Договор не подписан:
как учесть расходы на командировку?
ВОПРОС: Директор ездил в командировку с целью заключить договор, однако договор не был подписан. Затраты на командировку не были включены в состав валовых расходов. При проверке налоговая инспекция в акте начислила на сумму выплаченных командировочных расходов налог с дохода и взыскала штрафные санкции. Права ли ГНИ?
Служебная командировка
или личная поездка?
ОТВЕТ: Тот факт, что расходы на командировку не были включены в состав валовых из-за отсутствия подписанного договора, не является основанием для классификации их личным доходом директора и обложения НДФЛ (пп. 4.3.2 с учетом п. 9.10 Закона № 889).
Обложению НДФЛ могут подлежать только суммы излишне израсходованных денежных средств*, полученных на командировку и не возвращенных в кассу предприятия в течение отчетного месяца, на который приходится третий банковский день, следующий за днем завершения командировки (пп. 9.10.1 Закона № 889). Такие выплаты не признаются расходами на командировку.
Главное условие для того, чтобы выплаты классифицировались расходами предприятия на командировку, а не финансированием личных потребностей директора, - признание поездки служебной командировкой.
В соответствии с Инструкцией № 59 "служебной командировкой считается поездка работника по распоряжению, руководителя предприятия на определенный срок в другой населенный пункт для выполнения служебного поручения".
Таким образом, при направлении работника в командировку обязательно должны быть оформлены следующие документы:
1. Задание, утвержденное руководителем, в котором указываются цель и срок командировки (в случае командировки за границу - условия пребывания за рубежом и смета расходов).
2. Приказ, в котором указываются цель и срок командировки, пункт назначения и название принимающей стороны.
3. Командировочное удостоверение по форме, утвержденной Приказом № 260. Командировочное удостоверение необходимо зарегистрировать в Журнале регистрации удостоверений, форма которого утверждена Инструкцией № 59.
В течение трех банковских дней по прибытии из командировки необходимо представить в бухгалтерию авансовый отчет и приложить к нему следующие документы в оригинале (п. 1.11 Инструкции № 59, п. 1.1 Методических рекомендаций № 24):
1) командировочное удостоверение, оформленное надлежащим образом (с отметками командирующей и принимающей стороны);
2) документы, удостоверяющие стоимость понесенных расходов, такие как транспортные билеты или транспортные счета (багажные квитанции), счета гостиниц (мотелей), страховые полисы и т. п.;
3) отчет о выполнении производственного задания, например протоколы встречи, протоколы о намерении (см. Письмо № 041, п. 1.1 Методических рекомендаций № 24).
ВЫВОД
При соблюдении вышеперечисленных условий выплаты директору предприятия из г. Харькова в пределах расходов на командировку не являются его налогооблагаемым доходом и налоговая инспекция не имела законных оснований для доначисления НДФЛ и взыскания штрафных санкций.
Рекомендации по отнесению
командировочных затрат к составу
валовых расходов
Затраты на командировку не были включены в состав валовых расходов из-за того, что директору не удалось заключить договор. Однако при наличии документов, подтверждающих связь командировки с хозяйственной деятельностью предприятия, они могут быть признаны валовыми расходами.
Перечень таких документов установлен пп. 5.4.8 Закона о прибыли и не исчерпывается только заключенным договором (контрактом). Рассмотрим, какие документы (в зависимости от цели поездки) должен был представить директор.
Если цель поездки -
намерение заключить хозяйственный договор
Для подтверждения связи командировки с хозяйственной деятельностью директору достаточно иметь следующие документы:
1) приглашение принимающей стороны, деятельность которой совпадает с деятельностью предприятия;
2) двусторонний протокол о намерении заключить хозяйственный договор.
Протокол о намерениях удостоверяет желание сторон вступить в гражданско-правовые отношения - заключить сделку и не порождает правовых последствий. Если в нем нет волеизъявления сторон относительно придания ему силы предварительного договора, он не считается предварительным договором (часть четвертая ст. 635 ГК и часть шестая ст. 182 ХК).
