Оплата проживания одним командированным
сотрудником за всех
Директор нашего предприятия и три сотрудника находились в командировке за рубежом. В гостинице директор заплатил по закрепленной за ним корпоративной платежной карточке за проживание всех сотрудников и свое в двух двухместных номерах. Квитанцию за проживание на полную сумму оформили на его имя. Можно ли эту сумму в части расходов на оплату проживания сотрудников включить в валовые затраты и не облагать налогом с доходов физических лиц?
Прежде чем ответить на заданный вопрос, необходимо разобщаться, имел ли право директор за рубежом осуществлять оплату проживания в гостинице с корпоративной карточки. Для этого следует обратиться к п. 3.10 Положения о порядке эмиссии платежных карточек и осуществления операций с их применением, утвержденного постановлением Правления НБУ от 19.04.2005 г. № 137 (далее - Положение), который устанавливает, что:
“Держатели корпоративных платежных карточек могут осуществлять операции по безналичной оплате товаров (услуг) и получать наличность в следующих случаях:
осуществления расчетов в безналичной форме в иностранной валюте за пределами Украины, связанных с расходами на командировку и расходами представительского характера, а также на оплату эксплуатационных расходов, связанных с содержанием и пребыванием воздушных, морских, автотранспортных средств за пределами Украины, в соответствии с условиями Кодекса торгового мореходства Украины, Воздушного кодекса Украины, Конвенции о международной гражданской авиации, Международной конвенции о дорожном движении в размерах, установленных для вывоза наличной иностранной вал юты нормативно-правовыми актами Национального банка, регулирующими перемещение валюты Украины, иностранной валюты, банковских металлов, платежных документов и платежных карточек через таможенную границу Украины”.
Таким образом, при соблюдении норм перемещения валюты с корпоративной платежной карточки могут быть оплачены расходы на командировки, расходы представительского характера и на содержание и пребывание транспортных средств за пределами Украины. При этом согласно п. 3.12 Положения:
“Денежные средства, списанные с картсчета юридического лица или физического лица - предпринимателя за операции, осуществленные с использованием корпоративных платежных карточек, считаются выданными под отчет держателю платежной карточки. Эти денежные средства могут быть использованы исключительно по целевому назначению”.
И поскольку из вышеперечисленных вариантов направления расходования для рассматриваемой ситуации могут подойти только расходы на командировку, остается выяснить, будет к ним относиться оплата счетов за проживание сотрудников или нет.
Так как сотрудники предприятия находились в командировке, оплата их проживания, по нашему мнению, с учетом норм п.п. 1.4 “б” раздела II Инструкции о служебных командировках в пределах Украины и за границу, утвержденной приказом Минфина от 13.03.98 г. № 59 (далее - Инструкция), устанавливающих, что за время пребывания в командировке работнику возмещаются расходы
“на оплату счетов за проживание в гостиницах (мотелях)”,- к командировочным расходам относится. Кроме того, далее в п. 1.4 говорится:
“Указанные в настоящем пункте расходы могут быть возмещены только при наличии документов (в оригинале), подтверждающих стоимость этих расходов, в виде счетов гостиниц (мотелей) или других субъектов, предоставляющих услуги по размещению и проживанию командированного работника <...>”.
При этом следует обратить внимание на то, что Инструкция не содержит требования о возмещении только расходов работника на собственное проживание в гостиницах, в связи с чем в состав командировочных расходов вполне вписывается и оплата проживания в гостинице других командированных лиц.
Безусловно, использовать отсутствие упомянутого ограничения следует в разумных пределах: ведь нельзя говорить о том, что расходы работника на оплату проживания в гостинице любых лиц, например его родственников, можно относить к расходам командировочным, поскольку таковые лица в командировке не находятся.
Но и оснований для излишнего сужения данной нормы нет, что подтверждается, в частности, позицией Минфина, высказанной им в письме от 25.06.2001 г. № 041-407-544/13-3885, в котором указано:
“В случае если предприятие осуществило оплату проездных документов и проживания в гостинице в безналичной форме (при этом документы, подтверждающие их стоимость, должны быть в оригинале), работник, направленный в командировку, составляет авансовый отчет только о получении им суточных.
