Складання наказів по особовому складу
Роботу будь-якого підприємства неможливо уявити без робітників і службовців. Ну а де є персонал, там є накази та розпорядження, пов'язані з ним. Ці накази частенько доводиться складати "майстру на всі руки" - бухгалтеру. Ця стаття призначена для бухгалтерів, менеджерів і юристів, які ведуть діловодство по особовому складу на невеликих фірмах, але можливо, буде корисна і співробітникам відділу кадрів великих підприємств.
Загальні вимоги
Наказами по особовому складу на підприємстві регламентуються важливі питання - прийняття на роботу, звільнення, переведення на іншу роботу, надання відпустки, заохочення тощо.
До складання будь-якого наказу пред'являються певні вимоги. Як правило, текст наказу повинен складатися з констатуючої (суть справи, питання) і розпорядчої частин і містити обов'язкові реквізити - найменування підприємства, дату, назву типу документа (наказ, розпорядження), реєстраційний номер або індекс, заголовок до тексту наказу, текст наказу, підпис і, якщо необхідно, візуючий підпис. Накази по особовому складу можуть і не містити констатуючої частини.
У межах своєї групи накази по особовому складу можуть мати окрему нумерацію. Звичайно до номера наказу по особовому складу додається індекс - К (кадри), П (персонал), О/С (особовий склад), наприклад 37К, 37П, 370/С).
Для окремих наказів по особовому складу Наказом № 253 розроблені та затверджені типові форми (П-1, П-5, П-6, П-8).
Залежно від прийнятого на підприємстві порядку ведення кадрового діловодства накази по особовому складу можуть оформлятися шляхом:
- заповнення вищезазначених типових форм наказів (розпоряджень) по особовому складу,
- занесення записів до спеціальної книги наказів по кадрах,
- оформлення наказу на окремому листі формату А4.
Найчастіше накази оформляються в машинописному (варіант комп'ютерне роздрукування) або рукописному вигляді на окремих листах формату А4 і потім підшиваються в спеціальні папки або книги наказів по особовому складу.
Накази по особовому складу є для бухгалтера документами первинного обліку. Розглянемо складання окремих видів наказів по особовому складу детальніше.
Приймання на роботу
Приймання на роботу здійснюється на підставі наказу (розпорядження). При складанні наказу про приймання на роботу слід дотримуватися загальноприйнятої назви професії або посади відповідно до Класифікатора.
У наказі необхідно відобразити: посаду, структурний підрозділ, з якого числа прийнятий на роботу; характер роботи (постійна чи тимчасова); чи призначається випробувальний термін. За необхідності в наказі відображаються особливі умови праці (неповний робочий день, матеріальна відповідальність тощо).
Розглянемо, у якому порядку відбувається оформлення наказу про прийняття на роботу з використанням типової форми № П-1.
Крок 1. Начальник відділу кадрів (особа, відповідальна за кадрове діловодство) візує проект наказу, який є пропуском на підприємство для переговорів та ознайомлення претендента з умовами роботи.
Крок 2. Керівник структурного підрозділу приймає рішення про можливість прийняття претендента на роботу (знайомиться з документами про його кваліфікацію, попередні місця роботи, стан здоров'я). I якщо працівник підходить, то на звороті наказу зазначається, ким може працювати претендент, його розряд, оклад, тривалість випробувального терміну тощо.
Крок 3. Працівник знайомиться з умовами праці, проходить медогляд (у випадках, передбачених законодавством), інструктаж з техніки безпеки, протипожежного мінімуму, санітарного мінімуму, про що робляться відповідні відмітки на звороті наказу.
Крок 4. Наказ про прийняття на роботу візується у відповідному відділі (службі) підприємства для підтвердження вакантної посади й окладу, що встановлюється за штатним розписом.
Крок 5. Підписаний керівником наказ і посадова інструкція оголошуються працівникові під розпис.
Крок 6. На підставі наказу вноситься запис у трудову книжку працівника, заповнюється його особиста картка, у бухгалтерії відкривається особовий рахунок або аналогічний йому документ.
