КИЇВСЬКА ОБЛАСНА ДЕРЖАВНА АДМІНІСТРАЦІЯ
РОЗПОРЯДЖЕННЯ
N 516 від 01.09.2005
Про затвердження Положення про загальний відділ
апарату Київської обласної державної адміністрації
Відповідно до Закону України "Про місцеві державні адміністрації" (586-14 ) (із наступними змінами), Регламенту Київської обласної державної адміністрації, затвердженого розпорядженням голови облдержадміністрації від 18.04.2002 N 223, Тимчасового положення про апарат Київської обласної державної адміністрації, затвердженого розпорядженням голови облдержадміністрації від 29.12.2000 N 752 (із наступними змінами), розпорядження голови облдержадміністрації від 10.06.2005 N 316 "Про упорядкування структури апарату Київської обласної державної адміністрації" (із наступними змінами):
1. Затвердити Положення про загальний відділ апарату Київської обласної державної адміністрації (додається).
2. Визнати таким, що втратив чинність, пункт 1 розпорядження голови облдержадміністрації від 07.07.2005 N 388 "Про затвердження Положення про загальний відділ апарату Київської обласної державної адміністрації".
Голова адміністрації Є.Д.Жовтяк
Затверджено
розпорядженням Київської
обласної державної
адміністрації
від 01.09.2005 N 516
Положення
про загальний відділ апарату Київської
обласної державної адміністрації
I. Загальні засади
1.1. Загальний відділ апарату Київської обласної державної адміністрації (далі - відділ) є структурним підрозділом цього апарату.
1.2. Відділ утворюється головою облдержадміністрації.
1.3. Відділ у своїй діяльності керується Конституцією України (254к/96-ВР ), законами України, актами Президента України, Кабінету Міністрів України, іншими нормативно-правовими актами України, розпорядженнями голови облдержадміністрації, наказами керівника апарату адміністрації, цим Положенням.
1.4. Структура, чисельність працівників і штатний розпис відділу встановлюється головою облдержадміністрації за поданням керівника апарату адміністрації.
1.5. Відділ підпорядковується керівникові апарату облдержадміністрації.
1.6. Положення про відділ затверджується головою облдержадміністрації за поданням керівника апарату адміністрації.
II. Основні завдання відділу
Основними завданнями відділу є:
2.1. Документування діяльності облдержадміністрації.
2.2. Організація діловодства, забезпечення єдиного порядку роботи з документами в апараті облдержадміністрації відповідно до чинних правил.
2.3. Забезпечення технічного контролю за строками проходження і виконання службових документів в апараті облдержадміністрації.
2.4. Підготовка проектів розпоряджень і доручень голови облдержадміністрації з питань, що належать до компетенції відділу, а також редагування текстів усіх розпоряджень голови облдержадміністрації, наказів керівника апарату облдержадміністрації і перевірка відповідності їх проектів вимогам Інструкції з питань діловодства в апараті, головних управліннях, управліннях, інших структурних підрозділах адміністрації і Регламенту обласної державної адміністрації.
2.5. Ведення архівної справи в апараті облдержадміністрації.
2.6. Надання методичної допомоги в організації роботи з питань, що належать до компетенції відділу, структурним підрозділам облдержадміністрації, райдержадміністраціям, міськвиконкомам (міст обласного значення).
2.7. Здійснення контролю за дотриманням чинних правил роботи з документами у структурних підрозділах облдержадміністрації.
III. Відділ відповідно до покладених на нього завдань
3.1. Організовує і здійснює в установленому порядку ведення діловодства в апараті адміністрації. Розробляє і вносить проект Інструкції з питань діловодства в апараті, головних управліннях, управліннях, інших структурних підрозділах адміністрації, керуючись при цьому Примірною інструкцією з діловодства у міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади ( 1153-97 ), затвердженою Кабінетом Міністрів України.
3.2. Забезпечує відповідно до чинних правил організацію в апараті облдержадміністрації роботи з документами, які містять конфіденційну інформацію, що є власністю держави.
3.3. Здійснює прийом, попередній розгляд, реєстрацію, облік, передачу за призначенням, зберігання, пошук документів, що надходять до облдержадміністрації, видачу інформації стосовно строків їх проходження в облдержадміністрації.
3.4. Здійснює підготовку до випуску і випуск розпоряджень голови адміністрації, інших документів облдержадміністрації, їх реєстрацію. У необхідних випадках за дорученням керівника апарату адміністрації видає копії, витяги з утворюваних облдержадміністрацією документів.
3.5. Забезпечує спільно з іншими структурними підрозділами апарату адміністрації організаційно-технічну підготовку засідань колегії облдержадміністрації, інших консультативних, дорадчих та допоміжних органів, а також заходів, які проводяться головою облдержадміністрації.
