Роуминг: валовые затраты и НДФЛ
ВОПРОС: Предприятие для производственных нужд арендует мобильный телефон, которым пользуется директор (заключен договор аренды мобильного телефона). При получении счета от оператора в общую сумму оплаты включены услуги роуминга (1500 грн), которые предприятие в валовые затраты не включает, поскольку нет подтверждающих документов пребывания директора за границей в командировке.
Правильно ли мы поступаем? Является ли стоимость роуминга доходом директора и облагается ли налогом с физдоходов в размере 13% ?
ОТВЕТ: Подход к включению в состав валовых затрат расходов на оплату роуминга, в принципе, от подхода к затратности прочих услуг мобильного оператора не отличается ничем
Поэтому напомним общие правила отнесения расходов на мобильную связь на валовые затраты предприятия. Главные: включение в валовые затраты допускается только при условии использования мобильной связи в хозяйственной деятельности; данная хозсвязь должна быть документально подтверждена.
Существуют два основных подхода к документальному подтверждению факта использования услуг мобильной связи в хоздеятелыюсти предприятия - фискальный и либеральный.
Однако их сторонники едины в том, что у предприятия должны быть:
1) приказ о приобретении (аренде) мобильного телефона для хоздеятельности с указанием конкретного назначения (к примеру, для поддержания связи с работниками, находящимися вне территории предприятия);
2) правила пользования мобильной связью.
При составлении подобных правил рекомендовано включить в них как минимум два пункта:
- о разрешении разговоров по мобильной связи только в производственных нуждах;
- о категорическом запрете использования мобильной связи и личных нуждах.
Кроме того, не помешает установить в правилах конкретную форму контроля за их соблюдением. Такой формой могут быть: ведение журнала учета звонкое, составление ежемесячного отчета работника об использовании телефона исключительно в хоздеятельности (подлежит утверждению должностным лицом предприятия), наложение визы уполномоченным должностным лицом на расчетном документе (подобная виза удостоверяет проведение проверки производственного характера расходов).
Еще один разумный шаг - возложение ответственности по контролю за соблюдением правил на конкретное должностное лицо;
3) список работников, которые обеспечиваются мобильными телефонами в связи с производственной необходимостью *;
4) расчетные документы, предоставляемые оператором мобильной связи.
Теперь - о расхождениях в подходах.
Фискально настроенные товарищи на описанном комплекте документов не останавливаются и требуют дополнительно:
при контрактном подключении - детализированные счета от оператора с указанием номеров абонентов и времени их разговоров;
при подключении посредством предоплаченных карточек - журнал учета звонков с указанием целей звонков и их продолжительности, а также ежемесячных письменных отчетов об осуществленных переговорах **.
По мнению сторонников либерального подхода, для отнесения расходов на мобильную связь в состав валовых затрат какого-либо из контрольных документов (журнал, отчет etc) вполне достаточно.
Так, из письма Госкомпредпринимательства от 21.07.2004г. № 4956/0/2-04 следует, что выбор того или иного контрольного механизма в отношении использования мобильной связи является внутренним делом предприятия. С учетом этого требование какого-либо обязательного варианта контроля (например, ведения журнала или наличия детализированной распечатки), по мнению Госкомпредпринимательства, является неправомерным.
Либеральный подход поддерживает и Высший хозяйственный суд Украины. В постановлении от 08.07.2004г. по делу № 5/1176-2/100 он пришел к выводу о том, что доказательством использования мобильных услуг в хоздеятельности являются приказ предприятия о хозяйственном использовании мобильной связи, договор с оператором и первичные документы (счета-фактуры и налоговые накладные). В случае если налоговики утверждение предприятия о том, что работники “чисто производственно” пользовались услугами мобильной связи, опровергнуть не могут, таких документов достаточно для отнесения указанных расходов в состав валовых затрат. При этом ВХС полагает, что отсутствие расшифровки телефонных разговоров с указанием номеров абонентов и времени разговоров препятствием на пути к валовым затратам не является.
