Об учете бланков
строгого учета и отчетности
"Ваши документы - в порядке!". Такой вывод сделает комиссия, которая проведет у вас проверку, при условии, что, используя в своей деятельности бланки строгого учета и отчетности, вы неукоснительно придерживались порядка работы с этим видом документации.
ВОПРОС: 1. Итак, какие документы относятся к бланкам строгого учета и отчетности?
2. Какие документы и бланки применяют в своей деятельности сельхозпредприятия?
3. Какие требования нужно выполнять при использовании бланков строгого учета?
4. Как ведется бухгалтерский учет бланков строгой отчетности?
ОТВЕТ: 1. Согласно п. 2.9 Положения № 88 в случаях, установленных законодательством, а также министерствами и ведомствами Украины, бланки первичных документов могут быть отнесены к бланкам строгого учета и отчетности. Такие бланки печатаются по образцам типовых или специализированных форм, утвержденных соответственно Госкомстатом по согласованию с Минфином или министерствами и ведомствами по согласованию с Госкомстатом и Минфином с обязательным указанием на бланках квитанций, билетов, талонов, абонементов и др. их номинальной стоимости.
Все бланки строгой отчетности подлежат нумерации, порядок нанесения которой (нумератором, типографским способом) устанавливают министерства и ведомства. Порядок использования и учета бланков первичных документов строгой отчетности, а также круг хозяйственных операций, оформляемых такими бланками, определяются нормативными документами.
2. В своей деятельности сельскохозяйственные предприятия используют целый ряд документов строгого учета и отчетности, в числе которых:
- доверенность ф. № М-2 для получения материальных ценностей: утверждена Приказом № 192;
- доверенность ф. № М-2б: утверждена Приказом № 291;
- трудовая книжка и вкладыши к ней: форма утверждена Постановлением № 301;
- бланки складских документов на зерно, составленные согласно техническому регламенту зернового склада: утверждены Приказом № 198. Складские документы на зерно - это складская квитанция, простое и двойное складские свидетельства;
- паспорт крупного рогатого скота: утвержден Приказом № 342;
- ветеринарная карта к паспорту крупного рогатого скота: форма утверждена Приказом № 342;
- племенные свидетельства (сертификаты): форма утверждена Приказом № 152;
- бланки лесорубных билетов (ордеров), лесных билетов: формы утверждены Постановлением № 1378;
- Свидетельство на право собственности на имущественный пай: утверждено Постановлением № 177;
- разрешение на любительское рыболовство: утверждено Приказом № 19;
- товарно-транспортные накладные на перемещение спирта этилового, высокооктановых кислородсодержащих примесей и алкогольных напитков: утверждены Постановлением № 283, и др.
Приказом № 67 утверждены типовые формы бланков строгой отчетности:
- № СЗ-1 "Приходно-расходная накладная № __ на бланки строгой отчетности";
- № СЗ-2 "Приходно-расходная книга по учету бланков строгой отчетности";
-№ СЗ-3 "Акт на списание использованных бланков строгой отчетности";
- № СЗ-4 "Акт проверки наличия бланков строгой отчетности";
- № СЗ-5 "Карточка-справка по выданным и использованным бланкам строгой отчетности".
3. Движение бланков документов строгой отчетности отражается в указанных формах в соответствии с Краткими указаниями по применению и заполнению форм первичного учета бланков строгой отчетности (утверждены Приказом № 67).
Поступление бланков строгой отчетности на склад и выбытие их со склада оформляются приходно-расходной накладной (ф. № СЗ-1).
Ведение учета бланков строгой отчетности на складе осуществляется в Приходно-расходной книге по учету бланков строгой отчетности (ф. № СЗ-2). Книга должна быть пронумерована, прошнурована, скреплена сургучной печатью и заверена подписями руководителя предприятия и главного бухгалтера.
Списывают использованные бланки строгой отчетности с подотчета материально ответственных лиц на основании акта (ф. № СЗ-3), составленного специально созданной комиссией.
При выявлении недостачи бланков в момент их приема на склад от поставщика специально созданная комиссия составляет Акт проверки бланков строгой отчетности (ф. № С3-4), в котором указываются количество отсутствующих в наличии книжек, их серии и номера бланков. Один экземпляр Акта направляется поставщику для выявления причин расхождения и принятия в соответствии с этим необходимых мер.
Для ведения аналитического учета по выданным и использованным бланкам применяется карточка-справка по выданным и использованным бланкам строгой отчетности (ф. № С3-5). Она открывается на каждое материально ответственности, которое осуществляет учет бланков, и на каждый вид бланков. Основанием для ведения карточки-справки служат первичные документы: приходно-расходные накладные, акты проверки наличия бланков и акты на списание использованных бланков строгой отчетности.
Хранение. Бланки строгой отчетности должны храниться в сейфах, металлических шкафах или специальных помещениях, обеспечивающих их сохранность (п. 6.3 Положения № 88).
