Що робити з документами, якщо підприємницька діяльність завершена
Цілком можливо, що підприємець вирішить припинити свою діяльність. Як у такаму випадку бути з документами? Скільки часу вони повинні зберігатися? У нашій публікації ми відповімо на ці запитання.
Терміни збереження
Для того щоб визначити термін збереження того чи іншого документа до його знищення або ж до моменту, коли його варто внести в Національний архівний фонд України (далі - НАФ), необхідно керуватися Переліком типових документів, що виникають у діяльності органів державної влади і місцевого самоврядування, інших установ, організацій і підприємств, затвердженим наказом Головного архівного управління при КМУ від 20.07.98 р. № 41 (далі - Перелік № 41).
У пп. 1.3 Переліку № 41 зазначається, що він поширюється як на підприємства, так і на фізичних осіб - суб'єктів підприємницької діяльності. Найцікавіше, що підприємець має дотримуватися норм Переліку № 41 навіть після того, як припинить свою діяльність.
Отже, з якого моменту необхідно почати обчислення терміну збереження документів? Яка дата береться за точку відліку?
Згідно з пп. 2.9 Переліку № 41 обчислення термінів збереження документів проводиться з 1 січня року, наступного за роком завершення їх діловодством. Наприклад, обчислення терміну збереження документів, завершених діловодством у 2005 році, починається з 1 січня 2006 року.
Зупинимося на особливостях збереження окремих документів:
- відмітка “поки не зникне потреба” означає, що документація має тривале практичне значення. Термін її збереження визначається самим підприємцем.
- Відмітка “до ліквідації” означає, що документи підлягають експертизі цінності й, залежно від її результатів, ті з них, що мають відношення до прав громадян та інтересів держави, передаються до відповідних архівних установ.
- Для відомості з нарахування і виплати заробітної плати найманим працівникам і деяких інших документів, що стосуються кадрів, установлений термін збереження: 75 років - “В” (“В” - вік людини на момент завершення справи).
- Для деяких первинних документів, що фіксують факт виконання господарських операцій, термін збереження - 3 роки, починаючи з 1 січня року, наступного за тим, протягом якого була проведена податкова перевірка.
- Якщо підприємець завів особові рахунки на працівників, то відомості з зарплати зберігаються протягом трьох років, а термін збереження самих особових рахунків - (75 років - “В”) після завершення виплати.
Терміни збереження документів, які найчастіше використовуються у господарській діяльності підприємця, ми навели в Таблиці.
Таблиця
Терміни збереження деяких документів
| № з/п |
Вид документів | Термін збереження документів | Примітка |
| 1 |
Розрахункові (розрахунково-платіжні) відомості на видачу зарплати, матеріальної допомоги й інших виплат при наявності особових рахунків |
3 роки |
- |
| 2 |
Розрахункові (розрахунково-платіжні) відомості на видачу зарплати, матеріальної допомоги й інших виплат без особових рахунків | 75 років – “В” |
- |
| 3 |
Первинні документи, що фіксують факт виконання господарських операцій. Наприклад, банківські документи (платіжні доручення, чекові книжки, виписки банків), акти про приймання, здания і списання матеріалів і майна, табелі, квитанції і накладні з обліку ТМЦ, авансові звіти тощо | 3 роки |
За умови закінчення перевірки ДПАУ з питань дотримання податкового законодавства. Якщо виникнуть розбіжності, суперечки, будуть Ініційовані слідчі та судові справи, то зберігаються до ухвалення остаточного рішення. |
| 4 |
Договори, угоди (господарські, трудові тощо) | 3 роки |
Після закінчення термінів дії угод, договорів. За умови закінчення перевірки ДПАУ з питань дотримання податкового законодавства. Якщо виникнуть розбіжності, суперечки, будуть ініційовані слідчі та судові справи, то зберігаються до ухвалення остаточного рішення. |
| 5 |
Розрахункові відомості зі сплати внесків у різні фонди | 3 роки |
- |
| 6 |
Кредитні договори, договори застави, переказу боргу |
5 років |
Після закінчення терміну дії договору чи погашення кредиту і за умови закінчення перевірки ДПАУ з питань дотримання податкового законодавства. |
| 7 |
Документи (відомості) про облік робочого часу | 3 роки |
- |
| 8 |
Особисті картки працівників (у тому числі тимчасових співробітників і працюючих за сумісництвом) | 75 років - “В” |
- |
| 9 |
Табелі (графіки) виходу працівників на роботу | 1 рік |
- |
Спосіб знищення документів
Після того, як минув термін збереження, документи необхідно або спалити, або здати в НАФ. Як правило, у НАФ здають документи, що мають культурну чи історичну цінність, або ж документи з постійним терміном збереження.
