Робота в чужому місті

Здавалося б, зараз мало хто з роботодавців розміщує оголошення про наймання персоналу, що містять фразу: "іногороднім надається житло". Але все-таки для великих українських підприємств питання оплати житла, компенсації працівникам вартості проїзду до місця роботи досить актуальне. У такій ситуації у бухгалтерів виникає запитання: як краще документально оформити та відобразити в обліку ці витрати, щоб податковий ефект виявився найбільш вигідним як для підприємства, так і для найманого працівника?

Розглянемо податкові та бухгалтерські аспекти вказаних операцій.

Оплата проживання

Питання забезпечення житлово-побутового обслуговування працівників регулюються колективним договором (ст. 13 КЗпП і ст. 7 Закону про колективні договори). Але умови оплати проживання можуть бути закріплені і в трудовому договорі - або ж повинні бути доведені до відома бухгалтерії через наказ керівника підприємства, якщо існує тільки "джентльменська угода" між працівником і керівництвом.

Саме договірні положення про оплату житла відіграють ключову роль при оподаткуванні доходів фізичних осіб, а також при вирішенні питання про можливість включення вказаних витрат до складу валових. Бухгалтеру важливі також прописаний порядок розрахунків, установлені ліміти затрат.

Розглянемо декілька можливих варіантів. При цьому будемо виходити з того, що безплатне проживання передбачене трудовим договором.

Варіант 1. Підприємство оплачує іншому
господарюючому суб'єкту вартість проживання
своїх працівників у гуртожитку/ готелі

У цьому випадку розрахунки здійснюються відповідно до договору і на підставі рахунка-фактури, виставленого гуртожитком/готелем на ім'я підприємства із зазначенням прізвищ працівників, фактичних термінів їх проживання та його вартості.

Для цілей обкладення ПДФО персоніфікованого доходу (у цьому випадку - додаткового блага) слід керуватися пп. 4.2.9 "а" Закону № 889. Так, не обкладається ПДФО додаткове благо у вигляді вартості використання житла, якщо обов'язок роботодавця безплатно надати в розпорядження працівника житло передбачений трудовим договором або зумовлений виконанням платником податків трудової функції і при цьому не порушені встановлені межі щодо вартості. Це підтверджує і ДПАУ Листом № 7201.

Таким чином, об'єкт для ПДФО виникає при оплаті вартості проживання (або надання житла), якщо:

- можливість такої оплати підприємством не передбачена трудовим договором або колдоговором;

- оплата передбачена договором, але вартість перевищила встановлений у цьому договорі ліміт (понадлімітна вартість проживання з урахуванням ПДВ обкладається ПДФО із застосуванням "натурального коефіцієнта", розрахованого за формулою, наведеною в п. 3.4 Закону № 889, тобто 1,1494);

- оплачується проживання також членів сім'ї працівника, для яких це додаткове благо, надане не роботодавцем, прирівнюється до подарунка з відповідним оподаткуванням за правилами, установленими ст. 14 Закону № 889.

Згідно з пп. 2.3.4 Інструкції № 5 оплата квартири, найманого приміщення, гуртожитку для працівників входить до фонду додаткової заробітної плати як інші заохочувальні та компенсаційні виплати. Оскільки такі суми є складовою частиною ФОП, то на підставі законів, що регулюють порядок справляння загальнообов'язкових пенсійного і страхових внесків, вони беруться до уваги при визначенні бази для розрахунку відповідних внесків (як нарахувань, так і утримань) тільки в тому випадку, якщо підлягають обкладенню ПДФО.

Підпункт 5.6.1 Закону про прибуток передбачає можливість включення до складу валових витрат затрат на виплату такої додаткової заробітної плати. Необхідною умовою Закон установлює наявність домовленості сторін. У противному разі, тобто якщо оплата проживання не передбачена трудовим (колективним) договором, витрати підприємства вважатимуться фінансуванням особистих потреб фізичної особи і тому не можуть бути включені до валових витрат (пп. 5.3.1 Закону про прибуток). Не відноситься до валових витрат і сума компенсації оплати житла, що перевищує договірну. При цьому є можливість віднести на валові витрати всю суму нарахувань на ФОП до Пенсійного і соціальних фондів, включаючи і внески з "понадлімітної" оплати житла, що передбачено пп. 5.2.1 та 5.2.5 Закону про прибуток.

