КОНСУЛЬТУЄ МІНІСТЕРСТВО ФІНАНСІВ
Інвентаризація -
інструмент достовірності фінансової звітності
Річна інвентаризація є неминучою прикметою останнього кварталу року. Незважаючи на її щорічний характер, у суб'єктів господарювання виникає чимало запитань.
ПИТАННЯ: 1. Кожній річній інвентаризації передує відповідний наказ, при складанні якого досить часто виникають різного роду запитання. Перш за все, чи можливо такий наказ затвердити 29.09.05 р., а дату інвентаризації вказати 01.10.05 р. і чи вважатиметься така інвентаризація річною?
2. Якщо інвентаризації підлягає значна кількість об'єктів, чи можливе її поетапне проведення: основних засобів - станом на 01.10.05 р., запасів - на 01.11.05 р., розрахунків - на 01.12.05 р., а грошових коштів - на 01.01.06 р.?
3. Чи існують обмеження строків проведення інвентаризації?
4. Чи обов'язково охоплювати інвентаризацією 100 % кожної статті балансу, кожного бухгалтерського рахунку, чи достатньо провести інвентаризацію частки кожної статті або частки всього майна? Наприклад, окремі статті будуть повністю інвентаризовані, а інші, значення яких відносно валюти балансу несуттєве, взагалі не будуть інвентаризовані?
5. Яким може бути склад інвентаризаційної комісії суб'єкта малого підприємництва, якщо його штат складається з директора, бухгалтера та матеріально відповідальної особи?
6. При інвентаризації розрахунків з покупцями та постачальниками досить часто виникають ситуації, коли акти звіряння надсилаються контрагентам поштою з повідомленням про вручення, але відповіді від них не надходять. Чи можна у такому разі вважати заборгованість підтвердженою?
7. Як саме має виглядати документ для звіряння та підтвердження сальдо розрахунків з підзвітними особами (сальдо субрахунка 372) та працівниками з виплати заробітної плати (сальдо субрахунка 661)?
8. Поясніть, будь ласка, чи потрібно проводити інвентаризацію залишків за рахунками капіталу - 40, 42, 43, 44, 45, 46 та забезпечень - 47,48?
ВІДПОВІДЬ: 1. Можливо, якщо це підприємство має одну чи дві матеріально відповідальні особи, а номенклатура активів (основних фондів, інвентарю, запасів), що підлягають інвентаризації, обмежується десятком - двома найменувань. Взагалі інвентаризація перед складанням річної фінансової звітності за ст. 10 Закону України “Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні” є обов'язковою і тому передбачуваною (плановою). Отже, її організаційне оформлення (наказ, строки, відповідальні) можна і потрібно виконувати завчасно. Плановий характер інвентаризації дозволяє забезпечити до її початку комплекс підготовчих робіт з групування, розкладання матеріальних активів у порядку, зручному для їх підрахунку, вимірювання, зважування. Підготовча робота полягає також у завершенні оформлення відповідальними особами первинних документів, переданні їх до бухгалтерської служби та їх опрацюванні цією службою.
Інвентаризація, яка буде проведена станом на 1 жовтня звітного року, відповідатиме статусу річної інвентаризації, оскільки в Інструкції з інвентаризації, затвердженій наказом Мінфіну України (п. 3 “б”), зазначено, що проведення інвентаризації є обов'язковим перед складанням річної бухгалтерської звітності, крім майна, цінностей, коштів, зобов'язань, інвентаризація яких проводилася не раніше 1 жовтня звітного року. Тобто дата від 1 жовтня визнана такою, що забезпечує довіру до показників балансу, проінвентаризованих у період жовтень - грудень.
2. Інвентаризація окремих видів майна, активів, коштів і зобов'язань може проводитися у різні дати починаючи з 1 жовтня.
3. Обмежень строків проведення інвентаризації у загальному порядку не встановлено. Проте, слід керуватися виробничо-комерційними інтересами щодо оптимальності строків проведення інвентаризації, відволікання робітників, менеджерів і службовців від виконання безпосередніх повсякденних службових функцій, скорочення витрат на її проведення, адже на час інвентаризації залучаються кваліфіковані фахівці для роботи у складі комісій та певна кількість робітників для пересування матеріальних цінностей, їх зважування, вимірювання, перерахунку.
Якщо для всеохоплюючої та одночасної інвентаризації майна, коштів, зобов'язань і позабалансових активів державних підприємств, що готуються до приватизації або передання в оренду, постановою Кабінету Міністрів України від 02.03.93 р. № 158 відводиться 15 днів, то для інвентаризації основних засобів, сировини, товарів, інвентарю, інструментів, дебіторської заборгованості, резервів, забезпечень тощо окремо в різні дати очевидними є більш короткі строки. Слід також ураховувати певні незручності стосовно оформлення відпуску та приймання матеріальних цінностей під час інвентаризації, що потребує обов'язкової участі у цьому учасників інвентаризації, які мають скласти на такі цінності окремий інвентаризаційний опис.
