Заполняем налоговый расчет по форме № 1ДФ
Во исполнение требований подпункта “б” пункта 19.2 статьи 19 Закона Украины “О налоге с доходов физических лиц” от 22.05.03 № 889-IV (далее - Закон) ГНА Украины разработан и утвержден Приказом от 29.09.03 № 451 Порядок заполнения и предоставления налоговыми агентами налогового расчета сумм дохода, начисленного (уплаченного) в пользу плательщиков налога, и сумм удержанного с них налога (далее - Порядок). Т. о., Порядок регулирует заполнение и предоставление органам государственной налоговой службы Украины налогового расчета сумм дохода, начисленного (уплаченного) в пользу плательщиков налога, и сумм удержанного с них налога по ф. № 1ДФ (далее - налоговый расчет).
Кто должен подавать налоговый расчет
Юридические лица (их филиалы, отделения, другие обособленные подразделения), физические лица, нерезиденты или их представительства, которые независимо от организационно-правового статуса и способа обложения другими налогами обязаны начислять, удерживать и уплачивать налог с доходов физических лиц в бюджет от имени и за счет налогоплательщика, и являются налоговыми агентами в соответствии с нормами Закона.
Срок и порядок подачи налогового расчета
Налоговый расчет подается отдельно за каждый квартал (налоговый период) в течение 40 календарных дней, следующих за последним календарным днем отчетного квартала.
Налоговый расчет подается в орган государственной налоговой службы по местонахождению налогового агента - юридического лица или его обособленного подразделения или в орган государственной налоговой службы по месту проживания физического лица - налогового агента.
Т. е. за I квартал 2005 года налоговый расчет необходимо подать до 10 мая 2005 года (включительно).
В случае когда налоговый агент в течение отчетного квартала не выплачивает доходы или выплачивает доходы не всем плательщикам налога, налоговый расчет не подается или подается по тем плательщикам налога, которым начислены (уплачены) доходы.
Расчет заполняется машинописным текстом или печатными буквами без замазываний, зачеркиваний, исправлений и уточнений. Указываются порядковые номера страниц. Если в информационной строке есть незаполненные поля, они заполняются прочерками. Подача ксерокопии расчета не разрешается.
Налоговый расчет заполняется в двух экземплярах. Один экземпляр подается в орган государственной налоговой службы. Второй - с подписью лица, ответственного за принятие расчета, штампом и проставленным номером порции, полученным при обязательной регистрации расчета в органе государственной налоговой службы, - возвращается налоговому агенту.
Порядок заполнения
1. Реквизиты налогового расчета, которые заполняются:
- напротив надписи “Стр.” налоговым агентом проставляется номер страницы налогового расчета;
- отмечается соответствующая клетка “Отчетный”, “Новый отчетный” или “Уточняющий” в зависимости от того, какой налоговый расчет направляется;
- напротив надписи “Порция” работником органа государственной налоговой службы, ответственным за принятие расчета, проставляется номер порции при обязательной регистрации расчета в органе государственной налоговой службы;
- идентификационный код по ЕГРПОУ**, регистрационный (учетный) номер налогоплательщика (юридического лица) или десятиразрядный идентификационный номер*** физического лица - налогового агента, который подает расчет. Заполнение клеток проводится слева направо (дополняется слева нулями до восьми цифр, если значимых цифр менее 8).
- отмечается соответствующая клетка “Юридическое лицо” или “Физическое лицо - субъект предпринимательской деятельности”;
- “Работало в штате” - проставляется наибольшая из месячных за отчетный период (на первое число месяца) учетных численностей штатных работников учетного состава юридического лица или физического лица - субъекта предпринимательской деятельности****;
- “Работало по совместительству” - количество работников по совместительству (кроме внутренних совместителей) и по договорам гражданско-правового характера в отчетном периоде;
- название юридического лица или фамилия, имя и отчество физического лица, которое подает расчет;
- идентификационный код органа государственной налоговой службы, куда подается расчет, по ЕГРПОУ;
- название органа государственной налоговой службы, куда подается расчет;
- “Отчетный период” - отражается арабскими цифрами порядковый номер отчетного квартала и год.
2. Графы налогового расчета, которые заполняются:
- в графе 1 “N№ п/п” отражается порядковый номер каждой строки, которая заполняется;
- в графе 2 “Идентификационный номер” отражается десятиразрядный идентификационный номер физического лица, о котором предоставляется информация в расчете;
- в графе 3а “Сумма начисленного дохода” отражается (за отчетный квартал) доход, который начислен физическому лицу, в соответствии с признаком дохода согласно справочнику признаков доходов, приведенному в приложении к Порядку. В случае начисления дохода его отражение в графе 3а является обязательным независимо от того, выплачены такие доходы или нет.
