Проблемы применения нетиповых первичных документов
ВОПРОС: Может ли предприятие использовать для ведения учета первичную документацию, не соответствующую типовым формам?
ОТВЕТ: Опыт показывает, что такой вопрос зачастую связан с достаточно болезненными проблемами, возникающими в ходе проверок предприятий. Нередко представители так называемых компетентных органов попросту издеваются над учетным персоналом, используя для придирок абсолютно формальные основания. Оно и понятно: выявление серьезных нарушений требует приложения хоть каких-то интеллектуальных усилий. Гораздо проще извести главбуха, к примеру, таким вопросом: почему на предприятии для учета материалов на складе используется не типовая форма N М-12 “Карточка складского учета материалов”, а нетипичный отчет кладовщика?
Вообще-то тему оформления нетиповой первички нам уже доводилось обстоятельно анализировать. Видимо, теперь придется поразвивать ее дальше.
Основным оплотом “типовых” притязаний проверяльщиков разного пошиба является Положение о документальном обеспечении записей в бухгалтерском учете, утвержденное приказом Минфина от 24.05.95г. №88* (далее - Положение №88), п. 2.7 которого гласит:
“Первичные документы составляются на бланках типовых форм, утвержденных Министерством статистики Украины, а также на бланках специализированных форм, утвержденных министерствами и ведомствами Украины. Документирование хозяйственных операций может осуществляться с использованием изготовленных самостоятельно бланков, которые должны обязательно содержать реквизиты типовых или специализированных форм”.
Означает ли это, что нетиповая первичка подлежит безоговорочному забвению?
На наш взгляд, столь иезуитское толкование процитированной нормы достаточных оснований не имеет.
Обратимся к п. 2.4 того же Положения №88:
“Первичные документы (на бумажных и машиносчитываемых носителях информации) для придания им юридической силы и доказательности должны иметь следующие обязательные реквизиты: наименование предприятия, учреждения, от имени которых составлен документ, название документа (формы), код формы, дату и место составления, содержание хозяйственной операции и ее измерители (в натуральном и стоимостном виде), должности, фамилии и подписи лиц, ответственных за разрешение и осуществление хозяйственной операции и составление первичного документа”.
Упоминание в составе обязательных реквизитов любого первичного документа “кода формы”** вроде как свидетельствует в пользу обязательной “типичности” документов.
Но теперь посмотрим п. 2 ст. 9 Закона “О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине” - акта, во-первых, значительно более высокого уровня, а во-вторых, принятого позже, чем Положение № 88:
“Первичные и сводные учетные документы могут быть составлены на бумажных или машинных носителях и должны иметь следующие обязательные реквизиты:
название документа (формы);
дату и место составления;
наименование предприятия, от имени которого составлен документ;
содержание и объем хозяйственной операции, единицу измерения хозяйственной операции;
должности лиц, ответственных за осуществление хозяйственной операции и правильность ее оформления;
личную подпись или другие данные, дающие возможность идентифицировать лицо, участвовавшее в осуществлении хозяйственной операции”.
Как видим, разница в наборе обязательных реквизитов есть: в Законе обязательность “кодировки” не оговорена. Следовательно, можно утверждать, что с 1 января 2000 года (дата вступление в силу Закона) тотальная типизация, неотъемлемым атрибутом которой является кодирование первичной документации, обязательной не является.
Некоторые официальные разъяснения эту точку зрения подтверждают.
Вот, скажем, в прошлом году Госстрой в своих Методических рекомендациях по формированию себестоимости строительно-монтажных работ (утверждены приказом от 16.02.2004г. № 30) неуклюже обмолвился насчет типовых и кодированных документов. Мы его попрекнули.
И что вы думаете?
Госстрой исправился. И в письме от 25.10.2004г. № 8/1-1053 отписал:
“решение относительно применения типовых форм первичных учетных документов и кодирования первичной документации находится в пределах компетенции предприятии.
Минфин, кажется, до признания правомерности применения в учете нетиповых документов тоже дозрел. Например, в письме от 10.08.2004г. № 31-04200-10-10/14432 наш фамильный тезка замминистра В. Чалый, во-первых, допускает саму возможность неприменения типовой формы первичного документа, а во-вторых, призывает к оформлению в таком случае “другого первичного документа”, содержащего необходимые реквизиты***.
Выходит, что сермяжная правда не в номере (коде) документа и не в его “утвержденности”****, а в содержании оного. И если содержание позволяет получить все необходимые данные о проведенной хозоперации, учет предприятия имеет полное право опираться на такую первооснову. Ведь достоверности от этого меньше не становится.
Так по жизни торжествует приоритет содержания над формой.
И если у какого-то Проверялкина здоровые приоритеты почему-либо извращены, то пусть это сказывается на его личной судьбе, а не на финансовом благополучии проверяемых им предприятий.*****
_________
* Кстати, отметим, что Положение это не только не отменено, но и ни разу со дня своего принятия (то есть за десять лет!) не меняно. Для украинского законодательства - факт крайне редкий!
** Смеем предположить, что под “кодом формы” Минфин подразумевал номера и обозначения форм документов, присваиваемые Госкомстатом и прочими уполномоченными органами.
*** Справедливости ради нужно отметить, что в качестве источников, содержащих такие реквизиты, Минфин назвал не только Закон, но и Положение N 88.
**** Хотя утвердить формы нетиповой “первички” внутренним распорядительным документом тоже не было бы лишним.
***** А с учетом того что typos переводится с греческого как форма, форма типовая есть форма в квадрате. И кому этот квадрат нужен?
“Бухгалтер” N 15, апрель (III), 2005г.
Подписной индекс 74201