Інвентаризаційні різниці за розрахунками з контрагентами
Документальне оформлення
Як відомо, після проведення інвентаризації розрахунків з контрагентами в бухгалтерському обліку повинні бути відображені виключно підтверджені суми заборгованостей (п. 11.11 Інструкції № 69). Така інвентаризація починається з “вибірки” кредитових та дебетових сальдо за рахунками бухгалтерського обліку розрахунків з контрагентами (36, 37, 63, 68) у розрізі кожного контрагента.
Подальші дії з документального оформлення такої інвентаризації наведені в додатку 1.
Податковий і бухгалтерський облік
На підставі затверджених керівником результатів інвентаризації та оформленої бухгалтерської довідки (див. додаток 2) здійснюються записи в бухгалтерському та податковому обліку зі списання (коригування) інвентаризаційних різниць із заборгованостей з контрагентами.
Покажемо це на прикладі (умовимося, що розрахунки з покупцями і постачальниками відображаються на субрахунках 361 та 631, а субрахунки 371, 681 не використовуються).
(грн.)
| № п/п |
Зміст операції |
Бухгалтерський облік |
Податковий облік | ||||||
| Дт |
Кт |
Сума |
ПЗ |
ПК |
ВД |
ВВ | |||
| 1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
8 |
9 | |
| Списання заборгованостей з терміном позовної давності, що минув | |||||||||
| 1. |
Списана сума кредиторської заборгованості за отримані товари від ТОВ “Промінь”, за якою минув термін позовної давності (вартість товарів -600 грн., у т. ч, ПДВ - 100 грн.) |
631 |
717 |
600 |
- |
_* |
+600** |
- | |
| 2. |
Списана сума кредиторської заборгованості за отриманою від ПП “Сніжок” передоплатою за товари, за якою минув термін позовної давності (сума передоплати - 300 грн., у т. ч. ПДВ - 50 грн.) |
361 |
717 |
300 |
- |
- |
-250*** +300** |
- | |
| 3. |
Зменшені ПЗ з ПДВ методом “сторно” |
643 |
- |
- |
-50 **** |
- |
- |
- | |
| * ПК, нарахрваний у складі вартості товарів з 31.03.05 р. (дати внесення змін до п. 4.5 Закону про ПДВ), коригувати не треба. ** ВД збільшується на суму непогашеної заборгованості (з ПДВ), оскільки вона є безповоротною фінансовою допомогою (пп. 1.22.1, 4.1.6 Закону про прибуток) і відображається в ряд. 01.6 декларації з податку на прибуток. *** ВД необхідно зменшити на суму передоплати (без ПДВ), оскільки поставка товару не відбулася. У декларації з податку на прибуток за звітний період треба зменшити на цю суму показник того рядка, у якому при отриманні передоплати був відображений ВД (найвірогідніше, це був ряд. 01.1). **** ПЗ з ПДВ необхідно зменшити, оскільки відсутній об'єкт і база оподаткування (поставка товарів у рахунок отриманої передоплати не відбулася). Для цього необхідно оформити розрахунок коригування до податкової накладної, виписаної при отриманні передоплати, і суму коригування відобразити в ряд. 8.4 декларації з ПДВ та додатку 1 до декларації. | |||||||||
| 4. |
Списана сума дебіторської заборгованості за відвантажені товари ПП “Фенікс”, за якою минув термін позовної давності (вартість товарів - 240 грн., у т. ч. ПДВ - 40 грн.): - або за рахунок резерву сумнівних боргів, |
38 |
361 |
240 |
_* |
_** |
_** |
_** | |
| - або на інші витрати (якщо резерв сумнівних боргів не створювався або його недостатньо) |
944 |
361 | |||||||
