Якщо ви вирішили скоротити штат
Ви прийняли рішення скоротити чисельність працівників, і у вас неминуче виникли запитання: а) як повинен відбуватися сам процес звільнення працівників (оформлення тощо); б) які виплати належать працівникові у зв'язку зі звільненням?
1. Процедурні питання
Хто приймає рішення про скорочення штату?
Прийняти рішення про скорочення штату підприємства має право безпосередньо власник підприємства або уповноважений ним орган (ст. 40 КЗпП).
Оформляється таке рішення наказом про скорочення штатних посад.
Кого не можна “скоротити”?
При скороченні штату (за винятком випадку повної ліквідації підприємства) не можуть бути звільнені деякі категорії працівників* (ч. 3 ст. 184, ч. 6 ст. 179 КЗпП).
Також не можна “скоротити” працівника в той час, коли він перебуває на лікарняному або у відпустці (ст. 40 КЗпП).
Як правильно “підготувати” працівника до звільнення?
По-перше, працівника треба повідомити про те, що він попав під скорочення штату і буде звільнений.
Про майбутнє звільнення працівник повинен бути повідомлений персонально не пізніше ніж за 2 місяці до планованої дати звільнення (ст. 49-2 КЗпП). До двомісячного терміну включається час перебування працівника у відпустці, період тимчасової непрацездатності (якщо працівник був попереджений про звільнення до виходу на лікарняний) та інший час, протягом якого працівник не працював як з поважної, так і з неповажної причини.
Якщо на момент прийняття рішення про звільнення працівник перебуває на лікарняному, він повинен бути повідомлений після закриття лікарняного листка. Відповідно звільнити його можна буде тільки через 2 місяці після повідомлення.
Якщо роботодавцем не дотриманий термін для повідомлення, дата звільнення працівника може бути змінена (перенесена на більш пізній термін) у судовому порядку (Постанова № 9).
Виникає запитання: повідомити працівника про майбутнє скорочення штатів треба в усній чи в письмовій формі? Норми КЗпП не передбачають письмової форми повідомлення працівника у цій ситуації, але роботодавцеві краще попросити працівника розписатися на копії наказу із зазначенням числа.
По-друге, власник повинен запропонувати працівникові іншу роботу на тому ж підприємстві. Причому власник має право в межах однорідних професій і посад перевести кваліфікованого працівника, посада якого скорочується, за його згодою на іншу посаду (ст. 42, ст. 49-2 КЗпП).
Не забудьте повідомити Фонд зайнятості!
Про майбутнє скорочення необхідно повідомити державну службу зайнятості (п. 5 ст. 20 Закону № 803) - одночасно з прийняттям рішення про скорочення штату, але не пізніше ніж за 2 місяці до звільнення працівників підприємства.
Таке повідомлення подається Фонду зайнятості за формою державної статистичної звітності № 4-ПН, де відображаються: підстави та терміни звільнення, найменування професій, спеціальностей, рівень кваліфікації, середньомісячна заробітна плата посад, які планується скоротити (п. 1.3 Інструкції № 244).
Крім того, у 10-денний термін після звільнення працівників за скороченням підприємство повинне подати до державної служби зайнятості списки фактично звільнених працівників (п. 5 ст. 20 Закону № 803).
Як підготувати наказ про звільнення?
Наказ готується на підставі розпорядження керівника. Формулювання кожного пункту наказу по особовому складу повинне суворо відповідати вимогам КЗпП; у наказі обов'язково повинне бути посилання на п. 1 ст. 40 КЗпП.
Для складання такого наказу можна скористатися типовою формою № П-8 “Наказ про припинення трудового договору”, затвердженою Наказом № 253.
Наказ готується у двох примірниках, один з яких після підписання керівником підприємства передається до відділу кадрів, а другий - до бухгалтерії підприємства.
2. Розрахунки з працівником
Виплати працівникові
У день звільнення підприємство зобов'язане здійснити з працівником остаточний розрахунок (ст. 116 КЗпП), у результаті чого повинні бути нараховані та виплачені:
- заробітна плата,
- компенсація за невикористану відпустку,
- вихідна допомога.
Згідно з нормами Закону № 889 усі перелічені виплати підлягають обкладенню ПДФО.
Розглянемо більш детально.
Заробітна плата нараховується за відпрацьований період у місяці звільнення.
Грошова компенсація нараховується за всі невикористані дні щорічної відпустки, додаткової відпустки працівникам, які мають дітей, а також інших, передбачених законодавством видів додаткових відпусток (ст. 83 КЗпП)
Для того щоб нарахувати компенсацію, слід розрахувати середньомісячну заробітну плату виходячи з виплат за останні 12 місяців роботи (п. 2 Порядку № 100).
Компенсація входить до ФОП (пп. 2.2.12 Інструкції № 5), тому треба нарахувати й утримати внески до ПФ і фондів ЗДСС.
Вихідна допомога нараховується в розмірі не менше середньомісячного заробітку звільнюваного (ст. 44 КЗпП).
Для обчислення середньомісячного заробітку враховуються виплати за останні 2 місяці роботи (п. 2 Порядку № 100).