Ответственность за хранение бланков несет должностное лицо, назначенное руководителем предприятия.
Доступ к бланкам имеют только специалисты предприятия, ответственные за их хранение, а также, в их присутствии, должностные лица, имеющие право проверять деятельность предприятия. На время отсутствия должностного лица, ответственного за хранение бланков (ввиду ухода в отпуск, нахождения в командировке, в связи с болезнью и др.), бланки передаются по актам приемки-передачи другому должностному лицу, временно исполняющему его обязанности.
Учет движения. Учет движения отдельных бланков строгой отчетности ведется в соответствии с инструкциями или положениями, утвержденными специально для определенного вида бланков. Например, складские документы на зерно учитываются в соответствии с требованиями Положения об обороте складских документов (утверждено Приказом № 198). Аналитический учет выданных, возвращенных и использованных бланков доверенностей отражается в Журнале регистрации доверенностей типовой ф. № М-3. В соответствии с Инструкцией, утвержденной Приказом № 99, учет бланков племенных свидетельств осуществляется согласно требованиям Инструкции, утвержденной Приказом № 171, и т. д.
Инвентаризация. Как и другие товарно-материальные ценности, бланки строгой отчетности подлежат инвентаризации. Результаты инвентаризации оформляются инвентаризационной описью, которая составляется в двух экземплярах, подписывается инвентаризационной комиссией и материально ответственным лицом. Один экземпляр описи передается в бухгалтерию, а другой остается у материально ответственного лица.
Ответственность. В случае недостачи или порчи бланков материально ответственные лица несут материальную ответственность в соответствии с Порядком № 116. Согласно п. 7 Порядка № 116 размер убытков от хищения, недостачи, уничтожения (порчи) бланков документов строгой отчетности исчисляется с применением коэффициентов:
5 - к номинальной стоимости, указанной на бланках строгой отчетности, или к стоимости, установленной законодательством;
50 - к стоимости приобретения (изготовления) бланков документов строгой отчетности, на которых не указана номинальная стоимость или стоимость которых не установлена законодательством.
Из взысканных сумм возмещается убыток предприятию, а оставшаяся часть средств подлежит перечислению в государственный бюджет. Размер причиненного предприятию ущерба, согласно ст. 135-3 КЗоТ, определяется по фактическим потерям на основании данных бухгалтерского учета. При этом исходят из балансовой стоимости (себестоимости) материальных ценностей за вычетом износа в соответствии с установленными нормами.
Механизм исчисления суммы возмещения ущерба при недостаче бланков строгой отчетности рассмотрим на конкретном примере.
ПРИМЕР
В результате проведенной на предприятии инвентаризации бланков строгой отчетности у материально ответственного лица установлена недостача трудовых книжек в количестве 2 шт. Балансовая стоимость одной книжки - 5 грн. Номинальная цена бланков трудовых книжек не указана.
Определим размер возмещения ущерба согласно требованиям Порядка № 116:
5 грн. х 2 шт. х 50 = 500 грн.
Сумма убытка, подлежащая возмещению предприятию, составит 12,00 грн.:
5 грн. х 2 шт. + 10 х 0,2.
В бюджет предстоит перечислить сумму в размере 488 грн.:
(500 - 12).
4. Бухгалтерский учет бланков строгой отчетности ведется на отдельном аналитическом счете субсчета 209 "Прочие материалы" балансового счета 20 "Производственные запасы". По дебету субсчета отражаются поступления бланков строгой отчетности на предприятие, по кредиту - их расходование, уценка и другое выбытие.
Оприходование бланков осуществляется по стоимости их приобретения.
Одновременно с балансовым счетом для учета бланков строгой отчетности используется забалансовый счет 08 "Бланки строгого учета". При этом стоимость таких бланков, отраженная на забалансовом счете, может отличаться от стоимости приобретения, отраженной на балансовом счете. Это происходит потому, что на забалансовом счете бланки отражаются по:
- номинальной стоимости, указанной на этих бланках;
- стоимости, установленной законодательством;
- фактической стоимости приобретения, если не указана их номинальная стоимость или такая стоимость не устанавливается законодательно.
Так, законодательно установлено (п. 14 Инструкции № 99), что бланки доверенностей на получение ценностей, хранящиеся на предприятии, отражаются на основании расчетно-платежных документов по стоимости, сложившейся из расходов на их изготовление (приобретение) и доставку.
Одновременно на забалансовый счет зачисляется стоимость бланков исходя из цены 1 грн. 50 коп. за один бланк.