Начисленный доход отражается полностью, без вычета налога с доходов физических лиц, сбора в Пенсионный фонд или взносов в фонды общеобязательного государственного социального страхования;
- в графе 3 “Сумма выплаченного дохода” отражается сумма фактически выплаченного дохода плательщику налога налоговым агентом. Заработная плата, которая выплачивается в установленные сроки в следующем месяце, должна быть отражена в налоговом расчете за тот период, в который входит предыдущий месяц, за который заработная плата была начислена. Например, в налоговый расчет за I квартал входит заработная плата за январь, которая начислена в январе и выплачена в феврале, за февраль (начислена в феврале и выплачена в марте), за март (начислена в марте и выплачена в апреле).
Сумма начисленного дохода в графе 3а, сумма выплаченного дохода в графе 3, сумма начисленного налога с доходов в графе 4а и сумма перечисленного в бюджет налога с доходов в графе 4 отражаются в денежной форме, выраженной в национальной валюте (в гривнях с копейками), независимо от того, в какой форме или в какой валюте осуществлялись начисление и выплата дохода;
- в графе 4а “Сумма начисленного налога” отражается сумма налога, начисленного и удержанного с дохода, начисленного плательщику налога согласно действующему законодательству;
- в графе 4 “Сумма перечисленного налога” отражается фактическая сумма перечисленного налога в бюджет;
- в графе 5 “Признак дохода” указывается признак дохода согласно справочнику признаков доходов, приведенному в приложении Порядка. Признак дохода определяется к начисленному доходу. Если доходы выплачиваются в отчетном квартале не в полном объеме и их окончательная выплата будет осуществляться в следующих кварталах, признак дохода в случае выплаты должен указываться в соответствии с начисленным в предыдущем квартале доходом.
О каждом физическом лице следует заполнять столько строк, сколько признаков доходов оно имеет. О каждом признаке дохода физического лица следует заполнять только одну строку с обязательным заполнением графы 2 “Идентификационный номер”, кроме случаев, указанных в подпунктах 3.7 и 3.8. Порядка.
Графа 6 заполняется только на тех физических лиц, которые принимались на работу в отчетном периоде. Графа 7 заполняется только на тех физических лиц, которые были уволены в отчетном периоде по месту работы, на котором они получали доход в виде заработной платы, или уволены до начала отчетного периода, но получали доходы в отчетном периоде. Для тех физических лиц, которые не меняли места работы в отчетном периоде, графы 6 и 7 не заполняются. В случае неоднократного принятия физического лица на работу и его увольнения с работы в отчетном квартале о таком лице следует заполнять столько строк, сколько раз информация об изменении места работы лица встречается в отчетном квартале. Например, лицо уволено 1 февраля, опять принято 20 февраля, опять уволено 3 марта и в третий раз принято 25 марта. В таком случае в налоговом расчете на лицо следует заполнить одну строку с первой датой увольнения 1 февраля в графе 7, вторая строка с датой принятия 20 февраля в графе 6 и датой увольнения 3 марта в графе 7 и третья строка с датой принятия 25 марта 2005 года в графе 7;
- в графе 6 “Дата принятия на работу” отражается дата (число, порядковый номер месяца, год) принятия физического лица на работу, например, если дата принятия 26 декабря 2004 года, то в графе 6 следует указать “26.12.2004”;
- в графе 7 “Дата увольнения с работы” отражается дата увольнения физического лица с работы аналогично графе 6;
- в графе 8 “Признак налоговой социальной льготы” отражается признак налоговой социальной льготы согласно справочнику признаков налоговых социальных льгот, приведенному в приложении к Порядку (см. на с. 31-35). Графа 8 заполняется только для физических лиц, которые имели льготы относительно налога в отчетном периоде согласно действующему законодательству, по месту получения основного дохода. При отсутствии у физического лица льгот в отчетном периоде графа 8 заполняется прочерком. При заполнении графы 8 следует учитывать тот признак льготы, который отвечает начисленному доходу. Допускается наличие нескольких строк с одним признаком дохода только в случае наличия у физического лица нескольких признаков льгот по такому признаку дохода (наличие различных льгот в каждом из трех месяцев квартала);
- в графе 9 “Признак (0, 1)” отражается признак “0”, если строку следует ввести, или признак “1”, если строку следует изъять. Графа 9 заполняется только для нового отчетного и уточняющего налоговых расчетов.
В последней строке расчета указываются общие суммы начисленного дохода по графе 3а, выплаченного дохода по графе 3, начисленного налога по графе 4а и перечисленного налога по графе 4.
