КОНСУЛЬТУЄ МІНІСТЕРСТВО ПРАЦІ ТА СОЦІАЛЬНОЇ ПОЛІТИКИ УКРАЇНИ
Щодо складання посадової інструкції
ПИТАННЯ: Як скласти посадову інструкцію особи, відповідальної за організацію процесу розкриття інформації для реалізації інформаційної політики акціонерного товариства?
ВІДПОВІДЬ: Відповідно до розділу “Загальні положення Довідника кваліфікаційних характеристик професій працівників”, який міститься в однойменному Довіднику, затвердженому наказом Міністерства праці та соціальної політики України від 29 грудня 2004 р. № 336, роботодавець розробляє і затверджує посадові інструкції для керівників, професіоналів та фахівців.
Довідник є основою для розроблення посадових інструкцій працівників, які закріплюють їхні обов’язки, права та відповідальність.
Під час розроблення посадової інструкції забезпечується єдиний підхід до побудови, структури і викладу змісту розділів. Інструкція повинна відображати повний перелік завдань та обов’язків, повноважень і відповідальності, у разі потреби містити необхідні пояснення. Усі терміни в посадовій інструкції мають бути чітко визначені.
Посадова інструкція повинна складатися з розділів: “Загальні положення”, “Завдання та обов’язки”, “Права”, “Відповідальність”, “Повинен знати”. У заголовку посадової інструкції наводиться повна назва посади в давальному відмінку (повинна відповідати професійній назві роботи, передбаченій Класифікатором професій ДК 003–95) та повна назва структурного підрозділу.
У розділі “Загальні положення” посадової інструкції містяться основні дані про посаду, сферу діяльності працівника, найменування підрозділу, де працює працівник, порядок призначення на посаду та припинення виконання посадових обов’язків, безпосередню підпорядкованість, кваліфікаційні вимоги до працівника (рівень освітньої підготовки, рівень кваліфікації, фах, необхідний стаж роботи за фахом, інші вимоги), наявність підлеглих, перелік основних законодавчих актів, інших матеріалів, якими керується в роботі працівник, порядок заміщення інших працівників на період їхньої тимчасової відсутності (відпустка, хвороба, інші поважні причини), а також хто заміщує його.
У розділі “Завдання та обов’язки” визначається зміст діяльності працівника відповідно до Положення про підрозділ та перелік видів робіт, з яких складаються виконувані ним функції. Під час встановлення видів робіт слід використовувати їх організаційно-юридичні ознаки (керує, затверджує, здійснює, організовує, розглядає, виконує, забезпечує, контролює, бере участь, готує тощо).
Завдання та обов’язки працівника мають відповідати завданням і функціям підрозділу та вимогам кваліфікаційної характеристики відповідної посади.
У розділі “Права” визначаються і наводяться делеговані працівникові повноваження, за допомогою яких працівник має забезпечувати в процесі своєї діяльності виконання покладених на нього завдань та обов’язків. Наприклад, вносити пропозиції з відповідних питань, приймати певні рішення, узгоджувати проекти документів, виконувати обов’язки представництва підрозділу з певних питань, брати участь у нарадах, отримувати необхідну для виконання своїх завдань інформацію від відповідних підрозділів тощо.
Розділ “Відповідальність” містить показники оцінки роботи працівника та межі його особистої відповідальності за результати діяльності та виконання робіт. Показниками оцінки роботи слугує якість і своєчасність виконання посадових завдань та обов’язків. Наприклад, зазначається, що працівник несе відповідальність за невиконання або неналежне виконання посадових завдань та обов’язків, порушення правил внутрішнього трудового розпорядку, правил з охорони праці тощо.
У розділі “Повинен знати” містяться вимоги до спеціальних знань, а також до знань законодавчих актів і нормативних документів, необхідних для виконання посадових обов’язків.
Посадова інструкція може бути доповнена розділами “Кваліфікаційні вимоги” та “Взаємовідносини (зв’язки за посадою)”. Розділ “Кваліфікаційні вимоги” містить норми, які стосуються освіти, освітньо-кваліфікаційних рівнів та досвіду, достатніх для повного і якісного виконання робіт за посадою.
У розділі “Взаємовідносини (зв’язки) за посадою” визначається коло основних взаємозв’язків працівника із співробітниками свого та інших структурних підрозділів, а також зі сторонніми підприємствами, організаціями, установами, з якими працівник має службові взаємовідносини; терміни отримання та надання взаємної інформації (за наявності); порядок погодження та затвердження відповідних документів тощо.
Усі посадові інструкції мають бути взаємопов’язаними, аби не допускати дублювання в роботі працівників.
Л. А. Махоткіна
провідний спеціаліст відділу
з проблем продуктивності та нормування праці
“Довідник кадровика”, № 11 (41), листопад 2005 р.,
Передплатний індекс 01158
02660, Київ, пр. Гагаріна, 23, офіс 1101