Увага! У діловодстві підприємця таких документів немає, тому в пп. 3.6 Переліку № 41 зазначається: за позгодженням з державними архівними установами на підприємствах, де не створюються необхідні для НАФ документи, вони можуть бути знищені, якщо практична потреба в них відпала і терміни їх збереження (згідно в Переліком №41) минули.
З вищесказаного випливає необхідність узгодження з архівними установами списку документів, що підлягають знищенню, тільки юрособами. Однак, на нашу думку, підприємці також мають дотримуватися цієї норми.
Для початку, підприємець повинен самостійно оцінити документи, а потім - оформити акт про виділення документів, які необхідно знищити. Далі - погодити цей акт із відповідною архівною установою. Тільки пройшовши всі ці етапи, підприємець матиме повне право знищити документи.
Спосіб знищення документів визначений у Переліку № 41. Відібрані для знищення (і включені у відповідні акти) документи передаються організаціям, що займаються заготівлею вторинної сировини. Здача документів оформлюється накладними про приймання-здания продукції. Якщо обсяг документів, виділених для подальшого знищення, - незначний, вони можуть бути спалені, про що в акті робиться відповідна позначка (листДержкомархіву від 12.01.2001 р. № 05-26).
Відповідальність
Знищення документів з порушенням вимог, а також недотримання термінів збереження документів є незаконними діями і служать причиною для притягнення до відповідальності відповідно до чинного законодавства (пп. 3.8 Переліку № 41). Яке ж покарання передбачене за такі порушення?
Адміністративна відповідальність
Згідно зі ст. 92-1 Кодексу України про адміністративні правопорушення за недбале збереження, псування, знищення, приховування, незаконну передачу іншій особі документів, що підлягають внесенню в НАФ, передбачене адміністративне покарання у вигляді попередження чи накладення штрафу на винуватців від 3 до 7 неоподатковуваних мінімумів доходів громадян (далі - НМДГ) (від 51 до 119 грн.). Якщо в процесі господарської діяльності в підприємця не створюються документи, що підлягають здачі в НАФ, адмінштраф до нього не застосовується.
Кримінальна відповідальність
Відповідно до ст. 357 Кримінального кодексу України (далі - КК) навмисне знищення, ушкодження чи приховування документів, вчинені в корисливих цілях чи в інших особистим інтересах, спричиняють накладання штрафу де 50 НМДГ або позбавлення волі на термін до 3-х років. Причому в цьому випадку важливу роль грає термін давності.
Якщо минуло три роки з моменту незаконного знищення документів, то підприємця не будуть притягати до кримінальної відповідальності (ст. 49 КК).
Незважаючи на те, що притягнення підприємця до кримінальної відповідальності малоймовірне, він зобов'язаний пам'ятати: для оформлення пенсії працівники можуть вимагати представлення документів, що стосуються заробітної плати. Тому їх необхідно дбайливо зберігати навіть після того, як підприємець припинив свою діяльність.
Дбайливо ставтеся до документів. Це позбавить Вас від зайвих неприємностей.