3. В конце налогового расчета проставляются:
- количество заполненных строк, количество физических лиц, на которых подана информация, и количество листов в расчете. При определении количества заполненных строк итоговая строка не учитывается;
- десятиразрядный идентификационный номер руководителя предприятия, который подает расчет;
- десятиразрядный идентификационный номер главного бухгалтера предприятия, который подает расчет;
- “Дата подачи” - проставляется дата подачи расчета налоговым агентом.
4. В конце налогового расчета проставляются отметки служебных лиц органа государственной налоговой службы о внесении данных из налогового расчета в электронную базу налоговой отчетности (дата, подпись, фамилия, служебные отметки).
Заключительные положения
1. Налоговый расчет подается налоговыми агентами со штатной численностью работников до 1000 человек единым документом на работающих с обязательным заполнением их десятиразрядных идентификационных номеров - одной порцией. Если штатная численность работников больше 1000 человек, возможна подача налогового расчета несколькими порциями, каждая из которых представляет собой отдельный налоговый расчет со своим номером порции. Срок подачи последней порции не должен превышать установленного срока подачи налогового расчета. Листы отдельного налогового расчета сшиваются.
2. Религиозные организации, а также созданные ими благодетельные заведения должны подавать налоговый расчет на всех плательщиков налога.
3. Если юридическое лицо имеет филиал или другое обособленное подразделение (далее - филиал), которые имеют отдельный идентификационный код по ЕГРПОУ и другое местонахождение, не такие как у главного предприятия, то налоговый расчет на работников филиала следует подавать в орган государственной налоговой службы, где находится филиал. В случае отсутствия в филиале кода по ЕГРПОУ налоговый расчет в виде отдельной порции за филиал подает главное предприятие в орган государственной налоговой службы по своему местонахождению.
4. Налоговый расчет или печатная копия данных файла на своем последнем листе заверяется:
- для юридического лица - подписями руководителя юридического лица и главного бухгалтера и заверяется печатью;
- для физического лица - налогового агента - подписью лица, которое подает налоговый расчет, а при наличии печати - ею заверяется.
5. Обязательно должны быть указаны служебные телефоны руководителя юридического лица и главного бухгалтера или физического лица - налогового агента.
6. Налоговый расчет, полученный налоговым органом от налогового агента, заполненный не по правилам, указанным в Порядке, а именно: если в нем не указаны обязательные реквизиты, он не подписан соответствующими должностными лицами, не скреплен (в случае наличия) печатью налогового агента, - может быть не признан налоговым органом как налоговый расчет. При обращении органа государственной налоговой службы к налоговому агенту с письменным предложением предоставить новый налоговый расчет, налоговый агент может подать уточняющий налоговый расчет или обжаловать решение налогового органа в порядке апелляционного согласования.
Следует отметить, что в связи с вступлением в силу статей 11*), 13 и 14 Закона Украины “О налоге с доходов физических лиц” (относительно налогообложения операций по продаже объектов недвижимости, дохода, полученного плательщиком в результате принятия наследства или полученного как подарок) и руководствуясь статьей 8 Закона Украины “О государственной налоговой службе в Украине” приказом Государственной налоговой администрации Украины от 9 февраля 2005 года № 67 были утверждены изменения в приложение к Порядку заполнения и подачи налоговыми агентами налогового расчета сумм дохода, начисленного (уплаченного) в пользу плательщиков налога, и сумм удержанного с них налога.
Елена Римар, заместитель директора Департамента обслуживания плательщиков налогов, начальник управления организации разъяснения налогового законодательства ГНА Украины
Борис Визиров, заместитель начальника управления - начальник отдела учета налогоплательщиков Департамента автоматизации процессов налогообложения ГНА Украины
_______________________
*) В соответствии с Законом Украины “О внесении изменений в Закон Украины “О Государственном бюджете Украины на 2005 год” и некоторые другие законодательные акты Украины” № 2505 от 25.03.2005 г. теперь ст. 11 “Налогообложение операций по продаже объектов недвижимого имущества” вступает в силу с 1 января 2006 г.
** Единый государственный реестр предприятий и организаций Украины.
*** Из Государственного реестра физических лиц - плательщиков налогов и других обязательных платежей.
**** Согласно Инструкции по статистике численности работников, занятых в народном хозяйстве Украины, утвержденной Приказом Министерства статистики Украины от 07.08.95 г. N№ 171 и зарегистрированной в Министерстве юстиции Украины 07.08.95 г. N№ 287/823.
“Бухгалтерия, налоги, бизнес” № 15, 15 апреля - 21 апреля 2005 г.