Оновлене законодавство з ПДВ (пп. 7.4.1 Закону про ПДВ) дає право включати до податкового кредиту будь-які суми сплаченого (нарахованого) податку при придбанні товарів (послуг) з метою їх подальшого використання в оподатковуваних операціях у межах господарської діяльності. У цій ситуації очевидна можливість "поборотися" за податковий кредит, якщо, наприклад, підприємство оплачує проживання працівників у гуртожитку в розмірах, що перевищують установлені договором. Природно, для найбільш обережних платників більш прийнятне віднесення до податкового кредиту сум, пропорційних валовим витратам, навіть ураховуючи нинішню неактуальність зв'язки "валові витрати - податковий кредит".

ПРИКЛАД

Судноремонтний завод 03.05.05 р. виставив рахунок компанії "Будсервіс" за проживання у квітні ЇЇ працівника в гуртожитку заводу на загальну суму 300 грн., включаючи ПДВ. Компанія "Будсервіс" оплатила рахунок судноремонтного заводу повністю. При цьому в трудовому договорі з працівником гранична сума оплати за проживання в гуртожитку встановлена на рівні 100 грн., крім того ПДВ -20 грн. Нараховано заробітної плати за відпрацьований повністю місяць - 1 500 грн.

Відобразимо ці операції в бухгалтерському та податковому обліку компанії "Будсервіс".

(грн.)

Варіант 2. Підприємство орендує житло для
працівника у приватної особи
(власника квартири)

За наявності договору про оренду квартири між господарем - фізичною особою та юридичною особою остання виступає податковим агентом і в момент виплати орендної плати утримує з неї суми ПДФО за ставкою 13 % (для резидентів України) відповідно до вимог пп. 9.1.2 Закону № 889. Якщо мінімальна вартість оренди квадратного метра житла не встановлена або не оприлюднена (див. Методику розрахунку, затверджену Постановою № 1787), об'єкт обкладення ПДФО визначається тільки на підставі вказаних у договорі оренди сум.

Що стосується додаткового блага для працівника, якому підприємство цю квартиру орендує, то тут знов-таки правомочні вимоги пп. 4.2.9 "а" Закону № 889: усе, що вище від застереженої в трудовому договорі суми, підлягає перерахунку з коефіцієнтом 1,1494 для визначення суми оподатковуваного доходу. Мають місце також нарахування й утримання до соціальних фондів, розраховані виходячи із суми перевищення фактичних витрат над установленим у трудовому договорі лімітом. Величина валових витрат зумовлена вищезазначеним лімітом.

Оплата проїзду

Як і у випадку з оплатою проживання, домовленість сторін про оплату проїзду може бути досягнута при підписанні колективного трудового договору або в індивідуальному порядку за наказом (письмовим розпорядженням) керівництва підприємства.

Розглянемо деякі варіанти.

Варіант 1. Проїзд транспортом фірми
(розвезення)

У питаннях обкладення ПДФО українське законодавство досить ліберальне по відношенню до безплатного транспортного обслуговування працівників. Усе той же пп. 4.2.9 "а" Закону № 889 дозволяє не включати в обсяг додаткових благ вартість користування автомобільним транспортом, наданим роботодавцем - платником податку на прибуток, без обмежень за вартістю. При цьому не має значення, передбачене це трудовим договором чи ні. До того ж використання автобусних перевезень, як правило, не передбачає персоніфікації фізичних осіб, які скористалися такою послугою. Це ще раз підтверджує відсутність об'єкта обкладення ПДФО. Таку позицію ДПАУ виклала в Листі № 23054 з посиланням на пп. 4.2.9 "а" Закону № 889.

Інструкція № 5 (п. 3.21) не відносить до фонду заробітної плати затрати на перевезення працівників до місця роботи як власним, так і орендованим транспортом, Отже, такі суми ніякими соціальними внесками не можуть обкладатися.

Використання транспорту підприємства для доставки працівників до місця безпосереднього виконання ними трудових обов'язків набагато простіше, ніж проживання, вивести з-під формулювання "фінансування особистих потреб фізичних осіб". Обґрунтувати зв'язок таких витрат з господарською діяльністю можна віддаленістю розташування підприємства від населеного пункту при тому, що на підприємстві встановлений чіткий режим роботи. Можна послатися і на запобігання травматизму на шляху прямування на роботу і з роботи. Водії автобусів подають до бухгалтерії дорожні листи із чіткою фіксацією кількості поїздок, часу, використаного палива.

