Расходы на служебные поездки включаются в
валовые расходы и не облагаются налогом с доходов
ВОПРОС: Менеджеры нашего предприятия ездят по городу на общественном транспорте (трамвай, троллейбус, метро, маршрутное такси) по работе с целью поиска новых покупателей для расширения сети сбыта, контроля за своевременными расчетами за продукцию фирмы и т. п. Каким образом оформить их поездки, чтобы возместить им расходы на проезд (в том числе на поездки в метро)?
Как отразить такие расходы в налоговом и бухгалтерском учете?
ОТВЕТ: Предприятие может организовать поездки своих сотрудников так, чтобы, с одной стороны, расходы на проезд включались в валовые расходы, а с другой - оплата поездок не облагалась налогом с доходов физических лиц.
Если в интересах фирмы необходимы частые поездки по городу, то для этих целей можно приобрести проездные билеты (месячные проездные на трамвай и троллейбус и проездные на метро, либо месячные, либо на определенное количество поездок, как продаются в Харькове). Проездные билеты приобретаются на фирму и выдаются работникам при необходимости поездки по служебным делам. Эти проездные не закреплены за конкретным сотрудником, поэтому нельзя говорить о финансировании их личных нужд.
Приобретение проездных билетов оформляется авансовым отчетом. Напомним, что выдача наличных средств под отчет на хоз-нужды разрешается на срок не более двух рабочих дней, включая день получения средств под отчет (п. 2.11 Положения о ведении кассовых операций в национальной валюте в Украине, утвержденного постановлением НБУот 15.12.2004 г. № 637). Другими словами, если деньги выдали из кассы сегодня, то вернуть подотчетные суммы нужно завтра. Отчитаться по полученным суммам подотчетное лицо может в течение трех банковских дней после получения денежных средств (и. 2 Порядка составления Отчета об использовании средств, предоставленных на командировку или под отчет, утвержденного приказом ГНАУот 19.03.2003 г. № 440).
Проездные билеты могут храниться в бухгалтерии или другом месте, выдаваться при необходимости любому сотруднику. То, что останется после использования проездных документов (корешки, карточки), окончательно “прикрепится” к авансовому отчету.
Чтобы доказать связь поездок с хозяйственной деятельностью, предприятию можно вести книгу регистрации посещения организаций. Книга оформляется в произвольной форме. В ней фиксируется маршрут поездок сотрудников. Желательно вести такие графы, как дата и время выбытия сотрудника, его фамилия и имя, название организации, в которую он направляется, фамилия и имя ее руководителя, адрес, телефон, время прибытия сотрудника. В примечании отмечается маршрут поездки и виды транспорта, которыми пользовался сотрудник.
Поездки в автобусе и на маршрутном такси нельзя оплатить заранее. В таком случае сотрудник может в бухгалтерии получить деньги на проезд, а потом отчитаться за них авансовым отчетом.
Если поездки на маршрутке нечасты, то перед поездкой сотрудник указывает свой маршрут в книге регистрации посещения организаций и возвращает неиспользованные суммы не позже следующего дня. Если такие поездки ежедневны, то сотрудник (менеджер) может тратить свои деньги, а раз в три дня* предоставлять авансовый отчет и прилагать к нему проездные билеты (в маршрутках, по требованию пассажира, водитель обязан дать билет). Каждая поездка в автобусе и маршрутке фиксируется в книге регистрации посещения организаций. В примечании расписывается маршрут поездки. По авансовому отчету возмещается стоимость проезда.
Для целей обложения налогом с доходов мы считаем, что расходы на проезд по служебным вопросам не включаются в совокупный налогооблагаемый доход. Кстати, ГНАУ в письме от 07.04.2004г. № 2635/6/17-3116 указывает, что если специфика работы предприятия требует для выполнения служебных обязанностей перемещения сотрудников от одного объекта к другому, что подтверждается соответствующими документами (маршрутами перемещения работников, платежными документами и авансовыми отчетами), то стоимость приобретенных предприятием проездных документов, которые персонально не распределяются между работниками, а выдаются им по мере надобности для выполнения производственных заданий (в связи со спецификой работы), а также суммы, возмещенные работникам за проезд во время выполнения ими служебных обязанностей, не являются объектом обложения налогом с доходов физических лиц. При этом ГНАУ ссылается на п.п. 4.3.2 Закона Украины “О налоге с доходов физических лиц” от 22.05.2003г. № 889-IV.
В налоговом учете стоимость проездных билетов включается в валовые расходы как расходы, понесенные в связи с ведением производства, продажей продукции (п.п. 5.2.1 Закона Украины “О налогообложении прибыли предприятий” от 22.05.97г. № 283/97-ВР). Из разъяснений ГНАУ в письме от 01.07.99г. № 3862/6/15-1116 следует, что можно относить расходы предприятия на приобретение проездных билетов своим сотрудникам в валовые расходы в случае, если производственный процесс предприятия связан с перемещением таких работников от одного объекта к другому. Обязательным условием при этом является наличие подтверждающих документов (маршрутных листов), а также приказа руководителя о круге лиц, которым возмещается стоимость проезда в соответствии с маршрутными листами.
В бухгалтерском учете проездные билеты учитываются на субсчете 334 “Денежные документы в национальной валюте”, в конце месяца списываются на счета учета расходов, в нашем случае (расходы менеджеров по сбыту) - на счет 93 “Расходы на сбыт”.
_____________
* Формально срок предоставления отчета, если работник на хознужды тратит собственные средства, не установлен. Однако НБУв письме от 02.08.2004г. № 25-113/1290-7713 указал, что отчет должен предоставляться в такие же сроки, как и при выплате аванса. Поэтому лучше не нарушать трехдневного срока.
Бухгалтерская неделя, №23 (179), июнь, 2005 г
Подписной индекс 23368