Нет документа - нет проблемы!

Учитывая жесткие условия, в которых приходится выживать украинским предпринимателям, использование проверенных гангстерских способов может быть оправдано! ... Нет, мы не призываем к физическому устранению конкурентов, или, упаси Боже, проверяющих!!! Мы ведем речь о документах - о залежах, терриконах, массах различных документов, скопившихся у предприятия за все время его работы. Огромное количество всевозможных документов, хранящихся на украинских предприятиях (начиная с внутренних накладных и заканчивая балансами прошлых лет), создает массу проблем для самого же предприятия. В первую очередь от этого страдают сотрудники бухгалтерии и экономической службы. Среди ненужных документов теряются необходимые; огромный архив требует постоянного ухода (иногда для этого назначается специальный человек или даже группа); и самое главное - при проверке предприятия его же собственные документы являются основанием для наложения штрафных санкций и прочих неприятностей. А иногда выступают и доказательствами в уголовном процессе.

Привычка хранить каждую бумажку годами и десятилетиями осталась у должностных лиц украинских предприятий (в первую очередь, у бухгалтеров) еще с советских времен. Бытовавшая в те годы поговорка: “Без бумажки ты букашка, а с бумажкой - человек” была как нельзя более актуальна. В наше время все обстоит как раз наоборот: чем меньше у Вас документов, тем меньше вероятность признания каких-либо Ваших деяний противоречащими законодательству!!! А потому от ненужных документов не только можно, но ДОЛЖНО своевременно избавляться. Но как это сделать правильно

- об этом мы и поговорим в настоящей статье. Мы однажды уже обращались к этому вопросу, но, учитывая большое количество просьб наших коллег повторить этот материал (с учетом произошедших в действующем законодательстве изменений), мы вновь публикуем его.

Сроки хранения документов напрямую связаны со “сроками давности”, установленными законодательством для проведения проверок хозяйствующих субъектов.

Сроки давности проверки предприятия установлены Законом Украины от 21.12.2000г. № 2181-III “О порядке погашения обязательств плательщиков налогов перед бюджетами и государственными целевыми фондами” (с изменениями и дополнениями, далее - Закон № 2181); однако эти сроки не действу ют,-если плательщиком не подавалась налоговая декларация или был установлен факт умышленного уклонения от уплаты налогов.

В соответствии с пп. 15.1.1 п.15.1 ст.15 данного Закона Украины: “За исключением случаев, определенных подпунктом 15.1.2 настоящего пункта, налоговый орган имеет право самостоятельно определить сумму налоговых обязательств плательщика налогов в случаях, определенных настоящим Законом, не позднее истечения 1095 дня, следующего за последним днем предельного срока подачи налоговой декларации, а в случае, если такая налоговая декларация была подана позднее, - за днем ее фактической подачи. Если в течение указанного срока налоговый орган не определяет сумму налоговых обязательств, плательщик налогов считается свободным от такого налогового обязательства, а спор относительно такой декларации не подлежит рассмотрению в административном или судебном порядке”.

В соответствии с пп. 15.1.2 п.15.1 ст.15 данного Закона Украины: “Налоговое обязательство может быть начислено или производство по делу о взыскании такого налога может быть начато без соблюдения срока давности, определенного в подпункте 15.1.1 настоящего пункта, в случае если:

а) налоговая декларация за период, когда возникло налоговое обязательство, не была представлена;

б) судом установлено совершение преступления должностными лицами плательщика налогов или физическим лицом - налогоплательщиком по умышленному уклонению от уплаты указанного налогового обязательства”.

Как видим, проверка предприятия и самостоятельное определение налогового обязательства в определенных случаях может быть проведена контролирующим органом и за период, превышающий три года (1095 дней) со дня подачи декларации. В то время, как для большей части бухгалтерских документов предельный срок хранения установлен в три года, по истечении которого документы, с соблюдением определенной процедуры, могут быть уничтожены. Таким образом, проведение проверки в условиях, когда все документы, на совершенно законных основаниях, уничтожены, теряет всякий практический смысл.

Как видим, знать сроки хранения документов, порядок их уничтожения и своевременно избавляться от “просроченных” документов весьма и весьма полезно!

Однако не следует забывать и о том, что незаконное уничтожение документов (до истечения сроков хранения, с нарушением процедуры уничтожения) является уголовно наказуемым деянием.

В соответствии со ст. 193 действующего Уголовного кодекса Украины (от 28.12.1960г.), в редакции Закона Украины от 08.02.1995г. № 41/95-ВР: “Похищение, а также преднамеренное уничтожение, повреждение или сокрытие официальных или частных документов, штампов или печатей, которые находятся на государственных или общественных предприятиях, в учреждениях и организациях, совершенное из корыстных побуждений или другой личной заинтересованности, - наказывается лишением свободы на срок до одного года, или исправительными работами на тот же срок, или штрафом до сорока минимальных размеров заработной платы.

