Загранкомандировки:
валюта аванса и валюта отчета не совпадают

На практике у предприятия не всегда есть возможность выдать аванс в валюте той страны, в которую работник командирован. Поэтому аванс часто выдается в долларах США или в евро, а по возвращении из командировки работник представляет документы, подтверждающие расходы, понесенные им в местной валюте. В консультации мы предлагаем вам "рецепты" отражения в учете расходов и расчетов по загранкомандировке с использованием разных валют.

Выдаем аванс

Чтобы получить в банке наличные в инвалюте, надо кроме заявки подать еще и расчет (смету) командировочных расходов в иностранной валюте (пп. 1.1.1 "а" Правил № 119 и п. 1.1 Раздела II Инструкции № 59).

ВОПРОС: 1. Как рассчитать сумму аванса, если он выдается в свободно конвертируемой валюте, которая не является национальной валютой страны командирования?

2. Как заполнить отчет об использовании подотчетных средств, если валюты аванса и фактических расходов не совпадают?

3. Как в бухгалтерском учете учитывать сумму задолженности, работника (перед работником) по загранкомандировке?

4. Как определить сумму валовых расходов по загранкомандировке работника, если аванс был выдан в одной валюте, а расходы фактически понесены в разных валютах?

5. Как отразить в учете расчеты с работником по загранкомандировке, если валюта аванса и Отчета не совпадают?

6. Как отразить в отчетности: расходы по загранкомандировке; задолженность работника (перед работником) по загранкомандировке?

ОТВЕТ: 1. Определить сумму аванса можно с применением кросс-курса*, рассчитанного с использованием курса НБУ, который действовал на день получения валюты в банке. Такая возможность предусмотрена Инструкцией № 59 и Правилами № 119.

ПРИМЕР 1

Предприятие командирует работника в Россию и выдает аванс в долларах США. Согласно расчетам аванс на текущие расходы (в пределах установленных норм) составляет 2 800 рос. руб. Надо определить сумму аванса в долларах США.

1. Курс НБУ на день получения инвалюты в банке составляет 0,18061 грн. за 1 рос. руб. и 5,05 грн. за 1 дол. США.

2. Расчет аванса с применением кросс-курса: 2 800 рос. руб. : (5,05 : 0,18061) = 100,14 дол. США.

Внимание! При расчете аванса помните, что суточные в иностранной валюте, пересчитанные по курсу НБУ на день получения инвалюты в кассе банка, не должны превышать установленных норм суточных расходов в гривне (п. 1.2 Раздела II Инструкции № 59).

Если сумма аванса в инвалюте имеет дробную часть, применяется арифметическое округление до целой единицы.

Составляем отчет и приложение к нему

Работник вернулся из командировки и вышел на работу. Теперь до окончания третьего банковского дня он обязан представить в бухгалтерию отчет об израсходованных в командировке средствах (далее - Отчет). К Отчету прилагаются оригиналы документов, подтверждающие понесенные расходы, и командировочное удостоверение (в случае, когда работник был направлен в страну, с которой упрощен пограничный контроль). Дополнительно могут быть представлены заверенные ксерокопии страниц загранпаспорта с отметками о пересечении границы (если со страной установлен полный пограничный таможенный контроль) и виза (если установлен визовый режим).

2. В Отчете понесенные расходы указываются в той валюте, которая фактически была использована.

Рекомендуем бухгалтерам составлять приложение к Отчету, в котором приводить пересчет сумм валюты из документов, подтверждающих расходы, в валюту аванса (см. приложение к консультации) по правилам п. 1.17 Раздела II Инструкции № 59, а именно:

- по курсу, указанному в документах, подтверждающих обмен свободно конвертируемой валюты в национальную валюту страны командирования (при наличии таких документов);

- по кросс-курсу, рассчитанному по курсу НБУ, действующему на день утверждения Отчета (в случае отсутствия документов об обмене).

Производим окончательный расчет с работником

Когда Отчет утвержден руководителем предприятия, с работником надо окончательно рассчитаться по загранкомандировке. При этом возможны такие варианты:

Работник возвращает неизрасходованную инвалюту в кассу предприятия или зачисляет ее на соответствующий счет предприятия - возврат осуществляется в тех денежных единицах, в которых был выдан аванс.

Предприятие выплачивает работнику дополнительные средства в виде компенсации понесенных в командировке расходов - выплата осуществляется в гривне не позднее третьего банковского дня после утверждения руководителем Отчета. Пересчет суммы задолженности перед работником производится по курсу НБУ, действующему на день погашения задолженности.