| * ПЗ з ПДВ за безнадійною заборгованістю з 31.03.05 р. не коригуються. ** Відображення в податковому обліку вартості не оплачених покупцем товарів протягом терміну позовної давності залежатиме від того, чи вживав постачальник заходів щодо стягнення заборгованості з покупця (направляв претензії, звертався з позовом до суду тощо): - якщо заходи не вживалися, то такі товари є безплатно переданими і постачальнику спід зменшити ВВ і ПК, відображені при їх придбанні. Крім того, слід відкоригувати ВД залежно від статусу покупця (якщо покупець - “звичайний” платник податку на прибуток на загальних підставах, то можна зменшити відображений при відвантаженні товарів ВД; якщо покупець “незвичайний”, то ВД не зменшується). Пояснимо, що при безплатній передачі товарів “звичайному” покупцеві сума ВД дорівнює нулю, а при безплатній передачі “незвичайному” покупцеві ВД дорівнює звичайній ціні; - якщо заходи вживалися, але вони не привели до погашення заборгованості (не вистачило майна покупця, який визнаний банкрутом або ліквідований), то постачальник має право збільшити ВВ на суму (частину суми) безнадійної заборгованості, раніше не відображену у складі 8В (пп. 5.2.8 Закону про прибуток). ВВ відображаються в ряд. 04.12 декларації з податку на прибуток. | |||||||||
| 5. |
Списана сума дебіторської заборгованості за передоплатою за товари, перерахованою ТОВ “Рута”, за якою минув термін позовної давності (сума передоплати - 720 грн., у т. ч. ПДВ - 120 грн.): - або за рахунок резерву сумнівних боргів. |
38 |
631 |
720 |
- |
- |
- |
-600* | |
| - або на інші витрати (якщо резерв сумнівних боргів не створювався чи його недостатньо) |
944 |
631 |
|||||||
| 6. |
Зменшений ПК з ПДВ методом “сторно” |
641 |
644 |
- |
- |
-120 * |
- |
- | |
| * Якщо при перерахуванні передоплати були відображені ВВ і ПК, то їх необхідно “анулювати”, оскільки товари отримані не були і сума передоплати перетворилася на безповоротну фінансову допомогу (пп. 1.22.1 Закону про прибуток), тобто - зменшити показник рядка декларації з податку на прибуток, у якому були відображені ВВ (скоріше за все це був ряд. 04.1); - зажадати від постачальника коригування до ПН, виписаної при перерахуванні передоплати, і відобразити її у ряд. 16.3 декларації з ПДВ і додатку 1 до декларації. | |||||||||
| Виправлення помилок, пов'язаних з неправильним відображенням операцій в обліку (суть помилки - ТОВ “Небо” повернуло передоплату за товари, а в обліку ця операція була помилково відображена як плата за послуги, отримана від ПП “Полян”) | |||||||||
| 7. |
Відкоригована методом “сторно” помилково проведена операція (оплата за послуги, отримана від ПП “Полян”, - 360 грн. без ПДВ) |
311 |
361 |
360 |
- |
- |
-360* |
- | |
| 8. |
Отримане повернення передоплати за товари від ТОВ “Небо”, сума - 360 грн., у т. ч. ПДВ - 60 грн. (правильний запис) |
311 |
631 |
360 |
- |
- |
- |
-300** | |
| 9. |
Зменшений ПК з ПДВ на суму передоплати, що повернулася від ТОВ “Небо”, методом “сторно” |
641 |
644 |
ео; |
- |
- 60 *** |
_ |
- | |
| * Необхідно зменшити відображений раніше ВД шляхом відображення в поточній декларації з податку на прибуток (ряд. 02.2) або подання уточнюючого розрахунку за той період, у якому був відображений ВД. ** ВВ необхідно зменшити на суму поверненої передоплати (відобразити цю суму в ряд. 05.2 поточної декларації з податку на прибуток або подати уточнюючий розрахунок). *** На суму поверненої передоплати необхідно зажадати у ТОВ “Небо” коригування до ПН, дані якої переносяться у ряд. 16.2 декларації з ПДВ і додаток 1 до неї. | |||||||||
Рекомендації керівнику і головному бухгалтеру
Найкраще починати інвентаризацію розрахунків з контрагентами в жовтні-листопаді. Адже до закінчення року вам необхідно отримати від зовнішніх контрагентів підтвердження наявності заборгованостей між вами, а це, як ви самі розумієте, справа не одного дня.
Така інвентаризація дозволить вам отримати дані, аналіз яких, у свою чергу, допоможе визначити правильний розмір резерву сумнівних боргів.