Те же деяния, если они повлекли за собой нарушения в работе предприятия, учреждения или организации или совершенные относительно особенно важных документов, штампов и печатей,- наказываются лишением свободы на срок до трех лет”.

В новом Уголовном кодексе Украины (от 05.04.2001г. № 2341-III), вступившем в силу с 01.09.2001г., ничего подобного в вышеуказанной статье нет. Однако перечисленные в ней деяния вполне могут быть квалифицированы как уклонение от уплаты налогов (ст. 212 “Уклонение от уплаты налогов, сборов, иных обязательных платежей” нового УК Украины).

Сроки хранения документов и правила их уничтожения установлены Приказом Главархива Украины от 20.07.1998г. № 41 “Об утверждении Перечня типовых документов” (далее - Приказ № 41), который зарегистрирован в Минюсте и является нормативным документом. В соответствии с абзацем вторым пп.1.3 п.1, Приказ № 41 обязателен для выполнения всеми органами государственной власти, местного самоуправления, другими организациями, учреждениями и предприятиями независимо от форм собственности, а также физическими лицами - предпринимателями.

В соответствии с пп.3.6 п.3 Приказа № 41, предприятия и организации имеют право уничтожать документы, срок хранения которых истек, лишь при наличии согласования государственных архивных учреждений. Очевидно, такое согласование уполномочены выдавать экспертно-проверочные комиссии областных отделений Госархива. Согласованием, по нашему мнению, может являться, в том числе, и отметка должностного лица областного отделения Госархива на акте установленного образца.

При выделении документов для уничтожения составляется акт. Поскольку особая форма акта для негосударственных предприятий и организаций законодательством не установлена, то, по нашему мнению, корректным будет использовать форму акта (приводится после статьи), которым оформляется уничтожение документов в министерствах, центральных органах исполнительной власти, органах местного самоуправления! Данная форма акта утверждена Постановлением КМУ от 17.10.1997г. №1153 “Об утверждении примерной инструкции по делопроизводству в министерствах, других центральных органах исполнительной власти, Совете министров Автономной Республики Крым, местных органах исполнительной власти” и приводится в Приложении 22 к данному Постановлению КМУ.

Для выделения документов для уничтожения, на предприятии (в организации) приказом руководителя следует создать временную экспертную комиссию, которая определит перечень документов, подлежащих уничтожению; составит указанный акт, решит вопрос согласования в областном отделении Госархива. Создание такой комиссии предусмотрено Законом Украины от 24.12.1993г. № 3814-ХП “О Национальном архивном фонде и архивных учреждениях” (с изменениями и дополнениями). Такая экспертная комиссия действует на основании Приказа Госкомархивов от 29.01.2003 г. №16 “Об утверждении Типового положения об экспертной комиссии государственного и коммунального предприятия, учреждения и организации”.

В соответствии с пп.2.9 п.2 Приказа № 41, устанавливается следующий порядок начала исчисления сроков хранения документов: “Исчисление сроков хранения документов начинается с 1 января года, который следует за годом завершения их делопроизводством. Например, исчисление срока хранения дел, завершенных делопроизводством в 1998 г., начинается с 1 января 1999 г.”

В соответствии с пп.3.7 п.3 Приказа № 41, уничтожение документов осуществляется следующим образом: “Отобранные к уничтожению ... документы передаются организациям, которые занимаются заготовкой вторичного сырья. Сдача документов оформляется накладными приема-предачи”. Однако в абзаце втором п.4 Письма Главар-хива от 12.01.2001г. № 05-26 установлено, что при незначительном объеме документов, выделенных к уничтожению, они могут быть сожжены, о чем в акте делается соответствующая отметка.

Выдержки из Перечня типовых документов, утвержденного Приказом № 41, с указанием видов документов и сроков их хранения (по истечении которых документы могут быть уничтожены), приводятся ниже.

Акт №____
О выделении для уничтожения документов,
которые не подлежат хранению.

На основании Положения о типовых документах, которые образуются в процессе деятельности органов государственной власти, местного самоуправления, других учреждений, организаций и предприятий, утвержденного Приказом Главного архивного управления при КМУ от 20.07.1998г. № 41, отобраны для уничтожения документы (наименование организации) как такие, которые не имеют научно-исторической ценности и утратили практическое значение.

Всего__________ ______________дел за________-_________гг.

“___”__________________г.

Утверждено

Протокол заседания ЭК (экспертной комиссии)

От “___”_________________г. №______________

Документы в количестве (цифрами) (прописью) дел переданы на уничтожение организации по заготовке вторичного сырья по накладной приемки-передачи от “___” ____________г. №_____.

или

Документы в количестве (цифрами) (прописью) дел уничтожены путем сожжения.

____________________________

* Имеется в виду дата начала и окончания дела (тома, части).

** Имеется в виду Перечень, утвержденный Приказом № 41.

“Экспресс анализ законодательных и нормативных актов”, № 18-19 (488-489), 2 мая 2005г.
Подписной индекс 40783

Документи що посилаються на цей