Допущений до роботи – отже прийнятий
Часто роботодавець уважає, що працівник уважається офіційно прийнятим тільки після підписання наказу і внесення запису в трудову книжку. Але це не так. Слід пам’ятати, що коли мало місце допущення працівника до виконання своїх обов’язків без складання наказу, то такий працівник відповідно до ст. 24 КЗпП також уважається працевлаштованим на підприємство і на нього поширюються всі положення законодавства про працю.
Зразки формулювань наказів про прийняття на роботу і записів у трудових книжках наведені нижче в таблиці.
| Формулювання наказу |
Запис у трудовій книжці в графі № 3 розділу "Відомості про роботу" |
| Калиновську Марію Володимирівну прийняти на роботу з 11 березня 2005 р. в цех № 3 контролером-приймальницею 3-го розряду з неповним робочим тижнем (понеділок, вівторок, середа), з оплатою праці пропорційно відпрацьованому часу, з окладом 360 гривень на місяць. Підстава - заява Калиновської М. В. |
Прийнята в цех № 3 контролером-приймальницею 3-го розряду |
| Садиріну Мирославу Володимирівну прийняти на роботу з 01 червня 2005 р. за сумісництвом бухгалтером з оплатою праці пропорційно відпрацьованому часу, з місячним окладом 550 гривень. Підстава - заява Садиріної М. В. |
Прийнята бухгалтером ТОВ "Майстер" за сумісництвом. (Запис робиться за бажанням працівника згідно з п. 2.14 Інструкції № 58) |
| Маркіну Лілію Семенівну прийняти на роботу з 08 червня 2005 р. у відділ поставок товарознавцем, з окладом 410 гривень на місяць, тимчасово, на період відпустки по вагітності товарознавця відділу поставки Петрової М. Ф. Підстава - заява Маркіної Л. С. |
Прийнята товарознавцем у відділ поставок |
Переведення на іншу роботу
Переведення на іншу роботу допускається тільки за згодою працівника (ст. 32 КЗпП), за винятком тимчасового переведення (до одного місяця) у випадках, передбачених ст. 33 КЗпП. Переведення може бути на іншу роботу всередині підприємства, на інше підприємство і в іншу місцевість разом з підприємством.
Необхідно розрізнювати:
- переведення на іншу роботу, пов'язане зі зміною трудових функцій, посади працівника або дорученням йому роботи, що не відповідає його спеціальності, кваліфікації (наприклад: касир Рожівець М. В. переведена на посаду оператора ПК у бухгалтерію),
- переміщення на інше робоче місце на тому ж підприємстві - в інший відділ, цех на таку ж посаду за такою ж спеціальністю, зі збереженням розміру оплати й умов праці, доручення подібної роботи на іншому ме-ханізмі тощо (наприклад: токар 5-го розряду Васін А. П. переведений з першого цеху підприємства у другий токарем 5-го розряду).
Важлива відмінність переміщення від переведення полягає в тому, що переміщення не потребує згоди працівника.
Наказ про переведення працівника можна скласти з використанням типової форми № П-5.
Наказ складається у двох примірниках, один зберігається у відділі кадрів, другий передається в бухгалтерію. У наказі вказуються нове та попереднє місце роботи, форма та система оплати праці, умови праці, тривалість робочого дня, вид переведення та його тривалість (при тимчасовому переведенні).
Наказ візується начальниками структурних підрозділів за попереднім і новим місцем роботи та підписується керівником підприємства.
Якщо на новому місці роботи необхідно заново пройти медогляд, інструктаж з техніки безпеки, протипожежного мінімуму, то працівник обов'язково їх проходить, про що робляться відповідні відмітки на звороті наказу. Там же робляться відмітки про залишки ТМЦ, які він не здав на попередньому місці роботи і які тепер числяться за ним на новому робочому місці.
Наказ про переведення на іншу роботу можна складати і в довільній формі без використання типової форми № П-5. Однак наказ все одно повинен містити відомості та відмітки передбачені формою № П-5, такі як умови оплати праці вид та умови переведення, відмітки про пройдений інструктаж і медогляд.