Додаток 1
Графік документообігу при інвентаризації розрахунків з контрагентами
| № п/п |
Вид (форма) документа |
Місце ство- рення |
Поса- дові особи, які підпи- сують доку- мент |
Підс- тава для ство- рення доку- мента |
Кому пере- дається документ |
Місце зберігання документа |
Примітка |
| 1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
8 |
| 1. |
Акт звіряння розра- хунків з кожним контр- агентом* |
Бухгал- терія підпри- ємства |
Голов- ний бух- галтер підпри- ємства і контр- агента |
Дані аналітичного обліку розрахунків з кожним контрагентом за кожним договором (за рахунка- ми 36, 37, 63, 68) |
Інвен- тари- заційній комісії |
Бухгал- терія підпри- ємства |
Оформляється у 2 примірниках (один залишається у підприємства, другий передається контрагенту для підтвердження заборгованості). Контрагент зобов'язаний підтвердити заборгованість або заявити свої заперечення щодо неї протягом 10 днів з моменту отримання такого акта (п. 11.11 “а” Інструкції № 69) |
| 2. |
Довідка до акта інвен- таризації розра- хунків з покуп- цями, поста- чальни- ками та іншими дебіторами і кре- диторами (додаток до форми № інв-17)* |
Те ж |
Бух- галтер підп- риємс- тва |
Те ж |
Те ж |
Те ж |
Оформляється, якщо в ході інвентаризації виявлені забор- гованості, за якими минув термін позовної давності. Обов'язково зазначається найменування, адреса конт- рагента, з якого часу, за що та за яким документом числиться заборгованість; особа, винна в пропущенні термінів позовної давності |
| 3. |
Акт інвен- таризації розра- хунків з покупцями, постачальниками та іншими дебіторами і креди- торами (форма № інв-17)* |
Інвен- тари- зацій- на ко- місія |
Голова і чле- ни ін- вен- тари- заційної комісії |
Акти звіряння, довідка до акта інвен- таризації |
Керів- никові |
-”- |
Підбиваються підсумки за підтвердженими та непідтвердженими заборгованостями контрагентів. Якщо заборгованість не підтверджена контрагентом або залишилася не врегульованою (кожна сторона наполягає на своїх даних) до закінчення звітного періоду (року), то в балансі за рік такі заборгованості відображаються за даними бухгалтер- ського обліку і вважаються правильними (п. 11.11 Інструкції № 69) |
| 4. |
Протокол засідання інвен- тариза- ційної комісії |
Те ж |
Те ж |
Акт інвентаризації |
Те ж |
-”- |
Фіксуються підсумки інвен- таризації та рекомендації інвен- таризаційної комісії: щодо врегулювання непідтверджених заборгованостей (шляхом направ- лення претензій контрагентам, перевірки достовірності відображення даних у бухгалтерському обліку підприємс- тва); зі списання заборгованості з терміном позовної давності, що минув |
| 5. |
Наказ (розпо- рядження) керівника про затверд- ження резуль- татів інвента0 ризації |
Секре- таріат |
Керів- ник підпри- ємства |
Прото- кол засіда- ння інвен- тариза-ційної комісії |
Бухгал- терія |
-”- |
Для бухгалтера є керівництвом до дії при оформленні необхідних первин- них документів і відображенні в обліку інвентари- заційних різниць |
| 6. |
Бухгал- терська довідка (див. додаток 2 до цієї консуль- тації) |
Бухгал- терія підпри- ємства |
Голов- ний бухгал- тер підпри- ємства |
Наказ (роз- поряд- ження) керів- ника про затверд- ження резуль- татів інвен- таризації |
Те ж |
- ”- |
Підстава (первинний документ) для відображення в бухгалтерському та податковому обліку списання або коригування інвентаризаційних різниць із заборгованості з контрагентами |
| * Форма затверджена Постановою № 241. | |||||||
Додаток 2
ТОВ “Сапфір”
Бухгалтерська довідка
до регістра субрахунка 361 “Розрахунки з покупцями і замовниками”
за жовтень 2005 р.
| 29.10.05 р. |
м. Одеса |
На підставі наказу від 29.10.05 р. № 55-10 відкориговані інвентаризаційні різниці за розрахунками з контрагентами.
| № п/п |
Зміст операції |
Дт |
Кт |
Сума, грн. |
| 1. |
Списана сума дебіторської заборгованості за відвантаженими ТОВ “Іскра” товарами, за якою минув термін позовної давності, за рахунок резерву сумнівних боргів |
38 |
361 |
500 |
| 2. |
... |
... |
... |
... |
Головний бухгалтер ТОВ “Сапфір” ___________________Розумна Т. А.