Более того, Суд пошел еще дальше и заявил:
“заведомо считается, что все расходы плательщика налога являются прямо связанными с <...> подготовкой, организацией, ведением производства, продажей продукции (работ, услуг) и охраной труда”.
Так что смелый заяц может вообще обойтись без конкретных “контрольных” документов.
В общем, выбор строгой или либеральной модели налогового учета мобильной связи остается за вами.
Переходим к роумингу.
На наш взгляд, один лишь факт отсутствия документов, подтверждающих пребывание работника в командировке за границей, препятствием для отнесения указанных расходов в состав валовых затрат не является.
Неужели услуга по роумингу связана с хоздеятельностью только в том случае, если работник пребывал за границей в командировке? Конечно нет. Представим себе ситуацию: директор выехал за границу на отдых, но при этом на предприятии возникли производственные вопросы, которые потребовали их незамедлительного обсуждения с ним. Или, скажем, директор перегрелся на солнце и решил дать срочное производственное поручение своим подчиненным. Находящийся за рубежом директор вполне может провести абсолютно производственный разговор со своим партнером по бизнесу (причем инициатором звонка может быть как директор, так и партнер).*** Неужели мы не увидим связи таких расходов с хоздеятельностью предприятия?
Кстати, самого факта пользования роумитом даже во время командировки за границей может оказаться для затрат недостаточно. Допустим, директору, находящемуся в командировке за границей, звонит финансовый директор, который хочет посоветоваться, играть ли мизер без семерки в червах или сразу объявлять тотус. Какое отношение имееі этот звонок к деятельности предприятия (если полагать, что предприятие не содержит казино)?
Поскольку расходы на роуминг составляют довольно-таки внушительную сумму, будет разумным вначале выяснить, имеют ли они отношение к хоздеятельности. Если имеют, можно попросить директора написать специальный отчет о природе этих расходов:
“Спасаясь от акул в Красном море, услышал звонок мобильного телефона и ответил на вызов. В результате разговора с партнером по бизнесу были созданы условия для заключения крайне выгодного контракта на покупку корма для акул. Кроме того, полчаса объяснял секретарше, как вставлять бумагу в факс, и пять минут оптимизировал налог на прибыль с главным бухгалтером”
Если отчет будет убедительным обоснованием “хозяйственных” переговоров, вряд ли что-то помешает даже акулам налоговой службы согласиться с отнесением роуминг-расходов на валовые затраты.
Теперь - о налоге с доходов физлиц.
Если роуминг отправляется на валовые затраты, налога с физдоходов, разумеется, нет. Если роуминг пролетает мимо валовых затрат, угроза налога с физдоходов весьма реальна.
Однако зависимость “нет валовых затрат - есть налог с физдоходов” существует не всегда. Для налога с физдоходов принципиальное значение имеет факт получения физическим лицом некоего дохода. А всегда ли у физлица возникает доход, если предприятие оплачивает услуги мобильной связи и не относит их на валовые затраты ?
Разумеется, нет.
Представим себе вполне реальную ситуацию: на рабочий мобильный телефон директора, пребывающего за рубежом, позвонил гражданин. После непродолжительного разговора выяснилось, что он ошибся номером. Однако роуминг все равно придется оплатить. Получил ли в этом случае какой-либо доход директор (если не брать в расчет радость от общения с соотечественником)?
Поэтому в итоге всё опять упирается в отчет директора. Если из него будет следовать, что телефон использовался за рубежом в личных нуждах, налога с физдоходов не избежать.
____________________
* В принципе, можно включить данный список в приказ или в правила. А можно оформить его и отдельным документом.
** Забавно, что вопрос, ответом на который стала указанная консультация, касался безлимитного пакета (в котором стоимость услуг, как правило, от выговоренного времени не зависит).
*** Логично, что в правилах пользования мобильной связью может быть специально указано следующее: работник во время отпуска должен постоянно держать при себе мобильный телефон для обеспечения возможности экстренной связи с ним в случае возникновения производственной необходимости. При этом пользоваться телефоном в личных целях в отпуске запрещается столь же категорически, как и в рабочее время.
“Бухгалтер” № 33, сентябрь (I) 2005 г.
Подписной индекс 74201