3.6. Здійснює друкування, копіювання, тиражування та розсилання документів облдержадміністрації.
3.7. Доводить у визначені строки до структурних підрозділів обласної державної адміністрації, районних державних адміністрацій, міськвиконкомів (міст обласного значення), підприємств, установ та організацій розпорядження голови адміністрації, інші документи обласної державної адміністрації згідно із списком розсилання.
3.8.Забезпечує технічний контроль за строками виконання документів. Спільно з відповідним структурним підрозділом апарату облдержадміністрації систематично інформує керівництво про хід їх виконання.
3.9. Складає зведену номенклатуру справ апарату облдержадміністрації. Забезпечує виконання єдиного порядку відбору, обліку, збереження, опрацювання та використання документів, які утворюються в діяльності апарату обласної державної адміністрації, та передачі їх на державне зберігання.
3.10. Організовує роботу архіву апарату облдержадміністрації. Забезпечує проведення експертизи наукової і практичної цінності документів при їх відборі на державне зберігання, готує справи до здачі в державний архів.
3.11. Вдосконалює форми і методи роботи з документами. Здійснює роботу щодо автоматизації діловодного процесу.
3.12. Здійснює контроль за правильністю користування документами в апараті облдержадміністрації, готує довідки, інформації з питань діловодства.
3.13. Бере участь у розробці та виданні довідників, інших посібників, необхідних для роботи адміністрації.
3.14. Бере участь у роботі щодо забезпечення інформаційної відкритості обласної державної адміністрації з питань, які віднесені до компетенції відділу. Подає відповідну інформацію для наповнення Веб-сторінки облдержадміністрації.
3.15. Здійснює методичне керівництво щодо організації роботи з документами у структурних підрозділах обласної державної адміністрації, надає практичну і методичну допомогу службам діловодства районних державних адміністрацій, міськвиконкомів (міст обласного значення).
3.16. Контролює дотримання чинних правил роботи з документами у структурних підрозділах облдержадміністрації.
3.17. Сприяє підвищенню кваліфікації працівників діловодних служб структурних підрозділів облдержадміністрації, райдержадміністрацій, міськвиконкомів (міст обласного значення).
3.18. Вивчає, узагальнює та поширює кращий досвід роботи з документами структурних підрозділів облдержадміністрації, райдержадміністрацій, міськвиконкомів (міст обласного значення), готує методичні рекомендації щодо удосконалення цієї роботи.
3.19. Виконує інші функції, що випливають з покладених на відділ завдань.
IV. Права відділу
Відділ має право:
4.1. Вносити на розгляд керівника апарату обласної державної адміністрації проекти розпоряджень, наказів, доручень, доповідні записки, пропозиції з питань, що належать до компетенції відділу.
4.2. Вивчати стан діловодства у структурних підрозділах обласної державної адміністрації, в райдержадміністраціях, міськвиконкомах (міст обласного значення) і вимагати виконання встановлених правил роботи з документами.
4.3. Повертати виконавцям документи та вимагати їх доопрацювання у випадках порушення встановленого порядку роботи з документами.
4.4. Одержувати необхідну інформацію, а в разі потреби - відповідні документи від інших структурних підрозділів облдержадміністрацій, райдержадміністрацій, територіальних органів центральних органів виконавчої влади та в органах місцевого самоврядування.
4.5. Брати участь у засіданнях колегій, нарадах, що проводяться в інших структурних підрозділах облдержадміністрації, райдержадміністраціях, територіальних органах центральних органів виконавчої влади та в органах місцевого самоврядування.
4.6. Вносити в установленому порядку відповідні пропозиції і перевіряти повноту усунення порушень та недоліків, виявлених попередніми перевірками з питань, що належать до його компетенції.
4.7. За погодженням із керівником апарату адміністрації залучати в установленому порядку спеціалістів інших структурних підрозділів облдержадміністрації, райдержадміністрацій, територіальних органів центральних органів виконавчої влади, органів місцевого самоврядування, науковців та інших фахівців, працівників підприємств, установ та організацій (за їх згодою) для вирішення питань, пов'язаних з виконанням покладених на відділ завдань.
4.8. Вносити пропозиції щодо заохочення або притягнення до відповідальності керівників структурних підрозділів та інших посадових осіб облдержадміністрації.
4.9. Використовувати систему зв'язку і комунікацій, що існують в обласній державній адміністрації.
V. Організація роботи відділу
5.1. Загальний відділ апарату обласної державної адміністрації очолює начальник. У разі його відсутності його обов'язки виконує заступник начальника відділу.
5.2. Начальник відділу, заступник начальника відділу призначаються на посади та звільняються з посад розпорядженням голови адміністрації за поданням керівника апарату адміністрації.