3. Дебиторская задолженность работника в иностранной валюте является немонетарной статьей, отражается по курсу НБУ, действовавшему на день ее первоначального возникновения (выдачи аванса), и не подлежит пересчету (пп. "б" п. 7 П(С)БУ 21 "Влияние изменения валютных курсов").

Внимание! На дату утверждения авансового отчета дебиторская задолженность работника из немонетарной статьи переводится в монетарную (будет погашена денежными средствами). Поэтому при возврате работником неиспользованной инвалюты рассчитайте курсовую разницу (между курсами НБУ на дату возврата инвалюты и на дату выдачи аванса).

Кредиторская задолженность перед работником (возникает на дату утверждения авансового отчета) является монетарной статьей (подлежит погашению денежными средствами), поэтому по ней начисляется курсовая разница в соответствии с п. 8 П(С)БУ 21.

Если кредиторская задолженность перед работником не будет погашена на третий банковский день после утверждения отчета, то эта задолженность в иностранной валюте переводится в состав кредиторской задолженности в гривнях и в дальнейшем курсовые разницы по ней не определяются (основание - п. 1.17 Раздела II Инструкции № 59).

Расходы по загранкомандировке и валовые расходы

4. В состав валовых расходов включается сумма фактически понесенных расходов - на основании отчета об использовании подотчетных средств (с учетом требований пп. 5.4.8 Закона о прибыли).

Суточные расходы включаются в состав валовых расходов в гривнях - в пределах норм, установленных Постановлением № 663 для командировок за границу.

Сумма валовых расходов в гривнях равна балансовой стоимости иностранной валюты, определенной в соответствии с пп 7.3.1, 7.3.4, 7.3.6 Закона о прибыли.

Сумма иностранной валюты, израсходованной свыше выданного аванса, включается в состав валовых расходов по курсу НБУ, действующему на дату утверждения авансового отчета.

Отражение в учете расчетов с работником

5. Рассмотрим это на примере.

ПРИМЕР 2

Предприятие направляет своего работника в командировку по маршруту: г. Днепропетровск - г. Краснодар (Россия) - г. Тбилиси (Грузия) - г. Баку (Азербайджан) - г. Днепропетровск. Срок командировки - 10 дней. Работнику выдан аванс в сумме 900 дол. США.

По возвращении из командировки работник представил вместе с отчетом документы, подтверждающие расходы (в рублях РФ, манатах и лари). После пересчета в валюту аванса сумма отчета составила 930 дол. США (см. приложение к консультации).

Курс НБУ за 1 дол. США составил:

- на дату выдачи аванса - 5,05 грн.;

- на дату утверждения Отчета - 5,1 грн.

(дол. США/грн.)

Отражение в отчетности

6. В форме № 2 "Отчет о финансовых результатах" отражаются:

- в составе административных расходов (строка 070) - расходы по загранкомандировке;

- в составе прочих операционных расходов или прочих операционных доходов (соответственно - в строках 090 и 060) - курсовые разницы при пересчете монетарной задолженности.

В форме № 1 "Баланс" отражается:

- задолженность командированного - в составе прочей текущей дебиторской задолженности (строка 210);

- задолженность перед командированным - в составе прочих текущих обязательств (строка 610).

В декларации по налогу на прибыль расходы по загранкомандировке отражаются в составе прочих расходов (строка 04.12).

Приложение к консультации

Приложение
к Отчету об использовании подотчетных средств
(пересчет в валюту аванса)

Директор _______________Иваненко С. К.

Главный бухгалтер _____________Сидоренко Е. С.

С расчетом ознакомлен________________Петров А. А. ___________________________

* Кросс-курс - курсовое соотношение двух валют, рассчитанное на базе их курсов к третьей валюте.

Перечень документов

1. Постановление № 663 - постановление КМУ от 23.04.99 г. № 663 "О нормах возмещения затрат на командировки в пределах Украины и за границу", с изменениями.

2. Инструкция № 59 - Инструкция о служебных командировках в пределах Украины и за границу, утвержденная приказом МФУ от 13.03.98 г. № 59, в редакции приказа МФУ от 10.06.99 г. № 146, с изменениями.

3. Правила № 119 - Правила использования наличной иностранной валюты на территории Украины, утвержденные постановлением НБУ от 26.03.98 г. № 119, с изменениями.

Ольга Орлова,
бухгалтер-практик