Про оформлення довіреності

ПИТАННЯ: 1. Як довіреній особі треба оформлювати довіреності?

2. Який порядок виписування довіреностей на одержання товарно-матеріальних цінностей?

ВІДПОВІДЬ: 1. Керівник підприємства призначає особу, яка виписує та реєструє видані, повернуті й використані довіреності.

Особи, які отримують довіреності, інструктуються такою призначеною особою про порядок і терміни використання та звітування щодо використання довіреності або її повернення. Довіреності на одержання цінностей видаються лише особам, які працюють на цьому підприємстві. Довіреність підписують керівник і головний бухгалтер підприємства або їхні заступники та уповноважені керівником підприємства особи.

Довіреність на одержання цінностей від постачальника за нарядом, рахунком, замовленням, договором, угодою або іншим документом, що їх замінює, видається довіреній особі під розписку і реєструється в журналі реєстрації довіреностей.

Строк чинності довіреності встановлюється залежно від можливості одержання та вивозу відповідних цінностей за документом, на підставі якого її видано, проте не більш ніж на 10 днів.

Довіреність на одержання цінностей, за які розраховуються в порядку планових платежів або котрі доставляють централізовано-кільцевими перевезеннями, видають на календарний місяць.

Слід зазначити, що під час виписування довіреності перелік цінностей, які потрібно одержати за нею (графа "Найменування цінностей" у бланку довіреності), наводиться обов'язково із зазначенням назви і кількості цінностей незалежно від того, чи є такі відомості в документах на їхнє відпускання. Незаповнені рядки довіреності потрібно прокреслювати. Забороняється видавати довіреності, якщо вони частково або зовсім не заповнені, не мають зразків підпису осіб, на ім'я котрих їх виписано.

Особа, якій видано довіреність, зобов'язана не пізніше наступного дня після кожної доставки на підприємство одержаних за довіреністю цінностей незалежно від того, одержано їх за довіреністю повністю або частково, подавати відповідальному працівнику підприємства, який виписує і реєструє довіреності, або матеріально відповідальній особі документ про одержання цінностей та їхнє здавання на склад.

Невикористану довіреність повертає особа, якій було її видано, не пізніше наступного дня після закінчення строку чинності довіреності. У разі використання довіреності або повернення невикористаної в журналі їхньої реєстрації роблять відмітку про номери документів (накладних, актів тощо) на одержані цінності або про дату повернення довіреності. Невикористані довіреності гасяться надписом “Невикористана” і зберігаються протягом строку, встановленого для зберігання первинних документів. Такий строк становить три роки за умори завершення перевірки державними податковими органами з питань дотримання податкового законодавства або ревізії для бюджетних установ та організацій, для госпрозрахункових підприємств і організацій, які перебувають у сфері управління міністерств, а також інших центральних органів виконавчої влади. У разі виникнення суперечок, спорів, слідчих і судових справ первинні документи зберігаються до ухвалення остаточного рішення.

Особам, які не відзвітували про використання довіреності або не повернули невикористану, строк чинностґ-яко.ї закінчився, нову довіреність не видають.

2. На підприємства, установи та організації, їхні відділення, філії, інші відокремлені підрозділи і представництва іноземних суб'єктів господарської діяльності поширюється чинність Інструкції про порядок реєстрації виданих, повернутих і використаних довіреностей на одержання цінностей, затвердженої наказом Мінфіну України від 16.05.96 р. № 99 (зареєстровано в Міністерстві юстиції України 12.06.96 р. за № 293/1318, зі змінами та доповненнями). Усі товарно-матеріальні цінності, а також нематеріальні активи, грошові документи і цінні папери видаються суб'єктам господарювання або передаються безоплатно лише за довіреністю одержувачів.

Відповідно до Закону України від 16.07.99 р. № 996-XIV "Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні* (зі змінами та доповненнями) підставою для ведення бухгалтерського обліку господарських операцій є первинні документи, які фіксують здійснення господарських операцій. Отже, і довіреність на одержання цінностей є первинним документом. Без неї не можна виписати інші первинні документи, а саме: накладну-вимогу, товарно-транспортну накладну, які є дозволом для проведення господарської операції з видавання цінностей.

“Праця і зарплата” N 48 (484), грудень 2005 р.
Передплатний індекс 30214