4. Інвентаризація на річну дату (в період із жовтня по грудень) є повною, тому інвентаризації повинно бути піддано все майно, всі одиниці товарно-матеріальних цінностей, необоротних активів, незавершеного виробництва і будівництва, кожен дебітор, вид резерву, забезпечення тощо незалежно від суми (частки) щодо валюти (підсумку) балансу. При цьому слід піддати інвентаризації також майно і розрахунки, облік яких має вестися на позабалансових рахунках, - майно, отримане в оренду, давальницька сировина, товари на комісії, товарно-матеріальні цінності на відповідальному зберіганні, у заставі, устаткування, що прийняте для монтажу, тощо.
5. У такому випадку інвентаризаційна комісія буде складатися з керівника і бухгалтера підприємства. Матеріально відповідальна особа до складу такої комісії не включається. Безпосередньо інвентаризаційну роботу на підприємствах проводить постійно діюча інвентаризаційна комісія. Призначення такої комісії не потребує щорічного видання наказу про склад, який може бути визначено довгостроковим наказом із зазначенням лише посад, зайняття яких на підприємстві зобов'язує виконувати відповідні функції у складі постійно діючої інвентаризаційної комісії.
Але на підприємствах із значною кількістю місць зберігання і переробки (використання) матеріальних цінностей, значною номенклатурою та обсягами залишків товарно-матеріальних запасів постійно діюча інвентаризаційна комісія діє як організуюча інституція, яка інструктує, вибірково перевіряє результати проведеної інвентаризації, розглядає і готує остаточні пропозиції щодо регулювання інвентаризаційних різниць. Безпосередньо для проведення інвентаризацій у матеріально відповідальних осіб призначаються робочі інвентаризаційні комісії із числа працівників підприємства. Виключається призначення головою робочої інвентаризаційної комісії у одного і того ж матеріально відповідального працівника одного і того ж посадовця. За відсутності кого-небудь із членів інвентаризаційної комісії або матеріально відповідальної особи інвентаризація не проводиться.
6. Згідно з Інструкцією з інвентаризації, а також відповідно до спільного наказу Мінекономіки, Мінфіну і Держкомстату від 10.11.98 р. № 148/234/ 383 дебітор має протягом десяти днів з дня одержання від кредиторів актів звіряння розрахунків підтвердити заборгованість або надіслати свої зауваження. Якщо до кінця звітного року заборгованість залишилася непідтвердженою або залишилися неврегульованими розбіжності, то кожна із сторін відображає у звітності таку непідтверджену заборгованість у сумі, що підтверджується перевіреними записами в регістрах бухгалтерського обліку. Кредитор зобов'язаний передати матеріали про такі розбіжності на розгляд господарського суду.
7. Результати інвентаризації розрахунків з підзвітними особами і працівниками з оплати праці та інших виплат повинні відображати кількість підзвітних осіб і кількість працівників, що мають дебетове або кредитове сальдо, із зазначенням таких сум, містити відомості, що перевіркою аналітичного обліку встановлена ідентичність даним синтетичного обліку, а також відомості про реальність (обґрунтованість) прізвищ і сум заборгованості - із зарплати, відряджень тощо.
8. Сальдо рахунків обліку капіталу полягає у перевірці записів у регістрах бухгалтерського обліку на предмет їх обґрунтування і підтвердження відповідними рішеннями щодо створення статутного, резервного капіталу, їх збільшення, вилучення, зменшення, використання. Додатковий капітал також інвентаризується на предмет достовірності його величини. Забезпечення (на оплату відпусток, на гарантійні ремонти тощо) та резерв сумнівних боргів інвентаризуються на предмет обґрунтованості нарахування і використання відповідної суми та правильності застосування для цього норм ПБО 10 “Дебіторська заборгованість” та ПБО 11 “Зобов'язання”. Залишки на рахунку 48 мають установити види цільових коштів, обґрунтованість записів з їх утворення і зменшення з урахуванням норм ПБО 15 “Дохід”. Як бачимо, забезпечення, резерв сумнівних боргів і цільове фінансування впливають на коректність показників щодо доходів і витрат, з як наслідок - на фінансові результати підприємства. Питання коректності показників власного капіталу підприємства (рахунки 40, 42, 43, 44, 45, 46) у комплексі з вартістю активів і зобов'язань впливає на величину чистих активів, недостатність яких за Господарським кодексом України вимагає певних дій щодо статутного фонду (капіталу).
Пархоменко Валерія Миколайовича,
начальника Управління методології
бухгалтерського обліку,
академіка Академії наук,
заслуженого економіста України.