Таким чином, передбачивши відповідну норму в колективному договорі, затрати на транспортування працівників до місця роботи і назад можна цілком обґрунтовано включати до складу валових витрат згідно з пп. 5.2.1 Закону про прибуток.

Зв'язок з господарською діяльністю підтверджує право і на податковий кредит з ПДВ.

Варіант 2. Оплата послуг
автотранспортного підприємства

Оподаткування суми оплати послуг іншого підприємства з перевезення автомобільним транспортом працівників таке ж, як і у варіанті 1.

Варіант 3. Проїзд транспортом фірми
(службовий автомобіль)

Такий вид операції передбачає відшкодування працівникові затрат на паливо, яке він може придбавати за готівковий розрахунок.

Використання службового автомобіля оформляється наказом про закріплення за певним працівником такого транспортного засобу. У наказі обов'язково вказуються марка автомобіля, його номер, дозволені цілі використання (у більшості випадків розуміється дозвіл на використання автомобіля не тільки для проїзду від будинку до роботи в чуже місто, але й для виконання службових обов'язків), марка палива і спосіб відшкодування працівникові затрат на купівлю палива.

Відшкодування затрат можливе одним зі способів:

- повернення готівки за авансовим звітом або, навпаки, авансування на купівлю бензину;

- застосування талонів на придбання палива з подальшим списанням використаного пального на підставі дорожніх листів;

- використання корпоративної картки тощо.

Об'єкт за ПДФО та внесками до фондів соцстраху при такому використанні службового автомобіля працівником не виникає, оскільки відсутній факт компенсації затрат - працівник спочатку використовує автомобіль і купує паливо від імені та за дорученням підприємства. Іншими словами, підприємство несе затрати на перевезення працівників, які не включаються до ФОП відповідно до Інструкції № 5.

Слід пам'ятати, що при використанні легкового автомобіля на валові витрати може бути віднесено тільки 50 % вартості бензину. ПДВ, сплачений при його купівлі, може бути віднесений повністю до складу податкового кредиту за умови, що поїздки здійснювалися з метою ведення господарської діяльності підприємства.

Варіант 4. Проїзд на власному автомобілі з
наступною компенсацією витрат на
бензин та амортизації

Якщо мається на увазі не договір оренди автомобіля*, а мова йде тільки про компенсацію затрат на паливо, необхідне для проїзду на роботу в чуже місто і назад, а також про компенсацію амортизації автомобіля в рамках трудових відносин, то має місце додаткове благо, що обкладається ПДФО згідно з пп. 4.2.9 "г" Закону № 889.

У той же час п. 3.22 Інструкції № 5 не включає компенсацію за використання автомобіля (амортизацію) до фонду заробітної плати, хоча вартість бензину пп. 2.3.4 тієї ж Інструкції визначає як інші заохочувальні та компенсаційні виплати індивідуального характеру, що включаються до ФОП. Таким чином, тільки компенсацію вартості палива у цьому випадку слід розглядати як базу для розрахунку пенсійного та соціальних внесків.

Валових витрат при цьому варіанті немає.

Підставою для відшкодування затрат на бензин тут служитиме авансовий звіт працівника, а ліміт затрат, що максимально відшкодовується на паливо, і сума компенсації за використання свого транспортного засобу повинні встановлюватися наказом керівника.

______________________

* У цьому випадку оподаткування розглядатиметься як при договорі цивільно-правового характеру.

Перелік документів

1. КЗпП - Кодекс законів про працю України від 10.12.71 р.

2. Закон № 889 - Закон України від 22.05.03 р. № 889-VI "Про податок з доходів фізичних осіб".

3. Закон про колдоговори - Закон України від 01.07.93 р. № 3356-XII "Про колективні договори та угоди".

4. Постанова № 1787 - постанова КМУ від 20.11.03 р. № 1787 "Про затвердження Методики визначення мінімальної суми орендного платежу за нерухоме майно фізичних осіб".

5. Інструкція № 5 - Інструкція зі статистики заробітної плати, затверджена наказом Держкомстату України від 13.01.04 р. № 5.

6. Лист № 7201 - лист ДПАУ від 20.08.04 р. № 7201/6/17-31.

Тетяна Абрамцова,
бухгалтер, м. Київ

Документи що посилаються на цей