Порядок бухгалтерского учета бланков строгой отчетности представим в таблице (данные - условные).
| № п/п |
Содержание операции |
Бухгалтерский учет | ||
| Дт |
Кт |
Сумма, грн. | ||
| 1. |
Оплачен счет поставщика за доверенности |
371 |
311 |
24 |
| 2. |
Отражен налоговый кредит по НДС |
641 |
644 |
4 |
| 3. |
Получены от поставщика бланки доверенностей (20 коп. х 100 шт.) |
209 |
631 |
20 |
| 4. |
Отражен налоговый кредит |
644 |
631 |
4 |
| 5. |
Зачислена стоимость бланков доверенностей на забалансовый счет (1,50 грн. х 100 шт.) |
08 |
- |
150 |
| 6. |
Произведен взаимозачет задолженностей |
631 |
371 |
24 |
| 7. |
Списаны использованные бланки доверенностей (40 шт.) |
92 |
209 |
8 |
| 8. |
Списаны бланки доверенностей с забалансового счета (1,50 грн. х 40 шт.) |
- |
08 |
60 |
| 9. |
Отнесена стоимость списанных доверенностей на финансовый результат |
791 |
92 |
8 |
| 10. |
Выявлена при инвентаризации недостача 4 бланков доверенностей |
947 |
209 |
0,80 |
| 11. |
Откорректирована сумма налогового кредита по НДС (методом "сторно") |
641 |
644 |
0,16 |
| 12. |
Списана сумма корректировки налогового кредита на расходы |
947 |
644 |
0,16 |
| 13. |
Списана с забалансового счета сумма стоимости недостающих бланков (1 ,50 грн. х 4 шт.) |
- |
08 |
6 |
| 14. |
Установлено виновное лицо в недостаче бланков доверенностей |
375 |
716 |
0,96 |
| 15. |
Отнесена на виновное лицо сумма, подлежащая уплате в бюджет, согласно Порядку № 116 (1,50 грн. х 4 шт. х 5 - 0,80 грн. - 0,16 грн.) |
375 |
642 |
29,04 |
| 16. |
Возмещена сумма ущерба виновным лицом |
301 |
375 |
30 |
| 17. |
Перечислена в бюджет надлежащая сумма |
642 |
311 |
29,04 |
| 18. |
Отнесена на финансовый результат стоимость недостачи бланков доверенностей |
791 |
947 |
0,96 |
Перечень документов
1. КЗоТ - Кодекс законов о труде Украины от 10.12.71 г. № 322-VIII, с изменениями.
2. Постановление № 177 - постановление КМУ от 28.02.01 г. № 177 "Об урегулировании вопросов относительно обеспечения защиты имущественных прав крестьян в процессе реформирования аграрного сектора экономики", с изменениями.
3. Постановление № 283 - постановление КМУ от 19.04.93 г. № 283 "Об установлении порядка изготовления бланков ценных бумаг и документов строгого учета", с изменениями.
4. Постановление № 301 - постановление КМУ от 27.04.93 г. № 301 "О трудовых книжках работников".
5. Постановление № 1378 - постановление КМУ от 29.07.99 г. № 1378 "Об утверждении правил отпуска древесины на корню в лесах Украины".
6. Приказ № 19 - приказ Госкомрыбхоза от 15.02.99 г. № 19 "Инструкция о порядке исчисления и внесения платежей за специальное использование водных живых ресурсов при осуществлении любительского и спортивного рыболовства".
7. Приказ № 67 - приказ Министерства статистики Украины от 11.03.96 г. № 67 "Об утверждении типовых форм первичного учета бланков строгой отчетности".
8. Приказ № 99 - приказ Минфина Украины от 16.05.96 г. № 99 "Об утверждении Инструкции о порядке регистрации выданных, возвращенных и использованных доверенностей на получение ценностей", с изменениями.
9. Приказ № 152 - приказ Минагрополитики от 11.05.04 г. "О введении в оборот бланков племенных свидетельств (сертификатов)".
10. Приказ № 171 - приказ Минагрополитики от 20.05.04 г. № 171 "Об утверждении Инструкции о порядке учета, выдачи, хранения и расходования бланков племенных свидетельств (сертификатов)".
11. Приказ № 192 - приказ Минстата Украины от 21.06.96 г. № 192 "Об утверждении Типовой формы первичного учета № М-2".
12. Приказ № 198 - приказ Минагрополитики от 27.06.03 г. № 198 "Об утверждении Положения об обороте складских документов на зерно".
13. Приказ № 228 - приказ Минагрополитики от 15.06.04 г. № 228 "Об утверждении Технического регламента зернового склада".
14. Приказ № 291 - приказ Минстата Украины от 07.10.96 г. № 291 "Об утверждении типовой формы первичного учета № М-2б".
15. Порядок № 116 - Порядок определения размера убытков от расхищения, недостачи, уничтожения (порчи) материальных ценностей, утвержденный постановлением КМУ от 22.01.96 г. № 116.
16. Положение № 88 - Положение о документальном обеспечении записей в бухгалтерском учете, утвержденное приказом Минфина Украины от 24.05.95 г. № 88.
17. Положение № 342 - Положение об идентификации и регистрации крупного рогатого скота, утвержденное приказом Минагрополитики от 17.09.03 г. № 342.
Степан Матвиец,
бухгалтер-эксперт фирмы "Баланс-Клуб"