Если цель поездки -
участие в переговорах, конференциях, симпозиумах
Расходы предприятия на участие в семинарах, конференциях, "круглых столах" и других аналогичных мероприятиях по профилю деятельности предприятия, в том числе за пределами Украины, являются расходами на производственные цели, связанными с хозяйственной деятельностью предприятия, и не являются личным доходом (дополнительным благом) работников (пп. 4.3.2 Закона № 889, пп. 5.4.8 Закона о прибыли, см. также Письмо № 982). Но при этом важно, чтобы тематика мероприятий совпадала с основной деятельностью командирующей стороны.
Если директор во время командировки участвовал в переговорах, он должен подтвердить факт своего участия в данных мероприятиях:
1) приглашением,
2) протоколом встречи.
Приводим примерный вариант протокола о намерении (см. приложение № 1) и приглашения (см. приложение № 2).
Приложение № 1
Протокол
встречи
(о проведенных переговорах)
| 20 - 22 июня 2004 г. |
г. Киев |
В ходе встречи между представителем ООО "Гранит" в лице директора, с одной стороны, и представителем ОАО "Стройинвест" в лице директора, с другой стороны,
были рассмотрены следующие вопросы:
1. Сторонами в течение трех дней проведены переговоры относительно** перспективы поставки ОАО "Стройинвест" в адрес ООО "Гранит" следующей продукции (указывается перечень продукции).
2. Представитель ОАО "Стройинвест" представил указанную в п. 1 продукцию, которую имеет намерение поставить ООО "Гранит" по договору поставки.
3. Были оговорены основные условия договора поставки: ассортимент и цена продукции, порядок расчета и условия поставки продукции.
Сторонами в результате переговоров достигнуты следующие соглашения:
1. Стороны не пришли к соглашению относительно основного условия поставки - порядка расчета за продукцию.
2. Настоящий протокол не имеет силы предварительного договора.
Подписи сторон
Приложение № 2
Приглашение
| 11.06.04 г. |
г. Киев |
Уважаемый Геннадии Иванович!
Руководство ОАО "Стройинвест" имеет честь пригласить Вас и Ваших сотрудников (троих человек) для участия в переговорах в целях взаимовыгодного сотрудничества.
В ходе переговоров Вы сможете ознакомиться с продукцией, выпускаемой нашим предприятием, оценить ее качество и узнать о перспективах развития наших взаимоотношений.
Презентация продукции и переговоры состоятся с 20 по 22 июня 2004 года.
Директор ОАО "Стройинвест" _____________________
_______________________
* Излишне израсходованные денежные средства - средства, превышающие сумму расходов на командировку, рассчитанную согласно пп. 5.4.8 Закона о прибыли (пп. 9.10.1 Закона № 889). Это расходы, не подтвержденные документально, а также суточные расходы, превышающие установленные законодательством нормы.
** Переговоры могут быть проведены по любой тематике, совпадающей с основной деятельностью предприятия, командировавшего работника.
Перечень документов
1. Инструкция № 59 - Инструкция о служебных командировках в пределах Украины и за границу, утвержденная приказом Минфина Украины от 13.03.98 г. № 59, в редакции приказа Минфина Украины от 10.06.99 г. № 146. .
2. Приказ № 260 - приказ ГНАУ от 28.07.97 г. № 260 "Об утверждении формы удостоверения о командировке".
3. Методические рекомендации № 24 – Методические рекомендации по проведению проверки командировочных расходов, утвержденные приказом ГлавКРУ Украины от 21.03.2000 г. № 24.
4. Письмо № 041 - письмо Минфина Украины от 28.02.03 г. № 041-407-97/11-15565/11-14191 "О служебных командировках".
5. Письмо № 982 - письмо ГНАУ от 12.02.04 г. № 982/6/17-3216.
Юлия Фишер,
бухгалтер-эксперт фирмы "Баланс-Клуб"