Использование корпоративной
пластиковой карточки в загранкомандировке
ВОПРОС: Работник предприятия направляется в загранкомандировку (Россия). Для осуществления там расчетов планируется выдать ему корпоративную пластиковую карточку.
Какая валюта должна быть на карточном счете: гривня, рубли, доллары?
Как обеспечить использование такой карточки за рубежом?
Возможно ли проконтролировать использование карточки командированным (движение денежных средств на карточном счете)?
Существуют ли особенности составления работником авансового отчета по такой командировке?
ОТВЕТ: Ответы на заданные вопросы следует искать в Инструкции о служебных командировках в пределах Украины и за границу, утвержденной приказом Минфина Украины от 13.03.98 г. № 59 (в редакции приказа Минфина Украины от 10.06.99 г. № 146) (далее - Инструкция о командировках) и Положении о порядке эмиссии пластиковых карточек и осуществлении операций с их использованием, утвержденном постановлением НБУ от 27.08.01 г. № 367 (далее - Положение № 367).
Прежде всего, напомним, что согласно требованиям п. 1.2 раздела II Инструкции о командировках предприятие обязано обеспечить направляемого в командировку за границу работника средствами в национальной валюте страны, в которую он командируется (в данном случае - российские рубли), или в свободно конвертируемой валюте (например, американские доллары). Это ответ на первый вопрос.
Далее. Для каких целей может быть использована командированным за рубеж работником корпоративная пластиковая карточка, определено в п. 4.8 Положения № 367.
Так, держатели таких платежных карточек в данном случае могут осуществлять операции по безналичной оплате товаров (услуг) и получать наличность, а в частности такая карточка может быть использована:
- для получения наличности в иностранной валюте за пределами Украины и в установленном порядке на территории Украины в кассе эмитента (в данном случае это банк, с которым предприятие заключило договор на открытие карточного счета) для оплаты командировочных расходов;
- осуществления расчетов в безналичной форме в иностранной валюте за пределами Украины, связанных с командировочными расходами и командировочными расходами представительского характера.
Тут следует предостеречь, в каких случаях не применяются пластиковые карточки: согласно п. 4.9 данного Положения - для выплаты заработной платы, других выплат социального характера, а также для оплаты в иностранной валюте договоров (контрактов), осуществляемой от имени резидентов и представительств юридических лиц - нерезидентов (в данном случае, например, приобретение каких-либо ТМЦ командированным работником от имени предприятия, то есть, осуществление расчетов, не связанных с командировочными расходами (см. также письмо Минфина Украины от 03.08.04 г. № 31-06230-12-21/14001)).
Средства, списанные с карточного счета юридического лица по указанным операциям, считаются выданными под отчет держателю платежной карточки. Использование средств должно быть подтверждено соответствующими отчетными документами (от такого обязательства освобождаются иностранные дипломатические, консульские, торговые и другие официальные представительства, международные организации и их филиалы, которые пользуются иммунитетом и дипломатическими привилегиями, которые вправе самостоятельно определять потребность подтверждения этих операций отчетными документами).
Возврат командированным работником предприятию - владельцу корпоративного карточного счета неиспользованных средств и возмещения такому владельцу средств, использованных сверх установленных норм, осуществляется в соответствии с действующим законодательством Украины.
Отметим, что согласно п. 8.3 данного документа осуществление контроля за целевым использованием средств из корпоративного карточного счета возложено на владельца этого счета, то есть, на предприятие, направившее работника в командировку и выдавшее ему корпоративную пластиковую карточку.
Как осуществить такой контроль, подробно описано в п. 5.3, 5.4 Положения № 367, который гласит, что операции держателей платежных карточек должны выполняться с оформлением документов по операциям с их применением на бумажных носителях (слип, квитанция платежного терминала, чек кассового аппарата, чек банкомата и тому подобное), которые оформляются по месту проведения операции в таком количестве экземпляров, которое нужно для всех участников расчетов, и/или документов в электронной форме, предусмотренных правилами платежных систем.
Во время проведения расчетов в системах электронной коммерции допускается формирование в электронной форме квитанции платежного терминала при условии доставки его клиенту.