Наводимо в таблиці зразки формулювань наказів про переведення і записів у трудових книжках.
| Формулювання наказу |
Запис у трудовій книжці в графі № 3 розділу "Відомості про роботу" |
| Хохоліну Ганну Григорівну перевести з 01 червня 2005 р., з її згоди, постійно, з посади комірника складу готової продукції № 2 товарознавцем складу готової продукції № 2 з окладом 440 гривень на місяць. Підстава – заява Хохоліної Г. Г. |
Переведена товарознавцем на склад готової продукції № 2 |
| Толстова Григорія Григоровича, водія-механіка цеху № 4, перевести з 01 червня 2005 р. механіком у цех № 1, тимчасово, до усунення наслідків виробничої аварії, але не більш ніж на один місяць. Оплату здійснити за виконану роботу, але не нижче від середнього заробітку на колишньому місці роботи. Підстава - доповідна записка головного механіка від 25. 05. 05 р. |
Ця подія в трудовій книжці не відображається, оскільки переведення є тимчасовим. Відповідно до п. 2.2 Інструкції в трудову книжку заносяться лише переведення на постійну роботу |
Надання відпусток
Порядок надання відпусток регулюється Законом № 504 та іншими нормативно-правовими актами. Черговість надання відпусток визначається графіком, узгодженим з профспілкою, і доводиться до відома співробітників (ст. 10 Закону № 504). На підставі графіка відпусток, заяви співробітника та інших, необхідних у кожному конкретному випадку, документів (наприклад, довідка-виклик навчального закладу тощо) на підприємстві видається наказ про надання відпустки.
Наказ може складатися з використанням типової форми № П-6. У наказі вказуються умови роботи (нормальні, шкідливі, небезпечні), тривалість щорічної та додаткових відпусток, а також їх загальна тривалість.
Наказ складається у двох примірниках: один -для відділу кадрів, другий - для бухгалтерії. Підписується начальником цеху (відділу) і керівником підприємства. На невеликих підприємствах може і не бути відділу кадрів, тоді примірник наказу для відділу кадрів знаходиться в особи, відповідальної за кадровий облік (наприклад, у юрисконсульта або менеджера, директора та ін.).
Працівник повинен бути ознайомлений з наказом.
На підставі наказу відділ кадрів робить відмітки в особовій картці працівника, а бухгалтерія на звороті наказу здійснює розрахунок відпусткових. При наданні відпустки без збереження заробітної плати поруч із зазначенням кількості днів відпустки відмічається "без оплати".
Зразки формулювань наказів про надання відпустки подані нижче в таблиці.
| Формулювання наказу |
Підстава |
| Маркеєву Альберту Митрофановичу, комірникові, надати відпустку без збереження заробітної плати на десять календарних днів з 13 по 22 червня 2005 р. включно за сімейними обставинами |
Заява співробітника |
| Іванову Сергію Сергійовичу, економісту, надати щорічну відпустку на 24 календарних дні з 03 по 26 жовтня 2005 р. за період роботи з 01 липня 2004 р. по 01 липня 2005 р. |
Графік відпусток, заява співробітника |
| Волковій Аллі Сергіївні, касиру, надати з 04 лютого 2005 р. відпустку по догляду за дитиною до досягнення нею трирічного віку |
Заява співробітника, свідоцтво про народження дитини |
Припинення трудового договору
Підстави для припинення трудових відносин визначені ст. 36 КЗпП.
Як правило, наказ про припинення трудового договору складається в довільній формі, але можна використовувати типову форму № П-8.
Наказ складається у двох примірниках: один залишається у відділі кадрів, другий передається в бухгалтерію. Підписується начальником (майстром) цеху (відділу) і керівником підприємства. У наказі вказуються дата та причина звільнення, а також наводиться інформація про невикористані дні відпустки.