Відображення сум розбіжностей
Витяг з листа Управління
методології бухгалтерського обліку МФУ
від 13.12.04 р. № 31-04200-30-10/22823)
Відповідно до Інструкції по інвентаризації <...> № 69, за даними інвентаризаційних описів (актів інвентаризації) складаються звіряльні відомості по тих цінностях і розрахунках, щодо яких встановлені відхилення від облікових (кількісних, сумових) даних. Заборгованість з дебіторами і кредиторами інвентаризується складанням актів звіряння розрахунків. Заборгованість за розрахунками з установами банків, фінансовими, податковими і казначейськими органами, за відрахуваннями на соціальні заходи повинна бути узгоджена з відповідними органами без залишення в обліку неврегульованих сум (розбіжностей). Висновки постійно діючої інвентаризаційної комісії щодо врегулювання інвентаризаційних розбіжностей (кількісних, сумових) набирають норми розпорядчого документа і є підставою (первинним документом) для записів у бухгалтерському обліку після їх затвердження керівником підприємства.
Враховуючи наведене, розбіжності (кількісні, сумові) на рахунках обліку цінностей, витрат і доходів майбутніх періодів, зобов'язань і забезпечень, розрахунків з дебіторами тощо мають усуватися за результатами інвентаризації і прийнятого рішення про їх врегулювання. Керівник підприємства, враховуючи особливості утворення сумових розбіжностей, якщо інших заходів для запобігання (попередження) їх утворення здійснити неможливо, для більш оперативного розгляду і врегулювання таких розбіжностей встановлює зменшену періодичність проведення інвентаризації певних об'єктів обліку.
Методичними рекомендаціями по застосуванню регістрів бухгалтерського обліку, затвердженими наказом Міністерства фінансів України від 29 грудня 2000 року № 356, передбачено, що регістри бухгалтерського обліку за всіма господарськими операціями на підставі первинних документів ведуться у гривнях і копійках, а при виявленні помилки в облікових регістрах передбачено складання Бухгалтерської довідки, яка буде підставою (первинним документом) для виправного запису до відповідного регістру бухгалтерського обліку і Головної книги.
Перелік документів
1. Наказ № 21 - наказ Державного комітету України з будівництва та архітектури від 27.01.05 р. № 21 “Про затвердження форм актів з прийняття в експлуатацію закінчених будівництвом об'єктів, Переліку виконавчої та іншої документації, що надається державній приймальній, робочій комісіям при прийнятті в експлуатацію закінчених будівництвом об'єктів. Переліку внутрішніх опоряджувальних робіт у квартирах, без виконання яких можливе прийняття в експлуатацію закінчених будівництвом житлових будівель, у яких квартири та інші приміщення побудовані за кошти фізичних та юридичних осіб”.
2. Порядок № 1243 - Порядок прийняття в експлуатацію закінчених будівництвом об'єктів, затверджений постановою КМУ від 22.09.04 р. № 1243.
3. Інструкція № 69 - Інструкція з інвентаризації основних засобів, нематеріальних активів, товарно-матеріальних цінностей, грошових коштів і документів та розрахунків, затверджена наказом Мінфіну України від 11.08.94 р. № 69.
4. Інструкція № 95 - Інструкція про порядок застосування норм втрат (бою) будівельних матеріалів при транспортуванні автотранспортом, зберіганні та реалізації, затверджена наказом Міністерства торгівлі СРСР від 27.11.91 р. № 95.
5. Інструкція № 141 - Інструкція з бухгалтерського обліку податку на додану вартість, затверджена наказом Міністерства фінансів України від 01.07.97 р. № 141.
6. Методичні рекомендації № 145 - Методичні рекомендації щодо формування складу витрат і порядку їх планування в торговельній діяльності, затверджені наказом Міністерства економіки та з питань європейської інтеграції України від 22.05.02 р. № 145.
7. Лист ДПАУ № 10283 - лист ДПАУ від 16.12.03 р. №10283/6/5/15-1116 “Про віднесення на валові витрати вартості списаних товарів”.
Неля Привалова,
бухгалтер-експерт фірми “Баланс-Клуб”