Працівники відділу призначаються на посади та звільняються з посад наказом керівника апарату обласної державної адміністрації за поданням начальника відділу.
5.3. Організація роботи відділу здійснюється відповідно до вимог Регламенту Київської обласної державної адміністрації, Інструкції з питань діловодства, інших нормативно-правових та розпорядчих документів.
5.4. Робота відділу планується поквартально на основі плану роботи обласної державної адміністрації, доручень керівництва адміністрації, функцій відділу.
Плани роботи затверджуються керівником апарату адміністрації.
5.5. Службові обов'язки працівників відділу визначаються посадовими інструкціями, які затверджуються керівником апарату адміністрації за поданням начальника відділу.
5.6. Вивчення питань, що належать до компетенції відділу, проводиться згідно з планами, погодженими із керівником апарату адміністрації.
5.7. Відділ у процесі виконання покладених на нього завдань взаємодіє із іншими відділами апарату адміністрації, структурними підрозділами облдержадміністрації, райдержадміністраціями, територіальними органами центральних органів виконавчої влади, органами місцевого самоврядування, використовує у свій роботі підготовлені ними оперативні, довідкові та статистичні відомості, підтверджені відповідним чином.
5.8. Інформації, відомості, які не передбачені офіційною статистичною звітністю, запитуються відділом у структурних підрозділів адміністрації, районних державних адміністрацій, міськвиконкомів (міст обласного значення) лише з дозволу керівника апарату облдержадміністрації.
5.9. Підготовлені відділом документи доповідаються керівникові апарату адміністрації і використовуються згідно з його розпорядженням.
5.10. Діловодство відділу ведеться згідно з номенклатурою справ апарату облдержадміністрації, що затверджується керівником апарату адміністрації в установленому порядку.
VI. Начальник загального відділу
Начальник відділу:
6.1. Здійснює свою діяльність у межах наданих повноважень відповідно до Положення про відділ.
6.2. Організовує роботу відділу і несе персональну відповідальність за виконання покладених на відділ завдань.
6.3. Забезпечує виконання плану роботи обласної державної адміністрації з питань, що стосуються відділу, доручень керівництва, плану роботи відділу.
6.4. Забезпечує в межах своєї компетенції збереження у відділі державної таємниці, іншої інформації з обмеженим доступом відповідно до законодавства.
6.5. Організовує разом з кадровою службою облдержадміністрації роботу з добору та розстановки кадрів, підвищення їх кваліфікації, координує роботу з формування кадрового резерву відділу, бере участь у проведенні атестації, щорічній оцінці працівників відділу.
6.6. В установленому порядку вносить подання про преміювання, присвоєння рангів державного службовця, заохочення працівників відділу та накладення дисциплінарних стягнень.
6.7. Контролює дотримання працівниками відділу правил внутрішнього розпорядку і трудової дисципліни.
6.8. Вносить на розгляд керівника апарату адміністрації пропозиції щодо оптимальної структури та штатного розпису відділу, створення, реорганізації, ліквідації його підрозділів.
6.9. Розробляє і вносить на затвердження керівникові апарату адміністрації посадові інструкції працівників відділу.
6.10. Координує взаємодію відділу з іншими структурними підрозділами апарату, головними управліннями, управліннями, іншими структурними підрозділами обласної державної адміністрації.
6.11. Бере участь у засіданнях колегії обласної державної адміністрації, інших консультативно-дорадчих органів, нарадах, семінарах, доводить позицію відділу з питань, що розглядаються.
6.12. Підписує та візує документи облдержадміністрації в межах своєї компетенції.
6.13. Представляє відділ у державних установах та громадських організаціях з питань, що пов'язані із діяльністю відділу.
6.14. Повинен знати Конституцію України (254к/96-ВР ), акти законодавства, нормативні документи, що стосуються державної служби та діяльності місцевих державних адміністрацій, органів місцевого самоврядування, акти Президента України, Кабінету Міністрів України, органів виконавчої влади вищого рівня, що регулюють роботу з документами; практику застосування чинного законодавства в діловодстві; основи архівної справи, інструкцію з діловодства, правила ділового етикету, правила та норми охорони праці і протипожежного захисту, основні принципи роботи на комп'ютері та відповідні програмні засоби.
6.15.Має право вносити на розгляд керівника апарату облдержадміністрації пропозиції щодо поліпшення роботи відділу, вдосконалення організації діловодства в обласній державній адміністрації; реалізовувати інші права, передбачені у розділі IV цього Положення.
6.16. Повинен мати:
повну вищу освіту за освітньо-кваліфікаційним рівнем магістра, спеціаліста;
стаж роботи за фахом у державній службі на керівних посадах не менш 3 років або стаж роботи за фахом в інших сферах не менш 5 років.
Керівник апарату адміністрації А.П.Косенко