У розділі "Довідка про нездані товарно-матеріальні та інші цінності" робляться відмітки про нездані цінності, які числяться за працівником. На підставі наказу бухгалтерія здійснює розрахунок із працівником.
У ряді випадків (ст. 43 КЗпП) звільнення працівника повинне бути узгоджене з представником профкому, про що робиться відповідна відмітка на наказі. Узгодження необхідне у випадках, передбачених пунктами 1 (крім звільнення у зв'язку з ліквідацією підприємства), 2 - 5, 7 ст. 40, пунктами 2 та 3 ст. 41 КЗпП. Особливості та порядок такого узгодження передбачені ст. 43, 431 КЗпП. Керівникові слід дотримуватися цієї вимоги, якщо він не хоче бути втягнутим у довгі судові тяжби із працівником. Адже Верховний Суд України у своїй Постанові № 9 роз'яснив, що відмова профспілки у звільненні е підставою для відновлення працівника на роботі (п. 15).
Зразки формулювань наказів про припинення трудового договору подані нижче в таблиці.
| Формулювання наказу |
Запис у трудовій книжці у графі № 3 "Відомості про роботу" |
| Рюрика Руслана Вікторовича, вантажника відділу збуту, звільнити з 12 липня 2005 р. зі згоди профкому (протокол № 12 від 11.07.05 р.) за прогул без поважних причин відповідно до п. 4 ст. 40 КЗпП України. Від надання пояснень Рюрик Р. В. відмовився. Підстава - доповідна записка начальника відділу збуту; акт про відмову давати пояснення |
Звільнений за прогул без поважних причин, п. 4 ст. 40 КЗпП України |
| Шухова Івана Денисовича, водія, звільнити з 20 липня 2005 р. зі згоди профкому (протокол № 15 від 18.07.05 р.) за появу на роботі в нетверезому стані відповідно до п. 7 ст. 40 КЗпП України. Підстава - висновок медслужби підприємства, доповідна записка зав. гаражем (можуть бути також акт, пояснювальна записка тощо) |
Звільнений за появу на роботі в нетверезому стані, п. 7 ст. 40 КЗпП України |
| Шатунова Кирила Вікторовича, вантажника, звільнити з 11 березня 2005 р. у зв'язку з призовом на військову службу відповідно до п. 3 ст. 36 КЗпП України, з виплатою вихідної допомоги в розмірі двомісячного середнього заробітку. Підстава - заява Шатунова К. В., повістка РВК м. Севастополя |
Звільнений у зв'язку з призовом на військову службу, п. 3 ст. 36 КЗпП України |
| Симонову Ольгу Валеріївну, технолога цеху № 4, звільнити з 28 липня 2005 р. у зв'язку з незадовільним результатом випробування, відповідно до ст. 28 КЗпП України. Підстава – доповідна записка нач. відділу кадрів; доповідна записка начальника цеху |
Звільнена як така, що не витримала випробувального терміну, ст. 28 КЗпП України |
Як бачите, складання наказів по особовому складу - справа важлива і необхідна, що потребує уваги і навичок. Сподіваюся, що ця стаття допоможе в роботі і моїм колегам - бухгалтерам, і кадровикам.
Перелік документів
1. КЗпП - Кодекс законів про працю України від 10.12.71 р., зі змінами.
2. Закон про відпустки - Закон України від 15.11.96 р. № 504/96 "Про відпустки".
3. Постанова № 9 - постанова Пленуму Верховного Суду України від 06.11.92 р. № 9.
4. Класифікатор - Класифікатор професій ДК 003-95, затверджений наказом Держстандарту від 27.07.95 р. № 257.
5. Наказ № 253 - наказ Мінстату України від 09.10.95 р. № 253 "Про затвердження типових форм первинного обліку".
6. Інструкція - Інструкція про порядок ведення трудових книжок працівників, затверджена наказом Мінпраці України, Міністерства юстиції України, Міністерства соціального захисту населення України від 29.07.93 р. № 58.
Олександр Друшляк,
головний бухгалтер
ТОВ “Південпродпостач”,
м. Севастополь