-иепредпринимателем (что на практике бывает далеко не так часто), но и с предпринимателем, предприятием - или вообще может остаться неизрасходованной. К исходу второго дня истекает законодательно отпущенный срок на расходование наличности, и либо она должна быть возвращена в кассу, либо от подотчетного лица поступает авансовый отчет и документы, подтверждающие ее расходование. Дата составления документа (закупочного акта) и будет подтверждать дату выплаты дохода. Другими словами, без самого факта выплаты об уплате налога и речи быть не может.
С другой стороны, описанный в процитированном письме ГНАУ способ (с выдачей на руки подотчетному лицу суммы уже за вычетом налога с доходов физлиц, который должен быть удержан налоговым агентом) работает лишь в том случае, когда наперед известно, что деньги достанутся лицу, в отношении которого предприятие выступает налоговым агентом. В этой ситуации вроде как можно говорить и о том, что срок для уплаты налога с доходов физлиц отсчитывается уже со дня выдачи денег под отчет.
Нам этот последний подход не по душе.
Во-первых, до выплаты конкретный получатель дохода неизвестен, то есть нет персонификации (без которой, собственно, не ясно, кто же является плательщиком этого налога с доходов).
Во-вторых, сам факт выдачи денег под отчет никоим образом не гарантирует того, что они непременно будут выплачены соответствующему лицу.
В-третьих, если отойти на время от рассматриваемого общего случая и обратиться, например, к упоминавшимся уже закупкам сельхозпродукции или вторсырья, то при исчислении срока для уплаты налога с доходов физлиц со дня выдачи наличности под отчет (даже при условии, что точно известно лицо, которому должна быть произведена выплата!) мы столкнемся с нелепой ситуацией, когда требование уплатить налог на несколько дней опережает собственно факт выплаты.
Что касается практических ситуаций, то и в первом - более логичном и, казалось бы, мягком - случае возможна ситуация, когда деньги будут истрачены “подотчетником” в сделке с физлицом уже в день получения наличности, а авансовый отчет составлен и представлен лишь к концу следующего дня. Успеть в этот же день уплатить налог с доходов физлиц - весьма проблематично.
Так что операции, при которых через подотчетное лицо выплачиваются средства, в отношении которых должны быть осуществлены функции налогового агента, требуют особого внимания и осторожности, чтобы не просрочить уплату налога с доходов физических лиц в бюджет. Главная задача здесь - организовать оперативное информирование бухгалтерии предприятия со стороны подотчетного лица, совершающего соответствующие выплаты.
Если же все произошло так, как это описано в вопросе (то есть подотчетное лицо купило нечто у неизвестного физлица без составления акта закупки), то никакими внутренними документами полноценно “воссоздать” такую закупку уже не удастся. В этой ситуации, по нашему мнению, следует вести речь о покупке предприятием соответствующих ТМЦ у своего работника с удержанием с последнего налога с доходов физлиц по правилам того же п/п. 8.1.4 Новоподоходного Закона и отражением факта выплаты ему дохода в справке по форме № 1ДФ. С учетом того что сумма налога одинакова - проще именно так и поступить***.
____________
* Утверждено постановлением Правления НБУ от 15.12.2004г. № 637.
** Исключений из общего случая два. Первое: выдача наличности под отчет на закупку сельхозпродукции и заготовку вторсырья разрешается на срок не более 10 рабочих дней со дня выдачи указанных средств.
Второе: возможна ситуация, когда подотчетному лицу одновременно выдана наличность как на командировку, так и на решение в этой командировке хозяйственных вопросов. При этом срок, на который выдана наличность, может быть продлен до истечения срока командировки (об этом случае как раз идет речь в процитированном письме ГНАУ).
*** Хотя не обремененные гипертрофированной совестью хитрецы в подобной ситуации нашли бы ЧПЕНа, у которого торговля приобретенными у неизвестного лица ТМЦ входит в заявленные виды деятельности, и договорились об оформлении покупки безо всякой уплаты налогов.
“Бухгалтер” N 7, февраль (III), 2005г.
Подписной индекс 74201