Представительские расходы
На сегодняшний день единственным документом, дающим определение понятия “представительские расходы”, является Приказ № 88. Изначально его нормы распространялись на все предприятия, организации и учреждения независимо от формы собственности и подчинения и регулировали нормы затрат на представительские цели, рекламу и выплату компенсаций за использование личных легковых автомобилей для служебных поездок, а также порядок осуществления данных расходов.
Однако в 1995 году нормы Приказа № 88 в части, регулирующей расходы хозрасчетных предприятий и организаций, утратили действие. Министерство экономики Украины в письме от 24.07.2002 г. № 68-34/522 подтверждает, что действие Приказа № 88 распространяется только на руководителей и их заместителей сельских, поселковых, городских и районных советов, а хозрасчетные предприятия и организации должны использовать нормы Закона № 283/97.
Поскольку Закон о НДС не дает определения термина “представительские расходы”, а Приказ № 88 на сегодняшний момент является действующим, то считаем возможным использовать определенное им понятие представительских расходов.
Представительские расходы - расходы министерств, ведомств, предприятий, учреждений на прием и обслуживание иностранных представителей и делегаций и представителей других предприятий, прибывших по приглашениям для проведения переговоров с целью осуществления международных связей, установления и поддержания взаимовыгодного сотрудничества и решения вопросов, связанных с коммерческой деятельностью.
Приказ № 88 определяет перечень представительских расходов как расходы на:
- проведение официального приема (завтрака, обеда, ужина) представителей;
- транспортное обеспечение;
- мероприятия культурной программы;
- буфетное обслуживание во время переговоров;
- оплата услуг переводчика, не состоящего в штате предприятия;
- оплата номеров в гостинице.
Как видно из приведенного перечня, оплата проезда приглашенных представителей к месту проведения встречи не относится к представительским расходам, например, расходы на проезд из другого города или страны (стоимость железнодорожных или авиабилетов). Под транспортным обеспечением, по нашему мнению, подразумевается транспортное обслуживание прибывших представителей в процессе осуществления программы деловой встречи - доставка из гостиницы к месту переговоров, при посещении мероприятий культурной программы и т.д.
Приказ № 88 содержит также требование о наличии первичных документов, в которых должны быть указаны дата, место и программа проведения деловой встречи (приема), приглашенные лица и представители принимающей стороны, размер расходов.
Таким образом, при осуществлении представительских расходов рекомендуем оформить:
- приглашение для проведения переговоров представителей предприятия с указанием цели приглашения, даты и места;
- программу проведения деловой встречи (приема);
- смету расходов принимающей стороны, утвержденную руководителем.
Кроме того, Приказ № 88 ограничивает количество участников от стороны, проводящей официальный прием по вопросам коммерческой деятельности, - оно не должно превышать количества прибывших участников и должно быть утверждено распорядительным документом.
В бухгалтерском учете предприятия представительские расходы могут отражаться в составе административных расходов либо расходов на сбыт.
В методических рекомендациях для различных отраслей хозяйства разъясняется, как должны быть отражены данные расходы в бухгалтерском учете.
Например, согласно Методическим, рекомендациям по планированию, учету и калькулированию себестоимости работ (услуг) на предприятиях и в организациях жилищно-коммунального хозяйства, утвержденным приказом Государственного комитета строительства, архитектуры и жилищной политики Украины от 06.03.2002г. № 47, представительские и организационные расходы должны быть включены в административные расходы в составе расходов, направленных на обслуживание и управление предприятием.
Аналогично рекомендуется отражать представительские и организационные расходы согласно Методическим рекомендациям по планированию, учету и калькулированию себестоимости продукции (работ, услуг) сельскохозяйственных предприятий, утвержденным приказом Министерства аграрной политики Украины от 18.05.2001 г. № 132.
В соответствии с Методическими рекомендациями по формированию состава расходов и порядка их планирования в торговой деятельности, утвержденными приказом Минэкономики Украины от 22.05.2002 г. № 145, представительские расходы (организация приемов, конференций, праздников, участие в ярмарках, выставках и т. п.), предпродажные рекламные и представительские мероприятия должны быть отражены в составе прочих операционных расходов как расходы операционной деятельности, которые не вошли в состав себестоимости реализованных товаров.
