Относительно возмещения стоимости билета
командированному после истечения
срока командировки

ВОПРОС: Командированный должен был выехать с места командировки в последний день командировки. Но он выехал домой через два дня, аргументируя это тем, что не было билетов. Можно ли стоимость этого билета по возвращении домой через два дня после истечения срока командировки возместить и отнести на валовые затраты?

ОТВЕТ: В соответствии с разделом “Общие положения” Инструкции о служебных командировках в пределах Украины и за границу, утвержденной приказом Министерства финансов Украины от 13.03.98г. № 59 (далее - Инструкция), днем прибытия из командировки считается день прибытия транспортного средства к месту постоянной работы командированного работника. Аналогичная норма в отношении в отношении украинских командировок содержится в п. 1.3 раздела I Инструкции:

“Фактическое время пребывания в командировке определяется по отметкам в командировочном удостоверении о выбытии из места постоянной работы и прибытии к месту постоянной работы”.

Поэтому независимо от решения руководителя днем фактического окончания командировки считается день прибытия работника. В соответствии с п. 1.7 раздела I и п. 1.4 раздела II Инструкции командированному возмещаются расходы на проезд за время пребывания в командировке. А в соответствии с п/п. 5.4.8 Закона О Прибыли фактические расходы командированного лица на проезд к месту командировки и обратно включаются в состав валовых затрат предприятия. Никаких исключений из этого правила в случае задержки работника в командировке не предусмотрено. Да оно и понятно, ведь даже если б командированный выехал вовремя, его расходы на приобретение билета никуда бы не делись: все равно он бы их понес в той же сумме.

Поэтому как раз в отношении возмещения стоимости билета мы бы особо не волновались.

Другой вопрос - что делать с “лишними” суточными, расходами на проживание, а также с сохранением работнику среднего заработка* в течение этих двух дней.

Следует отметить, что в отношении загранкомандировок этот “другой” вопрос прямо урегулирован п. 1.10 раздела II Инструкции:

“С разрешения руководителя может приниматься во внимание вынужденная задержка в командировке (в случае заболевания, отсутствия транспортных билетов, отмены авиарейсов, ремонта транспортного средства или по другим причинам, не зависящим от работника) при наличии подтверждающих документов в оригинале. При этом общий срок командировки не может превышать 60 календарных дней.

Решение о продлении срока командировки руководитель принимает после прибытия командированного работника к месту постоянной работы на основании его докладной записки, которое необходимо оформить соответствующим приказом (распоряжением) руководителя предприятия.

За время задержки в командировке без уважительных причин работнику не выплачивается заработная плата, не возмещаются суточные расходы, расходы на наем жилого помещения и другие расходы”.

Таким образом, в случаях задержки в связи с отсутствием билетов в ходе командировки за пределы Украины, если работник хочет получить суточные, зарплату и возмещение расходов на проживание за дни задержки, от него требуется две вещи:

1) предоставить документы, подтверждающие вынужденную задержку (например, какую-нибудь справку железной дороги об отсутствии билетов);

2) по прибытии составить докладную записку о факте такой задержки.

Если работник хотя бы один из вышеуказанных документов не предоставил, то руководитель может возместить ему суточные и расходы на проживание, да еще и сохранить зарплату, но - только в качестве этакого подарка (с соответствующими налоговыми последствиями).

Следует отметить, что даже при исполнении работником этих требований на предприятие не возлагается обязанность выплаты суточных и зарплаты, а также компенсации расходов на проживание, поскольку Инструкция оставляет этот вопрос на усмотрение руководителя. Захочет - издаст распоряжение о возмещении работнику суточных и средней зарплаты за время вынужденной задержки в командировке. Не захочет - не издаст.

Если не издаст, то, на наш взгляд, ущемленный работник может побороться за свои права, так как его вины в задержке нет и возложение этих расходов на него может быть несправедливым. К сожалению, следует отметить, что ч. 2 ст. 121 КЗоТ в этом вопросе сильно не поможет, поскольку она отсылает к порядку, установленному законодательством:

“Работникам, направляемым в командировку, выплачиваются: суточные за время пребывания в командировке, стоимость проезда к месту назначения и обратно и расходы по найму жилого помещения в порядке и размерах, устанавливаемых законодательством”.

Если же руководитель вышеупомянутое распоряжение издаст, то никаких ограничений для отнесения перечисленных сумм в состав валовых затрат предприятия нет.

В отношении внутриукраинских командировок Инструкция гораздо более скудна. В ней упоминаются только случаи задержки в связи со временной нетрудоспособностью работника (п. 1.9 раздела I). В отношении других причин задержек п. 1.10 раздела I Инструкции говорит:

“За время задержки в месте пребывания в командировке без уважительных причин работнику не выплачивается заработная плата, не возмещаются суточные расходы, расходы на наем жилого помещения и прочие расходы”.

Таким образом, можно сделать вывод о том, что при решении вопроса о возмещении суточных, зарплаты и расходов на проживание уважительные причины тоже должны приниматься во внимание. Ясное дело, что такими уважительными причинами являются и те, которые названы в п. 1.10 раздела II Инструкции, в том числе отсутствие билетов.

Единственная проблема заключается в том, что Инструкция не регламентирует порядок документальной фиксации таких уважительных причин при командировках внутриукраинских.

Конечно, на наш взгляд, в данном случае к вопросу лучше всего подойти так же, как описано в п. 1.10 раздела II, то есть аналогично ситуации с загранкомандировкой.

Более смелые плательщики могут настаивать и на следующем: поскольку такой порядок не описан, то они вправе учитывать эти уважительные причины любым способом, в том числе просто по докладной записке работника - безо всяких дополнительных справок.

Формально они, в общем-то, будут правы. Но, по нашему мнению, такой подход может вызвать дополнительные проблемы при общении с налоговыми инспекторами. Если предприятие их не боится - флаг ему в руки.

Но следует обратить внимание еще на одну возможность. Если на предприятии работают не закоснелые формалисты, то из данной ситуации можно выйти проще. А именно: руководитель предприятия издает приказ о продлении срока командировки в связи с производственной необходимостью. Такое вполне возможно, если принимающая сторона либо не ставит дату выезда (командированный проставляет ее сам), либо готова поставить ту дату, которую назовет командированный.

Собственно говоря, даже в том случае, если принимающая сторона уже проставила дату выезда и другую дату проставлять не намерена, можно продлить срок командировки, например, в связи с изучением в данном регионе рынков сбыта. Но при этом следует предоставить качественный отчет с выписанными из телефонного справочника данными предприятий соответствующего региона, рекламными проспектиками и прайс-листами. Но это уже - на совсем крайний случай.

В общем, командировки - дело тонкое.

________________

* Ну, естественно, если на эти дни приходятся выходные, то зарплата не сохраняется - кроме случаев, когда работник был специально командирован для работы в эти дни (абз. 11 раздела “Общие положення” Инструкции).

“Бухгалтер” N 42, ноябрь (II), 2005 г.
Подписной индекс 74201