При наличии документов, подтверждающих стоимость предоставленных услуг (транспортные билеты, счета из гостиницы), указанные расходы относятся к расходам на командировку”.
Из письма следует, что Минфин склонен причислять к расходам на командировку даже оплату проживания командированных лиц, осуществленную в безналичной форме с текущего счета предприятия. А поскольку оплата с корпоративной карточки к безналичным расчетам тоже относится, можно утверждать, что “командировочный” подход распространяется и на этот вид расчетов. Следовательно, можно сделать вывод о том, что директор имел право осуществлять с корпоративной карточки оплату проживания командированных сотрудников предприятия.
Правда, определенные проблемы возникают в ситуации, когда счет гостиницы выписан только на одного человека и подтверждающие документы (пропуска и т. п.) проживания в гостинице остальных командированных лиц отсутствуют.
Однако, по нашему мнению, решить можно и эту проблему: например, путем подтверждения в отчетах командированных лиц факта их проживания в гостинице. Хотя не исключено, что налоговики такие односторонние доказательства не воспримут и отстаивать правду придется в суде. Поэтому безопаснее получить от гостиницы документ в отношении того, какие именно лица в ней проживали.
Что же касается отнесения сумм оплаты проживания в состав валовых затрат предприятия, то согласно п.п. 5.4.8 Закона О Прибыли в валовые затраты включаются расходы на командировку физических лиц в пределах фактических расходов командированного лица на оплату, в частности, стоимости проживания. И поскольку в п.п. 5.4.8 тоже не указывается, что в валовые затраты попадает только оплата стоимости проживания командированного лица, осуществляющего оплату за себя, расходы на проживание командированных лиц, оплаченные директором, относятся на валовые затраты предприятия. При этом опять же, желательно, чтобы были какие-то доказательства того, что командированные сотрудники в этой гостинице проживали.
Учитывая же то, что такая оплата вписывается и в нормы п. 1.4 раздела II Инструкции, и в нормы п.п. 5.4.8 Закона О Прибыли, она не будет облагаться налогом с физдоходов. Так, согласно п.п. 4.3.2 Новоподоходного Закона не включается в состав налогооблагаемого дохода сумма денежных средств, полученных плательщиком налога на командировку или под отчет, с учетом норм п. 9.10 этого же Закона. А п. 9.10 в свою очередь ссылается на п.п. 5.4.8 Закона О Прибыли. Таким образом, можно заключить, что произведенная директором оплата полностью удовлетворяет требованиям п.п. 4.3.2 Новоподоходного Закона, и поэтому не облагается налогом с физдоходов.
Следует, правда, отметить, что возможен еще один подход к вышеупомянутым расходам. Так, например, можно причислить расходы за других лиц к расходам на хозяйственные нужды.
Особенно очевидно сходство этих расходов с хознуждовскими, если представить следующую ситуацию. Предприятие выдало работнику деньги специально для того, чтобы он заранее оплатил проживание в гостинице других работников. Этот работник поехал в другой город, оплатил проживание в гостинице и вернулся, а потом в тот же город поехали другие работники и жили в уже проплаченной гостинице.
В принципе, это разумный подход, вполне применимый при внутриукраинских командировках, поскольку в пределах Украины с пластиковых карточек можно оплачивать и хозяйственные нужды предприятия.
Но при загранкомандировках такой подход чреват проблемами. Прежде всего - тем, что в зарубежных командировках запрещено за соцнужды рассчитываться с корпоративных карточек (за исключением представительских и эксплуатационных расходов). Нарушение запрета влечет административный штраф по ст. 162 КоАП (от 30 до 44 НМ), если проплата по карточке была произведена в безналичном порядке. Кроме того, Минфин в упомянутом письме отнес безналичные проплаты за командированных к расходам на командировку.
Полагаем, что в данном случае несуперсверхосторожным плательщикам нет смысла противопоставлять в своем налоговом учете командировочные расходы и расходы на хознужды. Очевидно, что в этой ситуации мы имеем дело со своеобразным симбиозом этих расходов.
“Бухгалтер” № 1-2, январь (I-II) 2006 г.
Подписной индекс 74201