В то же время Инструкция по планированию, учету и калькулированию себестоимости продукции (работ, услуг) на предприятиях лесного хозяйства Украины, утвержденная приказом Министерства лесного хозяйства Украины от 17.07.1996 г. № 72, рекомендует представительские расходы (организацию приемов, конференций и других официальных мер, включая оплату труда обслуживающего персонала относить в состав расходов на рекламу и предпродажную подготовку товаров.
В налоговом учете отражение представительских расходов практически не предусмотрено. Наиболее близкими по сути затратами предприятия, которые могут включаться в валовые расходы, являются расходы на организацию приемов, презентаций и праздников, связанные с ведением хозяйственной деятельности.
Согласно пп.5.4.4 Закона о НДС в валовые расходы включаются:
- расходы плательщика налога на проведение предпродажных и рекламных мероприятий по товарам (работам, услугам), продаваемым (предоставляемым) таким плательщиком налога;
- расходы на организацию приемов, презентаций и праздников, приобретение и распространение подарков, включая бесплатную раздачу образцов товаров или бесплатное предоставление услуг (выполнение работ) в рекламных целях, но не более двух процентов налогооблагаемой прибыли плательщика налога за предыдущий отчетный (налоговый) год.
Поэтому для отнесения в валовые расходы представительских расходов необходимо:
- во-первых, доказать их связь с хозяйственной деятельностью предприятия;
- во-вторых, представительские расходы должны быть либо предпродажными и рекламными мероприятиями, либо расходами на организацию приемов, презентаций и праздников (в последнем случае предприятие должно иметь налогооблагаемую прибыль за предыдущий отчетный год).
Таким образом, отнесение представительских расходов на валовые расходы является достаточно сложным делом. В случае если были приглашены представители покупателя (состоявшегося или потенциального) продукции принимающего делегацию предприятия, заключенные контракты (протоколы о намерениях) могут подтвердить как рекламную направленность представительских расходов, так и их связь с хозяйственной деятельностью.
А вот в случае если приезжали потенциальные инвесторы или представители завода-поставщика, доказать связь представительских расходов с рекламными целями будет трудно.
Кроме того, из перечня представительских расходов, определенных Приказом № 88, расходы на проведение культурной программы и оплату номеров в отеле для представителей другого предприятия, по нашему мнению, в любом случае нельзя относить на валовые расходы принимающего предприятия.
Следует заметить, что, согласно Рекомендациям по бухгалтерскому учету валовых расходов и валовых доходов, утвержденным приказом Минфина Украины от 04.08.1997 г. № 168,
Счет 18 “Валовые расходы” на основании первичных учетных документов, которые фиксируют факты осуществления хозяйственных операций, по дебету корреспондирует с кредитом счетов:
60 “Расчеты с поставщиками и подрядчиками”, 63 “Расчеты с претензий”, 69 “Расчеты по страхованию”, 71 “Расчеты с подотчетными лицами”, 76 “Расчеты с другими дебиторами и кредиторами” - на сумму расходов предпродажных рекламных и представительских мероприятий.
То есть данные рекомендации подтверждают возможность отнесения представительских расходов на валовые расходы предприятия.
Заметим, что, в соответствии с Законом о НДС, в валовые расходы могут включаться только расходы, подтвержденные документально расчетными, платежными и другими документами (квитанциями, актами и др.).
В соответствии с пп 7.4.1 Закона о НДС при отнесении представительских расходов на валовые расходы предприятие имеет право отнести уплаченный (начисленный) НДС по данным затратам в налоговый кредит (при наличии налоговых накладных).
В настоящее время важным моментом в деятельности любого предприятия является налаживание и укрепление связей с зарубежными и отечественными партнерами. Поэтому представительские расходы непосредственно связаны с хозяйственной деятельностью предприятия. Будем надеяться, что статус представительских расходов будет законодательно урегулирован.
Нормативная база
Закон о НДС - Закон Украины от 03.04.1997 г. NB 168/97-ВР “О налоге на добавленную стоимость”
Приказ № 88 - Нормы средств на представительские цели, рекламу и выплату компенсаций за использование личных легковых автомобилей для служебных поездок и порядок их расходования, утвержденные приказом Минфина Украины, Минэкономики Украины от 12.11.1993 г. № 88. В соответствии с приказом Минфина Украины и Минэкономики Украины от 15.06.1995 г. NB 104/94 “О внесении изменений в приказ от 12.11.1993г. № 88” нормы этого Приказа в части, регулирующей расходы хозрасчетных предприятий и организаций, утратили действие.
“Экспресс законодательных и нормативных актов”, № 21 (491), 23 мая 2005г.
Подписной индекс 40783