Вихідна допомога не включається до ФОП (п. 3.8 Інструкції № 5), отже, не треба нараховувати й утримувати внески до ПФ і фондів ЗДСС (ст. 19 Закону № 1058, ст. 21 Закону № 2240, ст. 19 Закону № 1533, ст. 47 Закону № 1105).
ПРИКЛАД
У вересні 2005 року при звільненні за скороченням штату працівникові нарахували:
- заробітну плату за 16 робочих днів - 650 грн.;
- компенсацію за невикористану відпустку - 455 грн.;
- вихідну допомогу - 900 грн.
1. Нарахування:
(650 грн. + 455 грн.) х (32,3 % + 2,9 % + 1,6 % + 1 %**) = 417,69 грн.
2. Утримання:
- внески - (650 грн. + 455 грн.) х (2 % + 1 % + 0,5 %) = 38,68 грн.;
- ПДФО [(650 грн. + 455 грн. - 38,68 грн.) + 900 грн.] х 13 % = 255,62 грн.
3. До виплати працівникові:
1 710,70 грн. (650 грн. + 455 грн. + 900 грн. - 38,68 грн. - 255,62 грн.).
Документи, які необхідно видати працівникові
Роботодавець зобов'язаний у день звільнення видати працівникові (ст. 47 КЗпП):
- належним чином оформлену трудову книжку;
- копію наказу про звільнення;
- довідку про середню заробітну плату за останні 6 місяців роботи на цьому підприємстві (п. 4 ст. 23 Закону № 1533) - для пред'явлення її до державної служби зайнятості. До розрахунку включаються всі види виплат, на які нараховувалися страхові внески на ЗДСС на випадок безробіття (Порядок № 1266).
Крім того, на вимогу працівника йому повинна бути видана довідка з більш докладними відомостями про його роботу на цьому підприємстві, де зазначається спеціальність, кваліфікація, посада, час роботи і розмір заробітної плати (ст. 49 КЗпП).
Пам'ятка керівникові
1. Інформувати працівника про майбутнє звільнення слід письмовим розпорядженням - під розпис про ознайомлення. Це дозволить уникнути трудових спорів надалі.
2. Повідомлення до Фонду зайнятості слід подавати вчасно, інакше стягується штраф у розмірі річної заробітної плати за кожного звільнюваного працівника (п. 5 ст. 20 Закону № 803).
3. Затримка розрахунку зі звільнюваним працівником - підстава для стягнення з роботодавця на користь працівника його середнього заробітку за весь час затримки до дня фактичного розрахунку (ч. 4, ст. 235, ст. 117 КЗпП).
4. При затримці видачі трудової книжки з вини власника працівникові повинен виплачуватися середній заробіток за весь час вимушеного прогулу (ч. 4, ст, 235 КЗпП).
_________________________
* Вагітні жінки; жінки, які мають дітей віком до 3 років; одинокі матері за наявності дитини віком до 14 років або дитини-інваліда; жінки, які мають дітей віком до 6 років, яким надана відпустка без збереження заробітної плати, якщо дитина потребує домашнього догляду (тривалість відпустки визначається медичним висновком).
** Страховий тариф до ФСС від нещасного випадку вибраний умовно.
Перелік документів
1. КЗпП - Кодекс законів про працю України від 10.12.71 р. № 322-VIII.
2. Закон № 803 - Закон України від 01.03.91 р. № 803-XII “Про зайнятість населення”.
3. Закон № 889 - Закон України від 22.05.03 р. № 889-IV “Про податок з доходів фізичних осіб”.
4. Закон № 1105 - Закон України від 23.09.99 р. № 1105-XIV “Про загальнообов'язкове державне соціальне страхування від нещасного випадку на виробництві та професійного захворювання, що спричинили втрату працездатності”.
5. Закон № 1533 - Закон України від 02.03.2000 р. № 1533-III “Про загальнообов'язкове державне соціальне страхування на випадок безробіття”.
6. Закон № 2240 - Закон України від 18.01.01 р. № 2240-III “Про загальнообов'язкове державне соціальне страхування у зв'язку з тимчасовою втратою працездатності та витратами, зумовленими народженням і похованням”.
7. Постанова № 9 - постанова Пленуму ВСУ від 06.11.92 р. № 9 “Про практику розгляду судами трудових спорів”.
8. Наказ № 253 - наказ Мінстату України від 09.10.95 р. № 253 “Про затвердження типових форм первинного обліку”.
9. Інструкція № 5 - Інструкція зі статистики заробітної плати, затверджена наказом Державного комітету статистики України від 13.01.04 р. № 5.
10. Інструкція № 244 - Інструкція про заповнення державної статистичної звітності за формами № 3-ПН “Звіт про наявність вільних робочих місць (вакантних посад) і потребу у працівниках” та № 4-ПН “Звіт про вивільнення працівників”, затверджена наказом Держкомстату України від 06.07.98 р. № 244.
11. Порядок № 100 - Порядок обчислення середньої зарплати, затверджений постановою КМУ від 08.02.95 р. № 100.
12. Порядок № 1266 - Порядок обчислення середньої заробітної плати (доходу) для розрахунку виплат за загальнообов'язковим державним соціальним страхуванням, затверджений постановою КМУ від 26.09.01 р. № 1266.
Людмила Артем'єва,
бухгалтер-експерт фірми “Баланс-Клуб”