Перечисленные выше документы, подтверждающие проведенную через карточный счет операцию, оформленные в соответствии с требованиями данного Положения, имеют статус первичного документа клиента (то есть, предприятия - владельца карточного счета) либо доверенного лица клиента по выполненной операции, и могут быть использованы при урегулировании различных вопросов использования денежных средств с карточного счета как между предприятием - владельцем такого счета и командированным работником, так и предприятием и банком - эмитентом корпоративной пластиковой карточки, обслуживающим такой карточный счет. При этом находящиеся в наличии у командированного работника указанных документов, подтверждающих все проведенные на карточном счете операции, и приложенные к авансовому отчету, значительно упростят отчетность такого работника перед предприятием по возвращении из командировки. Кроме того, предприятие без труда сможет проследить движение денежных средств на карточном счете (оставшиеся на карточке и использованные сверх нормы средства), а работник, использовавший карточку, - отчитаться перед предприятием.
Что касается особенностей заполнения авансового отчета работником, прибывшим из загранкомандировки и использовавшим там корпоративную пластиковую карточку, отметим, что их не существует. Форма Отчета об использовании средств, предоставленных на командировку или под отчет, а также порядок его составления утверждены приказом ГНАУ от 19.09.03 г. № 440. Составление такого отчета обязательно в любом случае и не отличается какими-нибудь особенностями в зависимости от форм получения аванса и расчетов работника, находившегося в командировке.
Также здесь следует обратить внимание на нормы Положения о ведении кассовых операций в национальной валюте в Украине, утвержденного постановлением Правления НБУ от 19.02.01 г. № 72, которым определен в частности порядок выдачи средств работнику на командировку. Согласно п. 2.16 данного документа физические лица - доверенные лица клиентов (юридических лиц), получившие наличность с карточного счета с применением корпоративной карточки для решения производственных (хозяйственных) вопросов или на командировку (согласно требованиям Положения № 367), используют ее по целевому назначению без оприходования в кассе предприятия. Указанные доверенные лица должны подавать в бухгалтерию предприятия авансовый отчет вместе с подтверждающими документами в установленные сроки и в порядке, определенном для подотчетных лиц действующим законодательством, прилагая документы о получении наличности с карточного счета (чек банкомата, копия расходного ордера, слип, квитанцию торгового терминала и т.п.) вместе с неизрасходованным остатком наличности.
В завершение следует напомнить, что особенности налогообложения сумм излишне израсходованных средств, полученных плательщиком налога на командировку или под отчет и не возвращенных в установленный срок, регулируются нормами п. 9.10 Закона Украины от 22.05.03 г. № 889-IV “О налоге с доходов физических лиц”.
Так, пп. 9.10.4 данного Закона установлено, что вышеуказанные нормы распространяются также на расходы, связанные с командировкой или выполнением отдельных гражданско-правовых действий, оплаченные с использованием корпоративных платежных карточек, дорожных, банковских или персональных чеков, других платежных документов. При этом следует обратить внимание, что Законом Украины от 25.03.05 г. № 2505-IV “О внесении изменений в Закон Украины “О Государственном бюджете Украины на 2005 год” и некоторые другие законодательные акты Украины” в пп. 9.10.4 внесены изменения, и теперь его нормы в данных случаях применяются с учетом таких особенностей:
1) если при применении платежных карточек во время служебных командировок командированным лицом - плательщиком налога получалась наличность, то плательщик налога подает отчет об использовании предоставленных на командировку средств и возвращает сумму излишне израсходованных средств к окончанию третьего банковского дня после завершения командировки;
2) если при применении платежных карточек во время служебных командировок командированным лицом - плательщиком налога осуществлялись расчеты в безналичной форме срок представления плательщиком налога отчета об использовании предоставленных на командировку средств - не позднее 10 дней, а при наличии уважительных причин работодатель (самозанятое лицо) может его продлить до 20 банковских дней (до выяснения вопросов относительно выявления разногласий между соответствующими отчетными документами).
Адвокат бухгалтера, № 9(87), май 2005 г.
Подписной индекс 23311